Checklist de mise en route pour les nouveaux opérateurs : du compte vide à votre première vraie réservation

Mettre en place une activité de location touche beaucoup d'écrans, et l'ordre compte : plusieurs étapes restent bloquées tant qu'une étape précédente n'est pas terminée. Ce guide comporte quatre parties : le Guide de votre page Accueil et ce qui valide chacune de ses étapes, la configuration complète dans un ordre qui fonctionne (y compris ce que le Guide ne vérifie pas), une réservation test via votre propre page de réservation, et une liste de contrôle à passer avant d'annoncer à vos clients que vous êtes ouvert.

Le Guide de l'Accueil : les sept étapes et ce qui valide chaque élément

Tant que votre compte est en cours de configuration, l'Accueil affiche Bienvenue sur Rentalbuddy !, une courte introduction et un Guide avec une barre de progression et un compteur x/y terminé. Chaque nouveau compte reçoit ce Guide en sept étapes, qui commence par Compte créé. Les comptes créés avant lui gardent le Guide en six étapes décrit dans la section suivante. Chaque étape contient un ou plusieurs éléments, et chaque élément affiché doit être fait ; les éléments qui ne concernent pas votre compte ne sont tout simplement pas affichés.

L'introduction indique "Suivez les étapes ci-dessous pour commencer à recevoir des réservations. Votre progression est enregistrée : vous pouvez vous arrêter et reprendre quand vous le souhaitez." et vous oriente vers l'aide : "Des questions ? Posez-les-nous à tout moment avec le bouton en bas de l'écran." (ou "Besoin d'un coup de main ? Vous trouverez des guides derrière le bouton d'aide en bas de l'écran."). Pendant un essai gratuit, elle ajoute "Rien ne vous est facturé pendant votre essai gratuit : vous choisissez une formule quand vous êtes prêt à passer en ligne."

Les étapes et ce qui valide chaque élément :

Compte créé — "Votre compte est prêt." Compte créé est validé dès le départ.
Votre emplacement — "Le lieu où les clients récupèrent et rendent ce qu'ils louent, par exemple une plage, un port ou une boutique."
- Créer un emplacement : validé lorsque vous avez un emplacement. Ouvre Ajouter un emplacement (voir l'étape 3 de la configuration complète ci-dessous).
- Configurer le bouton de réservation : ouvre l'onglet Bouton Réserver du premier emplacement qui n'a pas encore de moyen de réserver. Validé dès qu'un emplacement offre aux clients un moyen de réserver : un lien de réservation, une page de réservation Rentalbuddy activée, ou une adresse valide de votre propre site pour le bouton intégré. Le bouton n'a pas besoin d'avoir déjà été vu sur votre site.
Ce que vous louez — "Ce que les clients peuvent réserver, par exemple un kayak, un vélo ou une séance de sauna."
- Ajouter un produit : validé lorsque le compte a au moins un produit. Tant que vous n'avez pas confirmé votre devise une fois, il vous demande d'abord Choisissez votre devise ("Vous pourrez la modifier plus tard dans les paramètres du compte, tant qu'aucune réservation n'est en cours ou à venir."), puis ouvre le formulaire produit.
Serrures et accès — "Les clients ouvrent eux-mêmes la serrure grâce à leur réservation, sans qu'un membre du personnel soit présent." Affichée uniquement si vous avez un emplacement en libre-service (ou aucun emplacement pour l'instant).
- Tant que vous n'avez aucune serrure, l'étape commence par Choisir vos serrures : "Quelles serrures utilisez-vous ?" — Serrure Igloo ("Nécessite un compte Igloohome et Igloo Connect."), Serrure manuelle ou Unité Allockate. "Vous pourrez modifier ce choix plus tard, et tout type de serrure peut toujours être ajouté." Ensuite, l'étape affiche votre réponse, par exemple "Serrures : Serrure manuelle", avec Modifier.
- Connecter igloohome : listé si vous avez choisi des serrures Igloo (ou, sans réponse, si vous avez des serrures Igloohome) ; validé lorsque votre compte Igloohome est connecté, et affiche alors Igloohome connecté.
- Ajouter des serrures et associer des produits : validé lorsqu'au moins une serrure est placée sur un emplacement, activée (Actif), associée à un produit et dispose d'un moyen d'obtenir des codes PIN. Pour les serrures manuelles et les unités Allockate, il ouvre Ajouter une serrure directement sur l'Accueil, déjà sur ce type de serrure, avec un sélecteur Emplacement. Pour les serrures Igloo, il affiche Synchroniser les serrures Igloohome tant qu'aucune serrure n'est placée sur un emplacement, puis Associer des produits à vos serrures ; tant qu'Igloohome n'est pas connecté, il indique "Disponible une fois Igloohome connecté."
Paiements et conditions — "Les clients paient au moment de réserver, directement sur votre propre compte Stripe ; Rentalbuddy ne détient jamais l'argent. Vous définissez aussi ici les conditions acceptées par les clients."
- Configurer les paiements en ligne : lance la connexion Stripe (voir l'étape 6 de la configuration complète ci-dessous). Validé dès que Stripe indique que votre compte peut accepter les paiements par carte ; il affiche alors Stripe connecté. Vous encaissez plutôt sur place ? Sous l'élément, Désactiver les paiements en ligne demande "Encaisser sur place ?" et désactive les paiements en ligne ; l'élément affiche alors "Paiement sur place", avec Modifier.
- Ajouter vos conditions générales : validé lorsque chaque emplacement actif montre aux clients un texte de conditions (celui du compte ou le sien). Il ouvre l'éditeur des conditions dans l'onglet Flux client là où le texte manque. Lorsque plusieurs endroits n'ont pas de conditions, il les liste d'abord ("Les clients voient vos conditions générales lors de la réservation. Elles manquent encore ici :"), chacun avec Ouvrir, et Copier les conditions générales copie des conditions existantes vers les endroits qui n'en ont pas. Après l'enregistrement, vous voyez "Vos conditions générales sont enregistrées." avec Retour au guide.
- Ajouter un taux de taxe : listé uniquement si Stripe encaisse vos paiements ; validé lorsque le compte a au moins un taux de taxe et que tous sont dans Stripe. Tant que vous avez des taux créés avant la connexion de Stripe, l'élément affiche Ajouter vos taux de taxe à Stripe et ouvre une boîte de dialogue de ce nom, où Ajouter à Stripe les ajoute.
Réservation test — "Réservez une fois vous-même et voyez ce que verront vos clients."
- Faire une réservation test : validé une fois que vous en avez fait une et qu'elle a abouti. Sur un emplacement en libre-service, la réservation test doit aussi avoir été réservée sur une serrure, et sur un emplacement où les clients réservent via le bouton de votre propre site, le test doit avoir été fait sur ce site, pas sur une page Rentalbuddy. Voir "Faire une réservation test" ci-dessous.
Activer et passer en ligne — "Choisissez une formule pour commencer à recevoir de vraies réservations."
- Choisir une formule : validé dès que votre compte a une formule (pour un abonnement par carte : dès que Stripe l'a démarré, donc pas tant que le tout premier paiement est encore incomplet), et il reste validé : un paiement échoué plus tard ou un abonnement résilié ne le dévalide pas.

