Ställ in och hantera medlemskap

Ett medlemskap är en procentuell rabatt på uthyrningar, giltig under ett antal månader, kopplad till en kunds e-postadress. Det är hela funktionen — det finns ingen gratis hyrestid, inget klippkort, ingen produktspecifik förmån.

E-postdelen är det som är värt att komma ihåg, och admin-gränssnittet upprepar det på flera ställen: "Medlemskap kopplas till kunder via e-post. Samma e-postadress måste användas vid bokning för att medlemsrabatten ska gälla." En medlem som bokar med en annan adress får ingen rabatt, och ingenting talar om det för dem eller för dig.

Allt finns under Medlemskap i menyn, som har fyra flikar: Inställningar, Kassan, Medlemmar och Köp.

Steg 1 — slå på medlemskap

1. Öppna Medlemskap och stanna på fliken Inställningar.
2. Slå på Aktivera medlemskap.
3. Svara på Var ska medlemskap gälla? — se nästa avsnitt, det här är viktigt.
4. Sätt Standard medlemsrabatt (%). Hjälptext: "Used for manually added/imported members without a product-specific discount. The discount applies to the entire booking total." Måste vara mellan 0 och 100, annars får du Ange en rabatt mellan 0 och 100.
5. Sätt Standard medlemslängd (månader) — mellan 1 och 120, annars Ange en medlemslängd mellan 1 och 120 månader.
6. Tryck på Spara.

De andra flikarna förblir gråtonade tills detta är sparat.

Efter sparande visas en panel med Kom igång som berättar vad som är inställt och vad du bör göra härnäst. Den berättar också om de e-postmeddelanden Rentalbuddy skapade åt dig — se nedan.

Att spara här gör ännu ingenting säljbart. Att aktivera medlemskap och att skapa själva medlemskapsprodukten är två separata steg — operatörer stannar regelbundet efter det första och undrar varför kunderna inte ser något. Tills den produkten finns visas inget medlemskapsalternativ i ditt bokningsfönster. Panelen Kom igång markerar det andra steget åt dig — Sälj medlemskap online, märkt Rekommenderas — med en länk Skapa en direkt till produktformuläret.

Steg 2 — välj var medlemskap gäller

Var ska medlemskap gälla? har två svar, och valet formar allt efteråt:

• Alla platser — "Members can use their discount when booking at any of your rental locations." Ett medlemskap per person täcker hela ditt konto, inklusive platser du lägger till senare. En medlemskapsprodukt att underhålla.
• Per plats — "Medlemmar får bara rabatten på platsen de registrerade sig för. Lägg till ett separat medlemskap för varje extra plats." En person som vill ha två platser behöver två medlemskap, och du behöver en medlemskapsprodukt på varje plats.

Välj Alla platser om inte dina platser genuint är separata verksamheter för dina kunder.

Att ändra sig senare

Du kan växla fritt tills du skapar din första medlemskapsprodukt. Efter det låses inställningen och visar "Use the button below to change where memberships apply. Your membership products may need to be updated."

Tryck på Ändra var medlemskap gäller för att öppna migreringsdialogen. Läs den noga — den gör två väldigt olika saker beroende på riktningen:

• Per plats till Alla platser: du får Välj vilka medlemskapsprodukter som ska behållas, med "Uncheck duplicate products at other locations. Unchecked products will be removed." Allt du bockar ur raderas. Det här är den destruktiva riktningen; du konsoliderar en produkt per plats ner till en enda produkt.
• Alla platser till Per plats: inget raderas. Du visas Dina medlemskapsprodukter och får veta att varje produkt nu bara säljs på den plats som visas, och att för att erbjuda samma medlemskap på andra platser går du till Produkter, använder Kopiera och väljer var det ska säljas.

Oavsett vilket säger dialogen det rakt ut: "Existing members are not affected until you edit them individually." Ändringen gäller produkter och framtida köp enbart.

