Je bevestigingsmail bewerken en herinneringen instellen

Alle automatische e-mails aan je klanten worden op één plek bewerkt: Instellingen in het linkermenu, daarna het tabblad E-mailinstellingen.

Ze staan alleen daar. Locaties hebben geen e-mailtabblad — geen van de tabbladen van een locatie (Locatie-instellingen, Boekknop, Klantstroom, Boekingservaring, Openingsdata, Website) bevat e-mailtekst. Je krijgt nog steeds locatiespecifieke e-mails, maar dat doe je door locaties te kiezen op de e-mail zelf — dat komt verderop aan bod.

De twee lijsten

Standaard e-mails — in de admin omschreven als "Gestandaardiseerde berichten die deels vooraf door Rentalbuddy zijn aangemaakt". Hier staat je boekingsbevestiging. Je kunt de inhoud ervan bewerken, maar je kunt ze niet verwijderen, dupliceren of uitzetten; de actiekolom is leeg voor deze rijen.

Jouw e-mails — "Maak je eigen geautomatiseerde berichten die bij verschillende gebeurtenissen in het systeem worden verstuurd." Herinneringen, bedankmails en al het andere dat je bedenkt. Deze hebben de volledige set acties en een schakelaar Actief.

Elke rij toont Onderwerp, Trigger, Locatie en, voor je eigen e-mails, Actief.

De bevestigingsmail bewerken

Dit is de meestgestelde vraag bij support, en de route is kort.

1. Instellingen → E-mailinstellingen.
2. Zoek in Standaard e-mails de rij waarvan de Trigger Wanneer de boeking wordt aangemaakt aangeeft.
3. Klik op de rij (op een telefoon: druk op E-mailinhoud). Hij klapt open in een editor aan de linkerkant en een live E-mailvoorbeeld aan de rechterkant.
4. Bewerk en druk op Opslaan.

In de editor heb je:

E-mailonderwerp — één veld per taal, met een taalkiezer erboven en een keuzelijst + Variable ernaast die placeholders invoegt.

Logo — een aan/uit-schakelaar. De afbeelding zelf is de Logo (afbeeldings-URL) die je hebt geüpload onder Instellingen → Account — ondanks het label is dat een sleepveld om afbeeldingen te uploaden, geen URL-veld. Gebruik PNG of JPEG: een SVG wordt wel geaccepteerd, maar wordt in de meeste e-mailprogramma's als een kapotte afbeelding weergegeven, en zonder logo tonen e-mails een algemene grijze placeholder.

Berichten — twee bewerkbare tekstblokken, elk met een eigen aan/uit-schakelaar:

• Introductietekst — de alinea bovenaan. Dit is wat operators meestal bedoelen met "de bevestigingstekst".
• Sluittekst — de alinea onderaan.

Knoppen — elk heeft een labelveld dat je per taal kunt herschrijven, plus een aan/uit-schakelaar: Vóór boeking, Boeking starten, Boeking beëindigen, Betalen, Boeking verlengen en Move start time.

Boeking verlengen en Move start time volgen de eigen klantinstelling van de locatie, niet de schakelaar hier: staat de functie bij de locatie uit, dan verschijnt de knop nooit in de e-mails van die locatie; staat hij bij de locatie aan, dan verschijnt de knop ook als je het blok hier uitzet. Boeking verlengen wordt ook weggelaten uit e-mails voor boekingen die een evenement bevatten.

Schakelaars zonder eigen tekst — deze zetten blokken aan of uit, maar er valt niets te schrijven: Klantgegevens, Bestelnummer, Boekingsdetails, Routebeschrijving - Locatie, Contactgegevens - Locatie (en Lidmaatschapsgegevens bij lidmaatschapsmails).

Gebruikt je account meer dan één klanttaal, dan verschijnt er bovenaan de editor een vertaalwerkbalk die de andere talen kan vullen vanuit je hoofdtaal.

Wat e-mails niet kunnen: bijlagen, voorwaarden, huisregels

E-mails worden alleen opgebouwd uit de blokken hierboven. Er is geen manier om een bestand bij te voegen — geen PDF met je voorwaarden, geen document met huisregels — en er is geen blok dat de tekst van je Algemene voorwaarden invoegt. De voorwaarden die je klanten bij de checkout accepteren zijn een checkoutfunctie en verschijnen nooit in e-mails.