Comment cela fonctionne :

La prochaine chose à faire est un bouton plein portant le nom de l'élément, par exemple Créer un emplacement (ou Choisir vos serrures dans l'étape serrures) : le premier élément qui peut être commencé, dans la première étape qui en a un. Les autres éléments que vous pouvez commencer sont des liens ; ceux qui doivent attendre sont grisés.
Une étape est terminée lorsque tous ses éléments le sont. Une étape terminée affiche un court résumé vert de ce qui a été fait — par exemple votre emplacement et la façon dont les clients réservent, vos produits, "Stripe connecté · Conditions générales ajoutées", votre réservation test ou votre formule — avec Voir pour ouvrir l'endroit où c'est réglé.
Un élément fait reste validé. Seuls Créer un emplacement, Ajouter un produit, Ajouter des serrures et associer des produits et Ajouter un taux de taxe suivent toujours ce que votre compte a en ce moment : supprimer le dernier emplacement, le dernier produit ou la dernière serrure réservable les rouvre.
Lorsque quelque chose ne peut pas encore être fait, il indique D'abord : et nomme ce dont il a besoin : un emplacement avant le bouton de réservation, les produits et les serrures ; un produit (et, pour les serrures Igloo, la connexion Igloohome) avant les serrures ; et un produit, des dates d'ouverture, le bouton de réservation, les paiements et (sur les emplacements en libre-service) un produit sur une serrure avant la réservation test. Un nouvel emplacement a déjà des dates d'ouverture : Ajouter des dates d'ouverture n'apparaît donc ici que si un emplacement n'en a pas. Tout le reste peut se faire dans n'importe quel ordre.
Tout le monde sur le compte voit le Guide, mais ses boîtes de dialogue de configuration ne s'ouvrent que pour les utilisateurs dont le rôle permet de faire cette étape. Si une étape ne s'ouvre pas pour vous, demandez au propriétaire de votre compte.
Lorsque tous les éléments sont faits, le Guide disparaît définitivement et l'Accueil affiche le tableau de bord. Dès lors, les problèmes s'affichent sous forme d'avertissements au-dessus du tableau de bord (Lieux ne recevant pas de réservations, problèmes de produits, À vérifier) — voir le guide sur le menu de l'admin et les avertissements de l'Accueil.

Si votre Guide affiche six étapes

Les comptes créés avant le Guide en sept étapes gardent ce Guide en six étapes ; le Guide qu'un compte reçoit est décidé à la création du compte et ne change plus jamais ensuite. Vous l'avez si la première étape est Rejoindre Rentalbuddy. Il a le même accueil et la même introduction, un Guide avec une barre de progression et un compteur x/y terminé, et le nombre sur l'élément de menu Accueil indique combien d'étapes restent à faire. Les étapes, dans l'ordre où le Guide les affiche :

Rejoindre Rentalbuddy — "Votre compte est créé et prêt." Validée dès que votre compte existe.
Créez votre premier emplacement — "Le lieu où les clients récupèrent et rendent ce qu'ils louent, par exemple une plage, un port ou une boutique." Validée lorsque vous avez un emplacement et qu'au moins un emplacement a une période active ou à venir dans Dates d'ouverture. Créer un emplacement ouvre Ajouter un emplacement (la même boîte de dialogue que Emplacements → Ajouter un nouvel emplacement, voir l'étape 3 de la configuration complète ci-dessous) ; après Ajouter un emplacement, vous arrivez sur le nouvel emplacement. Si l'emplacement existe mais n'a pas encore de période, l'étape indique "Aucun de vos emplacements n'a encore de dates d'ouverture actives ou futures. Les clients ne peuvent réserver que pendant une période ouverte — configurez-les pour être en ligne." avec Aller aux dates d'ouverture.
Créer un produit — "Ce que les clients peuvent réserver, par exemple un kayak, un vélo ou une séance de sauna." Validée lorsque le compte a au moins un produit. Tant que vous n'avez pas confirmé votre devise une fois, Ajouter un produit vous demande d'abord Choisissez votre devise ("Veuillez choisir la devise que vous allez utiliser pour vos produits."), puis ouvre le formulaire produit.
Configurer les serrures et l'accès — "Pour la location en libre-service : les clients ouvrent eux-mêmes la serrure grâce à leur réservation, sans personnel." Affichée uniquement si vous avez un emplacement réglé sur Libre-service ; un compte qui n'a que des emplacements avec personnel ne la voit jamais. L'étape renvoie vers Aller aux serrures (directement vers l'onglet Serrures si vous avez un seul emplacement). Elle est validée lorsqu'au moins une serrure est placée sur un emplacement, activée (Actif), associée à un produit et dispose d'un moyen d'obtenir des codes PIN — et, pour les serrures Igloohome, lorsque votre compte Igloohome est connecté.
Configurer les paiements — "Requis pour accepter les paiements en ligne." Configurer les paiements en ligne lance la connexion Stripe (Connecter avec Stripe). L'étape interroge directement Stripe : elle est validée dès que Stripe indique que votre compte peut accepter les paiements par carte. Une inscription Stripe commencée mais non terminée ne compte pas. Les informations que Stripe ne demandera que plus tard ne bloquent pas l'étape ; Paramètres → Paiements vous indique ce que Stripe attend encore. Un compte qui a activé Désactiver les paiements Stripe est considéré comme terminé.
Activez votre compte — "Ajoutez un abonnement pour activer votre compte et commencer à recevoir des réservations." Utilisez Ajouter la facturation. Validée dès que votre compte a une formule (pour un abonnement par carte : dès que Stripe l'a démarré, donc pas tant que le tout premier paiement est encore incomplet). Elle indique alors "Votre abonnement est actif. Vous pouvez commencer à recevoir des réservations." L'étape reste validée ensuite : un paiement échoué plus tard ou un abonnement résilié ne la dévalide pas. Un paiement échoué apparaît plutôt sous forme de bannière en haut.

