Gérer vos clients

Clients dans le menu est la liste de toutes les personnes qui ont réservé chez vous, plus celles que vous avez ajoutées à la main.

Avant le mode d'emploi, une chose qui explique la plupart des surprises de cette page : un client est identifié par son adresse e-mail. Il existe une fiche client par adresse e-mail et par compte, partagée entre tous vos emplacements, et chaque nouvelle réservation réécrit cette fiche avec ce qui a été saisi dans le formulaire de réservation. Plus de détails à la fin, sous "Pourquoi les informations d'un client ont changé toutes seules" — cela vaut la peine d'être lu avant de passer du temps à ranger vos données clients.

La liste des clients

Chaque ligne affiche Nom, E-mail, Numéro de téléphone et Consentement aux e-mails (Oui ou Non). Si les adhésions sont activées sur votre compte, vous obtenez aussi Membre, S'applique à et Rabais. Ces trois colonnes sont simplement absentes sur les comptes sans adhésions.

Recherche avec le champ Rechercher des clients. Il correspond au nom, à l'e-mail, au numéro de téléphone et à la valeur de consentement — et à rien d'autre. Chercher un nom de rue ou une ville ne donne rien, car les champs d'adresse ne sont pas parcourus.
Tri — cliquez sur n'importe quel en-tête de colonne. La liste démarre triée par Nom.
Filtrer par adhésion — les puces Membre permettent d'afficher Tout, Actif, Expiré, Désactivé ou Non.
Cliquez sur une ligne, ou utilisez Voir et modifier les détails dans Actions, pour ouvrir le client.

La page charge d'emblée toute votre liste de clients et la recherche dans votre navigateur : sur un très gros compte, elle peut sembler lente à s'ouvrir mais instantanée à la recherche.

Ce qui est enregistré sur un client

Ouvrez un client et vous voyez un seul formulaire :

N ° de client et Créé — en lecture seule.
Prénom, Nom de famille, E-mail, Numéro de téléphone — tous obligatoires.
Adresse, Code postal, Ville, Pays — facultatifs.

C'est toute la fiche. Il n'y a pas de champ de notes, pas d'étiquettes, pas de total dépensé sur la durée et pas de nombre de réservations. Consentement aux e-mails est affiché dans la liste et dans l'export mais ne peut pas être modifié ici — il vient de la case marketing du formulaire de réservation et ne change que lorsque le client réserve à nouveau.

Créé ne signifie pas "client depuis". Ce champ est réécrit à chaque nouvelle réservation du client, il affiche donc généralement sa réservation la plus récente plutôt que la première.

Ajouter un client à la main

Ouvrez Clients.
Appuyez sur Ajouter un nouveau client.
Renseignez au minimum Prénom, Nom de famille, E-mail et Numéro de téléphone.
Appuyez sur Sauvegarder. Vous obtenez Nouveau client créé !

L'e-mail doit être unique — le champ le dit : "Chaque adresse e-mail ne peut appartenir qu'à un seul client." S'il est déjà pris, vous obtenez Un autre client sur ce compte utilise déjà cette adresse e-mail. et l'enregistrement est refusé.

Modifier un client

Ouvrez le client depuis la liste.
Modifiez les champs nécessaires.
Appuyez sur Sauvegarder. Vous obtenez Client mis à jour !

Deux choses se produisent discrètement lors de l'enregistrement, et aucune ne demande de confirmation :

Changer le nom réécrit le nom sur toutes les réservations passées de ce client. Les anciennes réservations afficheront la nouvelle orthographe. C'est généralement ce que vous voulez quand vous corrigez une faute de frappe, et pas ce que vous voulez si vous réutilisez une fiche pour une autre personne.
Changer l'e-mail déplace ses adhésions vers la nouvelle adresse, de sorte qu'un membre conserve sa remise à la nouvelle adresse.

À savoir également : Numéro de téléphone est obligatoire dans ce formulaire, même si les réservations peuvent créer des clients sans numéro. Si vous ouvrez un ancien client sans numéro de téléphone, vous ne pourrez enregistrer aucune autre modification tant que vous n'en aurez pas saisi un.

Ouvrir l'historique de réservation d'un client

Faites défiler la fiche client jusqu'à Historique des commandes. Il liste chaque réservation liée à ce client, sur tous vos emplacements et toutes les dates, avec Créé, Type de commande, N ° de commande, Début, Fin, Canal, la valeur, Statut de paiement, Statut, Emplacement et Imprimé.

Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir cette réservation.
Les interrupteurs Lignes de prolongation et Inclure les achats d'adhésion de la barre d'outils déterminent si les prolongations et les achats d'adhésion apparaissent comme des lignes à part entière.
Cochez des lignes pour activer Exporter et Imprimer sur ces seules réservations.

Si votre compte utilise les adhésions, une carte Détails de l'adhésion apparaît au-dessus de l'historique pour les clients qui en ont une, avec Emplacement, Ajouté via, Rabais, Valide jusqu'au et Statut.

Les réservations faites sans adresse e-mail ne sont rattachées à aucun client et n'apparaîtront jamais ici.

