Hantera dina kunder

Kunder i menyn är listan över alla som har bokat hos dig, plus alla du har lagt till för hand.

Innan hur-man-gör-delen, en sak som förklarar de flesta överraskningar på den här sidan: en kund identifieras av sin e-postadress. Det finns en kundpost per e-postadress och konto, delad över alla dina platser, och varje ny bokning skriver över den posten med det som skrevs in i bokningsformuläret. Mer om det i slutet, under "Varför en kunds uppgifter ändrats av sig själva" — det är värt att läsa innan du lägger tid på att städa upp kunddata.

Kundlistan

Varje rad visar Namn, E-post, Telefonummer och Samtycke till e-post (Ja eller Nej). Om ditt konto har medlemskap aktiverat får du också Medlem, Gäller på och Rabatt. De tre kolumnerna saknas helt enkelt på konton utan medlemskap.

Sök med rutan Sök efter kunder. Den matchar namn, e-post, telefonnummer och samtyckesvärdet — och inget annat. Att söka på ett gatunamn eller en stad ger inga träffar, eftersom adressfälten inte söks igenom.
Sortering — klicka på valfri kolumnrubrik. Listan börjar sorterad efter Namn.
Filtrering på medlemskap — chipsen för Medlem låter dig visa Alla, Aktiv, Utgånget, Inaktiverat eller Nej.
Klicka på en rad, eller använd Visa och redigera detaljer i Åtgärder, för att öppna kunden.

Sidan laddar hela din kundlista på förhand och söker i den i din webbläsare, så på ett mycket stort konto kan den kännas långsam att öppna men blixtsnabb att söka i.

Vad som lagras på en kund

Öppna en kund så ser du ett formulär:

Kund ID och Skapad — skrivskyddade.
Förnamn, Efternamn, E-post, Telefonummer — alla obligatoriska.
Adress, Postkod, Stad, Land — valfria.

Det är hela posten. Det finns inget anteckningsfält, inga taggar, ingen totalsumma för livstidsköp och inget bokningsantal. Samtycke till e-post visas i listan och i exporten men går inte att redigera här — det kommer från marknadsföringskryssrutan i bokningsformuläret och ändras bara när kunden bokar igen.

Skapad är inte "kund sedan". Det skrivs över varje gång kunden gör en ny bokning, så det visar oftast deras senaste bokning snarare än deras första.

Lägg till en kund för hand

Öppna Kunder.
Tryck på Skapa ny kund.
Fyll i minst Förnamn, Efternamn, E-post och Telefonummer.
Tryck på Spara. Du får Ny kund skapad!

E-posten måste vara unik — fältet säger det: "Varje e-postadress kan bara tillhöra en kund." Om den redan är upptagen får du En annan kund på detta konto använder redan den här e-postadressen. och sparandet nekas.

Redigera en kund

Öppna kunden från listan.
Ändra de fält du behöver.
Tryck på Spara. Du får Kund uppdaterad!

Två saker händer tyst när du sparar, och ingen av dem ber om bekräftelse:

Att ändra namnet skriver om namnet på alla den kundens tidigare bokningar. Gamla bokningar visar den nya stavningen. Det här är oftast vad du vill när du rättar en felstavning, och inte vad du vill om du återanvänder en post för en annan person.
Att ändra e-posten flyttar deras medlemskapsposter till den nya adressen, så en medlem behåller sin rabatt på den nya adressen.

Också bra att veta: Telefonummer krävs av det här formuläret även om bokningar kan skapa kunder utan ett. Om du öppnar en gammal kund utan telefonnummer kan du inte spara någon annan ändring förrän du fyller i ett.

Öppna en kunds bokningshistorik

Bläddra ner på kunden till Beställningshistorik. Den listar varje bokning kopplad till den kunden, över alla dina platser och alla datum, med Skapad, Ordertyp, Ordernr., Start, Slut, Kanal, värdet, Betalstatus, Status, Plats och Utskriven.

Klicka på valfri rad för att öppna den bokningen.
Reglagen i verktygsfältet Förlängningsrader och Inkludera medlemskapsköp styr om förlängningar och medlemskapsköp listas som egna rader.
Bocka i rader för att aktivera Exportera och Skriv ut för just de bokningarna.

Om ditt konto har medlemskap visas ett kort för Medlemskap ovanför historiken för kunder som har ett, med Plats, Tillagd via, Rabatt, Giltig till och Status.

Bokningar gjorda utan e-postadress är inte kopplade till någon kund och visas aldrig här.

