Modifier votre e-mail de confirmation et configurer des rappels

Tous les e-mails automatiques envoyés à vos clients se modifient au même endroit : Paramètres dans le menu de gauche, puis l'onglet Paramètres d'e-mail.

Ils ne sont que là. Les emplacements n'ont pas d'onglet e-mail — aucun des onglets d'un emplacement (Paramètres de l'emplacement, Bouton Réserver, Flux client, Expérience de réservation, Dates d'ouverture, Site web) ne contient de texte d'e-mail. Vous pouvez tout de même avoir des e-mails spécifiques à un emplacement, en choisissant les emplacements sur l'e-mail lui-même — c'est décrit plus bas.

Les deux listes

E-mails par défaut — décrits dans l'admin comme "Messages standard partiellement précréés par Rentalbuddy". C'est là que se trouve votre confirmation de réservation. Vous pouvez modifier leur contenu, mais vous ne pouvez ni les supprimer, ni les dupliquer, ni les désactiver ; la colonne des actions est vide pour ces lignes.

Vos e-mails — "Créez vos propres messages automatiques envoyés selon différents événements du système." Rappels, e-mails de remerciement et tout ce que vous imaginez. Ceux-ci disposent de l'ensemble complet des actions et d'un interrupteur Actif.

Chaque ligne affiche Objet, Déclencheur, Emplacement et, pour vos propres e-mails, Actif.

Modifier l'e-mail de confirmation

C'est la question la plus posée au support, et le chemin est court.

Paramètres → Paramètres d'e-mail.
Dans E-mails par défaut, trouvez la ligne dont le Déclencheur indique Lorsque la réservation est créée.
Cliquez sur la ligne (sur un téléphone, appuyez sur Contenu de l'e-mail). Elle se déplie en un éditeur à gauche et un Aperçu de l'e-mail en direct à droite.
Modifiez et appuyez sur Sauvegarder.

Dans l'éditeur, vous disposez de :

Objet de l'e-mail — un champ par langue, avec un sélecteur de langue au-dessus et un menu déroulant + Variable à côté qui insère des espaces réservés.

Logo — un interrupteur marche/arrêt. L'image elle-même est le Logo (URL de l'image) que vous avez téléversé sous Paramètres → Compte — malgré son libellé, il s'agit d'un téléversement d'image par glisser-déposer, et non d'un champ d'URL. Utilisez du PNG ou du JPEG : un SVG est accepté mais apparaît comme une image cassée dans la plupart des logiciels de messagerie, et sans aucun logo, les e-mails affichent une image grise générique.

Messages — deux blocs de texte modifiables, chacun avec son propre interrupteur marche/arrêt :

Texte d'introduction — le paragraphe du haut. C'est celui que les opérateurs désignent généralement par "le texte de confirmation".
Texte final — le paragraphe du bas.

Boutons — chacun a un champ de libellé que vous pouvez réécrire par langue, plus un interrupteur marche/arrêt : Avant la réservation, Début de la réservation, Fin de la réservation, Payer, Prolonger la réservation et Move start time.

Prolonger la réservation et Move start time suivent le réglage client propre à l'emplacement, pas l'interrupteur d'ici : si l'emplacement a désactivé la fonction, le bouton n'apparaît jamais dans les e-mails de cet emplacement ; si l'emplacement l'a activée, le bouton apparaît même si vous désactivez le bloc ici. Prolonger la réservation est également exclu des e-mails des réservations contenant un événement.

Les interrupteurs sans texte propre — ils activent ou désactivent ces blocs, mais il n'y a rien à écrire : Coordonnées client, N° de commande, Détails de la réservation, Itinéraires – Emplacement, Coordonnées – Emplacement (et Détails de l'adhésion sur les e-mails d'adhésion).

Si votre compte utilise plusieurs langues client, une barre d'outils de traduction apparaît en haut de l'éditeur et peut remplir les autres langues à partir de votre langue principale.

Ce que les e-mails ne peuvent pas faire : pièces jointes, conditions, règlement intérieur

Les e-mails ne sont construits qu'à partir des blocs ci-dessus. Il n'existe aucun moyen de joindre un fichier — ni PDF de vos conditions, ni document de règlement intérieur — ni aucun bloc qui insère le texte de vos Conditions générales. Les CG que vos clients acceptent au moment de payer sont une fonctionnalité du parcours de paiement et n'apparaissent jamais dans les e-mails.

