Configurer et gérer les adhésions

Une adhésion est une remise en pourcentage sur les locations, valable pendant un nombre de mois, liée à l'Adresse e-mail d'un client. C'est toute la fonctionnalité — il n'y a pas de temps de location gratuit, pas de carte à tamponner, pas de droit spécifique à un produit.

La partie e-mail est ce qu'il faut retenir, et l'admin le répète à plusieurs endroits : « Les adhésions sont liées aux clients par e-mail. La même adresse doit être utilisée lors de la réservation pour que la remise membre s'applique. » Un membre qui réserve avec une autre adresse n'obtient aucune remise, et rien ne l'en informe, ni vous non plus.

Tout se trouve sous Adhésions dans le menu, qui comporte quatre onglets : Paramètres, Caisse, Membres et Achats.

Étape 1 — activer les adhésions

1. Ouvrez Adhésions et restez sur l'onglet Paramètres.
2. Activez Activer les adhésions.
3. Répondez à Où les adhésions doivent-elles s'appliquer ? — voir la section suivante, celle-ci compte.
4. Définissez la Remise membre par défaut (%). Texte d'aide : « Utilisé pour les membres ajoutés/importés manuellement sans remise spécifique au produit. La remise s'applique au montant total de la réservation. » Doit être comprise entre 0 et 100, sinon vous obtenez Veuillez saisir une remise entre 0 et 100.
5. Définissez la Durée d'adhésion par défaut (mois) — entre 1 et 120, sinon Veuillez saisir une durée d'adhésion entre 1 et 120 mois.
6. Appuyez sur Sauvegarder.

Les autres onglets restent grisés tant que ceci n'est pas enregistré.

Après l'enregistrement, un panneau Premiers pas apparaît et vous indique ce qui est configuré et ce qu'il reste à faire. Il vous informe également des e-mails que Rentalbuddy a créés pour vous — voir ci-dessous.

Enregistrer ici ne rend encore rien vendable. Activer les adhésions et créer le produit d'adhésion sont deux étapes distinctes — les exploitants s'arrêtent régulièrement après la première en se demandant pourquoi leurs clients ne voient rien. Tant que ce produit n'existe pas, aucune option d'adhésion n'apparaît dans votre fenêtre de réservation. Le panneau Premiers pas vous signale la seconde étape — Vendre des adhésions en ligne, marquée Recommandé — avec un lien Créez-en un menant directement au formulaire de produit.

Étape 2 — choisir où les adhésions s'appliquent

Où les adhésions doivent-elles s'appliquer ? a deux réponses, et ce choix conditionne tout le reste :

• Tous les emplacements — « Les membres peuvent utiliser leur remise lors de réservations sur tous vos emplacements de location. » Une adhésion par personne couvre tout votre compte, y compris les emplacements que vous ajouterez plus tard. Un seul produit d'adhésion à maintenir.
• Par emplacement — « Les membres bénéficient de la remise uniquement sur l'emplacement pour lequel ils se sont inscrits. Ajoutez une adhésion distincte pour chaque emplacement supplémentaire. » Une personne qui veut deux emplacements a besoin de deux adhésions, et il vous faut un produit d'adhésion sur chaque emplacement.

Choisissez Tous les emplacements sauf si vos emplacements sont réellement des entreprises distinctes aux yeux de vos clients.

Changer d'avis plus tard

Vous pouvez basculer librement jusqu'à la création de votre premier produit d'adhésion. Ensuite, le réglage se verrouille et affiche « Utilisez le bouton ci-dessous pour modifier où les adhésions s'appliquent. Vos produits d'adhésion devront peut-être être mis à jour. »

Appuyez sur Modifier où les adhésions s'appliquent pour ouvrir la boîte de dialogue de migration. Lisez-la attentivement — elle fait deux choses très différentes selon le sens :

• De Par emplacement vers Tous les emplacements : vous obtenez Choisir les produits d'adhésion à conserver, avec « Décochez les produits en double sur d'autres emplacements. Les produits non sélectionnés seront supprimés. » Tout ce que vous décochez est supprimé. C'est le sens destructeur ; vous consolidez un produit par emplacement en un seul produit.
• De Tous les emplacements vers Par emplacement : rien n'est supprimé. On vous montre Vos produits d'adhésion et on vous indique que chaque produit ne sera désormais vendu qu'à l'emplacement affiché, et que pour proposer la même adhésion ailleurs, vous devez aller dans Des produits, utiliser Copie et choisir où elle doit être vendue.

