Modificare l'email di conferma, i suoi pulsanti e i promemoria

Tutte le email automatiche ai tuoi clienti si modificano in un unico posto: Impostazioni nel menu a sinistra, poi la scheda Email (prima si chiamava Email Settings). Ti serve un ruolo che possa modificare le impostazioni, come proprietario o membro dell'account. I visualizzatori non vedono questa scheda.

I modelli appartengono all'intero account. Le sedi non hanno una scheda email propria. Puoi comunque inviare email diverse per sede, scegliendo le sedi su ogni email (vedi "Testo email diverso per sede" più sotto).

Dove sono le email: Email predefinite e Le tue email

La scheda Email ha due elenchi.

Email predefinite, descritte nel pannello di gestione come "(Messaggi standard in parte già preparati da Rentalbuddy)". Questo elenco contiene due email, e una terza se vendi abbonamenti:

La conferma della prenotazione. La sua Attivazione indica Quando viene creata la prenotazione.
L'email di pagamento. La sua Attivazione indica Quando viene creata una fattura. Viene inviata quando mandi al cliente un link di pagamento per una prenotazione, e mostra l'importo di quel link aperto.
La conferma dell'abbonamento, inviata quando un cliente acquista un abbonamento. Compare solo dopo che gli abbonamenti sono stati attivati.

Puoi modificare il testo e i blocchi delle email predefinite. Non puoi disattivarle, limitarle a determinate sedi, duplicarle o eliminarle. Le loro colonne Attivo e Azioni sono vuote di proposito, e la conferma vale sempre per Tutte le sedi.

Le tue email, descritte come "Crea i tuoi messaggi automatici, inviati in base a diversi eventi nel sistema." Questo elenco contiene promemoria, email di ringraziamento e qualsiasi altra email tu crei. Se vendi abbonamenti, qui c'è anche il promemoria dell'abbonamento (7 giorni prima della scadenza). Ogni riga ha un interruttore Attivo e tre pulsanti a icona: impostazioni (ingranaggio), duplica (icona di copia) ed elimina (cestino).

Ogni riga mostra Oggetto, Attivazione, Sede e, sulle tue email, Attivo. Una riga non ha un nome proprio, quindi viene elencata con il suo oggetto. Per trovare la conferma, cerca l'attivazione Quando viene creata la prenotazione.

I nuovi account di solito partono con un promemoria già presente in Le tue email: "{{name}}, mancano 30 minuti alla fine della tua prenotazione", inviato 30 minuti prima della fine della prenotazione ai clienti che hanno ritirato. Quando attivi gli abbonamenti, vengono aggiunti per te una conferma dell'abbonamento e un promemoria 7 giorni prima della scadenza (vedi la guida sugli abbonamenti).

Modificare il testo dell'email di conferma

Vai in Impostazioni → Email.
In Email predefinite, trova la riga la cui Attivazione è Quando viene creata la prenotazione.
Fai clic sulla riga (su telefono, tocca Contenuto dell'email). L'editor si apre a sinistra, con un'Anteprima email dal vivo a destra.
Fai le modifiche e premi Salva in fondo all'editor.

L'editor contiene, dall'alto:

