Gestire i clienti (elenco, consenso email, esportazione)

Clienti nel menu è l'elenco di tutte le persone che hanno prenotato da te, più quelle che hai aggiunto a mano.

Una cosa spiega la maggior parte delle sorprese di questa pagina: un cliente è identificato dal suo indirizzo email. Esiste una sola scheda cliente per indirizzo email per account, condivisa da tutte le tue sedi, e ogni nuova prenotazione con quella email riscrive la scheda con ciò che è stato digitato nel modulo di prenotazione. L'ultima sezione, "Perché i dati di un cliente sono cambiati da soli", lo spiega per intero: vale la pena leggerla prima di dedicare tempo a riordinare i dati dei clienti.

L'elenco dei clienti

Ogni riga mostra Nome, Email, Numero di telefono e Consenso email (Sì o No). Se il tuo account ha gli abbonamenti attivi, compaiono anche Abbonamento, Valido per e Sconto; negli account senza abbonamenti queste tre colonne semplicemente non ci sono.

Cerca con la casella Cerca clienti. Trova corrispondenze in nome, email, numero di telefono e nel Sì / No di Consenso email, nient'altro. Il nome di una via, una città o un paese non trovano nulla, perché i campi dell'indirizzo non vengono cercati.
Ordina — fai clic sull'intestazione di una colonna. L'elenco parte ordinato per Nome.
Fai clic su una riga, oppure sull'icona dell'ingranaggio (Visualizza e modifica i dettagli) alla fine della riga, per aprire il cliente.
Apri in una nuova scheda — ogni riga è un vero link: Ctrl-clic (Cmd-clic su Mac), clic con il tasto centrale, oppure clic destro e scegli "Apri in una nuova scheda" del tuo browser; su telefono, tieni premuta la scheda. Puoi selezionare un indirizzo email nell'elenco per copiarlo senza aprire il cliente. Indietro su un cliente aperto in una nuova scheda ti porta all'elenco Clienti.

La pagina carica tutto l'elenco dei clienti all'inizio e lo cerca nel tuo browser, quindi in un account molto grande può impiegare un momento ad aprirsi, ma la ricerca è istantanea.

La tua ricerca, i filtri rapidi per gli abbonamenti, l'ordinamento, la pagina e la dimensione della pagina vengono conservati nell'indirizzo della pagina. Tornando da un cliente (con Indietro o con il pulsante Indietro del browser) l'elenco torna come l'avevi lasciato, un ricaricamento lo mantiene, e puoi salvare il link nei segnalibri o condividerlo. Scegliere Clienti dal menu apre l'elenco da capo.

Filtrare gli abbonamenti con i filtri rapidi

Negli account con abbonamenti, sopra la tabella c'è una fila di filtri rapidi etichettata Abbonamento:: Tutti, Attivo, Scaduto, Disattivato e No.

Ogni filtro mostra quanti clienti otterresti scegliendolo, contati dopo la tua ricerca.
Puoi attivare più filtri insieme; l'elenco mostra allora i clienti che corrispondono a uno qualsiasi di essi. Tutti azzera la selezione.
Un filtro senza risultati è in grigio e viene spostato alla fine della fila.

Nella colonna Abbonamento, un abbonamento attivo mostra un Sì verde con Fino al {data}; Scaduto mostra la data di fine; Disattivato indica "Disattivato manualmente". Valido per è Tutte le sedi oppure i nomi delle sedi coperte dall'abbonamento, e Sconto è lo sconto abbonamento. La gestione degli abbonamenti stessi è trattata nella guida agli abbonamenti.

Consenso email

Consenso email indica se il cliente ha spuntato la casella della newsletter nel modulo di prenotazione ("Accetto di ricevere newsletter e offerte da" seguito dal nome della tua sede). È No a meno che non l'abbia spuntata.