Les étapes 3, 4 et 5 restent grisées tant qu'aucun emplacement n'existe, avec des indications comme "Vous devez créer un emplacement avant de pouvoir créer un produit". Comme dans le Guide en sept étapes, la prochaine chose à faire est un bouton plein — Créer un emplacement, Aller aux dates d'ouverture, Ajouter un produit, Aller aux serrures ou Configurer les paiements en ligne, tandis que l'étape de la formule garde Ajouter la facturation — et les boîtes de dialogue de configuration ne s'ouvrent que pour les utilisateurs dont le rôle permet de faire cette étape.

Lorsque toutes les étapes sont validées, le Guide disparaît définitivement et l'Accueil affiche le tableau de bord avec les éventuels avertissements au-dessus.

Indications sous "Configurer les serrures et l'accès"

Lorsque vos serrures sont placées mais qu'aucune n'est encore prête, l'étape indique "Ouvrez l'onglet Serrures de votre emplacement. Au moins une serrure doit être active et liée à un produit." et liste ce qui manque :

"Activez au moins une serrure."
"Choisissez un produit pour au moins une serrure."
"Corrigez la serrure signalée par un avertissement : elle ne peut pas encore créer de codes PIN."

Si vous êtes connecté à Igloohome mais qu'aucune serrure n'est arrivée, elle vous rappelle : "Vous êtes connecté à Igloohome. Avant que vos serrures puissent se synchroniser, ajoutez un moyen de paiement dans Igloo Connect sous Settings → Payment Method." avec Ouvrir le portail Igloo Connect.

Avertissements affichés au-dessus du Guide

Tant que le Guide est en cours, l'Accueil ne vous avertit pas de ce que vous n'avez simplement pas encore configuré — le Guide est votre liste de tâches. Mais tout ce qui a réellement échoué s'affiche immédiatement au-dessus du Guide : La connexion igloohome requiert votre attention, Réservations sans code PIN, Unités de serrures hors ligne, Stripe requiert votre attention, et un avis lorsqu'un client n'a pas pu payer parce qu'aucun moyen de paiement n'est activé dans Stripe. Ne les ignorez pas pendant la configuration : ils signifient que des clients ne peuvent pas payer ou ne peuvent pas entrer. Ce que signifie chacun est expliqué dans le guide sur le menu de l'admin et les avertissements de l'Accueil.

La checklist de l'emplacement : "Avant que cet emplacement puisse recevoir des réservations"

Chaque page d'emplacement affiche aussi, sous la barre Sauvegarder, ce qui sépare encore cet emplacement de la prise de réservations. Tant que l'emplacement n'a pas eu sa première réservation (les réservations test et celles que vous faites vous-même comptent), l'encadré est bleu et s'intitule Avant que cet emplacement puisse recevoir des réservations, suivi d'une rangée d'étapes avec une coche ou un cercle vide. Les étapes non faites sont des liens vers l'endroit où les faire, et la première est aussi un bouton sous la liste :

Ajouter un produit — créez un produit de location ou un événement pour cet emplacement. Si vos autres emplacements ont des produits, Copier un produit d'un autre emplacement se trouve à côté. Sur un emplacement avec personnel, Indiquer une quantité supérieure à 0 pour un produit signifie que chaque produit de location est à la quantité 0, ce qui le retire de la vente.
L'étape serrures (emplacements en libre-service uniquement), formulée selon ce qui manque : Ajouter une serrure, Activer une serrure, Associer un produit à une serrure ou Vérifier que vos serrures peuvent créer des codes PIN (uniquement pour d'anciennes serrures saisies par identifiant Bluetooth qui n'ont aucun moyen d'obtenir des codes).
Configurer le bouton de réservation — terminez l'onglet Bouton Réserver.
Ajouter des dates d'ouverture — ajoutez une période dans Dates d'ouverture.
Configurer les paiements — la configuration des paiements du compte (ouvre Paramètres → Paiements).

Les étapes faites indiquent ce qui est en place : Produits ajoutés, Serrures configurées, Bouton de réservation configuré, Dates d'ouverture définies, Paiements configurés.

Une fois que l'emplacement a reçu une réservation, l'encadré ne revient que si quelque chose l'empêche de vendre. Il s'intitule alors Cet emplacement ne reçoit pas de réservations, nomme le problème (par exemple Aucun produit à réserver, Toutes les serrures sont désactivées, Bouton de réservation non configuré, Aucune date d'ouverture définie ou Configurer les paiements) et il est orange — bleu si les paiements, configurés pour tout le compte, sont la seule chose qui manque. Lorsque la dernière étape est faite, vous voyez Cet emplacement est prêt pour les réservations. une fois, avec un bouton Faire une réservation test à côté. Une serrure que les clients peuvent réserver mais qui ne donne pas de code ne fait pas partie de ces étapes : l'emplacement continue de vendre, elle est donc affichée en rouge sur l'onglet Serrures et sur l'Accueil. Pour en savoir plus sur les emplacements, voir le guide sur les emplacements et les sections de serrures.