Réserver pour un client

Ouvrez le client.
Assurez-vous que l'emplacement où vous voulez réserver est sélectionné dans la barre en haut de l'admin.
Appuyez sur Réserver pour le client en haut de la page client.

La fenêtre de réservation s'ouvre par-dessus l'admin, et les informations du client — nom, e-mail, téléphone, adresse et consentement marketing — sont déjà remplies pour vous. Complétez la réservation comme d'habitude.

Si elle ne s'ouvre pas, le message vous en dit la raison :

Sélectionnez un emplacement dans la barre avant de réserver pour un client. — choisissez d'abord un emplacement dans la barre du haut.
Le plugin de réservation n'est pas chargé. Sur un petit écran, ouvrez d'abord le menu, puis réessayez. — sur un téléphone ou une fenêtre étroite, ouvrez le menu une fois, puis réappuyez sur le bouton.
Impossible d'obtenir votre jeton de session. Actualisez la page et reconnectez-vous. — rechargez l'admin et reconnectez-vous.

Exporter des clients

Cochez les clients voulus. Tout sélectionner coche tout ce qui correspond à votre recherche et à vos filtres actuels, ce qui est la façon simple d'exporter "tout ce que je vois".
Appuyez sur Exporter. Le bouton affiche le nombre sélectionné, par exemple Exporter (12).

Vous obtenez un fichier CSV appelé customers.csv contenant ID, First name, Last name, Email, Phone number, puis Member, Coverage et Discount sur les comptes avec adhésions, puis Address, Zip code, City, Country et Consent To Email.

Deux remarques : le bouton ne fait rien tant qu'au moins une ligne n'est pas cochée, et les en-têtes de colonnes du fichier sont toujours en anglais, quelle que soit la langue dans laquelle vous utilisez l'admin.

Supprimer un client

Utilisez l'icône de suppression sur la ligne de la liste, puis confirmez Supprimer le client ? — "Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce client ?" — avec Supprimer le client. Il n'y a pas de bouton de suppression à l'intérieur de la page client.

Comprenez bien ce que cela fait et ne fait pas :

Cela supprime uniquement la fiche client. Ses réservations restent intactes, et chaque réservation conserve sa propre copie du nom, de l'e-mail et du téléphone saisis à l'époque. Supprimer un client n'est donc pas un moyen d'effacer quelqu'un du système.
C'est irréversible, et il n'y a pas d'archive.
Si cette personne réserve à nouveau avec le même e-mail, la fiche revient simplement.

Pourquoi les informations d'un client ont changé toutes seules

C'est le comportement derrière les signalements de fiches clients "écrasées", et il vaut la peine de le comprendre exactement.

Lorsqu'une réservation est payée, Rentalbuddy prend l'adresse e-mail du formulaire de réservation, la met en minuscules, et cherche un client ayant cet e-mail sur votre compte. Notez ce qui ne fait pas partie de cette recherche : le nom, le numéro de téléphone et l'emplacement. Uniquement le compte et l'e-mail.

Correspondance trouvée — la fiche client existante est mise à jour avec tout ce qui figure dans ce formulaire de réservation : prénom, nom, numéro de téléphone, adresse, code postal, ville, pays, consentement marketing, et la date Créé.
Aucune correspondance — un nouveau client est créé.

Les conséquences, clairement :

Deux personnes qui partagent une adresse e-mail deviennent un seul client. Un couple, une famille ou une équipe qui réserve avec la même adresse se retrouve sur la même fiche, laquelle affiche le nom et le téléphone de la dernière personne à avoir réservé. Ce n'est pas un défaut que vous pouvez désactiver dans les réglages — l'e-mail est l'identité.
Les informations que vous saisissez à la main peuvent être écrasées. Si vous ajoutez une adresse à un client et qu'il réserve plus tard sans en saisir une, le champ vide de la réservation l'emporte et votre adresse disparaît.
Les emplacements ne séparent pas les clients. Une fiche par e-mail pour tout le compte, partagée par chaque emplacement. Le même e-mail sur un autre compte Rentalbuddy est un client différent.
Votre historique est en sécurité. Chaque réservation conserve son propre instantané du nom, de l'e-mail et du téléphone utilisés à l'époque, donc l'Historique des commandes montre toujours qui a réellement fait chaque réservation, même lorsque l'en-tête du client affiche le nom de quelqu'un d'autre.
Il n'existe pas d'outil de fusion. Si des doublons existent depuis longtemps — par exemple la même personne avec deux adresses e-mail différentes — vous ne pouvez pas les réunir. Leurs réservations restent réparties sur les deux fiches.

Que faire en pratique :

Considérez la fiche client comme "la personne qui a réservé en dernier avec cet e-mail", et non comme une entrée de CRM qui vous appartient.
Si deux personnes doivent rester distinctes, il leur faut deux adresses e-mail différentes.
Si vous corrigez un nom ou ajoutez une adresse, attendez-vous à ce que ce soit remplacé la prochaine fois que cet e-mail servira à réserver.
Si vous avez besoin d'une liste propre pour un envoi, faites l'export juste après le nettoyage plutôt que de supposer que le nettoyage tiendra.