Edita tu correo de confirmación y configura recordatorios

Todos los correos automáticos a tus clientes se editan en un solo sitio: Ajustes en el menú izquierdo, y luego la pestaña Configuración de correo electrónico.

Solo están ahí. Las ubicaciones no tienen pestaña de correo — ninguna de las pestañas de una ubicación (Configuración de la ubicación, Botón Reservar, Flujo del cliente, Experiencia de reserva, Fechas abiertas, Sitio web) contiene texto de correo. Aun así puedes tener correos específicos por ubicación, pero eligiendo ubicaciones en el propio correo — se explica más abajo.

Las dos listas

Correos predeterminados — descritos en el admin como "Mensajes estandarizados creados en parte por Rentalbuddy". Aquí es donde vive tu confirmación de reserva. Puedes editar su contenido, pero no puedes eliminarlos, duplicarlos ni desactivarlos; la columna de acciones está vacía en estas filas.

Tus correos — "Crea tus propios mensajes automáticos que se envían según distintos eventos del sistema." Recordatorios, correos de agradecimiento y cualquier otra cosa que se te ocurra. Estos tienen el conjunto completo de acciones y un interruptor Activo.

Cada fila muestra Asunto, Disparador, Ubicación y, en tus propios correos, Activo.

Editar el correo de confirmación

Esta es la pregunta más frecuente en soporte, y el camino es corto.

Ajustes → Configuración de correo electrónico.
En Correos predeterminados, busca la fila cuyo Disparador dice Cuando se crea la reserva.
Haz clic en la fila (en el móvil, pulsa Contenido del correo). Se despliega en un editor a la izquierda y una Vista previa del correo electrónico en vivo a la derecha.
Edita y pulsa Guardar.

Dentro del editor tienes:

Asunto del correo — un campo por idioma, con un selector de idioma encima y un desplegable + Variable al lado que inserta marcadores.

Logo — un interruptor de encendido/apagado. La imagen en sí es el Logotipo (URL de la imagen) que subiste en Ajustes → Cuenta: a pesar de la etiqueta, eso es un cargador de imágenes de arrastrar y soltar, no un campo de URL. Usa PNG o JPEG: un SVG se acepta, pero se muestra como imagen rota en la mayoría de los programas de correo, y si no hay ningún logo, los correos muestran una imagen gris genérica de marcador de posición.

Mensajes — dos bloques de texto editables, cada uno con su propio interruptor:

Texto de introducción — el párrafo de arriba. Este es el que los operadores suelen llamar "el texto de la confirmación".
Texto de cierre — el párrafo de abajo.

Botones — cada uno tiene un campo de etiqueta que puedes reescribir por idioma, más un interruptor: Antes de la reserva, Iniciar reserva, Finalizar reserva, Pagar, Alargar reserva y Move start time.

Alargar reserva y Move start time siguen el ajuste de cliente de la propia ubicación, no el interruptor de aquí: si la ubicación tiene la función desactivada, el botón nunca aparece en los correos de esa ubicación; si la ubicación la tiene activada, el botón aparece aunque aquí desactives el bloque. Alargar reserva también queda fuera de los correos de reservas que contienen un evento.

Conmutadores sin texto propio — activan o desactivan estos bloques, pero no hay nada que escribir: Detalles del cliente, ID de pedido, Detalles de la reserva, Indicaciones – Ubicación, Detalles de contacto – Ubicación (y Detalles de membresía en los correos de membresía).

Si tu cuenta usa más de un idioma de cliente, aparece una barra de traducción en la parte superior del editor que puede rellenar los otros idiomas a partir de tu idioma principal.

Lo que los correos no pueden hacer: adjuntos, condiciones, normas de uso

Los correos se construyen únicamente con los bloques de arriba. No hay forma de adjuntar un archivo —ni un PDF con tus condiciones, ni un documento de normas de la casa— ni existe ningún bloque que inserte el texto de tus Términos y condiciones. Los términos que tus clientes aceptan en el pago son una función del checkout y nunca aparecen en los correos.