La configuration complète, étape par étape

Le Guide vérifie l'essentiel. Voici le parcours complet, y compris ce qu'il ne vérifie pas : vos horaires d'ouverture, vos coordonnées et vos e-mails. L'ordre ci-dessous fonctionne ; vous pouvez connecter Stripe plus tôt que ne l'indique le Guide, et cela vous évite du travail si vous le faites avant de choisir les taxes des produits.

1. Créer votre compte et vérifier votre e-mail

Inscrivez-vous sur la page Commencez votre essai gratuit avec Nom, E-mail (nom d'utilisateur), Numéro de téléphone, Mot de passe et Répéter le mot de passe, acceptez les Conditions générales et appuyez sur Démarrer l’essai gratuit. Aucune carte bancaire n'est nécessaire.

Vous voyez ensuite Vérifiez votre adresse e-mail : "Veuillez vérifier votre boîte de réception et cliquer sur le lien de vérification que nous vous avons envoyé." Vous ne pouvez pas vous connecter avant de l'avoir fait — la page de connexion indique "Adresse e-mail non vérifiée, connexion interdite." Si l'e-mail n'arrive pas, vérifiez vos spams et utilisez Envoyer un nouveau lien (il y a un court délai entre deux envois).

2. Renseigner les coordonnées de votre entreprise et vérifier votre devise

Ouvrez Paramètres → Compte et remplissez Informations de l'entreprise et Informations du compte (personne de contact, téléphone et E-mail de contact). Ces informations sont affichées à vos clients, et les nouveaux emplacements reprennent leurs coordonnées d'ici.

Votre devise se trouve dans Paramètres → Paiements. Réglez-la correctement avant de prendre des réservations : "Vous ne pouvez modifier la devise que tant que ce compte n’a aucune réservation active ou future sur un emplacement. Si le choix est verrouillé, des réservations existent déjà."

3. Créer votre emplacement

Utilisez Créer un emplacement dans le Guide, ou Emplacements → Ajouter un nouvel emplacement. Les deux ouvrent Ajouter un emplacement, en quatre courtes étapes :

Accès — "Comment vos clients récupèrent-ils ce qu'ils louent ?" Au-dessus des cartes, il est indiqué "Vous pouvez modifier ce choix tant que l'emplacement n'a ni réservation ni serrure." Choisissez Libre-service ("Les clients réservent, paient et ouvrent avec leur propre code. Aucun personnel sur place.") ou Avec personnel ("Votre personnel remet et récupère ce qui est loué. Aucune serrure."). Rien n'est présélectionné, et Suivant reste grisé tant que vous n'avez pas choisi. Après la première réservation ou serrure, l'onglet Paramètres de l'emplacement l'affiche en lecture seule et vous contactez le support pour le modifier.
Type de location — "Que louez-vous ici ?" Rien n'est présélectionné ici non plus : choisissez une option avant Suivant. Cela détermine l'icône que voient les clients, et vous pouvez le modifier plus tard.
Réservation — "Comment vos clients réservent-ils ?" : Heures de début et de fin flexibles ("Ils choisissent quand commencer et pour combien de temps, comme pour un kayak, un vélo ou une remorque.") ou Créneaux horaires fixes ("Ils choisissent parmi les durées que vous définissez, comme une séance de sauna ou une visite guidée."). Avec des créneaux horaires fixes, il demande aussi les Durées de session : Mêmes durées de session pour tous les produits (Recommandé), où vous choisissez les durées que les clients peuvent réserver (de 1 à 6 heures, 1 jour, ou la vôtre avec Autre durée et Ajouter), ou Définir par produit. Suivant reste grisé tant que vous n'avez pas répondu. Vous pourrez modifier cela plus tard dans l'onglet Expérience de réservation.
Détails — Nom de votre emplacement, Adresse de votre emplacement (saisissez et choisissez une adresse, ou utilisez Utiliser l'emplacement actuel ; Vérifier le repère sur la carte vous permet de vérifier et déplacer le repère), E-mail de l'emplacement et Téléphone de l'emplacement, les langues de réservation et, la première fois, Format de l'heure — puis Ajouter un emplacement.

Au-dessus du champ e-mail, la boîte de dialogue indique "Vos clients voient l'e-mail et le téléphone de l'emplacement lors de la réservation et dans leurs e-mails de confirmation." E-mail de l'emplacement et Téléphone de l'emplacement sont obligatoires et préremplis depuis votre compte ; modifiez-les si ce lieu a ses propres coordonnées. Il faut un e-mail valide et un numéro de téléphone d'au moins six chiffres, et l'e-mail ou le téléphone de Rentalbuddy est refusé : "Ce sont les coordonnées de Rentalbuddy. Indiquez les vôtres pour que les clients vous joignent, et non nous." Les e-mails clients partent de l'adresse no-reply de Rentalbuddy ; ces coordonnées sont donc le moyen pour les clients de vous joindre.

"Dans quelles langues les clients peuvent-ils réserver ?" — "L'anglais est toujours inclus. Vous pourrez modifier les langues plus tard." Pour votre premier emplacement, les langues choisies deviennent les langues de réservation du compte. Les emplacements suivants utilisent les langues du compte, sauf si vous appuyez sur Choisir d'autres langues pour cet emplacement. Pour les modifier ensuite, utilisez Utiliser les langues de réservation spécifiques à l'emplacement et Langues à afficher dans le parcours de réservation sous Langue et fuseau horaire dans Paramètres de l'emplacement.

Format de l'heure est demandé tant que votre compte n'a pas choisi de format d'heure, et uniquement aux utilisateurs qui peuvent modifier les paramètres du compte. Il est prérempli d'après le pays de l'adresse et s'applique à tout le compte : "S'applique à tous vos emplacements : fenêtre de réservation, e-mails et admin. Vous pourrez le modifier plus tard dans Paramètres → Compte." Choisissez 12 heures (2:30 PM) ou 24 heures (14:30).

