Lidmaatschappen instellen en beheren

Een lidmaatschap is een kortingspercentage op verhuur, geldig gedurende een aantal maanden, gekoppeld aan het E-mailadres van een klant. Dat is de hele functie — er is geen gratis huurtijd, geen stempelkaart, geen productspecifiek recht.

Dat e-mailgedeelte is het ding om te onthouden, en de admin herhaalt het op meerdere plekken: "Lidmaatschappen worden via e-mail aan klanten gekoppeld. Hetzelfde e-mailadres moet bij het boeken worden gebruikt om de lidmaatschapskorting toe te passen." Een lid dat met een ander adres boekt krijgt geen korting, en niets vertelt hem of jou dat.

Alles staat onder Lidmaatschappen in het menu, met vier tabbladen: Instellingen, Kassa, Leden en Aankopen.

Stap 1 — lidmaatschappen aanzetten

Open Lidmaatschappen en blijf op het tabblad Instellingen.
Zet Lidmaatschappen inschakelen aan.
Beantwoord Waar moeten lidmaatschappen gelden? — zie de volgende sectie, deze is belangrijk.
Stel Standaard ledenskorting (%) in. Hulptekst: "Gebruikt voor handmatig toegevoegde/geïmporteerde leden zonder productspecifieke korting. De korting geldt voor het volledige boekingsbedrag." Moet tussen 0 en 100 liggen, anders krijg je Voer een korting in tussen 0 en 100.
Stel Standaard lidmaatschapsduur (maanden) in — tussen 1 en 120, anders Voer een lidmaatschapsduur in tussen 1 en 120 maanden.
Druk op Opslaan.

De andere tabbladen blijven grijs tot dit is opgeslagen.

Na het opslaan verschijnt een paneel Aan de slag dat vertelt wat er is ingesteld en wat je vervolgens moet doen. Het vertelt je ook over de e-mails die Rentalbuddy voor je heeft aangemaakt — zie hieronder.

Hier opslaan maakt nog niets verkoopbaar. Lidmaatschappen inschakelen en het lidmaatschapsproduct aanmaken zijn twee aparte stappen — verhuurders stoppen regelmatig na de eerste en vragen zich af waarom klanten niets te zien krijgen. Zolang dat product niet bestaat, verschijnt er geen lidmaatschapsoptie in je boekingsvenster. Het paneel Aan de slag markeert de tweede stap voor je — Lidmaatschappen online verkopen, met het label Aanbevolen — met een link Maak er een rechtstreeks naar het productformulier.

Stap 2 — kies waar lidmaatschappen gelden

Waar moeten lidmaatschappen gelden? heeft twee antwoorden, en die keuze bepaalt alles wat erna komt:

Alle locaties — "Leden kunnen hun korting gebruiken bij boekingen op al uw verhuurlocaties." Eén lidmaatschap per persoon dekt je hele account, inclusief locaties die je later toevoegt. Eén lidmaatschapsproduct om te onderhouden.
Per locatie — "Leden krijgen de korting alleen op de locatie waar ze zich hebben ingeschreven. Voeg voor elke extra locatie een apart lidmaatschap toe." Iemand die twee locaties wil, heeft twee lidmaatschappen nodig, en jij hebt op elke locatie een lidmaatschapsproduct nodig.

Kies Alle locaties, tenzij je locaties voor je klanten echt aparte bedrijven zijn.

Later van gedachten veranderen

Je kunt vrij wisselen tot je je eerste lidmaatschapsproduct aanmaakt. Daarna vergrendelt de instelling en toont die "Gebruik de knop hieronder om te wijzigen waar lidmaatschappen gelden. Uw lidmaatschapsproducten moeten mogelijk worden bijgewerkt."

Druk op Wijzigen waar lidmaatschappen gelden om het migratievenster te openen. Lees het zorgvuldig — het doet twee heel verschillende dingen, afhankelijk van de richting:

Van Per locatie naar Alle locaties: je krijgt Kies welke lidmaatschapsproducten u wilt behouden, met "Vink dubbele producten op andere locaties uit. Niet-geselecteerde producten worden verwijderd." Alles wat je uitvinkt wordt verwijderd. Dit is de destructieve richting; je consolideert één product per locatie tot één enkel product.
Van Alle locaties naar Per locatie: er wordt niets verwijderd. Je krijgt Uw lidmaatschapsproducten te zien en te horen dat elk product voortaan alleen op de getoonde locatie wordt verkocht, en dat je naar Producten gaat, Kopiëren gebruikt en kiest waar het verkocht moet worden om hetzelfde lidmaatschap elders aan te bieden.