Si quieres que tus normas de uso o tus instrucciones lleguen a los clientes:

Pon el texto (o un enlace a una página de tu sitio web) en Texto de introducción o Texto de cierre — en la confirmación, o en un recordatorio programado antes de que empiece la reserva.
Para que los clientes acepten activamente las normas antes de desbloquear, usa en su lugar el paso Antes de desbloquear del Flujo del cliente — mira Recogida, devolución y estados de reserva. Ese paso puede exigir la aceptación de términos o normas, lo que es mucho más eficaz que un correo que nadie lee.

Los tipos de correo disponibles y qué los dispara

Correo	Disparador mostrado en la lista	Cuándo ocurre en realidad
Confirmación de reserva	Cuando se crea la reserva	Se envía en cuanto se completa la reserva
Correo de pago	Cuando se crea una factura	Se envía cuando se crea un enlace de pago para una reserva
Confirmación de membresía	Cuando se compra una membresía	Se envía en cuanto se compra una membresía
Tus propios correos de reserva	ver más abajo	Programados en relación con la reserva
Tus propios correos de membresía	Antes de que caduque la membresía / Después de que caduque la membresía	Contados desde la fecha de fin de la membresía

Cuando creas tu propio correo de reserva, ¿Cuándo se debe enviar el correo? ofrece cinco opciones:

Cuando se envía la confirmación de reserva — sale junto con la confirmación, sin retraso.
Antes del inicio de la reserva
Antes del final de la reserva
Después del inicio de la reserva
Después del final de la reserva

Para las cuatro con temporización, después ajustas ¿Cuánto tiempo antes o después? con Cantidad y Unidad de tiempo (Horas, Minutos, Días).

La temporización se calcula en la zona horaria de la ubicación a partir del inicio o el fin de la reserva. Si el momento calculado ya está en el pasado cuando se hace la reserva, ese correo simplemente no se programa nunca, y en silencio. Un recordatorio de "2 horas antes del inicio" no hace nada en una reserva hecha 90 minutos antes del inicio; no se muestra ningún error en ninguna parte, y la lista de mensajes de la reserva no tendrá ninguna fila para él. Es así por diseño, no es un fallo.

Los recordatorios se vinculan a una reserva en el momento en que esta se crea, y una reserva que nunca completó el pago no recibe ninguno. Un matiz más: cuando creas un recordatorio nuevo, se aplica a las reservas existentes cuya hora de inicio todavía está en el futuro en ese momento, así que un recordatorio nuevo de "antes del final de la reserva" no se vincula a los alquileres que ya están en marcha.

Crear un recordatorio

Ajustes → Configuración de correo electrónico.
En Tus correos, pulsa Crear correo.
Rellena Asunto del correo (por idioma).
Elige ¿Cuándo se debe enviar el correo? y, si hace falta, Cantidad y Unidad de tiempo.
Deja Todas las ubicaciones activado, o desactívalo y elige Ubicaciones.
Define el Estado de la reserva. No te saltes esto. Consulta el aviso de abajo.
Define el Tipo de reserva — Reserva de producto, Reserva de evento, o ambos.
Deja Activo encendido.
Guardar.
Vuelve a abrir la nueva fila desde la lista y escribe el contenido real — el diálogo de creación solo fija las reglas, no el texto.

El ajuste que impide que los recordatorios se envíen

Esta es, con diferencia, la causa más común de "configuré un recordatorio y nunca salió".

Estado de la reserva es un filtro positivo. El correo solo se envía si el estado de la reserva en el momento del envío es uno de los que has seleccionado.

Si dejas Estado de la reserva vacío, el recordatorio no se enviará nunca para las reservas de producto. Aquí vacío no significa "cualquier estado". Es lo contrario del campo Ubicaciones, donde dejarlo vacío sí significa todas las ubicaciones.

Las opciones son:

Listo para recoger — la reserva existe y el cliente aún no ha recogido. Este es el estado normal de una reserva futura.
No recogido - se requiere flujo previo — lo mismo, en una ubicación que exige al cliente completar un paso antes de recoger.
Recogido — el cliente ha recogido.
Devuelto — el alquiler ha terminado.