Si vous voulez faire parvenir un règlement intérieur ou des consignes d'utilisation à vos clients :

Mettez le texte (ou un lien vers une page de votre site) dans le Texte d'introduction ou le Texte final — sur la confirmation, ou sur un rappel programmé avant le début de la réservation.
Pour que les clients acceptent activement des règles avant de déverrouiller, utilisez plutôt l'étape Avant déverrouillage du Flux client — voir Retrait, retour et statuts de réservation. Cette étape peut exiger l'acceptation de conditions ou de règles, ce qui est plus fort qu'un e-mail que personne ne lit.

Les types d'e-mails disponibles et ce qui les déclenche

E-mail	Déclencheur affiché dans la liste	Quand il part réellement
Confirmation de réservation	Lorsque la réservation est créée	Envoyé immédiatement une fois la réservation finalisée
E-mail de paiement	Lorsqu’une facture est créée	Envoyé lorsqu'un lien de paiement est créé pour une réservation
Confirmation d'adhésion	Lorsqu'une adhésion est achetée	Envoyé immédiatement à l'achat d'une adhésion
Vos propres e-mails de réservation	voir ci-dessous	Planifiés par rapport à la réservation
Vos propres e-mails d'adhésion	Avant l'expiration de l'adhésion / Après l'expiration de l'adhésion	Comptés à partir de la date de fin de l'adhésion

Lorsque vous créez votre propre e-mail de réservation, Quand l'e-mail doit-il être envoyé ? propose cinq choix :

Lorsque la confirmation de réservation est envoyée — part en même temps que la confirmation, sans délai.
Avant le début de la réservation
Avant la fin de la réservation
Après le début de la réservation
Après la fin de la réservation

Pour les quatre options chronométrées, vous réglez ensuite Combien de temps avant ou après ? avec Montant et Unité de temps (Heures, Minutes, Jours).

Le calendrier est calculé dans le fuseau horaire de l'emplacement, à partir du début ou de la fin de la réservation. Si le moment calculé est déjà passé au moment où la réservation est faite, cet e-mail n'est tout simplement jamais planifié — en silence. Un rappel "2 heures avant le début" ne fait rien pour une réservation créée 90 minutes avant le début ; aucune erreur ne s'affiche nulle part, et la liste des messages de la réservation n'aura aucune ligne le concernant. C'est voulu, ce n'est pas un défaut.

Les rappels sont rattachés à une réservation au moment de sa création, et une réservation dont le paiement n'a jamais abouti n'en reçoit aucun. Une autre subtilité : lorsque vous créez un nouveau rappel, il est appliqué aux réservations existantes dont le début est encore à venir à ce moment-là — ainsi, un nouveau rappel « avant la fin de la réservation » ne se rattache pas aux locations déjà en cours.

Créer un rappel

Paramètres → Paramètres d'e-mail.
Dans Vos e-mails, appuyez sur Créer un e-mail.
Renseignez l'Objet de l'e-mail (par langue).
Choisissez Quand l'e-mail doit-il être envoyé ? et, si nécessaire, Montant et Unité de temps.
Laissez Tous les emplacements activé, ou désactivez-le et choisissez des Emplacements.
Réglez le Statut de la réservation. Ne sautez pas cette étape. Voir l'avertissement ci-dessous.
Réglez le Type de réservation — Réservation de produits, Réservation d'événement, ou les deux.
Laissez Actif activé.
Sauvegarder.
Rouvrez la nouvelle ligne depuis la liste et rédigez le contenu réel — la boîte de création ne définit que les règles, pas le texte.

Le réglage qui empêche les rappels de partir

C'est de loin la cause la plus fréquente du "j'ai configuré un rappel et il n'est jamais parti".

Statut de la réservation est un filtre positif. L'e-mail n'est envoyé que si le statut de la réservation au moment de l'envoi fait partie de ceux que vous avez sélectionnés.

Si vous laissez Statut de la réservation vide, le rappel ne sera jamais envoyé pour les réservations de produits. Vide ne signifie pas "n'importe quel statut" ici. C'est l'inverse du champ Emplacements, où le laisser vide signifie bien tous les emplacements.

Les choix sont :

Prêt à être récupéré — la réservation existe et le client n'a pas encore récupéré. C'est le statut normal d'une réservation à venir.
Non collecté - pré-écoulement requis — la même chose, sur un emplacement qui exige que le client complète une étape avant de récupérer.
Récupéré — le client a récupéré. (Le même statut s'appelle Ramassé dans la Gestion des réservations.)
Retourné — la location est terminée. (Le même statut s'appelle Revenu dans la Gestion des réservations.)

