Je klanten beheren

Klanten in het menu is de lijst van iedereen die bij je heeft geboekt, plus iedereen die je met de hand hebt toegevoegd.

Vóór het hoe-dan: één ding dat de meeste verrassingen op deze pagina verklaart — een klant wordt geïdentificeerd op zijn e-mailadres. Er is één klantrecord per e-mailadres per account, gedeeld over al je locaties, en elke nieuwe boeking overschrijft dat record met wat er in het boekingsformulier is ingevuld. Meer daarover aan het einde, onder "Waarom de gegevens van een klant vanzelf veranderden" — het is de moeite waard om dat te lezen voordat je tijd steekt in het opschonen van klantgegevens.

De klantenlijst

Elke rij toont Naam, E-mail, Telefoonnummer en Toestemming voor e-mail (Ja of Nee). Heeft je account lidmaatschappen aan staan, dan krijg je ook Lid, Geldt voor en Korting. Die drie kolommen zijn op accounts zonder lidmaatschappen gewoon afwezig.

Zoeken met het vak Zoek naar klanten. Het matcht op naam, e-mail, telefoonnummer en de toestemmingswaarde — en niets anders. Zoeken op een straatnaam of een plaats levert niets op, omdat de adresvelden niet worden doorzocht.
Sortering — klik op een willekeurige kolomkop. De lijst begint gesorteerd op Naam.
Filteren op lidmaatschap — met de chips bij Lid kun je Alle, Actief, Verlopen, Gedeactiveerd of Nee tonen.
Klik op een rij, of gebruik Details bekijken en bewerken in Acties, om de klant te openen.

De pagina laadt je hele klantenlijst vooraf en doorzoekt hem in je browser, dus op een heel groot account kan hij traag aanvoelen bij het openen maar direct bij het zoeken.

Wat er op een klant wordt opgeslagen

Open een klant en je ziet één formulier:

Klant-ID en Aangemaakt — alleen-lezen.
Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoonnummer — allemaal verplicht.
Adres, Postcode, Stad, Land — optioneel.

Dat is het hele record. Er is geen notitieveld, geen labels, geen totale besteding en geen aantal boekingen. Toestemming voor e-mail wordt in de lijst en in de export getoond maar kan hier niet worden bewerkt — die komt uit het marketingvinkje in het boekingsformulier en verandert alleen wanneer de klant opnieuw boekt.

Aangemaakt is niet "klant sinds". Het wordt overschreven elke keer dat de klant een nieuwe boeking maakt, dus meestal toont het zijn meest recente boeking in plaats van zijn eerste.

Een klant met de hand toevoegen

Open Klanten.
Druk op Nieuwe klant toevoegen.
Vul minstens Voornaam, Achternaam, E-mail en Telefoonnummer in.
Druk op Opslaan. Je krijgt Nieuwe klant aangemaakt!

Het e-mailadres moet uniek zijn — het veld zegt het zelf: "Elk e-mailadres kan maar aan één klant gekoppeld zijn." Is het al in gebruik, dan krijg je Een andere klant op dit account gebruikt dit e-mailadres al. en wordt het opslaan geweigerd.

Een klant bewerken

Open de klant vanuit de lijst.
Wijzig de velden die je nodig hebt.
Druk op Opslaan. Je krijgt Klant bijgewerkt!

Er gebeuren stilletjes twee dingen wanneer je opslaat, en geen van beide vraagt om bevestiging:

De naam wijzigen herschrijft de naam op alle eerdere boekingen van die klant. Oude boekingen tonen dan de nieuwe schrijfwijze. Dat wil je meestal wel bij het corrigeren van een typefout, en niet wanneer je een record hergebruikt voor een andere persoon.
Het e-mailadres wijzigen verplaatst hun lidmaatschapsrecords naar het nieuwe adres, zodat een lid zijn korting op het nieuwe adres behoudt.

Ook goed om te weten: Telefoonnummer is verplicht in dit formulier, ook al kunnen boekingen klanten zonder telefoonnummer aanmaken. Open je een oude klant zonder telefoonnummer, dan kun je geen enkele andere wijziging opslaan tot je er een invult.

De boekingsgeschiedenis van een klant openen

Scroll bij de klant omlaag naar Bestelgeschiedenis. Die toont elke boeking die aan die klant hangt, over al je locaties en alle datums, met Aangemaakt, Besteltype, Bestelnummer, Start, Einde, Kanaal, de waarde, Betaalstatus, Status, Locatie en Afgedrukt.

Klik op een rij om die boeking te openen.
De schakelaars Verlengingsrijen en Lidmaatschapsaankopen opnemen in de werkbalk bepalen of verlengingen en lidmaatschapsaankopen als eigen rijen worden getoond.
Vink rijen aan om Exporteren en Afdrukken voor alleen die boekingen in te schakelen.

Heeft je account lidmaatschappen, dan verschijnt er boven de geschiedenis een kaart Lidmaatschapsgegevens voor klanten die er een hebben, met Locatie, Toegevoegd via, Korting, Geldig tot en Status.

Boekingen die zonder e-mailadres zijn gemaakt, hangen aan geen enkele klant en verschijnen hier nooit.