Ajusta el estado al momento:

Un recordatorio antes del inicio de la reserva debe incluir Listo para recoger (y No recogido - se requiere flujo previo si esa ubicación usa un paso previo a la reserva). Si solo marcas Recogido, nunca podrá dispararse — el cliente aún no ha recogido.
Un recordatorio antes del final de la reserva normalmente quiere Recogido.
Un agradecimiento después del final de la reserva normalmente quiere Devuelto, y a veces también Recogido si tus clientes no siempre completan el paso de devolución.

Tipo de reserva funciona igual: es un filtro positivo, así que un correo sin ningún tipo seleccionado no coincide con nada. Las reservas que contienen un evento cuentan como Reserva de evento; todo lo demás es una Reserva de producto. (El diálogo de creación preselecciona Reserva de producto pero deja Estado de la reserva vacío, que es justamente por lo que importa el aviso de arriba.)

Una excepción al filtro Estado de la reserva: los correos disparados por Cuando se envía la confirmación de reserva se lo saltan por completo — salen junto con la confirmación, sea cual sea el estado de recogida.

Dos cosas más que detienen un correo:

El interruptor Activo. Su tooltip lo dice claramente: "Si Activo está desactivado, este correo no se enviará a los clientes."
La selección de Ubicaciones, si la ubicación de la reserva no está en ella.

Variables que puedes usar

Insértalas con el desplegable + Variable, en el asunto o en Texto de introducción / Texto de cierre / las etiquetas de los botones. Todas se rellenan al enviar el correo:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

Notas que conviene conocer:

[First name] y [Customer name] dan ambos solo el nombre de pila. Usa [Customer name] junto con [Customer surname] para el nombre completo.
[Custom checkout fields] inserta las respuestas que dio el cliente a tus propias preguntas del checkout.
Las variables solo se rellenan dentro de los textos del mensaje y las etiquetas de los botones. Escribir una en un bloque que no tiene texto propio no hace nada.

Indicaciones y datos de contacto por ubicación

Hay dos bloques para esto, y ninguno tiene texto que escribas en la configuración de correo:

Indicaciones – Ubicación es un botón. Aquí solo se puede editar su etiqueta; el enlace en sí es un enlace de mapa construido a partir de las coordenadas de la ubicación, o de su dirección y ciudad si no hay coordenadas.
Detalles de contacto – Ubicación no tiene ningún texto editable. Imprime la dirección, el teléfono y el correo de la ubicación.

Así que la forma de cambiar lo que ve un cliente bajo estos bloques es abrir Ubicaciones, hacer clic en la ubicación y editar la tarjeta Ubicación y datos de contacto en la pestaña Configuración de la ubicación: Correo electrónico de la ubicación, Teléfono de la ubicación y la dirección. Si una ubicación no tiene teléfono o correo guardados, el correo muestra un marcador en lugar de dejarlo en blanco — buena señal de que la ficha de la ubicación está incompleta.

Los colores del correo también siguen el color de tema de la ubicación.

Texto de correo distinto por ubicación

Las plantillas en sí pertenecen a la cuenta. El ajuste Ubicaciones de un correo no cambia su redacción — solo decide a qué ubicaciones se aplica ese correo.

Para dar a una ubicación una redacción distinta:

Abre Ajustes → Configuración de correo electrónico.
En el correo que quieras variar, usa la acción de duplicar para copiarlo (disponible en Tus correos).
Abre la configuración de la copia, desactiva Todas las ubicaciones y selecciona solo la ubicación especial.
Abre el original, desactiva Todas las ubicaciones y selecciona todas las demás ubicaciones.
Edita el texto de la copia y ponla en Activo.

No dejes los dos cubriendo la misma ubicación, o esa ubicación recibirá los dos correos.

La confirmación de reserva es un caso especial: es un Correo predeterminado y no se puede duplicar. En una confirmación, las partes por ubicación son las automáticas — indicaciones, datos de contacto y colores — que ya difieren por ubicación.