In beide gevallen zegt het venster het onomwonden: "Bestaande leden worden niet beïnvloed totdat u ze individueel bewerkt." De wijziging geldt alleen voor producten en voor toekomstige aankopen.

Leden die onder de oude instelling zijn ingeschreven blijven onder de oude instelling werken en verschijnen in de lijst Leden met een chip Legacy. Wil je er een naar je huidige instelling verplaatsen, open hem dan met Bewerken en wijzig Waar moeten lidmaatschappen gelden? bij dat lid. Er is geen bulkconversie.

Stap 3 — laat klanten er een kopen

Klanten kopen een lidmaatschap via een product, in hetzelfde boekingsvenster dat ze voor verhuur gebruiken.

Ga naar Producten en maak een product aan met het type Lidmaatschap. Kies het type zorgvuldig — het kan na het aanmaken van het product niet meer worden gewijzigd.
Vul onder Lidmaatschapsinstellingen in:
- Lidmaatschapsprijs — wat de klant betaalt. "Voer 0 in voor een gratis lidmaatschap".
- Huurkorting (%) — wat leden daadwerkelijk korting krijgen op hun verhuur. "Korting op verhuur zolang het lidmaatschap actief is. Voer 0 in voor geen korting. De korting geldt voor het volledige boekingsbedrag."
- Lidmaatschapsduur (maanden) — hoe lang het duurt. Laat het leeg en de standaardwaarde van je account wordt gebruikt, die het veld je vertelt.
- Het btw-tarief, zoals bij elk product.
Sla het product op.

Sta je op Per locatie, maak dan op elke locatie die lidmaatschappen moet verkopen één lidmaatschapsproduct aan. Op Alle locaties is één product genoeg — het wordt overal aangeboden.

De Huurkorting van het product is wat kopers krijgen — op één valkuil na. De Huurkorting (%) van het product op 0 zetten betekent niet dat leden geen korting krijgen: bij het boeken vallen ze terug op de Standaard ledenskorting (%) van je account, die normaal gesproken alleen een terugvaloptie is voor leden die je met de hand toevoegt of importeert. Wil je echt een lidmaatschap zonder korting, zet dan zowel de huurkorting van het product als de accountstandaard op 0.

Probeer je een lidmaatschapsproduct aan te maken voordat je een dekkingsmodus hebt gekozen, dan krijg je Stel op de Lidmaatschappen-pagina in waar lidmaatschappen gelden voordat u een lidmaatschapsproduct aanmaakt.

Het tabblad Kassa

Standaard vraagt het kopen van een lidmaatschap om dezelfde informatie als het maken van een boeking: "Klanten zien dezelfde aangepaste checkout-vereisten als bij een boeking. Naam, e-mail en telefoon zijn altijd verplicht. We gebruiken het e-mailadres ook om leden te herkennen en hun korting toe te passen bij toekomstige boekingen."

Moet je iets anders vragen wanneer iemand een lidmaatschap koopt, zet dan Aparte checkout-vereisten gebruiken voor lidmaatschapsaankopen aan en voeg je velden toe onder Checkout-vereisten voor lidmaatschap. Die velden gelden alleen voor lidmaatschapsaankopen — "Ze hebben geen invloed op gewone boekingen." Er is een Voorbeeld zodat je kunt zien wat de klant krijgt.

Wat de klant ziet

In je boekingsvenster verschijnt naast normaal boeken een optie Lidmaatschappen, maar alleen zodra je ten minste één lidmaatschapsproduct hebt dat bij je dekkingsinstelling past.

Ze vullen eerst hun e-mailadres in — Uw e-mail, "Voer uw e-mail in om lidmaatschapsopties voor uw account te bekijken."
Ze zien je lidmaatschapsproducten, elk met de korting als "{{percent}}% korting op verhuur", de prijs, en of het Geldig op alle locaties of Alleen geldig op deze locatie is.
De knop zegt Toevoegen, of, als ze al een lidmaatschap hebben, Verlengen ("Verlengt uw lidmaatschap met {{months}} maanden.") of Wisselen ("Vervangt uw huidige lidmaatschap."). Iemand met een actief lidmaatschap ziet ook een banner die vertelt wat hij heeft en tot wanneer.
Ze betalen. De bevestiging zegt Bedankt voor je lidmaatschap! en legt uit dat de korting automatisch wordt toegepast op toekomstige verhuur wanneer ze hetzelfde e-mailadres gebruiken.

Verlengen stapelt netjes: opnieuw kopen terwijl je nog lid bent telt de maanden op bij de bestaande einddatum in plaats van opnieuw te beginnen.