Boeken voor een klant

Open de klant.
Zorg dat de locatie waar je wilt boeken is geselecteerd in de balk bovenaan de admin.
Druk op Boek voor klant bovenaan de klantpagina.

Het boekingsvenster opent boven op de admin, en de gegevens van de klant — naam, e-mail, telefoon, adres en marketingtoestemming — zijn al voor je ingevuld. Rond de boeking af zoals gewoonlijk.

Opent het niet, dan vertelt de melding je waarom:

Selecteer eerst een locatie in de balk voordat u voor een klant boekt. — kies eerst een locatie in de bovenbalk.
De boekingsplugin is niet geladen. Op een klein scherm: open eerst het menu en probeer opnieuw. — open op een telefoon of in een smal venster eerst het menu, en druk daarna opnieuw op de knop.
We konden uw sessietoken niet ophalen. Vernieuw de pagina en log opnieuw in. — herlaad de admin en log opnieuw in.

Klanten exporteren

Vink de klanten aan die je wilt. Alles selecteren vinkt alles aan dat aan je huidige zoekopdracht en filter voldoet, en dat is de makkelijke manier om "alles wat ik zie" te exporteren.
Druk op Exporteren. De knop toont het geselecteerde aantal, bijvoorbeeld Exporteren (12).

Je krijgt een CSV-bestand met de naam customers.csv met daarin ID, First name, Last name, Email, Phone number, daarna Member, Coverage en Discount op accounts met lidmaatschappen, en daarna Address, Zip code, City, Country en Consent To Email.

Twee opmerkingen: de knop doet niets tot er minstens één rij is aangevinkt, en de kolomkoppen in het bestand zijn altijd in het Engels, ongeacht de taal waarin je de admin gebruikt.

Een klant verwijderen

Gebruik het verwijdericoon op de rij in de lijst, bevestig daarna Klant verwijderen? — "Weet je zeker dat je deze klant wilt verwijderen?" — met Klant verwijderen. Er zit geen verwijderknop binnen de klantpagina.

Begrijp wat dit wel en niet doet:

Het verwijdert alleen het klantrecord. Hun boekingen blijven onaangeroerd, en elke boeking bewaart een eigen kopie van de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer die destijds zijn ingevuld. Een klant verwijderen is dus geen manier om iemand uit het systeem te wissen.
Het kan niet ongedaan worden gemaakt, en er is geen archief.
Boekt die persoon opnieuw met hetzelfde e-mailadres, dan komt het record gewoon terug.

Waarom de gegevens van een klant vanzelf veranderden

Dit is het gedrag achter de meldingen dat klantrecords worden "overschreven", en het is de moeite waard om het precies te begrijpen.

Wanneer een boeking wordt betaald, neemt Rentalbuddy het e-mailadres uit het boekingsformulier, zet het om naar kleine letters, en zoekt naar een klant met dat e-mailadres op je account. Let op wat er geen deel van die zoekopdracht is: de naam, het telefoonnummer en de locatie. Alleen het account en het e-mailadres.

Match gevonden — het bestaande klantrecord wordt bijgewerkt met alles uit dat boekingsformulier: voornaam, achternaam, telefoonnummer, adres, postcode, stad, land, marketingtoestemming, en de datum Aangemaakt.
Geen match — er wordt een nieuwe klant aangemaakt.

De gevolgen, onomwonden:

Twee mensen die één e-mailadres delen, worden één klant. Een stel, een gezin of een team dat met hetzelfde adres boekt, komt op hetzelfde record terecht, en dat toont de naam en telefoon van wie het laatst geboekt heeft. Dit is geen bug die je weg kunt configureren — het e-mailadres is de identiteit.
Gegevens die je met de hand invult, kunnen worden overschreven. Voeg je een adres toe aan een klant en boekt hij later zonder adres in te vullen, dan wint het lege veld uit de boeking en is jouw adres weg.
Locaties scheiden klanten niet. Eén record per e-mailadres voor het hele account, gedeeld door elke locatie. Hetzelfde e-mailadres bij een ander Rentalbuddy-account is een andere klant.
Je historie is veilig. Elke boeking bewaart een eigen momentopname van de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer die destijds zijn gebruikt, dus Bestelgeschiedenis laat nog steeds zien wie elke boeking daadwerkelijk heeft gemaakt, ook wanneer de klantkop iemand anders' naam toont.
Er is geen samenvoegfunctie. Bestaan er van eerder duplicaten — bijvoorbeeld dezelfde persoon met twee verschillende e-mailadressen — dan kun je die niet samenvoegen. Hun boekingen blijven verdeeld over de twee records.

Wat je er in de praktijk aan doet:

Behandel het klantrecord als "de persoon die het laatst met dit e-mailadres heeft geboekt", niet als een CRM-invoer die van jou is.
Moeten twee mensen uit elkaar gehouden worden, dan hebben ze twee verschillende e-mailadressen nodig.
Corrigeer je een naam of voeg je een adres toe, verwacht dan dat het vervangen wordt zodra dat e-mailadres opnieuw wordt gebruikt om te boeken.
Heb je een schone lijst nodig voor een mailing, maak de export dan kort nadat je hem hebt opgeschoond, in plaats van ervan uit te gaan dat het opschonen blijft staan.