Ihre Bestätigungs-E-Mail bearbeiten und Erinnerungen einrichten

Alle automatischen E-Mails an Ihre Kunden werden an einer Stelle bearbeitet: Einstellungen im linken Menü, dann der Tab E-Mail-Einstellungen.

Nur dort. Standorte haben keinen E-Mail-Tab — keiner der Standort-Tabs (Standorteinstellungen, Buchen-Button, Kundenfluss, Buchungserlebnis, Offene Termine, Website) enthält E-Mail-Texte. Standortspezifische E-Mails sind trotzdem möglich; Sie wählen dazu auf der E-Mail selbst die Standorte aus — das steht weiter unten.

Die beiden Listen

Standard-E-Mails — in der Verwaltung beschrieben als "Standardisierte Nachrichten, die teilweise im Voraus von Rentalbuddy erstellt wurden". Hier liegt Ihre Buchungsbestätigung. Sie können deren Inhalt bearbeiten, aber Sie können sie nicht löschen, duplizieren oder abschalten; die Aktionsspalte ist für diese Zeilen leer.

Ihre E-Mails — "Erstellen Sie eigene automatische Nachrichten, die bei verschiedenen Ereignissen im System gesendet werden." Erinnerungen, Danke-E-Mails und alles andere, was Sie sich ausdenken. Diese haben den vollen Satz an Aktionen und einen Schalter Aktiv.

Jede Zeile zeigt Betreff, Auslöser, Standort und, bei Ihren eigenen E-Mails, Aktiv.

Die Bestätigungs-E-Mail bearbeiten

Das ist die meistgestellte Frage im Support, und der Weg ist kurz.

Einstellungen → E-Mail-Einstellungen.
Suchen Sie in Standard-E-Mails die Zeile, deren Auslöser Wenn die Buchung erstellt wird lautet.
Klicken Sie die Zeile an (auf dem Telefon drücken Sie E-Mail-Inhalt). Sie klappt auf zu einem Editor links und einer laufenden E-Mail-Vorschau rechts.
Bearbeiten Sie und drücken Sie Speichern.

Im Editor haben Sie:

E-Mail-Betreff — ein Feld je Sprache, mit einer Sprachauswahl darüber und einem Auswahlfeld + Variable daneben, das Platzhalter einfügt.

Logo — ein Ein/Aus-Schalter. Das Bild selbst ist das Logo (Bild-URL), das Sie unter Einstellungen → Konto hochgeladen haben — trotz der Bezeichnung ist das ein Drag-and-drop-Uploader für Bilder und kein URL-Feld. Nutzen Sie PNG oder JPEG: Ein SVG wird zwar angenommen, erscheint in den meisten E-Mail-Programmen aber als defektes Bild, und ist gar kein Logo vorhanden, zeigen die E-Mails ein allgemeines graues Platzhalterbild.

Nachrichten — zwei bearbeitbare Textblöcke, jeder mit eigenem Ein/Aus-Schalter:

Einführungstext — der Absatz oben. Das ist der, den Betreiber meist meinen, wenn sie von "dem Bestätigungstext" sprechen.
Abschlusstext — der Absatz unten.

Schaltflächen — jede hat ein Beschriftungsfeld, das Sie je Sprache umschreiben können, plus einen Ein/Aus-Schalter: Vor der Buchung, Buchung starten, Buchung beenden, Bezahlen, Buchung verlängern und Move start time.

Buchung verlängern und Move start time folgen der Kundeneinstellung des Standorts, nicht dem Schalter hier: Hat der Standort die Funktion ausgeschaltet, erscheint die Schaltfläche in den E-Mails dieses Standorts nie; hat der Standort sie eingeschaltet, erscheint sie auch dann, wenn Sie den Block hier ausschalten. Buchung verlängern wird außerdem in E-Mails für Buchungen weggelassen, die eine Veranstaltung enthalten.

Schalter ohne eigenen Text — diese Blöcke schalten Sie ein oder aus, aber es gibt nichts zu schreiben: Kundendaten, Bestellnummer, Buchungsdetails, Wegbeschreibung - Standort, Kontaktdaten - Standort (und Mitgliedschaftsdetails bei Mitgliedschafts-E-Mails).

