Checklist de configuration pour nouvel opérateur — du compte vide à la première réservation

Configurer une activité de location touche à beaucoup d'écrans, et l'ordre compte : plusieurs étapes sont bloquées tant qu'une étape précédente n'est pas faite. Cette checklist est l'ordre qui fonctionne. Chaque étape est courte et renvoie vers un article plus détaillé quand vous en avez besoin.

Le guide intégré couvre l'essentiel

Lorsque vous vous connectez, la page Accueil affiche un Guide avec les six étapes que le système vérifie pour vous :

Rejoindre Rentalbuddy — fait automatiquement à la création de votre compte
Créez votre premier emplacement
Créer un produit
Configurer les paiements
Configurer les serrures et l'accès (affiché uniquement si vous avez un emplacement sans personnel)
Activez votre compte

Déroulez le Guide et il vous dira ce qui manque encore. La checklist ci-dessous est le même parcours, avec les étapes que le Guide ne suit pas — taxes, dates d'ouverture, bouton de réservation, textes d'e-mails et réservation de test.

1. Créer votre compte et vérifier votre e-mail

Inscrivez-vous sur la page Créer un compte avec Nom, E-mail (nom d'utilisateur), Numéro de téléphone et Mot de passe, et acceptez les Conditions générales.

Vous arrivez ensuite sur Vérifiez votre adresse e-mail : « Veuillez vérifier votre boîte de réception et cliquer sur le lien de vérification que nous vous avons envoyé. » Vous ne pouvez pas vous connecter avant de l'avoir fait — la page de connexion indiquera « Adresse e-mail non vérifiée, connexion interdite. » Si l'e-mail n'arrive pas, vérifiez les spams et utilisez Envoyer un nouveau lien (il y a un court délai entre deux envois).

2. Renseigner les informations de votre entreprise et choisir votre devise

Dans le menu de gauche, ouvrez Paramètres → l'onglet Compte, et remplissez Informations sur l'entreprise. Ces informations sont visibles par vos clients, alors renseignez-les correctement dès le début.

Sous Paramètres → Paiements, vous définissez votre Devise. Faites-le avant tout ce qui touche à l'argent : la devise ne peut être modifiée que tant que le compte n'a aucune réservation active ou future sur un emplacement. Dès que des réservations existent, le champ se verrouille.

3. Connecter Stripe

Rentalbuddy encaisse les paiements par carte via Stripe. Ouvrez Paramètres → Paiements → Paiements en ligne et cliquez sur Connectez-vous à Stripe pour commencer à gérer les paiements.

Il vous sera demandé de choisir :

Je découvre Stripe → Créer un nouveau compte — vous complétez une courte inscription sur le site de Stripe.
J'utilise déjà Stripe → Connecter mon compte existant — notez l'avertissement : « Stripe n'autorise qu'un seul lien entre votre compte et une plateforme métier à la fois. Si votre compte Stripe est encore connecté à un autre service, déconnectez-le d'abord sur ce service ou utilisez un autre compte Stripe. »

Quand cela fonctionne, vous verrez Stripe connecté avec succès!

Voir aussi : Rentalbuddy ou Stripe : où aller pour quoi ?.

4. Configurer vos taux de taxe

Les taux de taxe se définissent une fois pour tout le compte, puis se choisissent par produit. Ouvrez Paramètres → paramètres fiscaux.

Cette étape nécessite Stripe au préalable — sans lui, l'écran affiche « Vous devez connecter Stripe pour créer et gérer les taxes. » La voie la plus rapide est Générer les taxes par défaut, qui crée les taux standard de votre pays. Vous pouvez aussi utiliser Ajouter une nouvelle taxe (pays, Type de taxe, Pourcentage (%), Exclusif/Inclusif) ou, si vous gérez déjà des taux dans Stripe, Synchroniser depuis Stripe.

5. Créer votre emplacement

Dans le menu de gauche, ouvrez Emplacements → Ajouter un nouvel emplacement.

Sur l'onglet Paramètres de l'emplacement, renseignez Nom de votre emplacement, les champs d'adresse et le Fuseau horaire. Réglez Présence du personnel sur Sans équipage si vous prévoyez d'utiliser des serrures connectées, ou sur Habité si du personnel remet le matériel — le texte d'aide le dit exactement. Sous Langue et fuseau horaire, vous choisissez aussi le Langage principal et les Langues à afficher dans la vue réservation.

Presque tout le reste — produits, paiements, serrures — est bloqué tant qu'aucun emplacement n'existe.