4. Définir vos dates d'ouverture

Sur l'emplacement, ouvrez Dates d'ouverture. Un nouvel emplacement a déjà une période, qui commence le jour de sa création et est ouverte toute la journée, tous les jours : réglez-la sur votre vraie saison et vos vrais horaires avant de prendre des réservations. Rien n'est réservable sans période : "Pour accepter des réservations, créez au moins une période ci-dessous. Les périodes définissent quand votre emplacement est disponible pour les locations."

Modifiez cette période, ou appuyez sur Créer une nouvelle période, donnez-lui un Nom de la période, un Début des règles et une Fin de période, et réglez les Heures de retrait et les Heures de retour par jour de la semaine. Pour gagner du temps, utilisez l'icône de copie d'un jour : elle copie les horaires de ce jour, heures de retrait et de retour comprises, sur Tous les jours ou sur un autre jour. Les heures d'ouverture et de fermeture tombent toujours sur l'Intervalle de réservation de l'emplacement : avec un intervalle d'une heure, seules les heures pleines peuvent être choisies, et une heure saisie entre deux créneaux est décalée (ouverture plus tard, fermeture plus tôt). Rien n'est enregistré tant que vous n'appuyez pas sur Sauvegarder. Tout le reste de cet onglet — intervalle de réservation, limites de durée, temps de blocage, jours de fermeture — est dans le guide sur les horaires d'ouverture.

5. Choisir comment les clients réservent : l'onglet Bouton Réserver

Ouvrez l'onglet Bouton Réserver de l'emplacement. Sous Où les clients réservent-ils ?, choisissez le Site Rentalbuddy (une page de réservation hébergée pour vous), un Lien de réservation à placer sur votre propre site, ou Intégré sur votre site web. Pour l'option intégrée, renseignez exactement URL où le bouton de livre est implémenté — les liens de début, de retour et de prolongation de vos e-mails clients sont construits à partir de cette adresse. Les deux extraits de code et les étapes pour chaque créateur de site sont dans le guide d'installation du bouton de réservation.

Dès que le bouton est sur votre site et que quelqu'un a ouvert cette page, l'onglet indique "Le bouton de réservation est en ligne sur {votre site}". Jusque-là, il indique "Le bouton de réservation n'a encore été vu sur aucun site…". Si quelqu'un d'autre gère votre site, Obtenir un lien à envoyer sous "Quelqu'un d'autre gère votre site ?" vous donne un lien avec les étapes d'installation pour cette personne ; aucune connexion n'est nécessaire.

6. Connecter Stripe

Ouvrez Paramètres → Paiements et, sous Paiements en ligne, cliquez sur Connectez-vous à Stripe pour commencer à gérer les paiements (ou utilisez Configurer les paiements en ligne dans le Guide). Choisissez Je découvre Stripe → Créer un nouveau compte, ou J'utilise déjà Stripe → Connecter mon compte existant — notez qu'un compte Stripe ne peut être lié qu'à une seule plateforme à la fois.

Créer un nouveau compte affiche d'abord Les informations de votre entreprise — "Stripe crée votre compte avec ces informations, vous aurez donc moins à remplir. Vérifiez-les, surtout le pays." — préremplies depuis votre compte ou depuis l'adresse de votre premier emplacement. Vérifiez bien le pays : "Stripe enregistre votre compte dans ce pays, et il ne pourra plus être modifié ensuite." Continuer vers Stripe ouvre ensuite l'inscription Stripe dans le même onglet du navigateur. Quand cela fonctionne, vous voyez Stripe connecté avec succès! Si vous avez configuré des taxes avant la connexion, la page ajoute "Stripe est connecté. Une dernière étape : ajoutez vos {n} taux de taxe à Stripe pour qu'ils soient facturés à vos clients." avec Ajouter à Stripe.

Si Stripe a encore besoin de quelque chose, la carte Paiements en ligne le dit en toutes lettres — par exemple "Les clients ne peuvent pas payer pour le moment : Stripe attend des informations de votre part." ou "Stripe demandera des informations supplémentaires plus tard. Rien n'est suspendu, et vous pouvez déjà les compléter." — avec Compléter sur Stripe pour terminer sur la page guidée de Stripe. Les détails sont dans le guide de connexion à Stripe.

7. Configurer vos taxes

Ouvrez Paramètres → Taxes. Avant que Stripe soit connecté, Créer les taxes de départ ouvre Taxes de départ avec les taux habituels de votre pays : "C'est à vous de vérifier lequel s'applique à vos locations : modifiez, ajoutez ou supprimez des taux avant de les créer." Dans cette boîte de dialogue, répondez à Vos prix incluent-ils la taxe ? et appuyez sur Créer les taxes ; une fois Stripe connecté, ces taux sont ajoutés à Stripe avec Ajouter à Stripe. Avec Stripe connecté, les taux de taxe sont gérés dans Stripe : Ajouter une taxe dans Stripe y crée un taux, et les produits ne peuvent utiliser que des taxes qui existent dans Stripe. Chaque produit a besoin d'une taxe — si vous n'en facturez pas, utilisez un taux de 0 %. La configuration complète des taxes est dans le guide des taxes.

8. Créer vos produits et vos prix

Assurez-vous que le bon emplacement est sélectionné dans le sélecteur Emplacement, puis ouvrez Produits → Ajouter un nouveau produit. Commencez par Choisir un type de produit — Produit de location, Accessoire de location, Assurance, Événements ou Adhésion. "Le type détermine les réglages du produit et ne peut plus être modifié une fois le produit créé." Renseignez les noms, prix, stock et taxe, puis enregistrez. Un produit ne peut pas être enregistré sans taxe : "Choisissez une taxe. Si vous n'en facturez pas, choisissez le taux de 0 %." Si le compte n'a encore aucune taxe, la page produit les propose au-dessus de Taxes (Créer les taxes de départ, ou Synchroniser depuis Stripe une fois Stripe connecté). Un nouveau produit de location démarre sur Prix par heure ; passez Configuration des prix sur Tarification structurée pour des prix à l'heure et à la journée.