Wenn Ihr Konto mehr als eine Kundensprache nutzt, erscheint oben im Editor eine Übersetzungsleiste, die die anderen Sprachen aus Ihrer Hauptsprache befüllen kann.

Was E-Mails nicht können: Anhänge, AGB, Hausordnung

E-Mails werden ausschließlich aus den oben genannten Blöcken gebaut. Es gibt keine Möglichkeit, eine Datei anzuhängen — kein PDF Ihrer AGB, kein Dokument mit der Hausordnung — und keinen Block, der Ihren AGB-Text einfügt. Die AGB, die Ihre Kunden an der Kasse akzeptieren, sind eine Checkout-Funktion und erscheinen nie in E-Mails.

Wenn Hausordnung oder Nutzungshinweise die Kunden erreichen sollen:

Setzen Sie den Text (oder einen Link zu einer Seite auf Ihrer Website) in Einführungstext oder Abschlusstext — in der Bestätigung oder in einer Erinnerung, die vor dem Buchungsbeginn liegt.
Wenn Kunden die Regeln vor dem Öffnen aktiv akzeptieren sollen, nutzen Sie stattdessen den Schritt Vor Entsperrung (optional) des Kundenfluss — siehe Abholung, Rückgabe und Buchungsstatus. Dieser Schritt kann die Zustimmung zu Bedingungen oder Regeln verlangen, was stärker wirkt als eine E-Mail, die niemand liest.

Die verfügbaren E-Mail-Typen und was sie auslöst

E-Mail	In der Liste angezeigter Auslöser	Wann sie tatsächlich versendet wird
Buchungsbestätigung	Wenn die Buchung erstellt wird	Sofort beim Abschluss der Buchung
Zahlungs-E-Mail	Wenn eine Rechnung erstellt wird	Wenn für eine Buchung ein Zahlungslink erstellt wird
Mitgliedschaftsbestätigung	Wenn eine Mitgliedschaft gekauft wird	Sofort beim Kauf einer Mitgliedschaft
Ihre eigenen Buchungs-E-Mails	siehe unten	Zeitlich relativ zur Buchung geplant
Ihre eigenen Mitgliedschafts-E-Mails	Vor Ablauf der Mitgliedschaft / Nach Ablauf der Mitgliedschaft	Gerechnet ab dem Enddatum der Mitgliedschaft

Wenn Sie eine eigene Buchungs-E-Mail erstellen, bietet Wann soll die E-Mail gesendet werden? fünf Möglichkeiten:

Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird — geht ohne Verzögerung zusammen mit der Bestätigung raus.
Vor Buchungsbeginn
Vor Buchungsende
Nach Buchungsbeginn
Nach Buchungsende

Für die vier zeitlich gesteuerten setzen Sie anschließend Wie lange davor oder danach? mit Anzahl und Zeiteinheit (Std, Minuten, Tage).

Der Zeitpunkt wird in der Zeitzone des Standorts vom Start oder Ende der Buchung aus berechnet. Liegt der berechnete Moment beim Anlegen der Buchung bereits in der Vergangenheit, wird diese E-Mail schlicht nie eingeplant — stillschweigend. Eine Erinnerung "2 Stunden vor Beginn" bewirkt bei einer Buchung, die 90 Minuten vor Beginn gemacht wird, nichts; nirgends wird ein Fehler angezeigt, und in der Nachrichtenliste der Buchung fehlt die zugehörige Zeile. Das ist so gewollt und kein Fehler.

Erinnerungen werden einer Buchung in dem Moment zugeordnet, in dem sie angelegt wird, und eine Buchung, deren Zahlung nie abgeschlossen wurde, erhält gar keine. Noch eine Feinheit: Wenn Sie eine neue Erinnerung anlegen, wird sie auf bestehende Buchungen angewendet, deren Startzeitpunkt in diesem Moment noch in der Zukunft liegt — eine neue Erinnerung "vor Buchungsende" hängt sich also nicht an bereits laufende Vermietungen.