Voir aussi : Emplacements et stations expliqués (et où vit chaque réglage).

6. Décider comment les clients accèdent à votre réservation

Ouvrez l'onglet Bouton Réserver de l'emplacement. Sous Où les clients réservent-ils ?, vous choisissez :

Site Rentalbuddy — une page de réservation simple hébergée par nous. Rien à installer.
Mon propre site web → Lien de réservation — vous collez un lien sur votre site.
Mon propre site web → Intégré sur votre site web — le bouton de réservation vit sur votre propre page. C'est l'option qui nécessite les deux morceaux de code, et celle où vous devez renseigner URL où le bouton de livre est implémenté.

Si vous choisissez l'option intégrée, renseignez bien cette URL — Rentalbuddy construit à partir d'elle les liens de démarrage de location, de retour, de prolongation et de report dans vos e-mails clients. Une mauvaise adresse envoie les clients sur la mauvaise page.

Voir aussi : Installer le bouton de réservation sur votre site web.

7. Définir vos dates d'ouverture

Ouvrez l'onglet Dates d'ouverture de l'emplacement. Rien n'est réservable tant que vous ne l'avez pas fait : « Pour accepter des réservations, créez au moins une période ci-dessous. Les périodes définissent quand votre emplacement est disponible pour les locations. »

Utilisez Créer une nouvelle période, donnez-lui un Nom de la période, un Début des règles et une Fin de période, et réglez les Heures de ramassage et Horaires de retour par jour de la semaine (Aligner tous les jours sur le lundi fait gagner du temps). Vérifiez ensuite l'Intervalle de réservation (les intervalles de temps dans lesquels les clients peuvent réserver), les Limites de durée de réservation (durée de location minimale et maximale) et, si vous avez besoin de temps de nettoyage, le Temps de blocage après réservation. Les journées isolées qui diffèrent se règlent sous Dates personnalisées.

Voir aussi : Horaires d'ouverture et dates d'ouverture.

8. Créer vos produits avec leurs prix

Assurez-vous qu'un emplacement est sélectionné dans la barre de navigation, puis ouvrez Des produits → Ajouter un nouveau produit dans le menu de gauche.

Choisissez le type (Produit de location, Accessoire de location, Assurance, Événement ou Adhésion), remplissez Informations de base et Noms et descriptions des produits, définissez l'Inventaire (Nombre d'unités — combien vous en avez physiquement) et choisissez votre taxe sous Taxes.

Sous Configuration des prix, choisissez votre mode de facturation : Prix par unité, Prix par heure, ou Tarification structurée (« Définir des prix différents pour différentes durées ») lorsqu'une location de 3 heures ne doit pas simplement coûter trois fois le prix horaire.

Voir aussi : Créer et gérer les produits et Options et accessoires.

9. Créer vos stations et appairer vos serrures

Passez cette étape si votre emplacement est Habité.

Dans le menu de gauche, ouvrez Gares → Ajouter une nouvelle station, donnez-lui un Nom de la station et choisissez l'Emplacement et le Type de casier. Une station est l'endroit physique où se trouvent vos serrures ; un emplacement est le site d'exploitation auquel elle appartient.

Pour les serrures Igloohome, le guide Connecter avec Igloohome déroule trois étapes : Télécharger l'application, Associer vos serrures (à l'aide du guide d'Igloohome) et Synchroniser avec Igloohome. Un point qui piège beaucoup de monde est signalé dans l'application elle-même : après avoir autorisé Rentalbuddy, vos serrures ne se synchroniseront pas tant que vous n'aurez pas ajouté un moyen de paiement dans le portail Igloo Connect.

Voir aussi : Connecter et gérer vos serrures connectées.

10. Lier chaque produit à une serrure

Ouvrez la station et utilisez le tableau des serrures. Chaque ligne de serrure a une colonne Produit — choisissez quel produit correspond à cette unité physique. Une serrure sans produit affiche Aucun produit assigné, et la station vous avertit : « Les clients ne peuvent pas réserver ces verrous tant qu'aucun n'a de produit. »

Activez également Actif. L'infobulle est explicite : « Lorsqu'un verrou est actif, les clients peuvent réserver le produit associé à ce verrou. S'il est inactif, ce produit n'apparaît pas et ne peut pas être réservé. » Utilisez Activer tous les verrous pour tout faire d'un coup.

C'est l'étape que les exploitants oublient le plus souvent — la disponibilité est pilotée par les serrures, et pas seulement par le nombre d'unités en stock du produit.