Sur un emplacement en libre-service, un nouveau produit n'est pas réservable tant qu'aucune serrure ne le porte : après l'enregistrement, vous voyez Produit créé ! et "Attribuez ce produit à une serrure de {emplacement} pour le rendre réservable." avec Attribuer à une serrure. Sur un emplacement avec personnel, une quantité de 0 retire le produit de la vente. La configuration des produits en détail est dans le guide des produits.

9. Ajouter vos serrures et attribuer un produit à chacune

Sautez cette étape pour un emplacement avec personnel.

Sur l'emplacement, ouvrez Serrures. Tant que l'emplacement n'a ni serrures ni produits, l'onglet indique Commencez par un produit : "Une serrure ouvre ce que les clients ont réservé : ajoutez d'abord le produit, puis sa serrure." Ensuite, deux façons de faire :

Synchroniser les serrures Igloohome — pour les cadenas et boîtes à clés Igloohome. Appairez d'abord les serrures dans l'application Igloohome ; la boîte de dialogue liste les serrures appairées, vous les cochez, utilisez Choisir un emplacement pour chacune et appuyez sur Ajouter des verrous. Tant que votre compte Igloohome n'est pas connecté, le bouton affiche Commencer avec Igloohome à la place : un guide pour l'application et le moyen de paiement Igloo Connect (sans lui, la synchronisation s'arrête avec Méthode de paiement requise).
Ajouter une serrure — choisissez Serrure manuelle, Serrure de stockage manuelle, Serrure Igloo (qui vous mène à la synchronisation, ou à Commencer avec Igloohome si vous n'êtes pas encore connecté) ou Unité Allockate. Une serrure manuelle ne peut pas être enregistrée sans son code PIN maître : c'est le code que reçoivent les clients.

Ensuite, dans le tableau des serrures, choisissez le Produit de chaque serrure et appuyez sur Sauvegarder. Les nouvelles serrures arrivent déjà activées (Actif). Si vous en avez désactivé une, la réactiver demande Activer le verrou et enregistre immédiatement. Seules les serrures actives comptent dans la limite de serrures de votre formule. Tout sur les serrures — types, remplacement, déplacement, avertissements — est dans le guide des serrures. Si vous louez des saunas avec des poêles Harvia, connectez-les ensuite (voir le guide Harvia).

10. Vérifier vos conditions et votre e-mail de confirmation

Conditions : Paramètres → Flux client (ou l'onglet Flux client de l'emplacement) → Paramètres clés → Conditions Générales → Modifier les conditions. Les clients acceptent ce texte lors du paiement ; remplacez tout texte d'exemple par le vôtre. Rentalbuddy signale les conditions absentes, très courtes, contenant encore du texte de modèle ou identiques dans plusieurs langues.
E-mail de confirmation : Paramètres → E-mails → E-mails par défaut → la ligne dont le Déclencheur est Lorsque la réservation est créée. Lisez les textes d'introduction et de conclusion comme le ferait un client. Sur les emplacements en libre-service, le bouton Début de la réservation est le moyen pour les clients d'accéder à leur code PIN — laissez-le activé. La configuration des e-mails est dans le guide des e-mails.

11. Activer votre compte

Cliquez sur Choisir une formule à l'étape Activer et passer en ligne du Guide (Ajouter la facturation dans le Guide en six étapes), ou ouvrez Paramètres → Facturation. Votre essai ne vous maintient pas en ligne indéfiniment ; Besoin de plus de temps ? sur la bannière d'essai déplace votre date de lancement (voir le guide des paramètres du compte).

Tester toute la réservation avant de vous lancer

Ne laissez pas votre premier client servir de test. Réservez vous-même une fois, de bout en bout, et vérifiez chaque maillon de la chaîne : réservation → paiement → e-mail de confirmation → page de déverrouillage avec le code PIN → ouverture de la serrure → retour.

Faire une réservation test (recommandé)

Chaque page d'emplacement a Faire une réservation test dans sa barre supérieure, à côté de Sauvegarder, sur chaque onglet. Le bouton est grisé tant que l'emplacement ne peut pas encore recevoir de réservations ("Cet emplacement ne peut pas encore recevoir de réservations. Terminez d'abord les étapes de la liste ci-dessous.") et tant que l'onglet où vous êtes a des modifications non enregistrées ("Enregistrez d'abord vos modifications. La réservation test utilise ce qui est enregistré."). Lorsqu'un emplacement devient prêt pour la première fois, Cet emplacement est prêt pour les réservations. s'accompagne de son propre bouton Faire une réservation test, et dans le Guide en sept étapes, l'étape Réservation test ouvre la même boîte de dialogue. Vous devez avoir le droit de gérer les réservations (les propriétaires et membres du compte, le Personnel de réservation et les propriétaires et membres partenaires l'ont).

Appuyez sur Faire une réservation test — "Réservez une fois vous-même via votre propre page de réservation et voyez exactement ce que verront vos clients."
Choisissez Test gratuit ("Vérifie la réservation, l'e-mail de confirmation et le code. Le paiement n'est pas testé.") ou Test avec un vrai paiement ("Vérifie aussi que les paiements arrivent sur votre compte Stripe. Débite le plus petit montant Stripe et le rembourse aussitôt ; Stripe garde ses petits frais."). Ce choix n'apparaît que si votre compte encaisse les paiements en ligne via Stripe ; sinon, le test est gratuit.
Appuyez sur Créer le lien de test, puis sur Ouvrir la page de réservation. Le lien fonctionne pendant 2 heures. Sur un emplacement où les clients réservent via le bouton de votre propre site, le lien ouvre ce site, et la boîte de dialogue indique d'abord si le bouton y a été vu ("Le bouton de réservation est en ligne sur…").
Réservez comme le ferait un client. Votre page de réservation affiche une bannière, par exemple "Réservation test — gratuite. Le paiement n'est pas testé. Elle est annulée automatiquement."

