Je slimme sloten verbinden en beheren

Elke fysieke unit die je verhuurt is een slot in RentalBuddy, en het slot is wat een product boekbaar maakt. Dit is de volledige levenscyclus: koppelen, synchroniseren, toewijzen, deactiveren, verplaatsen, verwijderen.

Staat er op dit moment een klant bij een slot zonder code, ga dan naar Klanten krijgen geen pincode (of de code opent het slot niet) — dit artikel gaat over het opzetten van sloten, niet over noodgevallen.

Welke sloten werken met RentalBuddy

Vier soorten, passend bij de stationstypes hieronder: slimme sloten van Igloohome, Gokaya 8E-kaststations, Allockate-units en handmatige codesloten (elk gewoon cijferslot — zie De master-PIN hieronder voor hoe die worden afgehandeld). De stationsdialoog zegt het simpel: "Als je geen Igloohome- of Gokaya-sloten wilt gebruiken, kies dan het handmatige kluistype."

Voor Igloohome houdt RentalBuddy geen eigen lijst met ondersteunde modellen bij — het werkt met de sloten die Igloohome via hun Igloo Connect-programma beschikbaar stelt aan jouw account. Igloohome bepaalt welke modellen meedoen; support heeft verhuurders bijvoorbeeld verteld dat de Padlock Lite dat niet doet. Raadpleeg de lijst met ondersteunde sloten van Igloo Connect of vraag het Igloohome voordat je hardware koopt. Andere merken slimme sloten (TTLock, SALTO, Nuki enzovoort) zijn niet geïntegreerd.

Hoe sloten, producten en voorraad samenhangen

Het denkmodel dat de meeste slotvragen verklaart:

Een slot draagt precies één product, maar een product kan op veel sloten zitten — één per fysieke unit die tegelijk verhuurd kan worden. De voorraad van het product wordt slot voor slot verbruikt: een product aan drie sloten toewijzen gebruikt drie eenheden van zijn voorraad.
Elke geboekte unit krijgt zijn eigen slot en zijn eigen code. Een boeking voor twee kajaks reserveert twee sloten en de klant ontvangt twee codes.
Opslag-/toegangspunten zijn extra deuren, geen verhuurunits. Elke boeking op de locatie ontvangt ook de codes van de actieve opslag- en toegangspuntsloten daar, bovenop de code van het verhuurslot — zo komt een klant een gedeelde container of poort binnen en daarna bij zijn unit.
Meerdere slotrijen kunnen naar hetzelfde fysieke slot wijzen. Liggen er veel kleine items achter één deur, maak dan één slotrij per verhuurbaar item en geef ze allemaal hetzelfde Bluetooth-id — de actie Kopiëren op Igloo-sloten doet precies dit. Elke rij telt nog steeds mee voor de slotlimiet van je abonnement en gebruikt één eenheid van de productvoorraad — met opzet, want elke rij is één item dat tegelijk verhuurd kan worden.
Eén enkele boeking kan dus meerdere verschillende sloten openen; er is geen beperking van één code per boeking.

Waar sloten zitten

Open Stations in het menu.
Klik op een stationsrij (of op het tandwielpictogram, Details bekijken en bewerken).

Elk slot hoort bij precies één station, en elk station hoort bij precies één locatie. De stationspagina is een gewone lijst met bovenaan een vastgezette balk met Terug en Opslaan — er zijn geen tabbladen.

Welke tabellen je ziet hangt af van het Kluis type van het station:

Stationstype	Je krijgt
IGLOO PADLOCK	Igloo-sloten en Opslag-/toegangspunten
Handmatige kluis	Handmatige sloten en Opslag-/toegangspunten
Allockate	Allockate-apparaten, per apparaat gegroepeerd
GOKAYA 8E	één enkele tabel Sloten

De meeste bewerkingen op deze pagina worden niet opgeslagen terwijl je ze maakt. Een slot aan- of uitzetten en een product wijzigen verandert alleen het scherm. De knop Opslaan bovenaan wordt oranje zolang je niet-opgeslagen wijzigingen hebt — druk erop voordat je weggaat. Een slot toevoegen, kopiëren en verwijderen werkt daarentegen meteen.

