Berichte und Exporte — was Sie aus Rentalbuddy herausbekommen

In der Rentalbuddy-Verwaltung gibt es vier Exporte und einen Bericht am Bildschirm. Diese Seite behandelt alle, den Inhalt jeder Datei und — genauso wichtig — die Dinge, nach denen Betreiber am häufigsten fragen und die es noch nicht gibt.

Die Exporte

Alle vier funktionieren gleich: die gewünschten Zeilen ankreuzen, dann auf Export drücken. Genau das wird oft übersehen. Der Button Export bleibt deaktiviert, bis Sie etwas auswählen, und die Zahl in Klammern hinter der Beschriftung zeigt, wie viele Zeilen Sie angekreuzt haben. Nichts wird "in einem Rutsch" exportiert, ohne vorher auszuwählen — mit dem Kontrollkästchen in der Kopfzeile nehmen Sie alles auf einmal.

Alle vier erzeugen eine .csv-Datei, die sich in Excel, Numbers, Google Sheets und den meisten Buchhaltungsprogrammen öffnen lässt.

Buchungen

Buchungen im linken Menü → Zeilen ankreuzen → Export.

Welche Buchungen in der Liste erscheinen, steuern Sie vor dem Export:

Der in der Navigationsleiste gewählte Standort. Schalten Sie Alle Standorte anzeigen ein, um stattdessen Buchungen aus Ihrem gesamten Konto zu sehen.
Der Zeitraum. Standardmäßig umfasst die Liste ungefähr die letzten zwei Monate; Sie können stattdessen ein ganzes Kalenderjahr wählen.
Filter und Buchungen suchen grenzen sie weiter ein.

Das Rezept für "die ganze letzte Saison für einen Standort" lautet also: Standort wählen, Jahr wählen, alles auswählen, Export.

Die Datei heißt bookings.csv. Ihre Spalten werden im Hintergrund zusammengestellt, nicht von dem Bildschirm, auf dem Sie gerade sind — die Verwaltung hat deshalb keine Spaltenliste, die sie Ihnen zeigen könnte. Exportieren Sie einmal eine Handvoll Zeilen und öffnen Sie die Datei, um zu sehen, was Ihre Buchhaltungssoftware bekommt — das ist schneller und verlässlicher als jede Liste, die wir hier abdrucken könnten.

Neben Export liegt in derselben Werkzeugleiste ein Button Drucken. Er druckt die ausgewählten Zeilen und ist damit auch der einzige Weg zu einem PDF — drucken Sie aus dem Druckdialog Ihres Browsers in eine PDF-Datei.

Der Bestellverlauf eines einzelnen Kunden

Öffnen Sie einen Kunden über Kunden und scrollen Sie zu seinem Bestellverlauf. Derselbe Button Export ist dort vorhanden und erzeugt dieselbe Art Datei für die Bestellungen dieses einen Kunden. Nützlich, wenn ein Kunde eine Übersicht über alles anfordert, was er bei Ihnen gebucht hat.

Kunden

Kunden im linken Menü → Zeilen ankreuzen → Export. Die Datei heißt customers.csv.

Die Spalten dieser Datei sind in der Verwaltung definiert, deshalb lohnt es sich, sie aufzulisten. Sie erhalten:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country und Consent To Email (Yes/No).

Wenn Mitgliedschaften für Ihr Konto aktiviert sind, kommen drei weitere Spalten zwischen Telefonnummer und Adresse hinzu: Member, Coverage und Discount.

Zwei Dinge sollten Sie wissen. Die Spaltenüberschriften in dieser Datei sind immer auf Englisch, unabhängig davon, in welcher Sprache Sie die Verwaltung nutzen. Und Kunden gehören zu Ihrem Konto, nicht zu einem Standort — es gibt keinen Kundenexport je Standort, weil dieselbe Person an mehreren Ihrer Standorte buchen kann.

Consent To Email ist die Marketing-Einwilligung des Kunden. Beachten Sie sie, wenn Sie diese Datei für etwas anderes als die Abwicklung von Buchungen nutzen.

Mitgliedschaften

Wenn Ihr Konto Mitgliedschaften nutzt, hat Mitgliedschaften zwei Exporte:

Der Tab Mitglieder exportiert members.csv mit den Spalten Name, Email, Mitgliedschaftsumfang, Standort, Hinzugefügt über, Rabatt, Gültig bis und Status. Der Standort, für den eine Mitgliedschaft gilt, ist eine Spalte in der Datei — ein Export deckt also alle Standorte ab.
Der Tab Käufe exportiert membership-purchases.csv — die Mitgliedschaftsverkäufe selbst, aufgebaut wie der Buchungsexport.

QR-Codes sind kein Export

QR herunterladen im Tab Buchen-Button eines Standorts lädt ein Bild herunter, keine Daten. Das ist in Direkte Buchungslinks und QR-Codes — wo Sie sie finden beschrieben.

Der Bericht am Bildschirm: das Dashboard

Ihr Dashboard liegt auf Startseite, sobald Ihre Einrichtungs-Checkliste abgeschlossen ist, und immer auf der Dashboard-Seite selbst. Es ist ein Bericht, den Sie am Bildschirm lesen — es gibt keinen Download-Button darauf.