11. Mettre le bouton de réservation sur votre site web

Si vous avez choisi Intégré sur votre site web à l'étape 6, c'est ici que vous l'installez : copiez Copier le code du moteur de réservation une fois dans le code global de votre site, et Copier le code du bouton sur la page où le bouton doit apparaître.

L'échec le plus fréquent ici est de coller le script plus d'une fois — cela casse le paiement. Les instructions complètes, créateur de site par créateur de site, sont dans Installer le bouton de réservation sur votre site web.

12. Modifier votre e-mail de confirmation

Ouvrez Paramètres → Paramètres d'e-mail. Sous E-mails par défaut, vous trouverez E-mail de confirmation — dépliez-le pour modifier l'Objet de l'e-mail, le Texte d'introduction et le Texte final, et pour choisir les blocs et boutons que contient l'e-mail (Détails de la réservation, Itinéraires – Emplacement, Télécharger le reçu, Début de la réservation, Fin de la réservation, etc.). Aperçu de l'e-mail montre le résultat.

Sous Vos e-mails, vous pouvez créer des e-mails automatiques supplémentaires avec leur propre déclencheur et leur propre portée d'emplacement. L'interrupteur Actif compte : « Si Actif est désactivé, cet e-mail ne sera pas envoyé aux clients. »

Voir aussi : Modifier votre e-mail de confirmation et configurer des rappels.

13. Activer votre compte

La dernière étape du Guide est Activez votre compte — « Ajoutez un abonnement pour activer votre compte et commencer à recevoir des réservations. » Utilisez Ajouter la facturation, ou Paramètres → Facturation plus tard. Votre période d'essai ne vous maintiendra pas en ligne indéfiniment.

14. Passer une réservation de test, de bout en bout

Ne passez pas en production sans l'avoir fait une fois vous-même. Vous voulez voir toute la chaîne : réservation → paiement → e-mail de confirmation → code PIN ou retrait → retour.

Utilisez un code promo à 100 % pour ne pas avoir à vous payer vous-même. Ouvrez Code promo → Créer un code promo, réglez le Type de remise sur Pourcentage et saisissez 100 dans le champ Pour cent. 100 est autorisé — le message de validation du formulaire lui-même est « Saisissez un pourcentage de 1 à 100 ». Donnez-lui une expiration courte et réglez Utilisation totale maximale sur 1 ou 2 pour qu'un vrai client ne tombe pas dessus, puis mettez Statut du code sur Inactif quand vous avez fini de tester.

Deux points de vigilance : si vous définissez une Valeur minimale de commande sur le code, elle peut ne pas s'appliquer à votre petite réservation de test, et l'étape de paiement s'affiche toujours lorsque le total est à zéro — Stripe ne demande simplement aucune donnée de carte. L'astuce complète est décrite dans Créer et gérer les codes promo.

Réservez ensuite comme le ferait un client : ouvrez votre propre page de réservation ou la page de votre site où se trouve le bouton, complétez la réservation, et vérifiez que l'e-mail de confirmation arrive avec un lien fonctionnel. Il y a un bouton Aperçu sur l'onglet Bouton Réserver qui ouvre votre parcours de réservation dans un nouvel onglet, ce qui est pratique pour vérifier l'intégration — mais un aperçu n'est pas une vraie réservation, faites-en donc une vraie aussi.

Voir aussi : Les clients ne reçoivent pas de code PIN (ou le code n'ouvre pas la serrure) et Le client dit n'avoir reçu aucun e-mail de confirmation — les deux choses les plus susceptibles de vous surprendre lors de votre première journée en production.

Aide-mémoire

Étape	Où
Créer un compte, vérifier l'e-mail	Page d'inscription
Informations sur l'entreprise, devise	Paramètres → Compte / Paiements
Connecter Stripe	Paramètres → Paiements → Paiements en ligne
Taux de taxe	Paramètres → paramètres fiscaux
Emplacement	Emplacements → Ajouter un nouvel emplacement → Paramètres de l'emplacement
Comment les clients réservent, URL du site	Emplacement → Bouton Réserver
Dates et heures d'ouverture	Emplacement → Dates d'ouverture
Produits et prix	Des produits → Ajouter un nouveau produit
Stations et serrures	Gares → Ajouter une nouvelle station
Produit sur chaque serrure	Station → tableau des serrures → Produit, Actif
Bouton de réservation sur votre site	Emplacement → Bouton Réserver
E-mail de confirmation	Paramètres → Paramètres d'e-mail
Abonnement	Paramètres → Facturation
Réservation de test	Code promo → code à 100 %, puis réserver pour de vrai