Un pulsante di traduzione (solo quando i clienti possono prenotare in più di una lingua). La sua parte sinistra mostra la direzione, per esempio EN → Tutte. Fai clic per scegliere Da (la lingua da cui tradurre; per impostazione predefinita la tua lingua principale, ma puoi scegliere qualsiasi lingua che offri, per esempio se hai scritto prima il testo in svedese) e A (Tutte le lingue o una sola lingua). Poi premi Traduci. Sovrascrive il testo nelle lingue scelte; tradurre da un'altra lingua verso la tua lingua principale mostra l'avviso "Sostituisce il testo in inglese, la tua lingua principale." (con il nome della tua lingua principale). Se la lingua Da non ha ancora testo, ricevi "Nessun testo in svedese da tradurre" (con quella lingua). Prima di tradurre, Rentalbuddy controlla se c'è testo digitato nel campo della lingua sbagliata e, se ne trova, te lo chiede in Alcuni testi sembrano in un'altra lingua (vedi la guida sul flusso cliente). Controlla il risultato, poi premi Salva. La tua scelta Da non viene ricordata tra una visita e l'altra.
Oggetto dell'email, con un selettore della lingua e un menu a tendina + Variable che inserisce dei segnaposto.
Logo, un interruttore attivato/disattivato. L'immagine è il logo che hai caricato in Impostazioni → Account (il campo si chiama Logo (URL dell'immagine), ma è un caricamento). Usa PNG o JPEG. SVG è accettato ma appare come immagine non funzionante nella maggior parte dei programmi di posta, e alcuni programmi hanno problemi anche con WebP. Senza un logo caricato, l'email mostra un segnaposto grigio.
Messaggi: due blocchi di testo, ciascuno con il proprio interruttore e selettore della lingua. Testo introduttivo è il paragrafo in alto, che di solito è ciò che i noleggiatori intendono per "il testo della conferma". Testo di chiusura è il paragrafo in fondo. Entrambi hanno un menu + Variable nella barra degli strumenti del testo.
Pulsanti: una riga per pulsante, con un campo di testo (l'etichetta che vedono i clienti) e un interruttore. Un selettore della lingua in cima alla sezione cambia la lingua delle etichette che stai modificando. Vedi la sezione successiva: i nomi delle righe sono fuorvianti.
Blocchi senza testo: solo interruttori, per Dati del cliente, ID ordine, Dettagli della prenotazione, Indicazioni stradali – Sede e Dati di contatto – Sede. Le email degli abbonamenti mostrano Dettagli dell'abbonamento al posto di Dettagli della prenotazione.

Pulsanti nell'email: Inizia la prenotazione, Termina la prenotazione, Prolunga la prenotazione

I clienti non ricevono il codice PIN via email. La conferma non contiene alcun codice, e prima della prenotazione non viene inviata alcuna "email con il codice" separata. I clienti premono il pulsante Inizia la prenotazione nella conferma, che apre la loro pagina della prenotazione, dove viene mostrato il codice. La guida sui codici PIN spiega quando il codice compare lì. Quindi in una sede self-service questo pulsante è il modo in cui i clienti arrivano alla serratura.

Fidati del campo di testo, non del nome della riga. Nella sezione Pulsanti, la riga chiamata Prima della prenotazione contiene il pulsante che i clienti vedono come Inizia la prenotazione. La riga chiamata Inizia la prenotazione contiene un pulsante che i clienti vedono come Prima della prenotazione. Ciò che scrivi nel campo di testo di una riga è esattamente ciò che i clienti vedono su quel pulsante.

Nome della riga nel pannello di gestione	Testo che vedono i clienti (se non lo cambi)	Dove porta	Sui nuovi account
Prima della prenotazione	Inizia la prenotazione	La pagina della prenotazione del cliente con il codice	Attivato
Inizia la prenotazione	Prima della prenotazione	La stessa pagina della prenotazione	Disattivato
Termina la prenotazione	Termina la prenotazione	Il passaggio di riconsegna	Attivato
Prolunga la prenotazione	Prolunga la prenotazione	Il prolungamento del noleggio	Segue la sede (vedi sotto)
Sposta l'orario di inizio	Sposta l'orario di inizio	Lo spostamento dell'orario di inizio	Segue la sede (vedi sotto)

I primi due pulsanti aprono la stessa pagina. Differiscono solo nell'aspetto: il primo è pieno con il colore del tuo tema, il secondo ha solo il contorno. La maggior parte dei noleggiatori ne tiene solo uno.

Sedi self-service (senza personale): tieni attivo il pulsante che i clienti vedono come "Inizia la prenotazione". È la riga chiamata Prima della prenotazione. Se entrambe le prime due righe sono disattivate, i clienti non hanno modo di arrivare al loro codice dall'email.
Solo sedi con personale: la conferma è condivisa dall'intero account e non sa quali sedi hanno personale. Se nessuna delle tue sedi è self-service, disattiva le righe chiamate Prima della prenotazione, Inizia la prenotazione e Termina la prenotazione. Altrimenti i tuoi clienti ricevono pulsanti che portano a una pagina senza alcuna serratura da aprire.
Un misto di sedi con personale e self-service: i pulsanti compaiono anche nelle email delle tue sedi con personale. Tienili attivi per i tuoi clienti self-service, e valuta un'etichetta del pulsante che vada bene per entrambi, come "La tua prenotazione".