Wil je dat huisregels of gebruiksaanwijzingen je klanten bereiken:

• Zet de tekst (of een link naar een pagina op je website) in Introductietekst of Sluittekst — op de bevestiging, of op een herinnering die vóór de start van de boeking is getimed.
• Wil je dat klanten regels actief accepteren voordat ze ontgrendelen, gebruik dan in plaats daarvan de stap Voor ontgrendeling van Klantstroom — zie Ophalen, retour en boekingsstatussen. Die stap kan acceptatie van voorwaarden of regels verplichten, wat sterker is dan een e-mail die niemand leest.

De beschikbare e-mailtypen en wat ze in gang zet

E-mail	Trigger in de lijst	Wanneer het echt gebeurt
Boekingsbevestiging	Wanneer de boeking wordt aangemaakt	Direct verstuurd wanneer de boeking is afgerond
Betalingsmail	Wanneer een factuur wordt aangemaakt	Verstuurd wanneer er een betaallink voor een boeking wordt aangemaakt
Lidmaatschapsbevestiging	Wanneer een lidmaatschap wordt gekocht	Direct verstuurd wanneer een lidmaatschap wordt gekocht
Je eigen boekingsmails	zie hieronder	Ingepland ten opzichte van de boeking
Je eigen lidmaatschapsmails	Voor het verlopen van het lidmaatschap / Na het verlopen van het lidmaatschap	Geteld vanaf de einddatum van het lidmaatschap

Wanneer je je eigen boekingsmail aanmaakt, biedt Wanneer moet de e-mail worden verzonden? vijf keuzes:

• Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden — gaat samen met de bevestiging de deur uit, zonder vertraging.
• Voor boekingsstart
• Voor boekingseinde
• Na boekingsstart
• Na boekingseinde

Voor de vier getimede stel je daarna Hoe lang voor of na? in met Aantal en Tijdeenheid (Uren, Minuten, Dagen).

De timing wordt berekend in de tijdzone van de locatie, vanaf de start of het einde van de boeking. Ligt het berekende moment al in het verleden wanneer de boeking wordt gemaakt, dan wordt die e-mail simpelweg nooit ingepland — stilzwijgend. Een herinnering "2 uur voor start" doet niets voor een boeking die 90 minuten voor de start wordt gemaakt; er wordt nergens een fout getoond, en in de berichtenlijst van de boeking staat er geen rij voor. Dit is met opzet, geen storing.

Herinneringen worden aan een boeking gekoppeld op het moment dat die wordt aangemaakt, en een boeking die nooit is betaald krijgt er geen. Nog een subtiliteit: wanneer je een nieuwe herinnering aanmaakt, wordt die toegepast op bestaande boekingen waarvan de starttijd op dat moment nog in de toekomst ligt — een nieuwe herinnering "voor boekingseinde" koppelt zich dus niet aan verhuur die al loopt.

Een herinnering aanmaken

1. Instellingen → E-mailinstellingen.
2. Druk in Jouw e-mails op E-mail aanmaken.
3. Vul E-mailonderwerp in (per taal).
4. Kies Wanneer moet de e-mail worden verzonden? en, indien nodig, Aantal en Tijdeenheid.
5. Laat Alle locaties aan staan, of zet het uit en kies Locaties.
6. Stel Boekingsstatus in. Sla dit niet over. Zie de waarschuwing hieronder.
7. Stel Boekingstype in — Productboeking, Evenementboeking, of beide.
8. Laat Actief aan staan.
9. Opslaan.
10. Open de nieuwe rij daarna opnieuw vanuit de lijst en schrijf de eigenlijke inhoud — het aanmaakvenster stelt alleen de regels in, niet de tekst.

De instelling die voorkomt dat herinneringen ooit worden verstuurd

Dit is verreweg de meest voorkomende oorzaak van "ik heb een herinnering ingesteld en die is nooit verstuurd".

Boekingsstatus is een positief filter. De e-mail wordt alleen verstuurd als de status van de boeking op het moment van verzenden een van de door jou geselecteerde statussen is.

Laat je Boekingsstatus leeg, dan wordt de herinnering nooit verstuurd voor productboekingen. Leeg betekent hier niet "elke status". Dit is het tegenovergestelde van het veld Locaties, waar leeglaten wél alle locaties betekent.

De keuzes zijn:

• Klaar om op te halen — de boeking bestaat en de klant heeft nog niet opgehaald. Dit is de normale status van een toekomstige boeking.
• Niet verzameld - pre-flow vereist — hetzelfde, op een locatie waar de klant eerst een stap moet afronden voordat hij mag ophalen.
• Opgehaald — de klant heeft opgehaald.
• Teruggebracht — de verhuur is afgelopen.