Non puoi cambiare il consenso nel pannello di gestione: il modulo del cliente non ha un campo per il consenso. Il valore si aggiorna solo quando la stessa email prenota di nuovo in una sede che mostra la casella della newsletter, e viene allora impostato su ciò che ha indicato quella prenotazione: un cliente che ha spuntato la casella una volta e non la volta successiva torna quindi a No. Dove la casella è nascosta, una prenotazione lascia la risposta salvata così com'è, e un nuovo cliente parte da No. Neanche l'acquisto di un abbonamento la cambia.

Se i clienti vedono la casella lo decide Mostra la casella per la newsletter nella parte di pagamento del flusso cliente, sotto Requisiti al pagamento: in Impostazioni → Flusso cliente per l'account, oppure nella scheda Flusso cliente propria di una sede quando questa usa impostazioni proprie. Il testo dice: "Permetti ai clienti di iscriversi a newsletter e offerte al pagamento. Se la casella è nascosta, i clienti già iscritti restano iscritti." È attiva a meno che tu non la disattivi.

Utenti partner: più account in un solo elenco

Se sei un utente partner che gestisce account di clienti, l'elenco ha una colonna in più, Ragione sociale, e un interruttore Mostra per tutti gli account. Quando è attivo vedi i clienti di ogni account che gestisci; quando è disattivato, solo quelli dell'account con cui hai effettuato l'accesso. Creando un cliente ti viene chiesto anche di scegliere l'account (Seleziona account).

Cosa viene memorizzato su un cliente

Apri un cliente e vedi un unico modulo:

ID cliente e Creato — sola lettura.
Nome, Cognome, Email, Numero di telefono — obbligatori.
Indirizzo, CAP, Città, Paese — facoltativi.

Numero di telefono ha un selettore del prefisso internazionale e deve essere un numero di telefono possibile per quel paese. Paese è un elenco di paesi con ricerca: digita qualche lettera e scegli; "Nessun paese corrispondente" significa che quanto scritto non corrisponde a nessun paese.

Questa è l'intera scheda: non c'è un campo note, non ci sono tag, né la spesa totale né il numero di prenotazioni. Consenso email viene mostrato nell'elenco e nell'esportazione ma non nel modulo (vedi sopra).

Creato non significa "cliente dal". Viene riscritto ogni volta che il cliente fa una nuova prenotazione, quindi di solito mostra la sua prenotazione più recente anziché la prima.

Da dove viene il Paese

Quando un cliente prenota, Paese è ciò che ha scelto nel campo del paese del modulo di prenotazione (se lo chiedi). Se l'ha lasciato vuoto, il widget di prenotazione lo compila in base al paese del suo numero di telefono. Così la maggior parte dei clienti ha un paese anche quando non mostri il campo. Il grafico delle nazionalità nella panoramica è calcolato dal numero di telefono della prenotazione, non da questo campo (vedi la guida a report ed esportazioni).

Aggiungere un cliente a mano

Apri Clienti.
Premi Aggiungi nuovo cliente.
Compila almeno Nome, Cognome, Email e Numero di telefono.
Premi Salva. Ricevi Nuovo cliente creato!

Sotto il campo email c'è scritto "Ogni email può appartenere a un solo cliente." Se l'email è già usata da un altro cliente dell'account ricevi Un altro cliente di questo account usa già questa email. e non viene salvato nulla.

Modificare un cliente

Apri il cliente dall'elenco.
Modifica i campi che ti servono.
Premi Salva nella barra in alto. Ricevi Cliente aggiornato!

Quando salvi succedono due cose in silenzio, e nessuna delle due chiede conferma:

Cambiare il nome riscrive il nome su tutte le prenotazioni di quel cliente. Le prenotazioni passate mostrano la nuova grafia. Di solito è ciò che vuoi quando correggi un errore di battitura, e non ciò che vuoi se stai riutilizzando una scheda per un'altra persona.
Cambiare l'email sposta i suoi abbonamenti sul nuovo indirizzo, così chi ha un abbonamento mantiene lo sconto quando prenota con la nuova email. Negli account con abbonamenti il campo email te lo ricorda: "Lo sconto abbonamento si applica quando questo cliente prenota con questo indirizzo email."

