Redigér din bekræftelsesmail og opsæt påmindelser

Alle automatiske mails til dine kunder redigeres ét sted: Indstillinger i venstremenuen og derefter fanen E-mailindstillinger.

De er kun der. Steder har ikke en e-mailfane — ingen af et steds faner (Indstillinger for stedet, Bookknap, Kundeflow, Bookingoplevelse, Åbne datoer, Websted) indeholder e-mailtekst. Du kan stadig få stedsspecifikke mails, men det gør du ved at vælge steder på selve mailen — det er dækket længere nede.

De to lister

Standardmails — beskrevet i admin som "Standardiserede beskeder, der delvist er oprettet på forhånd af Rentalbuddy". Det er her, din bookingbekræftelse bor. Du kan redigere deres indhold, men du kan ikke slette dem, duplikere dem eller slå dem fra; handlingskolonnen er tom for disse rækker.

Dine e-mails — "Opret dine egne automatiske beskeder, der sendes ved forskellige hændelser i systemet." Påmindelser, takkemails og hvad du ellers finder på. Disse har hele sættet af handlinger og en kontakt Aktiv.

Hver række viser Emne, Udløser, Sted og, for dine egne mails, Aktiv.

Sådan redigerer du bekræftelsesmailen

Det er det mest stillede spørgsmål i support, og vejen er kort.

Indstillinger → E-mailindstillinger.
Find i Standardmails den række, hvis Udløser siger Når bookingen oprettes.
Klik på rækken (på en telefon: tryk på E-mailindhold). Den folder sig ud til en editor til venstre og en levende E-mail forhåndsvisning til højre.
Redigér og tryk på Gemme.

Inde i editoren har du:

E-mail-emne — ét felt pr. sprog, med en sprogvælger over og en rulleliste + Variable ved siden af, der indsætter pladsholdere.

Logo — en til/fra-kontakt. Selve billedet er det Logo (Billed URL), du uploadede under Indstillinger → Konto — trods etiketten er det en billeduploader med træk og slip, ikke et URL-felt. Brug PNG eller JPEG: en SVG accepteres, men vises som et ødelagt billede i de fleste e-mailprogrammer, og er der slet intet logo, viser mails et generisk gråt pladsholderbillede.

Beskeder — to redigerbare tekstblokke, hver med sin egen til/fra-kontakt:

Introduktionstekst — afsnittet øverst. Det er den, operatører som regel mener med "bekræftelsesteksten".
Afsluttende tekst — afsnittet nederst.

Knapper — hver har et etiketfelt, du kan omskrive pr. sprog, samt en til/fra-kontakt: Før booking, Start booking, Afslut booking, Betale, Forlæng booking og Move start time.

Forlæng booking og Move start time følger stedets egen kundeindstilling, ikke kontakten her: har stedet funktionen slået fra, dukker knappen aldrig op i det steds mails; har stedet den slået til, dukker knappen op, selv om du slår blokken fra her. Forlæng booking udelades også af mails for bookinger, der indeholder en begivenhed.

Kontakter uden egen tekst — slå disse blokke til eller fra, men der er intet at skrive: Kundeoplysninger, Ordre-ID, Bookingoplysninger, Vejledning - Sted, Kontaktoplysninger - Sted (og Medlemskabsdetaljer på medlemskabsmails).

Bruger din konto mere end ét kundesprog, dukker en oversættelsesværktøjslinje op øverst i editoren, som kan udfylde de andre sprog ud fra dit hovedsprog.

Hvad mails ikke kan: vedhæftede filer, vilkår, husregler

Mails bygges udelukkende af blokkene ovenfor. Der er ingen måde at vedhæfte en fil på — ingen PDF med dine vilkår, intet husregeldokument — og ingen blok, der indsætter din tekst med Vilkår og betingelser. De vilkår, dine kunder accepterer ved betaling, er en checkout-funktion og dukker aldrig op i mails.

