Kunden siger, at der ikke kom nogen bekræftelses-e-mail

Du behøver ikke gætte på, om en e-mail blev sendt. Den hyppigste årsag er en forkert tastet e-mailadresse ved checkout — trin 1 og 2 udelukker det på under et minut. Hver booking har en liste over de beskeder, der er sendt for den, med en leveringsstatus for hver enkelt.

Trin 1 — Se, hvad der faktisk blev sendt

1. Gå til Bestillinger, og åbn bookingen.
2. Tryk på Beskeder øverst på siden. Det åbner Sendte beskeder.
3. Du får én række pr. besked med fire kolonner: Type, Til, Sendt og Status.

Kolonnen Type fortæller, hvilken e-mail det var:

• Bookingkvittering — det er bookingbekræftelsen, den e-mail kunden spørger om.
• Betaling — betalingsmailen (en anmodning om at betale, ikke en kvittering; se sidste afsnit).
• Medlemskabsbekræftelse — sendes, når nogen køber et medlemskab.
• En linje som Påmindelse 30 minutter før bookingslut — en af dine påmindelses- eller opfølgningsmails.

Siger dialogen Ingen beskeder fundet for denne booking., blev der aldrig oprettet nogen e-mail for denne booking — hop til trin 5.

Trin 2 — Tjek adressen i Til-kolonnen

Det er den mest almindelige reelle årsag, og det koster dig fem sekunder at udelukke. Sammenlign adressen i Til med det, kunden fortæller dig i telefonen. Tastefejl som .con, gmial, et manglende bogstav eller et overflødigt mellemrum er rutine ved betaling, og e-mailen vil være gået perfekt afsted — til ingen.

Er adressen forkert:

1. Brug Vis kundeprofil på kundekortet på bookingen.
2. Ret feltet E-mail, og tryk på Gemme.
3. Gå tilbage til bookingen, åbn Beskeder, og brug Send ny besked → Bekræftelsemail. Det sender en frisk bekræftelse til den rettede adresse.

Brug Send ny besked frem for Send igen, efter du har rettet en adresse. Send igen sender igen til den adresse, der er gemt på netop den række — den gamle, forkerte.

Trin 3 — Læs leveringsstatussen

Hold musen over statussen for at se hele historikken (på en telefon: tryk på rækken); hjælpeteksterne på skærmen siger Hold musen over status for at se statushistorik og Tryk på en besked for at se statushistorik. Vinduet hedder Statushistorik.

Status	Hvad det betyder	Hvad du gør
Afventer	Planlagt, endnu ikke sendt. Sendt er tom.	Ingenting — den er ikke forfalden endnu.
Køet	Afleveret til afsendelse, på vej ud.	Vent et minut, og opdater.
Sendt	Den forlod RentalBuddy og blev accepteret til levering.	Normalt fint; tjek igen om lidt.
Leveret	Kundens mailserver accepterede den. Den kom frem.	Mailen er i deres ende — tjek spam (trin 4).
Åbnet / Klikket	Kunden åbnede den eller klikkede på en knap i den.	Den kom frem og blev læst. Bed dem søge i deres indbakke.
Returneret	Den modtagende server afviste den. Næsten altid en forkert adresse eller en fuld postkasse.	Gå tilbage til trin 2.
Blokeret	Modtagersiden nægtede at tage imod den.	Prøv en anden adresse til kunden.
Spam	Den blev rapporteret som spam.	Giv oplysningerne på anden vis; bliv ikke ved med at sende igen.
Afmeldt	Modtageren har afmeldt sig.	Giv dem bookingoplysningerne pr. telefon eller sms.
Mislykket	E-mailen kunne ikke produceres eller sendes.	Send igen én gang; fejler den igen, så kontakt support.

En Leveret-status garanterer ikke, at kunden så den — den betyder kun, at deres mailserver tog imod den. Den kan stadig ligge i en spammappe.

Trin 4 — Bed dem tjekke spam, og fortæl dem, hvad de skal lede efter

Bekræftelsesmails sendes fra noreply@rentalbuddy.io, men afsendernavnet, der vises i indbakken, er dit Firmanavn fra dine kontoindstillinger. Kunder, der søger efter dit firmanavn i det forkerte felt, konkluderer ofte, at der ikke kom noget.

Bed kunden om at:

1. Søge i deres mailapp efter rentalbuddy.io frem for dit firmanavn.
2. Tjekke spam-/uønsket-mappen, og på Gmail også fanen Tilbud.
3. Se på emnelinjen. Standardemnet for bekræftelsen er "Tak for din booking fra" efterfulgt af dit stedsnavn, medmindre du har ændret det.