Ce qu'il faut savoir sur les réservations test :

Elles ne concernent que les locations : lors d'une visite test, votre page de réservation masque entièrement les événements, les cartes cadeaux et les adhésions. Les codes promo ne s'appliquent pas aux réservations test.
L'objet de l'e-mail de confirmation commence par [TEST] et l'e-mail s'ouvre sur "Ceci est une réservation test effectuée par l'entreprise elle-même. Elle est annulée automatiquement et aucun montant n'est conservé." Aucun rappel ni e-mail ultérieur n'est envoyé.
Dans Réservations, les réservations test sont masquées par défaut. Activez Afficher les réservations test (à côté de Lignes de prolongation ; sur un téléphone sous Options) pour les voir, marquées d'une étiquette Test. Si une réservation test faite dans la dernière heure est masquée, un avis indique "Une réservation test que vous venez de faire est masquée dans cette liste." avec un lien Afficher les réservations test. Les réservations test masquées ne sont jamais sélectionnées, elles ne sont donc ni exportées ni imprimées.
Les réservations test sont exclues des chiffres du tableau de bord et annulées automatiquement 30 minutes après leur création (ou à leur fin, si celle-ci arrive plus tôt). Annulez-en une vous-même pour terminer le test plus tôt.
Une fois le lien expiré, la page de réservation indique "Ce lien de test a expiré. Lancez un nouveau test dans Rentalbuddy."

Autres façons de tester

Un code promo à 100 % (teste le vrai paiement client avec un code). Ouvrez Code promo → Créer un code promo, réglez Type de remise sur Pourcentage et saisissez exactement 100 dans Pour cent. Réglez Utilisation totale maximale sur 1 ou 2 et une date Valable jusqu’au proche pour qu'un vrai client ne puisse pas l'utiliser, et passez Statut du code sur Inactif quand vous avez terminé. Stripe doit être connecté. Une réservation faite ainsi est une réservation normale : elle compte dans vos chiffres jusqu'à ce que vous l'annuliez. Les codes promo en détail sont dans le guide des codes promo.

Une réservation par le personnel marquée comme paiement test (rapide, mais sans passer par le paiement client). Utilisez le bouton de réservation de la barre supérieure de l'admin pour réserver sur l'emplacement sélectionné. Sur la réservation, enregistrez le paiement avec Ajouter un paiement → Manuel → Type de paiement Paiement test → Paiement d'inscription. La réservation affiche alors Payé avec un paiement test, afin de ne jamais être confondue avec un vrai paiement. Elle compte quand même dans le chiffre d'affaires du tableau de bord jusqu'à ce que vous l'annuliez. Enregistrez le paiement test avant de vérifier le code, pour que la réservation se comporte comme une vraie réservation payée.

La liste de contrôle avant lancement

Vérifiez chacun de ces points pour chaque emplacement avant de vous lancer :

L'Accueil et la page de l'emplacement sont dégagés. Aucun avertissement rouge sur l'Accueil, et la page de l'emplacement n'affiche plus Avant que cet emplacement puisse recevoir des réservations ni Cet emplacement ne reçoit pas de réservations. Ces contrôles détectent les produits, serrures, périodes, bouton de réservation et paiements manquants, ainsi que les serrures qui ne donnent pas de code.
Une période couvre aujourd'hui et la saison à venir.
Votre page de réservation se charge et affiche le parcours de réservation de cet emplacement. Sur l'onglet Bouton Réserver, les boutons intégrés affichent "Le bouton de réservation est en ligne sur…" dès que le bouton s'est chargé sur votre page ; ajouter ?rbCheck=1 à l'adresse de votre page affiche une petite vérification de l'installation sur la page. Ouvrez ensuite votre vraie page web comme le ferait un client.
Stripe est connecté et ne demande rien d'urgent. L'étape paiements du Guide est validée et Paramètres → Paiements n'affiche aucun avis Stripe rouge ou orange. Les comptes qui encaissent volontairement sur place font exception.
Téléphone de l'emplacement et E-mail de l'emplacement sont les vôtres — les clients les voient lors de la réservation et dans leurs e-mails de confirmation et ne peuvent pas simplement répondre à l'e-mail, ce sont donc leurs moyens de vous joindre — et vos Conditions Générales contiennent votre propre texte, pas un texte d'exemple.
Chaque produit que vous vendez est réservable. Sur les emplacements en libre-service : sur une serrure active. Sur les emplacements avec personnel : une quantité supérieure à 0 et un prix.
Le type d'accès correspond à votre matériel : Libre-service si les clients ouvrent eux-mêmes les serrures, Avec personnel si le personnel remet le matériel.
Les serrures Igloohome sont arrivées via Synchroniser les serrures Igloohome et aucune n'est signalée en rouge sur l'onglet Serrures. Synchroniser cette serrure depuis Igloo sur une serrure teste qu'elle peut créer un code.
Les serrures manuelles ont leur code défini — c'est le code que reçoivent les clients.
Le bouton Début de la réservation de l'e-mail de confirmation est activé sur les emplacements en libre-service.
Vous avez fait une réservation test avec Faire une réservation test.

Pendant la réservation test, vérifiez

La réservation apparaît dans Réservations au bon emplacement et à la bonne heure, avec l'étiquette Test (activez Afficher les réservations test pour la voir).
L'e-mail de confirmation arrive, avec vos coordonnées, et ses liens ouvrent votre page.
Début de la réservation dans l'e-mail ouvre la page de déverrouillage et le code PIN s'affiche. Pour les serrures Igloohome, le code apparaît 15 minutes avant le début, ou à l'heure pleine si la réservation commence plus tard dans l'heure ; réservez donc un créneau qui commence maintenant — le guide sur les clients qui ne reçoivent pas de code PIN donne le délai exact.
Le code ouvre la serrure physique.
L'étape de retour fonctionne et la réservation finit à l'état retourné.

Une réservation test faite avec Faire une réservation test s'annule d'elle-même. Un test fait autrement, vous l'annulez vous-même ensuite (et le remboursez si de l'argent réel a été prélevé), pour que la serrure soit libre pour de vrais clients.