Medlemmar som gick med under den gamla inställningen fortsätter fungera enligt den gamla inställningen och visas i listan Medlemmar med ett Legacy-chip. Om du vill flytta en av dem till din nuvarande inställning öppnar du dem med Redigera och ändrar Var ska medlemskap gälla? för den medlemmen. Det finns ingen massomvandling.

Steg 3 — låt kunder köpa ett

Kunder köper ett medlemskap genom en produkt, i samma bokningsfönster de använder för uthyrningar.

1. Gå till Produkter och skapa en produkt med typen Medlemskap. Välj typen noga — den går inte att ändra efter att produkten har skapats.
2. Under Medlemsinställningar, fyll i:
   • Medlemspris — vad kunden betalar. "Enter 0 for a free membership".
   • Uthyrningsrabatt (%) — vad medlemmar faktiskt får av på sina uthyrningar. "Discount on rentals while membership is active. Enter 0 for no discount. The discount applies to the entire booking total."
   • Medlemslängd (månader) — hur länge det gäller. Lämna det tomt så används ditt kontos standardvärde, vilket fältet visar.
   • Momssatsen, som för vilken produkt som helst.
3. Spara produkten.

Om du är på Per plats, skapa en medlemskapsprodukt på varje plats som ska sälja medlemskap. På Alla platser räcker en produkt — den erbjuds överallt.

Produktens Uthyrningsrabatt är vad köparna får — med en fallgrop. Att sätta produktens Uthyrningsrabatt (%) till 0 betyder inte att medlemmarna blir utan rabatt: vid bokningstillfället faller de i stället tillbaka på ditt kontos Standard medlemsrabatt (%), som normalt bara är en reservlösning för medlemmar du lägger till manuellt eller importerar. Om du verkligen vill ha ett rabattfritt medlemskap, sätt både produktens uthyrningsrabatt och kontots standardvärde till 0.

Om du försöker skapa en medlemskapsprodukt innan du valt ett täckningsläge får du meddelandet Ange var medlemskap ska gälla på sidan Medlemskap innan du skapar en medlemskapsprodukt.

Fliken Kassan

Som standard frågar ett medlemskapsköp om samma information som vid en bokning: "Kunder ser samma anpassade kassakrav som vid en bokning. Namn, e-post och telefon krävs alltid. We also use the email to recognize members and apply their discount on future bookings."

Om du behöver fråga något annat när någon köper ett medlemskap, slå på Använd separata kassakrav för medlemskapsköp och lägg till dina fält under Krav vid medlemskapskassa. De fälten gäller bara medlemskapsköp — "They do not affect regular bookings." Det finns en Förhandsgranskning så du kan se vad kunden kommer att få se.

Vad kunden ser

I ditt bokningsfönster visas ett alternativ för Medlemskap bredvid vanlig bokning, men bara när du har minst en medlemskapsprodukt som matchar din täckningsinställning.

1. De fyller i sin e-post först — Din e-post, "Enter your email to see membership options for your account."
2. De ser dina medlemskapsprodukter, var och en med rabatten som "{{percent}}% off rentals", priset, och om det Gäller på alla platser eller Gäller endast på den här platsen.
3. Knappen säger Lägg till, eller, om de redan har ett medlemskap, Förläng ("Extends your membership by {{months}} months.") eller Byt ("Replaces your current membership."). Någon med ett aktivt medlemskap ser också en banner som talar om vad de har och hur länge till.
4. De betalar. Bekräftelsen säger Tack för ditt medlemskap! och förklarar att rabatten kommer att tillämpas automatiskt på framtida uthyrningar när de använder samma e-postadress.

Förlängning fungerar korrekt: att köpa igen medan man fortfarande är medlem lägger till månaderna på det befintliga slutdatumet i stället för att börja om.

Medlemskapet blir aktivt bara när köpet faktiskt är betalt. Ett övergivet eller obetalt medlemskapsköp skapar ingen medlem.