Vil du have husregler eller brugsanvisninger ud til kunderne:

Læg teksten (eller et link til en side på dit website) i Introduktionstekst eller Afsluttende tekst — på bekræftelsen eller på en påmindelse planlagt til før bookingen starter.
Skal kunderne aktivt acceptere regler, før de låser op, så brug i stedet trinnet Før oplåsning i Kundeflow — se Afhentning, returnering og bookingstatusser. Det trin kan kræve accept af vilkår eller regler, hvilket er stærkere end en mail, ingen læser.

De tilgængelige mailtyper, og hvad der udløser dem

Mail	Udløser vist på listen	Hvornår det faktisk sker
Bookingbekræftelse	Når bookingen oprettes	Sendes med det samme, når bookingen gennemføres
Betalingsmail	Når en faktura oprettes	Sendes, når der oprettes et betalingslink til en booking
Medlemskabsbekræftelse	Når et medlemskab købes	Sendes med det samme, når et medlemskab købes
Dine egne bookingmails	se nedenfor	Planlagt i forhold til bookingen
Dine egne medlemskabsmails	Før medlemskabet udløber / Efter medlemskabet er udløbet	Regnet fra medlemskabets slutdato

Når du opretter din egen bookingmail, tilbyder Hvornår skal e-mailen sendes? fem valg:

Når bookingbekræftelsen sendes — går ud sammen med bekræftelsen, uden forsinkelse.
Før bookingstart
Før bookingslut
Efter bookingstart
Efter bookingslut

For de fire tidsbestemte sætter du derefter Hvor længe før eller efter? med Antal og Tidsenhed (Timer, Minutter, Dage).

Tidspunktet beregnes i stedets tidszone ud fra bookingens start eller slut. Ligger det beregnede tidspunkt allerede i fortiden, når bookingen laves, planlægges den mail ganske enkelt aldrig — lydløst. En påmindelse "2 timer før start" gør ingenting for en booking, der laves 90 minutter før start; der vises ingen fejl nogen steder, og bookingens beskedliste vil ikke have en række for den. Det er med vilje, ikke en fejl.

Påmindelser knyttes til en booking i det øjeblik, den oprettes, og en booking, der aldrig blev betalt færdig, får ingen. Endnu en finesse: når du opretter en ny påmindelse, anvendes den på eksisterende bookinger, hvis starttidspunkt stadig ligger i fremtiden i det øjeblik — så en ny påmindelse "før bookingslut" knytter sig ikke til udlejninger, der allerede er i gang.

Sådan opretter du en påmindelse

Indstillinger → E-mailindstillinger.
Tryk på Opret e-mail under Dine e-mails.
Udfyld E-mail-emne (pr. sprog).
Vælg Hvornår skal e-mailen sendes? og om nødvendigt Antal og Tidsenhed.
Lad Alle steder være slået til, eller slå den fra og vælg Steder.
Sæt Bookingstatus. Spring det ikke over. Se advarslen nedenfor.
Sæt Bookingtype — Produktbooking, Eventbooking eller begge.
Lad Aktiv være slået til.
Gemme.
Åbn den nye række fra listen igen, og skriv det faktiske indhold — opretdialogen sætter kun reglerne, ikke teksten.

Den indstilling, der forhindrer påmindelser i nogensinde at blive sendt

Det er den absolut hyppigste årsag til "jeg satte en påmindelse op, og den blev aldrig sendt".

Bookingstatus er et positivt filter. Mailen sendes kun, hvis bookingens status i afsendelsesøjeblikket er en af dem, du har valgt.

Lader du Bookingstatus stå tom, bliver påmindelsen aldrig sendt for produktbookinger. Tom betyder ikke "enhver status" her. Det er det modsatte af feltet Steder, hvor tomt netop betyder alle steder.

Valgene er:

Klar til afhentning — bookingen findes, og kunden har ikke hentet endnu. Det er den normale status for en fremtidig booking.
Ikke indsamlet - forflow påkrævet — det samme, på et sted der kræver, at kunden gennemfører et trin før afhentning.
Afhentet — kunden har hentet.
Returneret — lejen er afsluttet.

