Gestiona tus clientes

Clientes en el menú es la lista de todos los que han reservado contigo, más cualquiera que hayas añadido a mano.

Antes del cómo hacerlo, una cosa que explica la mayoría de las sorpresas de esta página: un cliente se identifica por su dirección de correo electrónico. Hay un registro de cliente por dirección de correo y por cuenta, compartido entre todas tus ubicaciones, y cada reserva nueva reescribe ese registro con lo que se haya escrito en el formulario de reserva. Más sobre esto al final, en "Por qué los datos de un cliente cambiaron solos" — merece la pena leerlo antes de dedicar tiempo a ordenar los datos de clientes.

La lista de clientes

Cada fila muestra Nombre, Correo electrónico, Número de teléfono y Consentimiento para emails (Sí o No). Si tu cuenta tiene las membresías activadas, también tienes Miembro, Se aplica en y Descuento. Esas tres columnas simplemente no están en las cuentas sin membresías.

Buscar con la caja buscar clientes. Coincide con el nombre, el correo, el número de teléfono y el valor de consentimiento — y con nada más. Buscar el nombre de una calle o de una ciudad no encuentra nada, porque los campos de dirección no se buscan.
Ordenación — haz clic en cualquier encabezado de columna. La lista empieza ordenada por Nombre.
Filtrar por membresía — los chips de Miembro te permiten mostrar Todo, Activo, Caducado, Desactivado o No.
Haz clic en una fila, o usa Ver y editar detalles en Comportamiento, para abrir el cliente.

La página carga toda tu lista de clientes de entrada y la busca en tu navegador, así que en una cuenta muy grande puede parecer lenta al abrirse pero instantánea al buscar.

Qué se guarda en un cliente

Abre un cliente y ves un único formulario:

Identificación del cliente y Creado — solo lectura.
Nombre de pila, Apellido, Correo electrónico, Número de teléfono — todos obligatorios.
DIRECCIÓN, Código postal, Ciudad, País — opcionales.

Eso es todo el registro. No hay campo de notas, ni etiquetas, ni total de gasto acumulado, ni recuento de reservas. Consentimiento para emails se muestra en la lista y en la exportación, pero no se puede editar aquí — viene de la casilla de marketing del formulario de reserva y solo cambia cuando el cliente vuelve a reservar.

Creado no es "cliente desde". Se reescribe cada vez que el cliente hace una reserva nueva, así que normalmente muestra su reserva más reciente y no la primera.

Añadir un cliente a mano

Abre Clientes.
Pulsa Agregar nuevo cliente.
Rellena al menos Nombre de pila, Apellido, Correo electrónico y Número de teléfono.
Pulsa Ahorrar. Obtienes ¡Nuevo cliente creado!

El correo debe ser único — el propio campo lo dice: "Cada correo electrónico solo puede pertenecer a un cliente." Si ya está ocupado obtienes Otro cliente en esta cuenta ya utiliza este correo electrónico. y se rechaza el guardado.

Editar un cliente

Abre el cliente desde la lista.
Cambia los campos que necesites.
Pulsa Ahorrar. Obtienes ¡Cliente actualizado!

Dos cosas ocurren en silencio al guardar, y ninguna pide confirmación:

Cambiar el nombre reescribe el nombre en todas las reservas pasadas de ese cliente. Las reservas antiguas mostrarán la nueva grafía. Esto suele ser lo que quieres al corregir un error tipográfico, y no lo que quieres si estás reutilizando un registro para otra persona.
Cambiar el correo mueve sus registros de membresía a la nueva dirección, así que un miembro conserva su descuento en la nueva dirección.

También conviene saber: Número de teléfono es obligatorio en este formulario aunque las reservas pueden crear clientes sin él. Si abres un cliente antiguo sin número de teléfono, no puedes guardar ningún otro cambio hasta que rellenes uno.

Abrir el historial de reservas de un cliente

Baja en la ficha del cliente hasta Historial de pedidos. Lista todas las reservas vinculadas a ese cliente, en todas tus ubicaciones y todas las fechas, con Creado, Tipo de pedido, N º de pedido, Inicio, Fin, Canal, el valor, Estado de pago, Estado, Ubicación e Impreso.

Haz clic en cualquier fila para abrir esa reserva.
Los interruptores de la barra de herramientas Mostrar filas de prolongación e Incluir compras de membresía controlan si las ampliaciones y las compras de membresía se listan como sus propias filas.
Marca filas para activar Exportar e Imprimir solo para esas reservas.

Si tu cuenta tiene membresías, aparece una tarjeta Detalles de membresía encima del historial para los clientes que tienen una, mostrando Ubicación, Añadido mediante, Descuento, Válido hasta y Estado.

Las reservas hechas sin dirección de correo no se asocian a ningún cliente y nunca aparecerán aquí.