El remitente

No puedes definir una dirección de remitente. Los correos salen de una dirección fija de Rentalbuddy (noreply@rentalbuddy.io), lo que también significa que las respuestas a esa dirección no te llegan. Da a los clientes una dirección real a la que responder activando Detalles de contacto – Ubicación y rellenando Correo electrónico de la ubicación en la ubicación.

El nombre del remitente que se ve en la bandeja de entrada tampoco es algo que puedas editar en el admin. Si el tuyo no muestra el nombre de tu empresa, no es un ajuste que se te haya pasado — pregunta a soporte.

La vista previa

La parte derecha del editor es una Vista previa del correo electrónico en vivo que se actualiza mientras escribes, antes de guardar. Tiene un selector de idioma y dos botones de anchura, Ancho de escritorio y Ancho móvil. En el móvil la vista previa aparece debajo del editor.

La vista previa usa datos de ejemplo — una empresa, un cliente y una reserva de ejemplo — así que las variables muestran valores de muestra y no una reserva real.

Quién recibe una copia

Solo la confirmación de reserva se copia a tu propio equipo — y las copias están activadas por defecto. El interruptor (Enviar copias de los correos de confirmación de reserva a Correo electrónico de contacto.) empieza activado. Las direcciones viven en Ajustes → Cuenta → Correo electrónico de contacto, un campo obligatorio; añade más con Añadir correo de contacto. Así que una copia de cada confirmación llega a tu bandeja de entrada salvo que desactives el interruptor.

Cada dirección recibe su propia copia, con Copy: delante del asunto. Los recordatorios, los correos de pago y los correos de membresía nunca se te copian.

Para detener la avalancha, desactiva ese interruptor o quita direcciones. No hay una dirección de notificación por ubicación.

Respuestas rápidas

"Mi recordatorio nunca salió." Abre su configuración y mira primero Estado de la reserva. Vacío significa nunca. Después revisa Activo, Tipo de reserva y Ubicaciones. Luego abre la lista de mensajes de la reserva afectada. Ninguna fila para el recordatorio significa que nunca se programó, normalmente porque la reserva se creó cuando el momento de envío del recordatorio ya había pasado. Una fila Error significa que una regla lo detuvo en el momento del envío: un estado de reserva que no encaja, una reserva cancelada o el correo desactivado. La fila muestra cuándo falló (pasa el ratón por el chip de estado para ver el historial), pero no qué regla, así que compara tú mismo los filtros del correo con esa reserva.

"Mi logo sale roto en los correos." Comprueba primero el formato: el SVG no funciona en la mayoría de los programas de correo, sube un PNG o un JPEG en su lugar. Los logos subidos antes de mediados de 2026 también se vieron afectados por un fallo de almacenamiento que ya está corregido; si el tuyo sigue saliendo roto, vuelve a subirlo para sustituir el enlace antiguo.

"¿Dónde edito el texto de la confirmación?" Ajustes → Configuración de correo electrónico → la fila con el disparador Cuando se crea la reserva → despliégala → Texto de introducción.

"He editado un recordatorio — ¿las reservas existentes reciben la nueva temporización?" Sí. Cambiar un recordatorio reconstruye los envíos pendientes de las reservas que aún no lo han recibido. Editar los horarios de una reserva también mueve sus recordatorios pendientes.

"¿Puedo enviar un SMS en su lugar?" No. El correo es el único canal.

"¿Puedo obtener un recibo imprimible?" La confirmación de reserva es tu documento de reserva. El recibo de un pago con tarjeta es un documento aparte que genera Stripe — consulta Rentalbuddy o Stripe: ¿dónde tengo que ir para cada cosa?.

"¿Cómo compruebo si el correo de un cliente concreto se envió de verdad?" Abre la reserva; tiene una lista de los mensajes enviados para esa reserva con su estado de entrega y una acción para reenviar. Si no llegó nunca, sigue El cliente dice que no le ha llegado el correo de confirmación.