Een slot toevoegen

Boven de tabellen staan Slot toevoegen en Opslag/toegangspunt toevoegen. Beide openen een dialoog met de titel Slot maken (Update slot als je een bestaand slot bewerkt).

De velden hangen af van het stationstype.

Op een Igloo-station (Slot toevoegen):

Kluisnummer — verplicht. Dit is het nummer dat je op de fysieke sticker zet, en het nummer dat je aan klanten doorgeeft.
Bluetooth-id — verplicht. Zie hieronder.
Product — hier optioneel; je kunt het later vanuit de tabel toewijzen.
Kluis type — de opties tonen de ruwe systeemwaarden; laat het op IGLOO_PADLOCK staan tenzij deze unit een opslagbox is (STORAGE_IGLOO_LOCK).
Druk op Opslaan. Je krijgt Sloten zijn opgeslagen.

Op een Igloo-slot is er geen veld Master PIN — zie De master-PIN hieronder.

Op een handmatig station (Slot toevoegen): alleen Kluisnummer en Master PIN zijn verplicht, plus een optioneel Product. Er is geen Bluetooth-veld — een handmatig slot heeft geen radio om mee te praten.

Opslag-/toegangspunten (Opslag/toegangspunt toevoegen) vragen daarnaast om een Naam per taal. Engels is verplicht — je krijgt "Engelse naam is verplicht." — en andere talen tonen "Het wordt aanbevolen om een vertaling voor deze taal toe te voegen." Opslagsloten dragen geen product.

GOKAYA 8E-stations hebben geen toevoegknop; die sloten komen van de hardware.

Voeg je meerdere identieke units toe? Igloo-hangsloten hebben een actie Kopiëren: die maakt een tweede slot met dezelfde instellingen, zonder product, en met Copy achter het kluisnummer.

Het veld Bluetooth-id

Bluetooth-id is de identificatie van het slot vanuit Igloohome, en het is het meest foutgevoelige veld in het hele product.

Kopieer en plak hem vanuit je Igloohome-app. Typ hem niet over.
Eén verdwaalde spatie ervoor of erachter is genoeg om de codegeneratie te breken zonder zichtbare foutmelding.
Zonder dit veld weigert de synchronisatie per slot te draaien: Bluetooth-ID is vereist om vanuit Igloo te synchroniseren.

Gedraagt een slot zich alsof het niet bestaat — geen codes, mislukkende synchronisatie — plak dit veld dan opnieuw voordat je iets anders probeert.

De master-PIN

Master-PIN-codes werken totaal verschillend op de twee soorten sloten:

Igloo-sloten: de master-PIN staat helemaal niet in RentalBuddy. De stationspagina vertelt je waar hij wel staat: "Master PIN-codes worden beheerd in de Igloohome-app, niet in Rentalbuddy. Je vindt ze voor elk slot onder Home → selecteer slot → Access → Master PIN Code." Er is in geen enkel Igloo-slotscherm een veld of kolom Master PIN.
Handmatige sloten: het veld Master PIN is de code van de klant. Een handmatig slot heeft geen elektronica, dus elke boeking erop krijgt dezelfde code — die jij bij Master PIN hebt ingetypt. In de tabel is hij gemaskeerd; de oogknop ernaast is Master PIN tonen / Master PIN verbergen.

Behandel het veld bij handmatige sloten als half-openbaar: elke klant uit het verleden heeft hem gezien. Wil je hem wijzigen, zet de nieuwe code dan op het fysieke slot en werk tegelijk het veld bij — de codepagina leest dit veld live uit, dus zelfs klanten die midden in hun huur zitten zien de nieuwe code zodra je opslaat. Klanten uit het verleden kennen de oude code nog uit hun eigen huurperiode, en daarom is een natuurlijk moment zoals het begin van het seizoen het juiste moment om hem te wijzigen.

Sloten koppelen vanuit Igloohome en aan een station verbinden

Nieuwe Igloohome-sloten verschijnen niet vanzelf. Het paneel hiervoor staat onderaan de lijstpagina Stations, niet op een station.