Dans les deux cas, la boîte de dialogue le dit clairement : « Les membres existants ne sont pas affectés tant que vous ne les modifiez pas individuellement. » Le changement ne s'applique qu'aux produits et aux achats futurs.

Les membres inscrits sous l'ancien réglage continuent de fonctionner sous l'ancien réglage et apparaissent dans la liste Membres avec une puce Ancien. Si vous voulez en basculer un vers votre réglage actuel, ouvrez-le avec Modifier et changez Où les adhésions doivent-elles s'appliquer ? sur ce membre. Il n'y a pas de conversion en masse.

Étape 3 — permettre aux clients d'en acheter une

Les clients achètent une adhésion via un Produit, dans la même fenêtre de réservation que celle utilisée pour les locations.

1. Allez dans Des produits et créez un produit de type Adhésion. Choisissez bien le type — il ne peut plus être modifié une fois le produit créé.
2. Sous Paramètres d'adhésion, renseignez :
   • Prix d'adhésion — ce que paie le client. « Saisissez 0 pour une adhésion gratuite ».
   • Remise location (%) — ce que les membres obtiennent réellement sur leurs locations. « Remise sur les locations tant que l'adhésion est active. Saisissez 0 pour aucune remise. La remise s'applique au montant total de la réservation. »
   • Durée d'adhésion (mois) — sa durée de validité. Laissez-le vide et il utilise la valeur par défaut de votre compte, que le champ vous indique.
   • Le taux de TVA, comme sur n'importe quel produit.
3. Enregistrez le produit.

Si vous êtes en Par emplacement, créez un produit d'adhésion sur chaque emplacement qui doit vendre des adhésions. En Tous les emplacements, un seul produit suffit — il est proposé partout.

C'est la Remise location du produit qui s'applique aux acheteurs — avec un piège. Régler la Remise location (%) du produit sur 0 ne prive pas les membres de remise : au moment de la réservation, ils basculent sur la Remise membre par défaut (%) de votre compte, qui n'est normalement qu'une valeur de repli pour les membres que vous ajoutez à la main ou importez. Si vous voulez vraiment une adhésion sans remise, mettez à 0 la remise location du produit et la valeur par défaut du compte.

Si vous essayez de créer un produit d'adhésion avant d'avoir choisi un mode de couverture, on vous indique Définissez où les adhésions s'appliquent sur la page Adhésions avant de créer un produit d'adhésion.

L'onglet Caisse

Par défaut, l'achat d'une adhésion demande les mêmes informations qu'une réservation : « Les clients verront les mêmes exigences de paiement personnalisées que pour une réservation. Nom, e-mail et téléphone sont toujours obligatoires. Nous utilisons également l'e-mail pour reconnaître les membres et appliquer leur remise lors des réservations futures. »

Si vous devez demander autre chose lorsque quelqu'un achète une adhésion, activez Utiliser des exigences de paiement distinctes pour les achats d'adhésion et ajoutez vos champs sous Exigences de paiement adhésion. Ces champs ne s'appliquent qu'aux achats d'adhésion — « Elles n'affectent pas les réservations habituelles. » Il y a un Aperçu pour voir ce que le client obtiendra.

Ce que voit le client

Dans votre fenêtre de réservation, une option Adhésions apparaît à côté de la réservation classique, mais seulement une fois que vous avez au moins un produit d'adhésion correspondant à votre réglage de couverture.

1. Le client saisit d'abord son e-mail — Votre e-mail, « Saisissez votre e-mail pour voir les options d'adhésion de votre compte. »
2. Il voit vos produits d'adhésion, chacun affichant la remise sous la forme « {{percent}}% de réduction sur les locations », le prix, et si l'adhésion est Valable dans tous les sites ou Valable uniquement sur ce site.
3. Le bouton indique Ajouter ou, s'il possède déjà une adhésion, Prolonger (« Prolonge votre adhésion de {{months}} mois. ») ou Changer (« Remplace votre adhésion actuelle. »). Une personne ayant une adhésion active voit aussi une bannière lui indiquant ce qu'elle possède et jusqu'à quand.
4. Il paie. La confirmation indique Merci pour votre adhésion ! et explique que la remise sera appliquée automatiquement sur les futures locations lorsqu'il utilisera la même adresse e-mail.

La prolongation s'additionne correctement : acheter à nouveau alors qu'on est encore membre ajoute les mois à la date de fin existante plutôt que de repartir de zéro.