Eine Erinnerung anlegen

Einstellungen → E-Mail-Einstellungen.
Drücken Sie in Ihre E-Mails auf E-Mail erstellen.
Füllen Sie E-Mail-Betreff aus (je Sprache).
Wählen Sie Wann soll die E-Mail gesendet werden? und, falls nötig, Anzahl und Zeiteinheit.
Lassen Sie Alle Standorte eingeschaltet, oder schalten Sie es aus und wählen Sie Standorte.
Setzen Sie den Buchungsstatus. Überspringen Sie das nicht. Siehe die Warnung unten.
Setzen Sie Buchungstyp — Produktbuchung, Eventbuchung oder beides.
Lassen Sie Aktiv eingeschaltet.
Speichern.
Öffnen Sie die neue Zeile erneut aus der Liste und schreiben Sie den eigentlichen Inhalt — der Erstellungsdialog legt nur die Regeln fest, nicht den Text.

Die Einstellung, die Erinnerungen am Versand hindert

Das ist die mit Abstand häufigste Ursache für "Ich habe eine Erinnerung eingerichtet und sie ging nie raus".

Buchungsstatus ist ein positiver Filter. Die E-Mail wird nur gesendet, wenn der Status der Buchung im Moment des Versands einer der von Ihnen gewählten ist.

Wenn Sie Buchungsstatus leer lassen, wird die Erinnerung für Produktbuchungen nie gesendet. Leer bedeutet hier nicht "beliebiger Status". Das ist das Gegenteil des Feldes Standorte, wo Leerlassen tatsächlich alle Standorte bedeutet.

Zur Auswahl stehen:

Bereit zur Abholung — die Buchung existiert und der Kunde hat noch nicht abgeholt. Das ist der normale Status einer zukünftigen Buchung.
Nicht erfasst – Vorlauf erforderlich — dasselbe, an einem Standort, der vom Kunden vor der Abholung einen Schritt verlangt.
Abgeholt — der Kunde hat abgeholt.
Zurückgegeben — die Vermietung ist beendet. (Dieselbe Statusstufe heißt in der Buchungsverwaltung Ist zurückgekommen.)

Passen Sie den Status zum Zeitpunkt:

Eine Erinnerung Vor Buchungsbeginn muss Bereit zur Abholung enthalten (und Nicht erfasst – Vorlauf erforderlich, wenn dieser Standort einen Schritt vor der Buchung nutzt). Kreuzen Sie nur Abgeholt an, kann sie nie auslösen — der Kunde hat ja noch nicht abgeholt.
Eine Erinnerung Vor Buchungsende will meist Abgeholt.
Eine Danke-E-Mail Nach Buchungsende will meist Zurückgegeben, und manchmal auch Abgeholt, falls Ihre Kunden den Rückgabeschritt nicht immer abschließen.

Buchungstyp funktioniert genauso: Es ist ein positiver Filter, eine E-Mail ohne gewählten Typ passt also auf nichts. Buchungen, die eine Veranstaltung enthalten, zählen als Eventbuchung; alles andere ist eine Produktbuchung. (Der Erstellungsdialog wählt Produktbuchung vor, lässt Buchungsstatus aber leer — genau deshalb ist die Warnung oben so wichtig.)

Eine Ausnahme vom Filter Buchungsstatus: E-Mails, die durch Wenn die Buchungsbestätigung gesendet wird ausgelöst werden, überspringen ihn vollständig — sie gehen zusammen mit der Bestätigung raus, unabhängig vom Abholstatus.

Zwei weitere Dinge, die eine E-Mail stoppen:

Der Schalter Aktiv. Sein Tooltip sagt es unmissverständlich: "Wenn Aktiv ausgeschaltet ist, wird diese E-Mail nicht an Kunden gesendet."
Die Auswahl unter Standorte, wenn der Standort der Buchung nicht darin enthalten ist.