Het lidmaatschap wordt pas actief wanneer de aankoop daadwerkelijk Betaald is. Een afgebroken of onbetaalde lidmaatschapsaankoop maakt geen lid aan.

Hoe de korting bij een boeking terechtkomt

Wanneer een klant zijn e-mailadres in de normale boekingsmand typt, controleert de widget dat tegen je leden en toont een chip met de ledenkorting. Rentalbuddy controleert de korting opnieuw bij het berekenen van de prijs van de boeking, zodat hij niet vervalst kan worden, en hij geldt alleen als het lidmaatschap geldig is voor de locatie die geboekt wordt.

Op de boeking in de admin verschijnt hij in het prijsoverzicht als Lidmaatschapskorting (10%) — het percentage tussen haakjes is het tarief van het lid.

Voert een lid ook een kortingscode in, dan gelden beide, na elkaar in plaats van bij elkaar opgeteld. 10% lidmaatschap plus een code van 10% op 1000 geeft 810, niet 800.

Lidmaatschapsaankopen zelf zijn gewone orders in het systeem, maar worden buiten je operationele boekingslijsten gehouden — er valt niets uit te geven en niets terug te nemen.

E-mails

Wanneer je lidmaatschappen voor het eerst inschakelt, maakt Rentalbuddy twee e-mails voor je aan: "een bij aankoop van een lidmaatschap en een 7 dagen voor het verloopt. Ze zijn klaar voor gebruik — pas ze aan onder E-mailinstellingen, of laat ze ongewijzigd."

De aankoopbevestiging gaat uit zodra de lidmaatschapsaankoop betaald is.
De vervalherinnering wordt aangemaakt met de standaardinstelling 7 dagen ervoor, maar je kunt de timing wijzigen onder E-mailinstellingen. Je kunt hem zelfs juist na het verlopen versturen (Na het verlopen van het lidmaatschap) als "welkom terug"-duwtje. Die wordt automatisch opnieuw ingepland wanneer het lidmaatschap verandert, en vervalt als het lidmaatschap wordt uitgezet of verwijderd.

Geldigheid en prijs — hoe het echt werkt

Elk gekocht lidmaatschap loopt vanaf zijn aankoopdatum. De looptijd komt uit de Lidmaatschapsduur (maanden) van het product (of de standaardwaarde van je account), geteld vanaf de dag dat de klant betaalt — twee mensen die hetzelfde product op verschillende dagen kopen, krijgen verschillende einddata. Er is geen manier om een lidmaatschap te verkopen dat op een vaste kalenderdatum eindigt ("geldig tot en met mei volgend jaar" voor iedereen). Heb je dat nodig, stel de datum dan met de hand in:

Voeg de leden zelf toe, een voor een of via CSV importeren, met de datum bij Geldig tot die je wilt.
Of verkoop online en pas daarna bij elke koper Geldig tot aan op het tabblad Leden — gekochte lidmaatschappen kun je net zo bewerken als handmatige.

Het wijzigen van de prijs of korting van het product geldt alleen voor nieuwe aankopen. De prijs wordt één keer in rekening gebracht, op het moment van aankoop — bestaande leden houden de prijs die ze hebben betaald en wordt nooit opnieuw iets afgeschreven, dus de prijs later verhogen raakt niemand die al gekocht heeft. Met de korting werkt het net zo: die wordt bij aankoop naar het lidmaatschap gekopieerd, dus de Huurkorting (%) van het product later wijzigen verandert niets aan bestaande leden. Om een bestaand lid aan te passen, bewerk je hem individueel op het tabblad Leden.

Een lidmaatschap geeft geen korting meer zodra Geldig tot verstrijkt. Wanneer precies, hangt af van hoe het lid is aangemaakt: leden die je met de hand hebt toegevoegd of geïmporteerd zijn die hele dag nog gedekt, terwijl een gekocht lidmaatschap eindigt op hetzelfde tijdstip van de dag waarop het is gekocht. Er hoeft niets anders te gebeuren; er is geen verlengingsbedrag en geen automatische verlenging. Opnieuw kopen voordat het verloopt telt de nieuwe periode op bij de bestaande einddatum; is het al verlopen, dan start een nieuwe aankoop gewoon vanaf die dag.

Eén ding verwart verhuurders regelmatig: de kolom Status op het tabblad Leden toont alleen of jij dat lid aan of uit hebt gezet. Een verlopen lidmaatschap staat daar nog steeds op Actief. Om de vervaldatum in één oogopslag te zien, gebruik je de lijst Klanten, waar de kolom Lid Ja toont met Tot en de datum ernaast, of Verlopen met de datum eronder, of Gedeactiveerd met de opmerking Handmatig gedeactiveerd.