L'adhésion ne devient active que lorsque l'achat est réellement Payé. Un achat d'adhésion abandonné ou impayé ne crée aucun membre.

Comment la remise arrive sur une réservation

Lorsqu'un client saisit son e-mail dans le panier de réservation normal, le widget le compare à vos membres et affiche une puce avec la remise membre. Rentalbuddy revérifie la remise au moment où il calcule le prix de la réservation, elle ne peut donc pas être falsifiée, et elle ne s'applique que si l'adhésion est valable pour l'emplacement réservé.

Sur la réservation dans l'admin, elle apparaît dans le récapitulatif de prix sous la forme Remise membre (10%) — le pourcentage entre parenthèses est le taux du membre.

Si un membre saisit également un code promo, les deux s'appliquent, l'un après l'autre plutôt qu'additionnés. Une adhésion à 10 % plus un code à 10 % sur 1000 donne 810, et non 800.

Les achats d'adhésion eux-mêmes sont des commandes ordinaires dans le système mais sont tenus à l'écart de vos listes opérationnelles de réservations — il n'y a rien à remettre et rien à récupérer.

E-mails

Lorsque vous activez les adhésions pour la première fois, Rentalbuddy crée deux e-mails pour vous : « un à l'achat d'une adhésion, et un 7 jours avant son expiration. Ils sont prêts à l'emploi — modifiez-les à tout moment dans Paramètres e-mail, ou laissez-les tels quels. »

• La confirmation d'achat part dès que l'achat de l'adhésion est payé.
• Le rappel d'expiration est créé avec une valeur par défaut de 7 jours avant, mais vous pouvez modifier ce moment dans Paramètres d'e-mail. Vous pouvez même l'envoyer après l'expiration (Après l'expiration de l'adhésion) comme relance « revenez nous voir ». Il est reprogrammé automatiquement chaque fois que l'adhésion change, et abandonné si l'adhésion est désactivée ou supprimée.

Validité et prix — comment cela fonctionne vraiment

Chaque adhésion achetée court à partir de sa date d'achat. La durée provient de la Durée d'adhésion (mois) du produit (ou de la valeur par défaut de votre compte), comptée à partir du jour où le client paie — deux personnes qui achètent le même produit à des jours différents obtiennent des dates de fin différentes. Il n'existe aucun moyen de vendre une adhésion se terminant à une date calendaire fixe (« valable jusqu'en mai prochain » pour tout le monde). Si vous en avez besoin, définissez plutôt la date à la main :

• Ajoutez vous-même les membres, un par un ou via Importer CSV, avec la date Valide jusqu'au que vous voulez.
• Ou vendez en ligne, puis modifiez ensuite le champ Valide jusqu'au de chaque membre ayant acheté sur l'onglet Membres — les adhésions achetées se modifient exactement comme les manuelles.

Modifier le prix ou la remise du produit n'affecte que les nouveaux achats. Le prix est facturé une seule fois, au moment de l'achat — les membres existants conservent le prix qu'ils ont payé et ne sont jamais refacturés, donc augmenter le prix plus tard ne touche personne parmi ceux qui ont déjà acheté. La remise fonctionne de la même façon : elle est copiée sur l'adhésion au moment de l'achat, si bien que modifier ensuite la Remise location (%) du produit ne change rien pour les membres existants. Pour ajuster un membre existant, modifiez-le individuellement sur l'onglet Membres.

Une adhésion cesse d'accorder une remise une fois sa date Valide jusqu'au dépassée. Le moment exact dépend de la façon dont le membre a été créé : les membres que vous avez ajoutés à la main ou importés restent couverts pendant toute cette journée, tandis qu'une adhésion achetée prend fin à l'heure de la journée à laquelle elle a été achetée. Rien d'autre n'a besoin de se produire ; il n'y a ni frais de renouvellement ni prolongation automatique. Acheter à nouveau avant l'expiration ajoute la nouvelle période à la date de fin existante ; après l'expiration, un nouvel achat repart simplement du jour même.

Une chose déroute régulièrement les exploitants : la colonne Statut de l'onglet Membres indique uniquement si vous avez activé ou désactivé ce membre. Une adhésion expirée y affiche toujours Actif. Pour voir l'expiration d'un coup d'œil, utilisez la liste Clients, où la colonne Membre affiche Oui avec Jusqu'au et la date à côté, ou Expiré avec la date en dessous, ou Désactivé avec la mention Désactivé manuellement.