Variablen, die Sie verwenden können

Fügen Sie sie mit dem Auswahlfeld + Variable ein, im Betreff oder in Einführungstext / Abschlusstext / den Schaltflächenbeschriftungen. Alle werden beim Versand der E-Mail befüllt:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

Wissenswerte Hinweise:

[First name] und [Customer name] liefern beide nur den Vornamen. Nutzen Sie [Customer name] zusammen mit [Customer surname] für einen vollständigen Namen.
[Custom checkout fields] fügt die Antworten ein, die der Kunde auf Ihre eigenen Checkout-Fragen gegeben hat.
Variablen werden nur innerhalb der Nachrichtentexte und Schaltflächenbeschriftungen befüllt. Eine Variable in einen Block zu tippen, der keinen eigenen Text hat, bewirkt nichts.

Wegbeschreibung und Kontaktdaten je Standort

Dafür gibt es zwei Blöcke, und bei keinem schreiben Sie in den E-Mail-Einstellungen Text:

Wegbeschreibung - Standort ist eine Schaltfläche. Nur die Beschriftung ist hier bearbeitbar; der Link selbst ist ein Kartenlink, der aus den Koordinaten des Standorts gebaut wird — oder aus Adresse und Stadt, falls keine Koordinaten gesetzt sind.
Kontaktdaten - Standort hat überhaupt keinen bearbeitbaren Text. Der Block gibt Adresse, Telefon und E-Mail des Standorts aus.

Was ein Kunde unter diesen Blöcken sieht, ändern Sie also so: Öffnen Sie Standorte, klicken Sie den Standort an und bearbeiten Sie die Karte Standort und Kontaktdaten im Tab Standorteinstellungen: Standort-E-Mail, Standorttelefon und die Adresse. Hat ein Standort weder Telefon noch E-Mail gespeichert, zeigt die E-Mail statt einer Lücke einen Platzhalter — ein gutes Zeichen dafür, dass der Standortdatensatz unvollständig ist.

Die Farben in der E-Mail folgen ebenfalls der Themenfarbe des Standorts.

Unterschiedlicher E-Mail-Text je Standort

Die Vorlagen selbst gehören zum Konto. Die Einstellung Standorte auf einer E-Mail ändert nicht deren Wortlaut — sie entscheidet nur, für welche Standorte diese E-Mail gilt.

So geben Sie einem Standort einen abweichenden Wortlaut:

Öffnen Sie Einstellungen → E-Mail-Einstellungen.
Kopieren Sie die zu variierende E-Mail über die Duplizieren-Aktion (verfügbar bei Ihre E-Mails).
Öffnen Sie die Einstellungen der Kopie, schalten Sie Alle Standorte aus und wählen Sie nur den besonderen Standort.
Öffnen Sie das Original, schalten Sie Alle Standorte aus und wählen Sie alle übrigen Standorte.
Bearbeiten Sie den Text der Kopie und schalten Sie sie Aktiv.

Lassen Sie nicht beide denselben Standort abdecken, sonst bekommt dieser Standort beide E-Mails.

Die Buchungsbestätigung ist ein Sonderfall: Sie ist eine Standard-E-Mail und kann nicht dupliziert werden. Bei einer Bestätigung sind die standortabhängigen Teile die automatischen — Wegbeschreibung, Kontaktdaten und Farben —, die ohnehin je Standort unterschiedlich sind.

Der Absender

Sie können keine Absenderadresse festlegen. E-Mails gehen von einer festen Rentalbuddy-Adresse aus (noreply@rentalbuddy.io), was auch bedeutet, dass Antworten an diese Adresse Sie nicht erreichen. Geben Sie Kunden eine echte Antwortadresse, indem Sie Kontaktdaten - Standort einschalten und Standort-E-Mail am Standort ausfüllen.

Auch der Absendername, der im Posteingang erscheint, lässt sich in der Verwaltung nicht bearbeiten. Zeigt Ihrer nicht Ihren Firmennamen, ist das keine Einstellung, die Sie übersehen haben — fragen Sie den Support.

Die Vorschau

Die rechte Seite des Editors ist eine laufende E-Mail-Vorschau, die sich beim Tippen aktualisiert, noch vor dem Speichern. Sie hat eine Sprachauswahl und zwei Breiten-Schaltflächen, Desktop-Breite und Mobile Breite. Auf dem Telefon erscheint die Vorschau unter dem Editor.