Koppel het slot eerst in de Igloohome-app en geef het zijn stickernummer.
Ga naar Stations en scroll naar het Igloohome-paneel. Heb je je accounts nog niet gekoppeld, gebruik dan Verbinden met igloohome-app; eenmaal gekoppeld toont het Verbonden.
Druk op Haal laatste informatie op van igloohome. Je sloten worden vanuit Igloohome opgehaald.
Vink Toon verbonden sloten uit om alleen de sloten te zien die nog niet aan een station hangen.
Kies voor elk nieuw slot een station in de kolom Gebruik op station en druk op Verbinden met station. Er staat dan Verbonden met station.
Open dat station en maak het slot af: product en actieve status.

Levert de synchronisatie niets op, let dan op Betalingsmethode vereist — "Betalingsmethode vereist. Voeg een geldige betalingsmethode toe in het Igloo Connect-portaal om uw sloten te synchroniseren." Gebruik Open Igloo Connect-portaal en regel het daar; synchroniseren blijft geblokkeerd tot je dat doet.

Wat het lampje van het slot je vertelt

Drie hardwaregedragingen die de moeite waard zijn om te kennen, volgens de support van de slotleverancier — ze komen van de leverancier, niet van RentalBuddy, dus check ze bij twijfel bij hen na:

Een rood lampje dat 1-2-3 knippert op de lader is normaal. Dat patroon hoort bij het laden, het is geen storing.
Een slot dat er volkomen dood uitziet kan gewoon in slaapstand staan. Een hangslot dat ongekoppeld en van de lader af heeft gelegen gaat in een diepe energiebesparende slaap. Zet het op de lader en houd het daar terwijl je het koppelt, in plaats van te concluderen dat het kapot is.
Een constant blauw lampje op oudere hangsloten is een hardwarestoring. Het kan niet ter plaatse worden verholpen en wordt als garantievervanging afgehandeld — neem contact op met support over een garantieclaim in plaats van verder te zoeken.

De laatste informatie voor één slot ophalen

Je hoeft niet alles opnieuw te synchroniseren om één slot te repareren. Op de stationspagina hebben de rijacties van elk Igloo-slot Dit slot synchroniseren vanuit Igloo.

Gelukt: Slot gesynchroniseerd vanuit Igloo.
Bluetooth-ID is vereist om vanuit Igloo te synchroniseren — het veld Bluetooth-id is leeg.
Kon slot niet synchroniseren vanuit Igloo — het slot is niet bereikbaar in Igloohome; controleer de accountbrede synchronisatie en je betaalmethode daar.

Na een synchronisatie kun je inspecteren wat er terugkwam: open het slot om te bewerken en klap Igloo-sync metadata uit. Het toont Laatst gesynchroniseerd, Apparatenlijst (Igloo API) en Apparaatdetail (Igloo API), of "Nog geen Igloo-metadata opgeslagen." als het slot nooit heeft gesynchroniseerd. Het is alleen-lezen, maar het beslecht de vraag of een slot echt met Igloohome praat.

Een product aan een slot toewijzen

De kolom Product is een dropdown op elke slotrij.

Open het station.
Kies het product in de kolom Product van het slot.
Druk bovenaan de pagina op Opslaan. Je krijgt Slot is opgeslagen.

Dingen die de moeite waard zijn om te weten:

Een niet-toegewezen slot toont Geen product toegewezen en wordt gemarkeerd. Het kan nooit worden geboekt.
Elke optie toont de productnaam met het nog beschikbare aantal tussen haakjes, bijvoorbeeld Kajak (3). Dat aantal is de voorraad van het product min de sloten die het al dragen.
Een product op nul is grijs en kan niet worden geselecteerd. Dit is het antwoord op "waarom zie ik het product wel in de lijst maar kan ik het niet kiezen?" — elke eenheid ervan zit al op een ander slot. Verhoog de voorraad van het product, of maak een slot vrij.
Geen onderaan wist de toewijzing. Het product kiezen dat al geselecteerd is, wist hem ook.
Opslagsloten en toegangspunten hebben helemaal geen kolom Product. Het zijn deuren, geen verhuureenheden.

