Eventos, sesiones y variantes de precio

Un Evento es una oferta programada y por persona: una excursión guiada, un curso, un turno de sauna. No es un alquiler. El cliente no elige una hora de inicio y de fin; escoge una de las sesiones que has creado y cuántas plazas quiere.

Eventos frente a productos de alquiler

	Producto de alquiler	Evento
Tiempo	El cliente elige inicio y duración	Tú creas sesiones fijas; el cliente elige una
Qué se vende	Unidades de una cosa	Plazas en una sesión
Stock	Número de unidades para la ubicación	Plazas por sesión, aplicado a cada sesión
Precio	Por hora o por tramo de duración	Por persona, opcionalmente dividido en filas de Variante de precio con nombre
Temporadas	Tablas de temporada alta y baja	Un solo precio, sin tablas de temporada
Complementos	Se pueden vincular accesorios	Sin vinculación de accesorios
Copiar	Se puede copiar a otra ubicación	No se puede copiar

Los eventos y los alquileres tampoco se pueden mezclar en una misma cesta: la página de reservas pide al cliente que pague por separado.

Crear el evento

Abre Productos, selecciona la ubicación en la barra de navegación y pulsa Añadir nuevo producto.
Pon Seleccione tipo de producto en Evento. Esto no se puede cambiar después del primer guardado.
Rellena Especies. No, Nombre corto y Orden de clasificación en la vista de reserva (el número más bajo tiene la prioridad más alta) como en cualquier producto.
Rellena el Nombre del producto: el inglés es obligatorio. Los eventos también tienen Descripción larga e Información que el cliente debe completar (deje en blanco si no es necesario), que se convierte en un campo de texto libre que el cliente ve al reservar una sesión.
Sube una Imagen del producto.
Define Plazas por sesión: véase más abajo.
Define Administrar inventario y, si hace falta, el producto de alquiler vinculado: véase más abajo.
Pon el precio y los Impuestos.
Define Durabilidad y Hora antes del inicio puedes reservar el evento..
Pulsa Ahorrar.

Solo después de ese primer guardado puedes generar las sesiones.

Plazas por sesión

La tarjeta Inventario de un evento se llama Plazas por sesión: "Máximo de participantes para cada hora de evento generada."

No es un total. Cada sesión que generes recibe esta capacidad, y cada sesión se descuenta por separado. Doce plazas y cuarenta sesiones generadas son 480 plazas reservables.

Cambiar este número más adelante afecta a las sesiones recién generadas. Las sesiones que ya existen conservan la capacidad con la que se crearon; puedes ajustarlas una a una en la lista de sesiones.

Duración y cierre de reservas

Ambos están en la tarjeta Precios, bajo dos encabezados:

Durabilidad: Horas y Días. Es cuánto dura una sesión, y es lo que rellena la hora de fin de cada sesión. Las horas se pueden definir en pasos de cuarto de hora (1, 1.25, 1.5 …), y los días de 0 a 6.
Hora antes del inicio puedes reservar el evento.: Horas y Días. Con cuánta antelación al inicio de una sesión se cierran las reservas. 2 horas significa que la sesión de las 09:00 deja de venderse a las 07:00. Deja ambos en 0 para vender hasta el mismo momento del inicio.

Precio y variantes de precio

La tarjeta Precios tiene dos pestañas.

Simple tiene un solo campo, Precio por persona. Úsalo cuando todos paguen lo mismo.

Variante de precio es la que los operadores descubren tarde una y otra vez. Te da varios precios con nombre en el mismo evento: adulto y niño, socio y no socio, con equipo y sin él.

Abre la pestaña Variante de precio.
Pulsa Agregar nueva variante.
Rellena Nombre y Precio.
Repite para cada variante. El icono de menos elimina una fila.
Pulsa Ahorrar.

El Nombre de la variante es por idioma, usando los mismos botones de idioma que el nombre del producto, y Traducir automáticamente cubre también los nombres de las variantes.

El cliente ve entonces un selector de cantidad por variante y puede combinarlas: dos adultos y un niño en una misma reserva. Las plazas que consumen salen todas de las mismas Plazas por sesión; la página de reservas muestra un precio "de" basado en su variante más barata.

Debes definir o un precio simple o al menos una variante con precio. Guardar sin ninguno de los dos da "Debes enviar un precio simple O una variante de precio".

Mientras exista una variante, el precio simple no es lo que se cobra. Para volver a un precio único, elimina antes todas las filas de variante.

Vincular equipo de alquiler al evento

Si una excursión usa los kayaks que también alquilas, el evento tiene que saberlo o los reservará dos veces.

Administrar inventario en la tarjeta Precios tiene tres opciones, y queda bloqueado una vez guardado el evento, así que elige con cuidado:

Opción	Qué hace
Bloquear evento bloquear disponibilidad en producto de alquiler	Cada sesión reserva unidades del producto de alquiler vinculado, de modo que no se pueden alquilar por separado a esa hora.
La disponibilidad flexible en el evento se basa en la disponibilidad del producto.	Reserva una unidad del producto de alquiler por cada asistente reservado.
No conectado al producto	La disponibilidad del evento y la del alquiler son independientes.

Con Bloquear o Flexible, elige el producto en Seleccione el inventario de productos de alquiler al que está conectado el evento. Si el desplegable dice "Please select a site or add rental products to your site", la ubicación todavía no tiene productos de alquiler.