Die Vorschau nutzt Beispieldaten — ein Beispielunternehmen, einen Beispielkunden und eine Beispielbuchung — sodass die Variablen Musterwerte statt einer echten Buchung zeigen.

Wer eine Kopie bekommt

Nur die Buchungsbestätigung wird an Ihr eigenes Team kopiert — und die Kopien sind standardmäßig eingeschaltet. Der Schalter (Buchungsbestätigungs-E-Mails an Kontakt-E-Mail senden.) ist von Anfang an aktiv. Die Adressen liegen unter Einstellungen → Konto → Kontakt-E-Mail, einem Pflichtfeld; weitere fügen Sie mit Kontakt-E-Mail hinzufügen hinzu. Eine Kopie jeder Bestätigung landet also in Ihrem Posteingang, solange Sie den Schalter nicht ausschalten.

Jede Adresse bekommt ihre eigene Kopie, mit Copy: vor dem Betreff. Erinnerungen, Zahlungs-E-Mails und Mitgliedschafts-E-Mails werden nie an Sie kopiert.

Um die Flut zu stoppen, schalten Sie den Schalter aus oder entfernen Adressen. Eine Benachrichtigungsadresse je Standort gibt es nicht.

Schnelle Antworten

"Meine Erinnerung ging nie raus." Öffnen Sie ihre Einstellungen und sehen Sie zuerst auf Buchungsstatus. Leer bedeutet nie. Prüfen Sie danach Aktiv, Buchungstyp und Standorte. Öffnen Sie anschließend die Nachrichtenliste der betroffenen Buchung. Überhaupt keine Zeile für die Erinnerung bedeutet, dass sie nie eingeplant wurde — meist weil die Buchung erst angelegt wurde, nachdem der Versandzeitpunkt der Erinnerung bereits vorbei war. Eine Zeile Fehlgeschlagen bedeutet, dass eine Regel sie beim Versand gestoppt hat — falscher Buchungsstatus, eine stornierte Buchung oder die abgeschaltete E-Mail. Die Zeile zeigt, wann sie fehlgeschlagen ist (fahren Sie für die Historie über den Status-Chip), aber nicht, welche Regel — vergleichen Sie die Filter der E-Mail deshalb selbst mit dieser Buchung.

"Mein Logo wird in E-Mails defekt angezeigt." Prüfen Sie zuerst das Format — SVG funktioniert in den meisten E-Mail-Programmen nicht; laden Sie stattdessen eine PNG- oder JPEG-Datei hoch. Logos, die vor Mitte 2026 hochgeladen wurden, waren zudem von einem inzwischen behobenen Speicherfehler betroffen; wird Ihres weiterhin defekt angezeigt, laden Sie es erneut hoch, um den alten Link zu ersetzen.

"Wo bearbeite ich den Bestätigungstext?" Einstellungen → E-Mail-Einstellungen → die Zeile mit dem Auslöser Wenn die Buchung erstellt wird → aufklappen → Einführungstext.

"Ich habe eine Erinnerung bearbeitet — bekommen bestehende Buchungen die neue Zeitplanung?" Ja. Das Ändern einer Erinnerung baut die anstehenden Sendungen für Buchungen neu auf, die sie noch nicht erhalten haben. Auch das Ändern der Zeiten einer Buchung verschiebt ihre anstehenden Erinnerungen.

"Kann ich stattdessen eine SMS senden?" Nein. E-Mail ist der einzige Kanal.

"Kann ich eine druckbare Quittung bekommen?" Die Buchungsbestätigung ist Ihr Buchungsdokument. Ein Beleg über eine Kartenzahlung ist ein separates Dokument, das Stripe erzeugt — siehe Rentalbuddy oder Stripe — wo finde ich was?.

"Wie prüfe ich, ob die E-Mail an einen bestimmten Kunden tatsächlich versendet wurde?" Öffnen Sie die Buchung; sie enthält eine Liste der für diese Buchung versendeten Nachrichten mit ihrem Zustellstatus und einer Aktion zum erneuten Senden. Ist sie gar nicht angekommen, arbeiten Sie Der Kunde sagt, es sei keine Bestätigungsmail angekommen durch.