Oben steuern Sie drei Dinge:

Datumsbereich — der Zeitraum, den die ganze Seite abdeckt. Er öffnet mit den letzten 30 Tagen.
Buchungen nach — ob eine Buchung nach ihrem Buchungsdatum (wann der Kunde gebucht hat) oder nach ihrem Starte die Partnersuche (wann die Vermietung läuft) zählt. Das verändert die Zahlen erheblich. Für "Was haben wir im Juni verkauft?" nehmen Sie Buchungsdatum; für "Wie viel war im Juni los?" nehmen Sie Starte die Partnersuche.
Standorte — eine Auswahlliste Ihrer Standorte, standardmäßig Alle Standorte. Sie erscheint nur, wenn Sie mehr als einen Standort haben.

Was dann angezeigt wird:

Kennzahl	Was sie bedeutet
Durchschnittliche Buchungsdauer	Durchschnittliche Mietdauer im Zeitraum
Durchschnittlicher Bestellwert	Umsatz geteilt durch die Anzahl der Buchungen, wobei Mitgliedschaftsverkäufe vorher herausgerechnet werden
Gesamtumsatz	Gesamtwert für den Zeitraum, in der Währung Ihres Kontos
Gesamte reservierungen	Anzahl der Buchungen
Mitgliedschaftskäufe	Anzahl und Wert der verkauften Mitgliedschaften — nur wenn Mitgliedschaften aktiviert sind

Unter den Kacheln liegt ein Diagramm zu Umsatz und Buchungsvolumen im Zeitraum sowie zwei Bereiche: Kundennationalität und Produkte (welche Produkte sich am besten verkauft haben, nach Kategorie).

Umsatz je Standort

Das bekommen Sie hin, und zwar über den Filter Standorte: Haken Sie alles ab außer einem Standort und lesen Sie Gesamtumsatz ab. Wiederholen Sie das je Standort. Das ist Handarbeit, einer nach dem anderen — es gibt keine Gegenüberstellung je Standort und keine Möglichkeit, das Ergebnis zu exportieren — aber die Zahl selbst ist verfügbar.

Was die Verwaltung nicht auswertet

Stellen Sie sich darauf ein, denn diese Punkte kommen jede Saison auf.

Auslastung und Belegung. Es gibt keinen Auslastungsbericht, keine Belegungsquote und nichts, was Ihnen sagt, wie viele Stunden ein bestimmtes Kajak, ein Schloss oder eine Station tatsächlich vermietet war, gemessen an der verfügbaren Zeit. Am nächsten kommen Sie heute, indem Sie die Buchungen eines Zeitraums exportieren und es in einer Tabellenkalkulation ausrechnen.

Eine Umsatzaufschlüsselung je Standort, die Sie exportieren oder abrechnen können. Wie oben: am Dashboard einzeln ablesbar, aber nicht exportierbar und nicht nebeneinander.

Eine fertige Buchhaltungsdatei mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Der Buchungsexport ist das Rohmaterial; ob er direkt in Ihre Buchhaltungssoftware passt, hängt von dieser Software ab. Testen Sie einen Monat, bevor Sie sich für ein ganzes Jahr darauf festlegen.

Irgendetwas als PDF. Nichts in der Verwaltung erzeugt ein PDF. Wo es einen Button Drucken gibt, drucken Sie aus dem Browser in eine PDF-Datei.

Wenn Sie eines dieser Themen blockiert, sagen Sie es dem Support — nur so wird sichtbar, welche davon Betreiber wirklich brauchen, und nur so werden sie priorisiert.

Wo die Finanzzahlen tatsächlich liegen

Auszahlungen, Gebühren, Rückbuchungen, Details je Transaktion, Umsatzsteuermeldungen, Belege und Ihre Stripe-Rechnungen liegen alle in Stripe, nicht in Rentalbuddy — einschließlich Ihrer eigenen Abonnementrechnungen, die sich über Einstellungen → Fakturierung auf der Website von Stripe öffnen.

Rentalbuddy sagt Ihnen, was gebucht wurde und was dem Kunden berechnet wurde. Stripe sagt Ihnen, welches Geld geflossen ist. Eine vollständige Aufteilung, welches System wofür zuständig ist, finden Sie in Rentalbuddy oder Stripe — wo finde ich was? — für alles rund um Kontenabstimmung oder Ihre Buchhaltung beginnen Sie dort statt hier.

Kurzübersicht

Ich brauche …	Wo
Eine Liste der Buchungen für einen Zeitraum	Buchungen → filtern → auswählen → Export
Den Bestellverlauf eines Kunden	Kunden → den Kunden öffnen → Export
Eine Kunden- oder Verteilerliste	Kunden → auswählen → Export
Mitglieder oder Mitgliedschaftsverkäufe	Mitgliedschaften → Mitglieder oder Käufe → Export
Umsatz der letzten 30 Tage	Dashboard-Kacheln
Umsatz für einen Standort	Dashboard → Standorte → alle bis auf einen abwählen
Buchungen nach Mietdatum statt nach Buchungsdatum gezählt	Dashboard → Buchungen nach → Starte die Partnersuche
Auszahlungen, Gebühren, Mehrwertsteuer, Belege	Stripe
Ihre eigenen Rentalbuddy-Rechnungen	Einstellungen → Fakturierung (öffnet Stripe)