Match statussen til tidspunktet:

En påmindelse Før bookingstart skal inkludere Klar til afhentning (og Ikke indsamlet - forflow påkrævet, hvis det sted bruger et trin før booking). Sætter du kun flueben ved Afhentet, kan den aldrig udløses — kunden har jo ikke hentet endnu.
En påmindelse Før bookingslut vil som regel have Afhentet.
En takkemail Efter bookingslut vil som regel have Returneret, og nogle gange også Afhentet, hvis dine kunder ikke altid gennemfører returtrinnet.

Bookingtype virker på samme måde: den er et positivt filter, så en mail uden valgt type matcher ingenting. Bookinger, der indeholder en begivenhed, tæller som Eventbooking; alt andet er en Produktbooking. (Opretdialogen vælger Produktbooking på forhånd, men lader Bookingstatus stå tom — hvilket er præcis derfor, advarslen ovenfor betyder noget.)

Én undtagelse fra Bookingstatus-filteret: mails, der udløses af Når bookingbekræftelsen sendes, springer det helt over — de går ud sammen med bekræftelsen uanset afhentningsstatus.

To ting mere, der stopper en mail:

Kontakten Aktiv. Dens værktøjstip siger det rent ud: "Hvis Aktiv er slået fra, bliver denne e-mail ikke sendt til kunder."
Valget under Steder, hvis bookingens sted ikke er med i det.

Variabler, du kan bruge

Indsæt dem med rullelisten + Variable, i emnet eller i Introduktionstekst / Afsluttende tekst / knapetiketter. De udfyldes alle, når mailen sendes:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

Bemærkninger, der er værd at kende:

[First name] og [Customer name] giver begge kun fornavnet. Brug [Customer name] sammen med [Customer surname] for et fuldt navn.
[Custom checkout fields] indsætter de svar, kunden gav på dine egne checkout-spørgsmål.
Variabler udfyldes kun inde i beskedteksterne og knapetiketterne. At skrive en ind i en blok uden egen tekst gør ingenting.

Vejvisning og kontaktoplysninger pr. sted

Der er to blokke til dette, og ingen af dem har tekst, du skriver i e-mailindstillingerne:

Vejledning - Sted er en knap. Kun dens etiket kan redigeres her; selve linket er et kortlink bygget ud fra stedets koordinater, eller ud fra dets adresse og by, hvis der ikke er sat koordinater.
Kontaktoplysninger - Sted har slet ingen redigerbar tekst. Den udskriver stedets adresse, telefon og e-mail.

Måden at ændre, hvad en kunde ser under disse blokke, er derfor at åbne Steder, klikke på stedet og redigere kortet Sted og kontaktoplysninger på fanen Indstillinger for stedet: E-mail på stedet, Sted telefon og adressen. Har et sted ingen telefon eller e-mail gemt, viser mailen en pladsholder i stedet for blankt — et godt tegn på, at stedets stamdata er ufuldstændige.

Farverne i mailen følger også stedets temafarve.

Forskellig mailtekst pr. sted

Skabelonerne selv hører til kontoen. Indstillingen Steder på en mail ændrer ikke dens ordlyd — den afgør kun, hvilke steder den mail gælder for.

Sådan giver du ét sted en anden ordlyd:

Åbn Indstillinger → E-mailindstillinger.
Brug duplikeringshandlingen på den mail, du vil variere, til at kopiere den (findes på Dine e-mails).
Åbn kopiens indstillinger, slå Alle steder fra, og vælg kun det særlige sted.
Åbn originalen, slå Alle steder fra, og vælg alle de øvrige steder.
Redigér kopiens tekst, og sæt den Aktiv.

Lad ikke begge dække det samme sted, ellers får det sted begge mails.

Bookingbekræftelsen er et særtilfælde: den er en Standardmails-række og kan ikke duplikeres. For en bekræftelse er de stedsspecifikke dele de automatiske — vejvisning, kontaktoplysninger og farver — som allerede varierer pr. sted.