La nuova email non deve appartenere a un altro cliente dell'account: ricevi lo stesso messaggio Un altro cliente di questo account usa già questa email.

Numero di telefono è obbligatorio in questo modulo anche se le prenotazioni possono creare clienti senza numero. Se un cliente meno recente non ha un numero di telefono, inseriscine uno prima di poter salvare qualsiasi altra modifica.

Vedere le prenotazioni di un cliente: Storico ordini

Scorri in basso nel cliente fino a Storico ordini. Elenca ogni prenotazione legata a quel cliente, in tutte le tue sedi e in tutte le date, con Creata, Tipo di ordine (Prenotazione o Abbonamento), N. ordine, Inizio, Fine, Serratura, Canale, Valore, Stato del pagamento, Stato, Sede e Stampata. Serratura mostra il numero o i numeri di serratura usati da ogni prenotazione, e un'etichetta Prova accanto allo stato indica una prenotazione di prova (vedi la guida alla ricerca e al filtro delle prenotazioni).

Fai clic su una riga per aprire quella prenotazione, oppure fai Ctrl-clic (Cmd-clic) o clic con il tasto centrale per aprirla in una nuova scheda.
Righe di prolungamento e Includi acquisti di abbonamenti stabiliscono se proroghe e acquisti di abbonamenti vengono elencati come righe proprie. Sono gli stessi interruttori dell'elenco Prenotazioni.
Seleziona delle righe per attivare Esporta e Stampa solo per quelle prenotazioni: funzionano esattamente come nell'elenco Prenotazioni (vedi la guida alla ricerca e al filtro delle prenotazioni). La casella nell'intestazione seleziona le prenotazioni della pagina corrente; Seleziona tutte e {count} nella riga sopra l'elenco seleziona tutte le prenotazioni del cliente, e Cancella le deseleziona. Le righe di proroga vengono escluse quando selezioni in blocco.

È anche il modo per trovare una prenotazione tramite l'email o il numero di telefono del cliente, che la ricerca di Prenotazioni non copre.

Se il cliente ha un abbonamento, sopra lo storico compare una scheda Dettagli abbonamento con Sede, Aggiunto tramite, Sconto, Valido fino al e Stato, dove puoi modificare, disattivare o eliminare l'abbonamento (vedi la guida agli abbonamenti).

Le prenotazioni fatte senza indirizzo email non sono collegate a nessun cliente e non compaiono mai qui.

Prenotare per un cliente

Apri il cliente.
Assicurati che nel selettore Sede in cima al menu a sinistra sia scelta la sede in cui vuoi prenotare.
Premi Prenota per il cliente nella barra in cima alla pagina del cliente.

La finestra di prenotazione si apre sopra il pannello di gestione con nome, email, telefono, indirizzo e paese del cliente già compilati, e anche il consenso alla newsletter dove la sede mostra la casella della newsletter. Completa la prenotazione come al solito (la guida alla modifica, allo spostamento o all'annullamento di una prenotazione tratta le prenotazioni dal pannello di gestione e il pagamento).

Se non si apre, il messaggio ti dice perché:

Seleziona una sede nella barra prima di prenotare per un cliente. — scegli prima una sede nel selettore Sede del menu a sinistra.
Il plugin di prenotazione non è caricato. Su uno schermo piccolo, apri prima il menu, poi riprova. — su un telefono o in una finestra stretta, apri il menu una volta, poi premi di nuovo il pulsante.
Non è stato possibile ottenere il token della tua sessione. Aggiorna la pagina e accedi di nuovo. — ricarica il pannello di gestione e accedi.

Esportare i clienti in un file CSV (Excel)

Seleziona i clienti che vuoi. La casella nell'intestazione (Seleziona tutto su telefono) seleziona tutto ciò che corrisponde alla ricerca e ai filtri attuali: il modo semplice per esportare "tutto ciò che vedo". Su telefono, apri prima Opzioni e attiva Seleziona i clienti toccandoli.
Premi Esporta. Il pulsante mostra quanti ne sono selezionati, per esempio Esporta (12), ed è in grigio finché non ne selezioni almeno uno.