Stem de status af op het moment:

• Een herinnering Voor boekingsstart moet Klaar om op te halen bevatten (en Niet verzameld - pre-flow vereist als die locatie een stap vóór het boeken gebruikt). Vink je alleen Opgehaald aan, dan kan hij nooit afgaan — de klant heeft nog niet opgehaald.
• Een herinnering Voor boekingseinde wil meestal Opgehaald.
• Een bedankmail Na boekingseinde wil meestal Teruggebracht, en soms ook Opgehaald als je klanten de retourstap niet altijd afronden.

Boekingstype werkt op dezelfde manier: het is een positief filter, dus een e-mail zonder geselecteerd type matcht niets. Boekingen die een evenement bevatten tellen als Evenementboeking; al het andere is een Productboeking. (Het aanmaakvenster selecteert Productboeking alvast, maar laat Boekingsstatus leeg — precies daarom is de waarschuwing hierboven van belang.)

Eén uitzondering op het filter Boekingsstatus: e-mails met de trigger Wanneer de boekingsbevestiging wordt verzonden slaan het helemaal over — ze gaan samen met de bevestiging de deur uit, ongeacht de ophaalstatus.

Nog twee dingen die een e-mail tegenhouden:

• De schakelaar Actief. De tooltip zegt het onomwonden: "Als Actief is uitgeschakeld, wordt deze e-mail niet naar klanten verzonden."
• De selectie bij Locaties, als de locatie van de boeking er niet in staat.

Variabelen die je kunt gebruiken

Voeg ze in met de keuzelijst + Variable, in het onderwerp of in Introductietekst / Sluittekst / knoplabels. Ze worden allemaal ingevuld wanneer de e-mail wordt verstuurd:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

Opmerkingen die het weten waard zijn:

• [First name] en [Customer name] geven allebei alleen de voornaam. Gebruik [Customer name] samen met [Customer surname] voor een volledige naam.
• [Custom checkout fields] voegt de antwoorden in die de klant op je eigen checkoutvragen heeft gegeven.
• Variabelen worden alleen ingevuld binnen de berichtteksten en de knoplabels. Er een typen in een blok dat geen eigen tekst heeft, doet niets.

Routebeschrijving en contactgegevens per locatie

Hiervoor zijn er twee blokken, en geen van beide heeft tekst die je in de e-mailinstellingen schrijft:

• Routebeschrijving - Locatie is een knop. Alleen het label ervan is hier bewerkbaar; de link zelf is een kaartlink die wordt opgebouwd uit de coördinaten van de locatie, of uit het adres en de plaats als er geen coördinaten zijn ingesteld.
• Contactgegevens - Locatie heeft helemaal geen bewerkbare tekst. Het drukt het adres, telefoonnummer en e-mailadres van de locatie af.

De manier om te wijzigen wat een klant onder deze blokken ziet, is dus: open Locaties, klik de locatie aan, en bewerk de kaart Locatie en contactgegevens op het tabblad Locatie-instellingen: Locatie e-mail, Locatie telefoonnummer, en het adres. Heeft een locatie geen telefoonnummer of e-mailadres opgeslagen, dan toont de e-mail een placeholder in plaats van niets — een goed teken dat het locatierecord onvolledig is.

De kleuren in de e-mail volgen ook de themakleur van de locatie.

Andere e-mailtekst per locatie

De sjablonen zelf horen bij het account. De instelling Locaties op een e-mail verandert de bewoording niet — hij bepaalt alleen op welke locaties die e-mail van toepassing is.

Om één locatie een andere bewoording te geven:

1. Open Instellingen → E-mailinstellingen.
2. Gebruik op de e-mail die je wilt variëren de dupliceeractie om hem te kopiëren (beschikbaar bij Jouw e-mails).
3. Open de instellingen van de kopie, zet Alle locaties uit en selecteer alleen de bijzondere locatie.
4. Open het origineel, zet Alle locaties uit en selecteer alle overige locaties.
5. Bewerk de tekst van de kopie en zet hem op Actief.

Laat niet beide dezelfde locatie dekken, anders krijgt die locatie beide e-mails.

De boekingsbevestiging is een bijzonder geval: het is een Standaard e-mail en kan niet worden gedupliceerd. Bij een bevestiging zijn de locatiespecifieke onderdelen de automatische — routebeschrijving, contactgegevens en kleuren — en die verschillen al per locatie.