Faites correspondre le statut au moment :

Un rappel Avant le début de la réservation doit inclure Prêt à être récupéré (et Non collecté - pré-écoulement requis si cet emplacement utilise une étape avant réservation). Si vous ne cochez que Récupéré, il ne pourra jamais partir — le client n'a pas encore récupéré.
Un rappel Avant la fin de la réservation veut généralement Récupéré.
Un remerciement Après la fin de la réservation veut généralement Retourné, et parfois aussi Récupéré si vos clients ne complètent pas toujours l'étape de retour.

Type de réservation fonctionne de la même façon : c'est un filtre positif, donc un e-mail sans aucun type sélectionné ne correspond à rien. Les réservations contenant un événement comptent comme Réservation d'événement ; tout le reste est une Réservation de produits. (La boîte de création présélectionne Réservation de produits mais laisse Statut de la réservation vide — c'est exactement pour cela que l'avertissement ci-dessus compte.)

Une exception au filtre Statut de la réservation : les e-mails déclenchés par Lorsque la confirmation de réservation est envoyée l'ignorent entièrement — ils partent avec la confirmation, que la réservation ait été récupérée ou non.

Deux autres choses qui bloquent un e-mail :

L'interrupteur Actif. Son infobulle le dit clairement : "Si Actif est désactivé, cet e-mail ne sera pas envoyé aux clients."
La sélection Emplacements, si l'emplacement de la réservation n'y figure pas.

Les variables utilisables

Insérez-les avec le menu déroulant + Variable, dans l'objet ou dans le Texte d'introduction / le Texte final / les libellés de boutons. Toutes sont remplies au moment de l'envoi :

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

Points à connaître :

[First name] et [Customer name] donnent tous deux uniquement le prénom. Utilisez [Customer name] avec [Customer surname] pour un nom complet.
[Custom checkout fields] insère les réponses données par le client à vos propres questions de paiement.
Les variables ne sont remplies qu'à l'intérieur des textes de message et des libellés de boutons. En taper une dans un bloc qui n'a pas de texte propre ne fait rien.

Itinéraires et coordonnées par emplacement

Il existe deux blocs pour cela, et aucun des deux n'a de texte que vous rédigez dans les paramètres d'e-mail :

Itinéraires – Emplacement est un bouton. Seul son libellé est modifiable ici ; le lien lui-même est un lien de carte construit à partir des coordonnées de l'emplacement, ou de son adresse et de sa ville si aucune coordonnée n'est renseignée.
Coordonnées – Emplacement n'a aucun texte modifiable. Il imprime l'adresse, le téléphone et l'e-mail de l'emplacement.

Pour changer ce que le client voit sous ces blocs, il faut donc ouvrir Emplacements, cliquer sur l'emplacement, et modifier la carte Emplacement et coordonnées de l'onglet Paramètres de l'emplacement : E-mail de l'emplacement, Téléphone de l'emplacement, et l'adresse. Si un emplacement n'a ni téléphone ni e-mail enregistré, l'e-mail affiche un texte générique au lieu d'un vide — bon signe que la fiche de l'emplacement est incomplète.

Les couleurs de l'e-mail suivent également la couleur du thème de l'emplacement.

Un texte d'e-mail différent selon l'emplacement

Les modèles eux-mêmes appartiennent au compte. Le réglage Emplacements sur un e-mail ne change pas sa formulation — il décide seulement à quels emplacements cet e-mail s'applique.

Pour donner à un emplacement une formulation différente :

Ouvrez Paramètres → Paramètres d'e-mail.
Sur l'e-mail que vous voulez décliner, utilisez l'action de duplication pour le copier (disponible sur Vos e-mails).
Ouvrez les paramètres de la copie, désactivez Tous les emplacements et sélectionnez uniquement l'emplacement particulier.
Ouvrez l'original, désactivez Tous les emplacements et sélectionnez tous les autres emplacements.
Modifiez le texte de la copie, et passez-la sur Actif.

Ne laissez pas les deux couvrir le même emplacement, sinon cet emplacement recevra les deux e-mails.

La confirmation de réservation est un cas particulier : elle fait partie des E-mails par défaut et ne peut pas être dupliquée. Pour une confirmation, les parties propres à l'emplacement sont les parties automatiques — itinéraires, coordonnées et couleurs — qui diffèrent déjà selon l'emplacement.