Ottieni un file chiamato customers.csv con queste colonne: ID, First name, Last name, Email, Phone number, poi Member, Coverage e Discount negli account con abbonamenti, poi Address, Zip code, City, Country e Consent To Email. Country contiene un codice paese di due lettere (per esempio se); i clienti meno recenti possono avere invece il nome di un paese. Le intestazioni delle colonne e i valori Yes/No sono sempre in inglese, qualunque sia la lingua in cui usi il pannello di gestione.

Per inviare una newsletter solo ai clienti che hanno dato il consenso, apri il file in Excel e filtra Consent To Email su Yes.

Su telefono

L'elenco diventa una serie di schede sotto l'intestazione Clienti, con Opzioni (i filtri per gli abbonamenti, Seleziona i clienti toccandoli ed Esporta) e Ordina (Cresc. / Decresc., poi Nome o Email) accanto all'intestazione.

Eliminare un cliente

Usa l'icona del cestino (Elimina) sulla riga dell'elenco, poi conferma Eliminare il cliente? — "Vuoi davvero eliminare questo cliente?" — con Elimina cliente. All'interno della pagina del cliente non c'è un pulsante per eliminare.

Cosa fa e cosa non fa:

Rimuove solo la scheda del cliente. Le sue prenotazioni restano intatte, e ogni prenotazione conserva la propria copia di nome, email e telefono digitati al momento. Eliminare un cliente non è quindi un modo per cancellare qualcuno dal sistema.
I suoi abbonamenti non vengono eliminati con il cliente; se serve, rimuovili nella pagina degli abbonamenti.
Non si può annullare, e non esiste un archivio.
Se la persona prenota di nuovo con la stessa email, viene creata una nuova scheda cliente.

Chi può fare cosa

Chiunque abbia accesso ai clienti può vedere l'elenco, aprire i clienti ed esportare. Aggiungere e salvare clienti richiede l'autorizzazione a gestire i clienti: ce l'hanno i proprietari e i membri dell'account e il Personale prenotazioni. I visualizzatori vedono il modulo in grigio, senza pulsante Salva e senza Aggiungi nuovo cliente. L'icona del cestino compare solo agli utenti autorizzati a eliminare clienti, e il Personale prenotazioni non lo è: può creare e modificare clienti, ma non eliminarli.

Perché i dati di un cliente sono cambiati da soli

È questo che c'è dietro le segnalazioni di schede cliente "sovrascritte".

Quando qualcuno arriva al pagamento nel widget di prenotazione — oppure fai tu una prenotazione per qualcuno dal pannello di gestione — Rentalbuddy prende l'email dal modulo di prenotazione, la converte in minuscolo e cerca un cliente con quella email nel tuo account. Vengono confrontati solo l'account e l'email: non il nome, non il numero di telefono, non la sede.

Corrispondenza trovata — il cliente esistente viene aggiornato con tutto ciò che c'è in quel modulo di prenotazione: nome, cognome, numero di telefono, indirizzo, CAP, città, paese, consenso alla newsletter (solo dove la casella della newsletter è mostrata) e la data Creato.
Nessuna corrispondenza — viene creato un nuovo cliente.

Questo avviene quando inizia il pagamento, quindi anche un cliente che poi abbandona il pagamento ha aggiornato (o creato) la propria scheda.