De afzender

Je kunt geen afzenderadres instellen. E-mails gaan uit vanaf een vast Rentalbuddy-adres (noreply@rentalbuddy.io), wat ook betekent dat antwoorden op dat adres jou niet bereiken. Geef klanten een echt adres om op te antwoorden door Contactgegevens - Locatie aan te zetten en Locatie e-mail op de locatie in te vullen.

De afzendernaam die in de inbox verschijnt, kun je in de admin ook niet bewerken. Toont die van jou niet je bedrijfsnaam, dan is dat geen instelling die je over het hoofd hebt gezien — vraag het aan support.

Het voorbeeld

De rechterkant van de editor is een live E-mailvoorbeeld dat bijwerkt terwijl je typt, vóór het opslaan. Het heeft een taalkiezer en twee breedteknoppen, Desktopbreedte en Mobiele breedte. Op een telefoon staat het voorbeeld onder de editor.

Het voorbeeld gebruikt voorbeeldgegevens — een voorbeeldbedrijf, -klant en -boeking — dus de variabelen tonen voorbeeldwaarden in plaats van een echte boeking.

Wie een kopie krijgt

Alleen de bevestiging van een boeking wordt naar je eigen team gekopieerd — en die kopieën staan standaard aan. De schakelaar (Stuur kopieën van boekingsbevestigingen naar Contact e-mail.) begint ingeschakeld. De adressen staan onder Instellingen → Account → Contact e-mail, een verplicht veld; voeg er meer toe met Contact-e-mail toevoegen. Er belandt dus een kopie van elke bevestiging in je inbox, tenzij je die schakelaar uitzet.

Elk adres krijgt een eigen kopie, met Copy: voor het onderwerp. Herinneringen, betalingsmails en lidmaatschapsmails worden nooit naar je gekopieerd.

Om de stroom te stoppen zet je die schakelaar uit of verwijder je adressen. Er is geen meldingsadres per locatie.

Korte antwoorden

"Mijn herinnering is nooit verstuurd." Open de instellingen ervan en kijk eerst naar Boekingsstatus. Leeg betekent nooit. Controleer daarna Actief, Boekingstype en Locaties. Open vervolgens de berichtenlijst van de betreffende boeking. Helemaal geen rij voor de herinnering betekent dat hij nooit is ingepland — meestal omdat de boeking is aangemaakt nadat het verzendmoment van de herinnering al voorbij was. Een rij Mislukt betekent dat een voorwaarde hem bij het verzenden heeft tegengehouden — een verkeerde boekingsstatus, een geannuleerde boeking, of een e-mail die uitstaat. De rij toont wanneer het misging (houd je muis boven de statuschip voor de historie), maar niet welke voorwaarde, dus vergelijk de filters van de e-mail zelf met die boeking.

"Mijn logo staat kapot in e-mails." Controleer eerst het formaat — SVG werkt niet in de meeste e-mailprogramma's; upload in plaats daarvan een PNG of JPEG. Logo's die vóór midden 2026 zijn geüpload, hadden ook last van een opslagfout die inmiddels is opgelost; staat het jouwe nog steeds kapot, upload het dan opnieuw om de oude link te vervangen.

"Waar bewerk ik de bevestigingstekst?" Instellingen → E-mailinstellingen → de rij met de trigger Wanneer de boeking wordt aangemaakt → uitklappen → Introductietekst.

"Ik heb een herinnering bewerkt — krijgen bestaande boekingen de nieuwe timing?" Ja. Een herinnering wijzigen bouwt de openstaande verzendingen opnieuw op voor boekingen die hem nog niet hebben gekregen. Ook het bewerken van de tijden van een boeking verschuift de openstaande herinneringen ervan.

"Kan ik in plaats daarvan een sms sturen?" Nee. E-mail is het enige kanaal.

"Kan ik een afdrukbaar ontvangstbewijs krijgen?" De boekingsbevestiging is je boekingsdocument. Een ontvangstbewijs van een kaartbetaling is een apart document dat door Stripe wordt gemaakt — zie Rentalbuddy of Stripe — waar moet ik zijn voor wat?.

"Hoe controleer ik of de e-mail van een specifieke klant echt is verstuurd?" Open de boeking; die heeft een lijst met de berichten die voor die boeking zijn verstuurd, met hun bezorgstatus en een actie om opnieuw te verzenden. Is hij helemaal nooit aangekomen, werk dan De klant zegt dat er geen bevestigingsmail is aangekomen door.