Bloquear revela además Unidades de alquiler a bloquear por sesión: "Cuántas unidades del producto de alquiler vinculado reservar por sesión en modo Bloquear. Dejar vacío para coincidir con plazas por sesión (p. ej. kayaks). Usar 1 para instalaciones compartidas como sauna."

Esa distinción es el sentido entero del campo. Doce plazas de kayak necesitan doce kayaks, así que déjalo vacío. Doce plazas de sauna necesitan una sauna, así que escribe 1.

Tanto Administrar inventario como Unidades de alquiler a bloquear por sesión son de solo lectura una vez guardado el evento.

Generar las sesiones

Las sesiones ("ocasiones") son las franjas reservables reales. Se generan en dos pasos, en el lado izquierdo de la página del evento.

Definir el rango de fechas

En Selector de fecha, define Inicio del evento y Fin del evento: "Establece las primeras y últimas fechas del calendario en las que puede realizarse este evento."

Este rango no crea nada por sí solo. Solo limita qué días rellenará el generador de abajo.

Generar horarios de evento

En Generar horarios de evento — "Elige días de la semana y horas de inicio, luego genera sesiones reservables individuales.":

Para cada día de la semana que quieras, abre Elige horas en esa fila y marca las horas de inicio. Las horas se ofrecen en pasos de 15 minutos.
Pulsa Generar horarios de evento.

Cada hora marcada en cada fecha coincidente de tu rango se convierte en una sesión, con la capacidad tomada de Plazas por sesión y la duración tomada de Durabilidad.

Puedes ejecutar el generador tantas veces como quieras: elige más días u horas más adelante y vuelve a generar. Las sesiones existentes no se tocan.

Los requisitos previos

El generador se niega a funcionar salvo que se cumpla todo esto:

El evento se ha guardado al menos una vez. Hasta entonces el botón está desactivado y muestra "Guarda el producto antes de generar horarios.". Un evento recién creado no tiene identidad a la que asociar sesiones.
Inicio del evento y Fin del evento están ambos definidos. Si no, obtienes "Establece fecha de inicio y fin del evento antes de generar horarios.".
Al menos un día de la semana tiene al menos una hora marcada. Si no, "Selecciona al menos un día de la semana y una hora.".
El día de la semana ocurre realmente dentro de tu rango de fechas. Las filas de días de la semana aparecen atenuadas cuando el rango es más corto que una semana y no contiene ese día. Amplía el rango y se vuelven seleccionables.
En modo Bloquear, el producto de alquiler vinculado debe tener suficientes unidades libres en ese momento. Las franjas que fallan se omiten, con el aviso "Se omitieron {{count}} horario(s) porque el producto de alquiler vinculado no tiene suficientes unidades libres para el modo Bloquear (revise unidades de alquiler a bloquear por sesión — puede ser menor que plazas por sesión)".

Otros mensajes que puedes ver:

"{{count}} franja(s) horaria(s) ya existen para este evento y se omitieron." — has generado la misma franja dos veces. Inofensivo.
"No se crearon horarios. Revisa el rango de fechas, los días seleccionados y el inventario de alquiler." — no coincidió nada en absoluto.
"Se han creado los horarios del evento." — el caso correcto.

Si no se genera nada en modo Bloquear, el producto de alquiler vinculado suele ser el culpable. Comprueba tres cosas: que el producto tiene stock libre para esas fechas; que Unidades de alquiler a bloquear por sesión no está pidiendo más unidades de las que existen; y que las unidades están realmente disponibles para reservar en esa ubicación: una ubicación sin personal reserva a través de sus cerraduras, así que un producto de alquiler sin una cerradura utilizable no tiene nada que repartir.

Gestionar las sesiones que has creado

Las sesiones generadas aparecen en Fechas y horarios del evento, en una tabla con Fecha y hora, Reservas, Disponibilidad y Comportamiento.

Para eliminar una, usa la acción de borrado de su fila. Si alguien ya la ha reservado, se te pregunta "Los asistentes están reservados para esta ocasión. ¿Estas seguro que quieres borrarlo?": borrarla de todos modos deja a esos clientes con una sesión que ya no existe, así que contáctalos antes.

Lo que ve el cliente

La página de reservas pregunta al cliente si quiere Evento o Productos antes de mostrar nada.
Cada evento muestra su imagen, nombre, descripción corta y un precio, precedido de "de" cuando usa variantes de precio.
Elige una fecha abre un calendario mensual con un punto de disponibilidad por día. Los días sin sesión, o con una sesión llena, no se pueden elegir.
Las horas de inicio que has generado aparecen como chips bajo "Seleccione hora de inicio:", atenuadas cuando están agotadas, seguidas del Inicio: y el Fin: calculados a partir de tu ajuste de Durabilidad.
Después vienen los selectores de plazas: uno por variante de precio, o uno solo si usas un precio simple.

Situaciones habituales

No aparece nada para los clientes aunque el evento esté guardado. Guardar un evento no crea sesiones. Tienes que generarlas.
El rango de fechas no es un calendario. Ampliar Inicio del evento y Fin del evento no añade sesiones a las nuevas fechas; vuelve a generar para ellas.
Plazas por sesión es por sesión, no un total.
Los eventos no se pueden copiar a otra ubicación. Hay que construirlos de nuevo en cada ubicación.
Los eventos no pueden tener accesorios. Accesorios relacionados solo existe en los productos de alquiler.
Administrar inventario no se puede cambiar después de guardar. Si elegiste el modo equivocado, crea el evento de nuevo.