Cosa significa in pratica:

Due persone che condividono un'email diventano un solo cliente. Una coppia, una famiglia, una scuola o un'azienda che prenotano con lo stesso indirizzo finiscono sulla stessa scheda, che mostra il nome e il telefono di chi ha prenotato per ultimo. Non si può evitare con un'impostazione: l'email è l'identità.
I dati che hai inserito a mano possono essere sovrascritti. Se aggiungi un indirizzo e il cliente in seguito prenota senza inserirne uno, vince il campo vuoto della prenotazione e il tuo indirizzo sparisce.
Le sedi non separano i clienti. Una scheda per email per tutto l'account, condivisa da ogni sede. La stessa email in un altro account Rentalbuddy è un cliente diverso.
Lo storico delle prenotazioni è al sicuro. Ogni prenotazione conserva il proprio nome, email e telefono così come sono stati digitati, quindi Storico ordini mostra comunque chi ha fatto davvero ciascuna prenotazione, anche quando l'intestazione del cliente mostra il nome di qualcun altro.
Non esiste uno strumento per unire le schede. Se la stessa persona ha prenotato con due indirizzi email diversi, restano due clienti e le sue prenotazioni restano divise.

Cosa fare:

Considera la scheda cliente come "la persona che ha prenotato per ultima con questa email", non come una voce CRM di tua proprietà.
Se due persone devono restare separate, servono due indirizzi email diversi.
Se correggi un nome o aggiungi un indirizzo, aspettati che venga sostituito la prossima volta che quella email prenota.
Se ti serve un elenco pulito per un invio, esportalo subito dopo averlo riordinato invece di dare per scontato che il riordino resti.

Domande frequenti

Il nome del cliente è diventato quello di qualcun altro: perché? Qualcun altro ha prenotato con lo stesso indirizzo email, e ogni prenotazione aggiorna la scheda cliente con ciò che è stato digitato. Ogni prenotazione conserva comunque il proprio nome.

Posso esportare il mio elenco clienti in Excel? Sì. Seleziona i clienti (la casella nell'intestazione prende tutto ciò che rientra nella ricerca attuale) e premi Esporta per ottenere customers.csv.

Come vedo chi ha accettato di ricevere newsletter? Guarda la colonna Consenso email, oppure esporta e filtra Consent To Email su Yes.

Posso cambiare il consenso email di un cliente? No. Deriva dalla casella della newsletter nel modulo di prenotazione e cambia solo quando quella email prenota di nuovo in una sede che mostra la casella.

Se disattivo la casella della newsletter, i clienti perdono il consenso? No. Con Mostra la casella per la newsletter disattivata, le prenotazioni lasciano la risposta salvata di ogni cliente così com'è, quindi i clienti che hanno già detto sì restano iscritti. I nuovi clienti partono da No.

Più persone prenotano con la stessa email: posso tenerle separate? No. Un'email è un cliente; servono indirizzi email diversi perché diventino clienti separati.

Come faccio una prenotazione per un cliente abituale? Apri il cliente, scegli la sede nel selettore Sede del menu a sinistra e premi Prenota per il cliente; i suoi dati vengono compilati per te.

Dove trovo tutte le prenotazioni di un cliente? Apri il cliente e scorri fino a Storico ordini: copre tutte le sedi e tutte le date.

Ho eliminato un cliente: le sue prenotazioni sono sparite? No. Viene rimossa solo la scheda del cliente; le prenotazioni restano, e se prenota di nuovo viene creata una nuova scheda.

Posso aprire più clienti in schede diverse? Sì. Fai Ctrl-clic (Cmd-clic su Mac) o clic con il tasto centrale su una riga, oppure clic destro e aprila in una nuova scheda.

Quando torno all'elenco la mia ricerca è ancora lì: perché? L'elenco Clienti conserva ricerca, filtri, ordinamento e pagina nell'indirizzo della pagina. Svuota la casella di ricerca, oppure scegli Clienti dal menu per ripartire da capo.

Il Personale prenotazioni può aggiungere o eliminare clienti? Può aggiungere e modificare clienti, ma non eliminarli: l'icona del cestino viene mostrata solo agli utenti autorizzati a eliminare clienti, come proprietari e membri.

Come seleziono tutte le prenotazioni di un cliente in Storico ordini? Seleziona la casella nell'intestazione per prendere la pagina corrente, poi premi Seleziona tutte e {count} nella riga sopra l'elenco per prendere ogni prenotazione di quel cliente.