L'expéditeur

Vous ne pouvez pas définir d'adresse d'expéditeur. Les e-mails partent d'une adresse Rentalbuddy fixe (noreply@rentalbuddy.io), ce qui signifie aussi que les réponses à cette adresse ne vous parviennent pas. Donnez à vos clients une vraie adresse à laquelle répondre en activant Coordonnées – Emplacement et en renseignant l'E-mail de l'emplacement sur l'emplacement.

Le nom d'expéditeur affiché dans la boîte de réception n'est pas non plus modifiable dans l'admin. Si le vôtre n'affiche pas le nom de votre entreprise, ce n'est pas un réglage que vous auriez manqué — demandez au support.

L'aperçu

Le côté droit de l'éditeur est un Aperçu de l'e-mail en direct qui se met à jour pendant que vous tapez, avant l'enregistrement. Il dispose d'un sélecteur de langue et de deux boutons de largeur, Largeur bureau et Largeur mobile. Sur un téléphone, l'aperçu apparaît sous l'éditeur.

L'aperçu utilise des données d'exemple — une entreprise, un client et une réservation fictifs — de sorte que les variables affichent des valeurs d'exemple plutôt qu'une vraie réservation.

Qui reçoit une copie

Seule la confirmation de réservation est copiée à votre propre équipe — et les copies sont activées par défaut. L'interrupteur (Envoyer les copies des e-mails de confirmation de réservation à E-mail de contact.) démarre activé. Les adresses se trouvent sous Paramètres → Compte → E-mail de contact, un champ obligatoire ; ajoutez-en d'autres avec Ajouter un e-mail de contact. Une copie de chaque confirmation arrive donc dans votre boîte de réception tant que vous ne désactivez pas cet interrupteur.

Chaque adresse reçoit sa propre copie, avec Copy: devant l'objet. Les rappels, les e-mails de paiement et les e-mails d'adhésion ne vous sont jamais copiés.

Pour arrêter le flot, désactivez cet interrupteur ou retirez des adresses. Il n'existe pas d'adresse de notification par emplacement.

Réponses rapides

"Mon rappel n'est jamais parti." Ouvrez ses paramètres et regardez d'abord Statut de la réservation. Vide signifie jamais. Vérifiez ensuite Actif, Type de réservation et Emplacements. Ouvrez ensuite la liste des messages de la réservation concernée. Aucune ligne du tout pour le rappel signifie qu'il n'a jamais été planifié — généralement parce que la réservation a été créée après le moment d'envoi du rappel. Une ligne Échec signifie qu'une règle l'a bloqué au moment de l'envoi — mauvais statut de réservation, réservation annulée, ou e-mail désactivé. La ligne indique quand l'échec s'est produit (survolez la puce de statut pour voir l'historique), mais pas quelle règle : comparez donc vous-même les filtres de l'e-mail à cette réservation.

"Mon logo apparaît cassé dans les e-mails." Vérifiez d'abord le format — le SVG ne fonctionne pas dans la plupart des logiciels de messagerie ; téléversez plutôt un PNG ou un JPEG. Les logos téléversés avant mi-2026 étaient aussi touchés par un bug de stockage depuis corrigé ; si le vôtre apparaît toujours cassé, téléversez-le à nouveau pour remplacer l'ancien lien.

"Où puis-je modifier le texte de confirmation ?" Paramètres → Paramètres d'e-mail → la ligne dont le déclencheur est Lorsque la réservation est créée → dépliez-la → Texte d'introduction.

"J'ai modifié un rappel — les réservations existantes reçoivent-elles le nouveau calendrier ?" Oui. Modifier un rappel reconstruit les envois en attente pour les réservations qui ne l'ont pas encore reçu. Modifier les horaires d'une réservation déplace aussi ses rappels en attente.

"Puis-je envoyer un SMS à la place ?" Non. Les e-mails sont le seul canal.

"Puis-je obtenir un reçu imprimable ?" La confirmation de réservation est votre document de réservation. Un reçu de paiement par carte est un document distinct produit par Stripe — voir Rentalbuddy ou Stripe : où aller pour quoi ?.

"Comment vérifier si l'e-mail d'un client précis a bien été envoyé ?" Ouvrez la réservation ; elle contient la liste des messages envoyés pour cette réservation avec leur statut de livraison, et une action de renvoi. S'il n'est jamais arrivé, déroulez Le client dit n'avoir reçu aucun e-mail de confirmation.