Is er op een station niets toegewezen, dan krijg je de banner "Waarschuwing: er is geen product toegewezen aan een slot bij dit station." met "Klanten kunnen deze sloten niet boeken totdat elk een product heeft. Voeg indien nodig onbemande producten voor deze site toe en wijs ze toe in de onderstaande tabel."

Een kapotte unit uit dienst nemen

Dit is het onderdeel waarvan operators het vaakst zeggen dat ze het zochten en niet konden vinden. Het is de kolom Actieve status op de rij van het slot zelf.

Open Stations, daarna het station.
Zoek het slot en zet Actieve status uit.
Druk op Opslaan.

Het helppictogram bij die kolom beschrijft het effect precies: "Als een slot actief is, kunnen klanten het product op dat slot boeken. Als het slot inactief is, wordt dat product niet getoond en kan het niet worden geboekt." Een inactieve rij krijgt ook een waarschuwingspictogram: "Dit slot is inactief. Het gekoppelde product kan niet worden geboekt."

Opslagsloten gedragen zich anders, en de pagina zegt dat ook: "Slots voor opslag of toegang werken iets anders. Als dit aan staat, zien klanten het tijdens het boeken wanneer producten en PIN-codes worden getoond. Als het uit staat, zien ze het niet in die stappen."

Deactiveren is het juiste middel voor een beschadigde kajak, een lege accu of een slot dat in reparatie is. Het laat het slot, zijn nummer, zijn QR-code en zijn geschiedenis intact, en je zet het weer aan wanneer de unit terugkomt.

Een slot uitzetten verplaatst of annuleert de boekingen die er al op zijn verkocht niet — het haalt de unit alleen vanaf nu uit de boekingsflow. Handel die boekingen zelf af: verplaats ze naar een ander slot of annuleer ze. Zie Een boeking bewerken, verplaatsen of annuleren.

Zet je elk slot op een station uit, dan krijg je "Waarschuwing: alle sloten bij dit station zijn inactief." en "Klanten zien geen producten in de boekingswidget." De knop Alle sloten activeren in die banner zet ze allemaal terug.

Een slot naar een ander station verplaatsen

Er is geen stationsveld in de slotdialoog — een slot hoort altijd bij het station waaruit je het hebt geopend. Herverdelen gebeurt maar op één plek:

Ga naar de lijstpagina Stations.
Scroll naar het Igloohome-paneel en vink Toon verbonden sloten aan zodat al gekoppelde sloten verschijnen.
Zoek het slot, kies het nieuwe station in Gebruik op station, en druk op Verbinden met station.

Twee beperkingen om rekening mee te houden:

Alleen stations van het type IGLOO PADLOCK worden aangeboden, dus deze route werkt voor Igloo-sloten. Handmatige, opslag-, Allockate- en GOKAYA 8E-sloten hebben geen verplaatsactie in de admin — om zo'n slot te verplaatsen, verwijder je het en maak je het op het nieuwe station aan, wat betekent dat zijn QR-code verandert.
Zit je abonnement vol, dan is de dropdown uitgeschakeld en staat er Slotlimiet bereikt.

Verandert de QR-code als je een slot verplaatst? Nee — de QR-link van het slot is gekoppeld aan het slot zelf en aan zijn locatie, niet aan het station. Een slot tussen twee stations op dezelfde locatie verplaatsen houdt de afgedrukte QR-code geldig. Verplaats je het naar een station op een andere locatie, dan verandert de link en klopt elke sticker die al in het veld hangt niet meer.

Een slot verwijderen

Open het station.
Gebruik de verwijderactie (prullenbak) in de rij van het slot.
De dialoog luidt Slot verwijderen — "Weet je zeker dat je dit slot wilt verwijderen?"
Bevestig met Slot verwijderen. Je krijgt Slot is verwijderd.

Dit is de gevaarlijkste knop op de pagina, en niets houdt je tegen om erop te drukken. Anders dan bij het verwijderen van een station of een locatie controleert het verwijderen van een slot niet op boekingen en krijg je geen waarschuwing. Elke bestaande boeking die naar dat slot wijst, verliest het slot waarop hij is verkocht — die klanten krijgen geen codes meer, en er is geen ongedaan maken.