Når spam også er tom — nogle udbydere blokerer automatisk post

Nogle e-mailudbydere kasserer stille og roligt automatisk bookingpost, før den overhovedet når kundens mapper. Operatører har rapporteret om kunder hos bestemte udbydere — freenet.de er det tilbagevendende eksempel — som aldrig modtager bekræftelser eller koder, selvom Status her står som Sendt eller Leveret, og spammappen er tom.

Der findes ingen indstilling i din ende, der løser dette. Ser statussen fin ud (trin 3), og gav spamsøgningen intet, så bed kunden om en alternativ adresse hos en anden udbyder, og send bekræftelsen dertil: ret feltet E-mail på kundeprofilen, og brug Send ny besked, præcis som i trin 2. Send igen ville gå til den samme adresse hos den samme udbyder, så det kan ikke hjælpe her.

Trin 5 — Send den igen, eller tjek om e-mailen overhovedet er slået til

Sådan sender du igen:

• Send igen (pileikonet på en række) sender netop den besked igen til adressen på den række. Du får Sendt! eller Mislykkedes — prøv igen. Bemærk, at et tryk på Send igen i øjeblikket også sender en frisk bekræftelse til kundens aktuelle adresse, så kunden kan ende med to e-mails.
• Send ny besked bygger en ny e-mail nu og sender den til kundens aktuelle adresse. Vælg Bekræftelsemail eller Betalingsmail. Du får E-mailen blev sendt! eller Det lykkedes ikke at sende e-mail — prøv igen.

Var Sendte beskeder tom, kan bekræftelsesmailen være slået fra eller begrænset til andre steder:

1. Gå til Indstillinger → E-mailindstillinger.
2. Under Standardmails findes den række, hvis Udløser står som Når bookingen oprettes. Det er din bekræftelsesmail; kolonnen Emne viser dens nuværende emnelinje.
3. Tjek kolonnen Aktiv. Værktøjstippet er tydeligt: "Hvis Aktiv er slået fra, bliver denne e-mail ikke sendt til kunder."
4. Tjek kolonnen Sted. Lister den bestemte steder i stedet for Alle steder, får bookinger på andre steder ingen bekræftelse.

Hele gennemgangen af disse indstillinger står i Redigér din bekræftelsesmail og opsæt påmindelser.

Du bliver også tilbudt bekræftelsesmailen i det øjeblik, du registrerer en betaling manuelt på en booking: en lille Send bekræftelses-e-mail-dialog dukker op med Ja og Nej. At svare Nej der er en stille måde at ende med en booking, der aldrig fik sin bekræftelse.

"De fik den to gange" — og hvem der ellers får en kopi

Kopier til dit eget team har emnet præfikset med Copy:, så en dublet, der starter med Copy:, er operatørkopien, ikke en anden kundemail.

Sådan ændrer du, hvem der modtager de kopier:

1. Gå til Indstillinger → Konto.
2. Find Kontakt e-mail. Hjælpeteksten forklarer det: "Tilføj en eller flere adresser. Kopier af bookingbekræftelser sendes til hver adresse, når det er aktiveret." Brug Tilføj kontakt-e-mail og Fjern kontakt-e-mail til at administrere listen.
3. Direkte nedenunder ligger kontakten Send kopier af bookingsbekræftelses-e-mails til Kontakt e-mail. Slå den fra, hvis du ikke længere vil have en kopi af hver booking.

Har kunden reelt modtaget to identiske e-mails uden Copy:, skyldes det som regel, at bekræftelsen blev sendt igen — tjek listen Sendte beskeder for to rækker med samme Type.

Bookingbekræftelse kontra betalingskvittering — to forskellige ting

Operatører spørger konstant om dette, så for en god ordens skyld:

• Bookingbekræftelsen er RentalBuddys e-mail. Det er den række, der vises som Bookingkvittering i Sendte beskeder, den indeholder bookingoplysningerne og de knapper, kunden har brug for (såsom Start booking), og du redigerer den under Indstillinger → E-mailindstillinger, i dialogen med titlen E-mail-indstillinger (Bekræftelses-e-mail).
• Betalingsmail i RentalBuddy er heller ikke en kvittering. Det er en anmodning om at betale — standardemnet er "Din booking hos [location] skal betales", og den indeholder et betalingslink. Du sender den, når en booking stadig er ubetalt.
• En kvittering for kortbetaling kommer fra Stripe, ikke fra RentalBuddy. Den står ikke i Sendte beskeder, du kan ikke sende den igen fra bookingen, og om den overhovedet sendes, styres i dit Stripe Dashboard. Vil en kunde have betalingsdokumentation til sit regnskab, er det det dokument, du skal henvise til.

Så "kunden fik kvitteringen, men ikke bekræftelsen" er en normal og forklarlig situation: to systemer, to e-mails.

Hvis intet af dette hjalp

Kontakt support med bookingnummeret og adressen vist i kolonnen Til, og fortæl, hvad Status sagde. Det er alt, hvad der skal til for at spore den.