Leden met de hand toevoegen

Handig wanneer iemand zich buiten je online checkout heeft aangemeld — contant heeft betaald, of van een papieren lijst komt.

Open het tabblad Leden.
Druk op Lid toevoegen.
Vul hun E-mail in. Dit is wat hen aan een klant koppelt: "We koppelen leden aan klanten via e-mail. De klant moet hetzelfde e-mailadres gebruiken bij het boeken om de korting te krijgen."
Kies bij accounts op Per locatie de Locatie.
Pas Huurkorting (%) aan als deze persoon van je standaard moet afwijken.
Controleer Geldig tot — het is vooraf ingevuld met vandaag plus je standaard lidmaatschapsduur.
Druk op Opslaan.

Hoort het e-mailadres nog niet bij een bestaande klant, dan wordt er automatisch een klantrecord voor aangemaakt.

Om er veel tegelijk toe te voegen, gebruik je CSV importeren. Het venster toont het exacte formaat voor jouw dekkingsinstelling — ofwel email, validUntil (YYYY-MM-DD, optional), discount % (optional) ofwel, per locatie, email, siteId, validUntil, discount %. Aandachtspunten voordat je plakt:

Eén lid per regel, geen kopregel.
Laat je de datum weg, dan wordt het 12 maanden vanaf vandaag — een vaste standaard; je instelling Standaard lidmaatschapsduur wordt bij imports niet gebruikt.
Het per-locatieformaat heeft het interne ID van de locatie nodig, dat het venster niet voor je toont — die leden een voor een toevoegen is bij een handvol vaak sneller.
Je krijgt {{count}} lid/leden aangemaakt. en, als er rijen mislukt zijn, een aantal fouten.

Zien wie een lidmaatschap heeft

Tabblad Leden — iedereen die er een heeft, met Naam, E-mail, Locatie (of Alle locaties), Toegevoegd via (Aankoop of Handmatige invoer), Korting, Geldig tot, Status en Acties. Zoek met Leden zoeken. Vink rijen aan om ze te Exporteren of Afdrukken. Klik op een rij om naar die klant te springen.

De schakelaar in Status zet de korting van een lid uit zonder het lid te verwijderen.
Bewerken wijzigt hun korting, vervaldatum of e-mailadres.
De verwijderactie vraagt "Weet u zeker dat u {{email}} als lid wilt verwijderen?"

Tabblad Aankopen — elk lidmaatschap dat iemand heeft gekocht, met Aankoopdatum, Klant, Locatie, het bedrag en Betaalstatus. Dit is het tabblad voor "wat hebben lidmaatschappen opgeleverd".

Klanten — de kolommen Lid, Geldt voor en Korting tonen de lidmaatschapsstatus direct in je klantenlijst, en het filter Lid beperkt die tot Actief, Verlopen, Gedeactiveerd of Nee.

Veelvoorkomende situaties

Een lid zegt dat hij geen korting heeft gekregen. Negen van de tien keer heeft hij met een ander e-mailadres geboekt. Vergelijk het e-mailadres op de boeking met het e-mailadres op het tabblad Leden. Er is geen manier om een lidmaatschap achteraf vanuit de admin op een boeking toe te passen — betaal het verschil handmatig terug als je het wilt honoreren.

Het lidmaatschap is verlopen maar staat nog op Actief. Dat is de schakelaar Status, niet de vervaldatum. Kijk naar Geldig tot, of naar de kolom Lid in Klanten.

Een lid heeft een ander e-mailadres gekregen. Bewerk het lid en wijzig het e-mailadres daar. Dit werkt ook hun klantrecord bij, zodat alles gekoppeld blijft.

Twee mensen willen een lidmaatschap delen. Dan moeten ze een e-mailadres delen, wat hen vervolgens ook tot één klantrecord samenvoegt. Niet aan te raden.

Een lidmaatschap staat bij de verkeerde klant. Het kan niet verplaatst worden: "Lidmaatschappen kunnen niet tussen klanten worden verplaatst. Verwijder dit lidmaatschap en voeg een nieuw lidmaatschap toe voor de juiste klant."

Ik wil stoppen met het verkopen van lidmaatschappen maar bestaande leden behouden. Zet Lidmaatschappen inschakelen uit. Je krijgt te horen wat er gebeurt: "Lidmaatschappen zijn uitgeschakeld. Bestaande leden blijven ongewijzigd; schakel ze opnieuw in via Instellingen om nieuwe aanmeldingen aan te bieden."

Een lid moet een ander percentage krijgen dan alle anderen. Open hem op het tabblad Leden en stel zijn eigen Huurkorting (%) in.