Reservar para un cliente

Abre el cliente.
Asegúrate de que la ubicación en la que quieres reservar está seleccionada en la barra superior del admin.
Pulsa Reservar para el cliente en la parte superior de la ficha del cliente.

La ventana de reserva se abre sobre el admin, y los datos del cliente — nombre, correo, teléfono, dirección y consentimiento de marketing — ya vienen rellenados. Completa la reserva como de costumbre.

Si no se abre, el mensaje te dice por qué:

Seleccione una ubicación en el selector de ubicación antes de reservar para un cliente. — elige primero una ubicación en la barra superior.
El complemento de reservas no está cargado. En pantallas pequeñas, abra primero el menú e inténtelo de nuevo. — en un móvil o una ventana estrecha, abre el menú una vez y vuelve a pulsar el botón.
No pudimos obtener su token de sesión. Actualice la página e inicie sesión de nuevo. — recarga el admin e inicia sesión.

Exportar clientes

Marca los clientes que quieras. Seleccionar todo marca todo lo que coincide con tu búsqueda y tu filtro actuales, que es la forma fácil de exportar "todo lo que puedo ver".
Pulsa Exportar. El botón muestra el número seleccionado, por ejemplo Exportar (12).

Obtienes un archivo CSV llamado customers.csv que contiene ID, First name, Last name, Email, Phone number, después Member, Coverage y Discount en las cuentas con membresías, y después Address, Zip code, City, Country y Consent To Email.

Dos notas: el botón no hace nada hasta que hay al menos una fila marcada, y los encabezados de columna del archivo están siempre en inglés, sea cual sea el idioma en el que uses el admin.

Eliminar un cliente

Usa el icono de eliminar de la fila en la lista y confirma ¿Eliminar cliente? — "¿Está seguro de que desea eliminar este cliente?" — con Eliminar cliente. No hay botón de eliminar dentro de la ficha del cliente.

Entiende qué hace y qué no hace:

Elimina solo el registro del cliente. Sus reservas quedan intactas, y cada reserva conserva su propia copia del nombre, correo y teléfono que se introdujeron entonces. Eliminar un cliente no es, por tanto, una manera de borrar a alguien del sistema.
No se puede deshacer, y no hay archivo.
Si esa persona vuelve a reservar con el mismo correo, el registro simplemente reaparece.

Por qué los datos de un cliente cambiaron solos

Este es el comportamiento que hay detrás de los avisos de que los registros de clientes se "sobrescriben", y merece entenderlo con exactitud.

Cuando se paga una reserva, Rentalbuddy toma la dirección de correo del formulario de reserva, la pasa a minúsculas y busca un cliente con ese correo en tu cuenta. Fíjate en lo que no forma parte de esa búsqueda: el nombre, el número de teléfono y la ubicación. Solo la cuenta y el correo.

Encuentra una coincidencia — el registro de cliente existente se actualiza con todo lo del formulario de esa reserva: nombre, apellido, número de teléfono, dirección, código postal, ciudad, país, consentimiento de marketing y la fecha de Creado.
Sin coincidencia — se crea un cliente nuevo.

Las consecuencias, claramente:

Dos personas que comparten una dirección de correo se convierten en un solo cliente. Una pareja, una familia o un equipo que reserva con la misma dirección acaban en el mismo registro, y este muestra el nombre y el teléfono de quien reservó más recientemente. No es un fallo que puedas desactivar por configuración — el correo es la identidad.
Los datos que escribes a mano se pueden sobrescribir. Si añades una dirección a un cliente y este reserva después sin introducir dirección, gana el campo vacío de la reserva y tu dirección desaparece.
Las ubicaciones no separan a los clientes. Un registro por correo para toda la cuenta, compartido por todas las ubicaciones. El mismo correo en otra cuenta de Rentalbuddy es un cliente distinto.
Tu historial está a salvo. Cada reserva conserva su propia instantánea del nombre, correo y teléfono usados entonces, así que el Historial de pedidos sigue mostrando quién hizo realmente cada reserva, aunque la cabecera del cliente muestre el nombre de otra persona.
No hay herramienta de fusión. Si existen duplicados de antes — por ejemplo la misma persona con dos direcciones de correo distintas — no puedes unirlos. Sus reservas se quedan repartidas entre los dos registros.

Qué hacer al respecto en la práctica:

Trata el registro de cliente como "la persona que reservó por última vez con este correo", no como una ficha de CRM que te pertenece.
Si hay que mantener separadas a dos personas, necesitan dos direcciones de correo distintas.
Si corriges un nombre o añades una dirección, cuenta con que se sustituirá la próxima vez que se use ese correo para reservar.
Si necesitas una lista limpia para un envío, haz la exportación poco después de ordenarla en lugar de dar por hecho que el orden se mantiene.