Ajouter des membres à la main

Utile lorsque quelqu'un s'est inscrit en dehors de votre paiement en ligne — vous a payé en espèces, ou vient d'une liste papier.

1. Ouvrez l'onglet Membres.
2. Appuyez sur Ajouter un membre.
3. Saisissez son E-mail. C'est ce qui le relie à un client : « Nous lions les membres aux clients par e-mail. Le client doit utiliser la même adresse lors de la réservation pour bénéficier de sa remise. »
4. Sur les comptes Par emplacement, choisissez l'Emplacement.
5. Ajustez la Remise location (%) si cette personne doit différer de votre valeur par défaut.
6. Vérifiez Valide jusqu'au — préremplie avec la date du jour plus votre durée d'adhésion par défaut.
7. Appuyez sur Sauvegarder.

Si l'e-mail n'appartient pas encore à un client existant, une fiche client est créée automatiquement pour lui.

Pour en ajouter plusieurs à la fois, utilisez Importer CSV. La boîte de dialogue affiche le format exact correspondant à votre réglage de couverture — soit email, validUntil (YYYY-MM-DD, optional), discount % (optional), soit, par emplacement, email, siteId, validUntil, discount %. Quelques points à connaître avant de coller :

• Un membre par ligne, sans ligne d'en-tête.
• Omettre la date donne 12 mois à compter d'aujourd'hui — une valeur par défaut fixe ; votre réglage Durée d'adhésion par défaut n'est pas utilisé lors des imports.
• Le format par emplacement nécessite l'identifiant interne de l'emplacement, que la boîte de dialogue ne vous indique pas — ajouter ces membres un par un est souvent plus rapide pour une poignée.
• Vous obtenez {{count}} membre(s) créé(s). et, si certaines lignes ont échoué, un nombre d'erreurs.

Voir qui possède une adhésion

Onglet Membres — toutes les personnes qui en ont une, avec Nom, E-mail, Emplacement (ou Tous les emplacements), Ajouté via (Achat ou Saisie manuelle), Rabais, Valide jusqu'au, Statut et Actions. Recherchez avec Rechercher des membres. Cochez des lignes pour les Exporter ou les Imprimer. Cliquez sur une ligne pour accéder à ce client.

• L'interrupteur dans Statut désactive la remise d'un membre sans le supprimer.
• Modifier change sa remise, son expiration ou son e-mail.
• L'action de suppression demande « Voulez-vous vraiment retirer {{email}} en tant que membre ? »

Onglet Achats — chaque adhésion achetée par quelqu'un, avec la Date d'achat, le Client, l'Emplacement, le montant et le Statut de paiement. C'est l'onglet pour répondre à « qu'ont rapporté les adhésions ».

Clients — les colonnes Membre, S'applique à et Rabais affichent le statut d'adhésion directement dans votre liste de clients, et le filtre Membre la restreint à Actif, Expiré, Désactivé ou Non.

Situations courantes

Un membre dit qu'il n'a pas eu de remise. Neuf fois sur dix, il a réservé avec une autre adresse e-mail. Comparez l'e-mail de la réservation à celui de l'onglet Membres. Il n'est pas possible d'appliquer une adhésion à une réservation après coup depuis l'admin — remboursez la différence manuellement si vous voulez faire un geste.

L'adhésion a expiré mais affiche encore Actif. C'est l'interrupteur Statut, pas l'expiration. Regardez Valide jusqu'au, ou la colonne Membre dans Clients.

Un membre a changé d'adresse e-mail. Modifiez le membre et changez-y l'e-mail. Cela met aussi à jour sa fiche client, donc tout reste lié.

Deux personnes veulent partager une adhésion. Elles devraient partager une adresse e-mail, ce qui les fusionne alors en une seule fiche client. Déconseillé.

Une adhésion s'est retrouvée sur le mauvais client. Elle ne peut pas être déplacée : « Les adhésions ne peuvent pas être transférées entre clients. Supprimez cette adhésion et ajoutez-en une nouvelle pour le bon client. »

Je veux arrêter de vendre des adhésions mais garder les membres existants. Désactivez Activer les adhésions. On vous indique ce qui se passe : « Les adhésions sont désactivées. Les membres existants restent inchangés ; réactivez-les dans Paramètres pour proposer de nouvelles inscriptions. »

Un membre doit avoir un pourcentage différent des autres. Ouvrez-le sur l'onglet Membres et définissez sa propre Remise location (%).