Så når rabatten en bokning

När en kund skriver in sin e-post i den vanliga bokningskorgen kontrollerar widgeten den mot dina medlemmar och visar en chip med medlemsrabatten. Rentalbuddy kontrollerar rabatten igen när bokningens pris räknas ut, så den kan inte förfalskas, och den gäller bara om medlemskapet är giltigt för platsen som bokas.

På bokningen i admin visas den i prissammanfattningen som Medlemsrabatt (10%) — procentsatsen inom parentes är medlemmens rabattsats.

Om en medlem även anger en rabattkod gäller båda, en efter den andra i stället för att läggas ihop. En 10-procentig medlemsrabatt plus en 10-procentig kod på 1000 ger 810, inte 800.

Medlemskapsköp är själva ordinära beställningar i systemet men hålls utanför dina operativa bokningslistor — det finns inget att lämna ut och inget att returnera.

E-post

När du för första gången aktiverar medlemskap skapar Rentalbuddy två e-postmeddelanden åt dig: "one when a membership is purchased, and one 7 days before it expires. They're ready to use — change them anytime under Email settings, or leave them as they are."

• Köpbekräftelsen skickas ut så snart medlemskapsköpet är betalt.
• Utgångspåminnelsen skapas med standardvärdet 7 dagar före, men du kan ändra tidpunkten under E-postinställningar. Du kan till och med skicka den efter utgången i stället (Efter medlemskapets utgång) som en "välkommen tillbaka"-knuff. Den schemaläggs om automatiskt när medlemskapet ändras, och tas bort om medlemskap slås av eller raderas.

Giltighet och pris — hur det verkligen fungerar

Varje köpt medlemskap löper från sitt köpdatum. Längden kommer från produktens Medlemslängd (månader) (eller ditt kontos standardvärde), räknat från den dag kunden betalar — två personer som köper samma produkt olika dagar får olika slutdatum. Det finns inget sätt att sälja ett medlemskap som slutar på ett fast kalenderdatum ("gäller till och med nästa maj" för alla). Behöver du det, sätt datumet för hand i stället:

• Lägg till medlemmarna själv, en och en eller via Importera CSV, med det Giltig till-datum du vill ha.
• Eller sälj online och redigera sedan varje köpares Giltig till på fliken Medlemmar — köpta medlemskap går att redigera precis som manuella.

Att ändra produktens pris eller rabatt påverkar bara nya köp. Priset debiteras en gång, i köpögonblicket — befintliga medlemmar behåller det pris de betalade och debiteras aldrig igen, så att höja priset senare rör inte någon som redan har köpt. Rabatten fungerar likadant: den kopieras till medlemskapet vid köpet, så att senare ändra produktens Uthyrningsrabatt (%) ändrar inte befintliga medlemmar. För att justera en befintlig medlem redigerar du den individuellt på fliken Medlemmar.

Ett medlemskap slutar ge rabatt när dess Giltig till passeras. Exakt när beror på hur medlemmen skapades: medlemmar du lagt till för hand eller importerat är täckta hela den dagen, medan ett köpt medlemskap tar slut vid samma tid på dygnet som det köptes. Inget annat behöver ske; det finns ingen förnyelseavgift och ingen automatisk förlängning. Att köpa igen innan det går ut lägger den nya perioden på det befintliga slutdatumet; efter att det har gått ut startar ett nytt köp helt enkelt från den dagen.

En sak som regelbundet förvirrar operatörer: kolumnen Status på fliken Medlemmar visar bara om du har slagit på eller av den medlemmen. Ett utgånget medlemskap visar fortfarande Aktiv där. För att se utgång vid en blick, använd listan Kunder, där kolumnen Medlem visar Ja med Till och datumet bredvid, eller Utgånget med datumet under, eller Inaktiverat med noteringen Manuellt inaktiverat.

Lägga till medlemmar manuellt

Användbart när någon gick med utanför din online-kassa — betalade dig kontant, eller kom över från en pappersslista.