Verwijder een slot alleen als het echt definitief weg is en er geen boekingen op staan. Voor alles wat tijdelijk is — schade, reparatie, winteropslag — zet je in plaats daarvan Actieve status uit. Heb je al een slot verwijderd waar boekingen op stonden, neem dan contact op met support met de boekingsnummers in plaats van te proberen het opnieuw op te bouwen.

Een station verwijderen is veiliger: die dialoog controleert wel, en waarschuwt "Dit station heeft actieve of toekomstige boekingen gekoppeld aan de sloten.", waarbij niet-beheerders volledig worden geblokkeerd met "Je kunt dit station niet verwijderen zolang er actieve of toekomstige boekingen zijn."

QR-codes voor je sloten

Elke slotrij heeft een kolom QR-code met drie pictogramknoppen:

QR-code tonen — opent de code op volledige grootte op het scherm.
Boekingslink kopiëren — kopieert de link naar je klembord.
QR-code downloaden (PNG) — slaat een grote PNG op, vernoemd naar je locatie en het kluisnummer.

Er is geen afdrukknop. Om codes op je units te krijgen, download je de PNG's en druk je ze af vanuit je eigen afbeeldings- of documentsoftware — dan kun je ze ook op maat maken voor de sticker die je gebruikt.

Opslagsloten en toegangspunten hebben geen QR-kolom.

De QR-code wijst naar dat specifieke slot op die specifieke locatie, dus een klant die hem scant landt in de boekingsflow voor die unit. Omdat de link stabiel is, blijft een sticker geldig zolang het slot op die locatie bestaat.

Het uiterlijk van de QR-codes wijzigen

Open een QR-code en druk op Stijl bewerken. Let op de melding bovenaan: "Deze instellingen gelden voor alle QR-codes van deze locatie (boeking en sloten)." — dit is een locatiebrede stijl, geen stijl per slot.

Je kunt het Contrast (Auto of Handmatig), de QR-kleur en de Achtergrondkleur instellen, en Accountlogo opnemen aanzetten. Liggen de kleuren die je kiest te dicht bij elkaar, dan krijg je "Deze kleuren hebben een laag contrast. De QR-code kan moeilijk te scannen zijn." — neem dat serieus; een QR-code die in fel zonlicht niet scant is slechter dan een gewone zwarte. Druk op Opslaan; de bevestiging is Locatie bijgewerkt! omdat de stijl op de locatie wordt opgeslagen.

Als je sloten opraken

Je abonnement bevat een maximum aantal sloten. Bereik je dat, dan worden de knoppen voor toevoegen en kopiëren uitgeschakeld en zie je "Je hebt het maximale aantal sloten voor je abonnementsplan bereikt. Gelieve je abonnement te upgraden om meer sloten toe te voegen.", waarbij abonnement te upgraden naar je factureringsinstellingen linkt.

Het Igloohome-paneel is preciezer over het rekenwerk:

"{{assigned}}/{{limit}} sloten in gebruik op uw account (planlimiet)."
"U kunt slechts X van de Y niet-gekoppelde sloten hieronder koppelen."
"Slotlimiet bereikt: u kunt geen sloten meer aan stations koppelen."

Alleen sloten die aan een station zijn gekoppeld tellen mee voor de limiet. Sloten die Igloohome kent maar die je nog niet hebt gekoppeld zijn gratis — zit je dus dicht bij de limiet, koppel of verwijder dan de units die je niet echt verhuurt voordat je upgradet.

Een werkbare volgorde voor een gloednieuw slot

Koppel het in de Igloohome-app en geef het daar een plek.
Nummer het en plak de sticker op de fysieke unit.
Laad het op.
Ga in RentalBuddy naar Stations en druk op Haal laatste informatie op van igloohome.
Stel Gebruik op station in en druk op Verbinden met station.
Open het station en controleer Kluisnummer en Bluetooth-id.
Wijs het Product toe.
Zorg dat Actieve status aanstaat en druk op Opslaan.
Download de QR-code en hang hem waar de klant zal kijken.

Controleer daarna de locatie zelf: Aanwezigheid van personeel moet op Onbemand staan, anders worden er voor geen enkele boeking daar PIN-codes gegenereerd.