Boka åt en kund

Öppna kunden.
Se till att platsen du vill boka på är vald i fältet högst upp i admin.
Tryck på Boka åt kund högst upp på kundsidan.

Bokningsfönstret öppnas ovanpå admin, och kundens uppgifter — namn, e-post, telefon, adress och marknadsföringssamtycke — är redan ifyllda åt dig. Slutför bokningen som vanligt.

Om det inte öppnas talar meddelandet om varför:

Välj en plats i platsväljaren innan du bokar åt en kund. — välj en plats i fältet högst upp först.
Bokningspluginet är inte laddat. På en liten skärm: öppna menyn först och försök igen. — på en telefon eller ett smalt fönster, öppna menyn en gång och tryck sedan på knappen igen.
Vi kunde inte hämta din session. Uppdatera sidan och logga in igen. — ladda om admin och logga in igen.

Exportera kunder

Bocka i kunderna du vill ha. Markera alla bockar i allt som matchar din nuvarande sökning och filtrering, vilket är det enkla sättet att exportera "allt jag kan se".
Tryck på Exportera. Knappen visar antalet valda, till exempel Exportera (12).

Du får en CSV-fil som heter customers.csv med ID, First name, Last name, Email, Phone number, sedan Member, Coverage och Discount på konton med medlemskap, sedan Address, Zip code, City, Country och Consent To Email.

Två noteringar: knappen gör ingenting förrän minst en rad är ibockad, och kolumnrubrikerna i filen är alltid på engelska oavsett vilket språk du använder admin på.

Ta bort en kund

Använd papperskorgsikonen på raden i listan, bekräfta sedan Ta bort kund? — "Är du säker på att du vill ta bort kunden?" — med Ta bort kund. Det finns ingen borttagningsknapp inne på kundsidan.

Förstå vad det här gör och inte gör:

Det tar bara bort själva kundposten. Deras bokningar berörs inte, och varje bokning behåller sin egen kopia av namnet, e-posten och telefonnumret som angavs vid tillfället. Att ta bort en kund är alltså inte ett sätt att radera någon ur systemet.
Det går inte att ångra, och det finns inget arkiv.
Om personen bokar igen med samma e-post kommer posten helt enkelt tillbaka.

Varför en kunds uppgifter ändrats av sig själva

Det här är beteendet bakom rapporterna om att kundposter blir "överskrivna", och det är värt att förstå exakt.

När en bokning betalas tar Rentalbuddy e-postadressen från bokningsformuläret, gör om den till gemener och letar efter en kund med den e-posten på ditt konto. Notera vad som inte är en del av den sökningen: namnet, telefonnumret och platsen. Bara kontot och e-posten.

Hittade en matchning — den befintliga kundposten uppdateras med allt från det bokningsformuläret: förnamn, efternamn, telefonnummer, adress, postnummer, stad, land, marknadsföringssamtycke och datumet för Skapad.
Ingen matchning — en ny kund skapas.

Konsekvenserna, rakt på sak:

Två personer som delar en e-postadress blir en kund. Ett par, en familj eller ett team som bokar med samma adress hamnar på samma post, och den visar namn och telefon för den som bokade senast. Det här är inget fel du kan konfigurera bort — e-posten är identiteten.
Uppgifter du skriver in för hand kan skrivas över. Om du lägger till en adress på en kund och de senare bokar utan att ange en adress vinner det tomma fältet från bokningen, och din adress är borta.
Platser separerar inte kunder. En post per e-post för hela kontot, delad av alla platser. Samma e-post på ett annat Rentalbuddy-konto är en annan kund.
Din historik är säker. Varje bokning behåller sin egen ögonblicksbild av namnet, e-posten och telefonen som användes vid tillfället, så Beställningshistorik visar fortfarande vem som faktiskt gjorde varje bokning, även när kundhuvudet visar någon annans namn.
Det finns inget sammanfogningsverktyg. Om dubbletter finns sedan tidigare — till exempel samma person med två olika e-postadresser — kan du inte slå ihop dem. Deras bokningar förblir uppdelade på de två posterna.

Vad du kan göra i praktiken:

Betrakta kundposten som "personen som senast bokade med den här e-posten", inte som en CRM-post du äger.
Om två personer måste hållas isär behöver de två olika e-postadresser.
Om du rättar ett namn eller lägger till en adress, räkna med att det ersätts nästa gång den e-posten används för att boka.
Om du behöver en ren lista för ett utskick, ta exporten strax efter att du städat upp den i stället för att anta att städningen består.