Afsenderen

Du kan ikke selv angive en afsenderadresse. Mails sendes fra en fast Rentalbuddy-adresse (noreply@rentalbuddy.io), hvilket også betyder, at svar til den adresse ikke når frem til dig. Giv kunderne en rigtig adresse at svare på ved at slå Kontaktoplysninger - Sted til og udfylde E-mail på stedet på stedet.

Afsendernavnet, der vises i indbakken, er heller ikke noget, du kan redigere i admin. Viser dit ikke dit firmanavn, er det ikke en indstilling, du har overset — spørg support.

Forhåndsvisningen

Højre side af editoren er en levende E-mail forhåndsvisning, der opdateres, mens du skriver, før du gemmer. Den har en sprogvælger og to breddeknapper, Skrivebordsbredde og Mobilbredde. På en telefon vises forhåndsvisningen under editoren.

Forhåndsvisningen bruger eksempeldata — en eksempelvirksomhed, -kunde og -booking — så variablerne viser eksempelværdier frem for en rigtig booking.

Hvem får en kopi

Kun bekræftelsen på en booking kopieres til dit eget team — og kopierne er slået til som standard. Kontakten (Send kopier af bookingsbekræftelses-e-mails til Kontakt e-mail.) starter aktiveret. Adresserne ligger under Indstillinger → Konto → Kontakt e-mail, et påkrævet felt; tilføj flere med Tilføj kontakt-e-mail. Så en kopi af hver eneste bekræftelse lander i din indbakke, medmindre du slår kontakten fra.

Hver adresse får sin egen kopi, med Copy: foran emnet. Påmindelser, betalingsmails og medlemskabsmails kopieres aldrig til dig.

Vil du stoppe strømmen, så slå kontakten fra eller fjern adresser. Der findes ingen notifikationsadresse pr. sted.

Hurtige svar

"Min påmindelse blev aldrig sendt." Åbn dens indstillinger og se på Bookingstatus først. Tom betyder aldrig. Tjek derefter Aktiv, Bookingtype og Steder. Åbn derefter beskedlisten på den berørte booking. Ingen række overhovedet for påmindelsen betyder, at den aldrig blev planlagt — som regel fordi bookingen blev oprettet, efter påmindelsens afsendelsestidspunkt allerede var passeret. En Mislykkedes-række betyder, at en regel stoppede den på afsendelsestidspunktet — forkert bookingstatus, en annulleret booking eller en mail, der er slået fra. Rækken viser, hvornår den mislykkedes (hold musen over statuschippen for historikken), men ikke hvilken regel, så tjek selv mailens filtre mod den booking.

"Mit logo vises ødelagt i mails." Tjek formatet først — SVG virker ikke i de fleste e-mailprogrammer; upload en PNG eller JPEG i stedet. Logoer, der blev uploadet før midten af 2026, var desuden ramt af en lagringsfejl, som siden er rettet; vises dit stadig ødelagt, så upload det igen for at erstatte det gamle link.

"Hvor redigerer jeg bekræftelsesteksten?" Indstillinger → E-mailindstillinger → rækken med udløseren Når bookingen oprettes → fold den ud → Introduktionstekst.

"Jeg har redigeret en påmindelse — får eksisterende bookinger den nye timing?" Ja. At ændre en påmindelse genopbygger de afventende afsendelser for bookinger, der endnu ikke har modtaget den. At ændre en bookings tider flytter også dens afventende påmindelser.

"Kan jeg sende en SMS i stedet?" Nej. Mails er den eneste kanal.

"Kan jeg få en kvittering, der kan printes?" Bookingbekræftelsen er dit bookingdokument. En kvittering for kortbetaling er et separat dokument, som Stripe producerer — se Rentalbuddy eller Stripe — hvor gør jeg hvad?.

"Hvordan tjekker jeg, om en bestemt kundes mail rent faktisk blev sendt?" Åbn bookingen; den har en liste over de beskeder, der er sendt for den booking, med deres leveringsstatus og en handling til at sende igen. Kom den slet ikke frem, så arbejd dig gennem Kunden siger, at der ikke kom nogen bekræftelses-e-mail.