Aide-mémoire

Étape	Où
Créer le compte, vérifier l'e-mail	Page d'inscription
Coordonnées de l'entreprise	Paramètres → Compte
Devise, Stripe	Paramètres → Paiements
Emplacement, type d'accès, coordonnées	Emplacements → Ajouter un nouvel emplacement → Paramètres de l'emplacement
Dates et horaires d'ouverture	Emplacement → Dates d'ouverture
Comment les clients réservent	Emplacement → Bouton Réserver
Taxes	Paramètres → Taxes
Produits et prix	Produits → Ajouter un nouveau produit
Serrures et produit de chaque serrure	Emplacement → Serrures
Conditions	Flux client → Paramètres clés
E-mail de confirmation	Paramètres → E-mails
Abonnement	Paramètres → Facturation
Réservation test	Emplacement → Faire une réservation test (barre supérieure, à côté de Sauvegarder)

Questions fréquentes

Comment mettre le système en ligne ? Il n'y a pas d'interrupteur "mise en ligne" : un emplacement reçoit des réservations dès qu'il a un produit réservable, des serrures (sur les emplacements en libre-service), un bouton de réservation, une période en cours et des paiements qui fonctionnent. Quand la page de l'emplacement ne liste plus d'étapes ouvertes sous Avant que cet emplacement puisse recevoir des réservations, passez la liste de contrôle avant lancement et faites une réservation test.

Puis-je tester la réservation sans payer ? Oui. Sur la page de l'emplacement, appuyez sur Faire une réservation test dans la barre supérieure et choisissez Test gratuit. La réservation est marquée comme test, exclue de vos chiffres et annulée automatiquement après 30 minutes.

Existe-t-il un mode test pour ma page de réservation ? Oui : Faire une réservation test dans la barre supérieure de l'emplacement vous donne un lien valable 2 heures. Votre page de réservation fonctionne alors en mode test, avec une bannière, un e-mail de confirmation [TEST] et aucun rappel.

Pourquoi Faire une réservation test est-il grisé ? Soit l'emplacement ne peut pas encore recevoir de réservations, soit l'onglet où vous êtes a des modifications non enregistrées. Survolez le bouton pour savoir lequel, puis terminez les étapes restantes ou appuyez sur Sauvegarder.

J'ai fait une réservation test mais je ne la trouve pas dans Réservations. Les réservations test sont masquées par défaut. Activez Afficher les réservations test dans Réservations pour les voir, marquées d'une étiquette Test.

Faire une réservation test fonctionne-t-il pour les événements ou avec un code promo ? Pas encore. Une visite test de votre page de réservation n'affiche que les locations — les événements, cartes cadeaux et adhésions sont masqués — et les codes promo ne s'appliquent pas. Pour tester un code promo, utilisez un code à 100 % et annulez la réservation ensuite.

L'étape paiements du Guide est toujours ouverte alors que j'ai connecté Stripe. Configurer les paiements en ligne (Configurer les paiements dans le Guide en six étapes) interroge Stripe directement et est validé dès que Stripe indique que les paiements par carte fonctionnent. S'il reste ouvert, ouvrez Paramètres → Paiements : la carte Paiements en ligne indique ce que Stripe attend, avec Compléter sur Stripe. Si l'élément ouvert est Ajouter vos taux de taxe à Stripe, appuyez dessus : les taux de taxe créés avant la connexion doivent encore être ajoutés à Stripe.

Pourquoi "Créez votre premier emplacement" n'est pas validé ? J'en ai créé un. Dans le Guide en six étapes, l'étape exige aussi une période active ou à venir. Utilisez Aller aux dates d'ouverture et créez-en une.

J'ai choisi le mauvais type d'accès pour mon emplacement. Puis-je le changer ? Oui, tant que l'emplacement n'a ni première réservation ni serrure : sur Paramètres de l'emplacement, choisissez l'autre option et enregistrez. Les réservations test ne comptent pas. Ensuite, contactez le support.

Pourquoi ne puis-je pas enregistrer l'emplacement sans e-mail ni téléphone ? E-mail de l'emplacement et Téléphone de l'emplacement sont obligatoires, car les clients les voient lors de la réservation et dans leurs e-mails de confirmation, et c'est par eux qu'ils vous joignent. Ils sont préremplis depuis votre compte ; les coordonnées de Rentalbuddy sont refusées.

J'ai ajouté des serrures mais "Configurer les serrures et l'accès" est toujours ouvert. Au moins une serrure doit être Actif, avoir un produit et pouvoir créer des codes PIN ; les indications sous l'étape précisent ce qui manque.

Puis-je passer un élément du Guide ? Non. Chaque élément listé par le Guide doit être fait avant qu'il disparaisse, mais les éléments qui ne vous concernent pas sont omis : l'étape serrures n'apparaît qu'avec un emplacement en libre-service, Connecter igloohome uniquement pour les serrures Igloo, et Ajouter un taux de taxe uniquement si Stripe encaisse vos paiements. Chaque nouveau compte reçoit le Guide en sept étapes ; les comptes créés plus tôt gardent six étapes.

Pourquoi une étape du Guide ne s'ouvre-t-elle pas pour moi ? Tout le monde sur le compte voit le Guide, mais ses boîtes de dialogue de configuration ne s'ouvrent que pour les utilisateurs dont le rôle permet de faire cette étape. Demandez au propriétaire de votre compte de la faire, ou de changer votre rôle.

Mon site web n'est pas encore prêt — puis-je quand même commencer ? Oui. Choisissez le Site Rentalbuddy sur l'onglet Bouton Réserver et les clients réservent sur une page hébergée pour vous ; vous pourrez passer à votre propre site plus tard.

Pourquoi je ne vois pas l'étape Configurer les serrures et l'accès ? Elle n'apparaît que si vous avez un emplacement en libre-service. Les emplacements avec personnel n'ont pas besoin de serrures.

Où est passé le Guide de mise en route ? Une fois toutes les étapes terminées, il disparaît définitivement et l'Accueil affiche le tableau de bord avec les éventuels avertissements au-dessus.