1. Öppna fliken Medlemmar.
2. Tryck på Lägg till medlem.
3. Ange deras E-post. Det är detta som kopplar dem till en kund: "We link members to customers by email. The customer must use this same email when booking to receive their discount."
4. På konton med Per plats, välj Plats.
5. Justera Uthyrningsrabatt (%) om den här personen ska skilja sig från din standard.
6. Kontrollera Giltig till — det är förifyllt med dagens datum plus din standardmedlemslängd.
7. Tryck på Spara.

Om e-postadressen inte tillhör en befintlig kund ännu skapas en kundpost för den automatiskt.

För att lägga till många på en gång, använd Importera CSV. Dialogen visar det exakta formatet för din täckningsinställning — antingen email, validUntil (YYYY-MM-DD, optional), discount % (optional) eller, per plats, email, siteId, validUntil, discount %. Anteckningar värda att ha innan du klistrar in:

• En medlem per rad, ingen rubrikrad.
• Att utelämna datumet ger 12 månader från idag — ett fast standardvärde; din inställning Standard medlemslängd används inte vid import.
• Formatet per plats behöver platsens interna ID, som dialogen inte listar åt dig — att lägga till dessa medlemmar en i taget är ofta snabbare för ett fåtal.
• Du får Skapade {{count}} medlem(mar). och, om vissa rader misslyckades, ett antal fel.

Se vem som har ett medlemskap

Fliken Medlemmar — alla som har ett, med Namn, E-post, Plats (eller Alla platser), Tillagd via (Köp eller Manuell registrering), Rabatt, Giltig till, Status och Åtgärder. Sök med Sök medlemmar. Bocka i rader för att Exportera eller Skriv ut dem. Klicka på en rad för att hoppa till den kunden.

• Brytaren i Status stänger av en medlems rabatt utan att radera dem.
• Redigera ändrar deras rabatt, utgångsdatum eller e-post.
• Raderingsåtgärden frågar "Are you sure you want to remove {{email}} as a member?"

Fliken Köp — varje medlemskap någon har köpt, med Köpdatum, Kund, Plats, beloppet och Betalningsstatus. Det är fliken för "vad har medlemskap gett i intäkter".

Kunder — kolumnerna Medlem, Gäller på och Rabatt visar medlemskapsstatus direkt i din kundlista, och filtret Medlem begränsar den till Aktiv, Utgånget, Inaktiverat eller Nej.

Vanliga situationer

En medlem säger att de inte fick någon rabatt. Nio gånger av tio bokade de med en annan e-postadress. Kontrollera e-posten på bokningen mot e-posten på fliken Medlemmar. Det finns inget sätt att tillämpa ett medlemskap på en bokning i efterhand från admin — återbetala mellanskillnaden manuellt om du vill hedra det.

Medlemskapet har gått ut men visar fortfarande Aktiv. Det är brytaren Status, inte utgången. Titta på Giltig till, eller på kolumnen Medlem i Kunder.

En medlem bytte e-postadress. Redigera medlemmen och ändra e-posten där. Detta uppdaterar också deras kundpost, så allt förblir kopplat.

Två personer vill dela ett medlemskap. De skulle behöva dela en e-postadress, vilket då också slår ihop dem till en enda kundpost. Rekommenderas inte.

Ett medlemskap hamnade på fel kund. Det kan inte flyttas: "Medlemskap kan inte flyttas mellan kunder. Ta bort detta medlemskap och lägg till ett nytt för rätt kund."

Jag vill sluta sälja medlemskap men behålla befintliga medlemmar. Slå av Aktivera medlemskap. Du får veta vad som händer: "Memberships are disabled. Existing members are unchanged; re-enable in Settings to offer new sign-ups."

En medlem ska få en annan procentsats än alla andra. Öppna dem på fliken Medlemmar och sätt deras egen Uthyrningsrabatt (%).