Prolunga la prenotazione (prima chiamato Prolong booking) e Sposta l'orario di inizio seguono l'impostazione di ogni sede, non l'interruttore qui. Le impostazioni sono Mostra il pulsante per prolungare la prenotazione e Mostra il pulsante per spostare l'orario di inizio nella scheda Impostazioni principali di Flusso cliente, sulla sede o per l'intero account. Quando la sede ha l'impostazione attiva, il pulsante compare nelle email di quella sede anche se qui l'hai disattivato. Quando l'impostazione è disattivata, il pulsante non compare mai. Prolunga la prenotazione viene inoltre escluso dalle prenotazioni che includono un evento. L'anteprima mostra solo i tuoi interruttori qui, quindi può differire da ciò che ricevono i clienti di una determinata sede.

L'email di pagamento ha invece un pulsante Paga. La sua etichetta predefinita è "Clicca qui per pagare" seguita dall'importo.

Blocchi senza testo: dati del cliente, dettagli della prenotazione, indicazioni stradali, contatti

Questi blocchi non hanno testo da scrivere:

Dati del cliente stampa nome, indirizzo, CAP, città, paese e telefono del cliente.
ID ordine stampa il numero di prenotazione.
Dettagli della prenotazione stampa gli orari di inizio e di fine (per le prenotazioni di prodotti), ogni prodotto con quantità e prezzo, l'eventuale codice sconto, l'IVA e il totale.
Indicazioni stradali – Sede è un pulsante con un'etichetta fissa "Indicazioni stradali" in ogni lingua. Apre una mappa sulle coordinate della sede, oppure sul suo indirizzo e città se non sono impostate coordinate.
Dati di contatto – Sede stampa "Luogo:" con la città e l'indirizzo della sede, poi "Contatto:" con il suo telefono "or" email (la parola "or" resta in inglese nell'email). Questi dati provengono dalla scheda Sede e recapiti nella scheda Impostazioni della sede della sede (Telefono della sede, Email della sede). La scheda te lo ricorda: "I tuoi clienti vedono l'email e il telefono della sede nella prenotazione e nelle email di conferma."

Se la sede non ha un telefono o un'email salvati, i clienti vedono letteralmente "[Site Phone]" o "[Site Email]" nella loro email. Le sedi non possono più essere salvate senza di essi, ma le sedi più vecchie possono ancora non averli; il pannello di gestione le segnala. La guida sui clienti che contattano Rentalbuddy invece di te spiega perché è importante e cos'altro controllare.

I colori dei pulsanti e d'accento nelle email seguono il Colore del tema di prenotazione della sede nella sua scheda Esperienza di prenotazione.

Variabili che puoi usare

Inserisci le variabili con + Variable nell'oggetto o nei testi dei messaggi. Puoi anche digitarle nelle etichette dei pulsanti. Vengono compilate quando l'email viene inviata:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

[First name] e [Customer name] danno entrambe solo il nome. Per il nome completo, usa [Customer name] seguita da [Customer surname].
[Custom checkout fields] inserisce le risposte del cliente alle tue domande al pagamento sotto forma di piccolo elenco. Copre solo le domande al pagamento, non quelle prima dello sblocco o alla riconsegna. Mettila nel testo di un messaggio, non nell'oggetto.
[Site phone] resta vuota se la sede non ha un telefono salvato.
Date e orari seguono l'impostazione Formato dell'orario dell'account (12 ore (2:30 PM) o 24 ore (14:30), in Impostazioni → Account): una data con orario si legge 2026-07-04 14:30, oppure 2026-07-04 2:30 PM con l'orario a 12 ore (senza zero iniziale, quindi 9:05 AM). [Booking Date] dà la data di inizio con il suo orario di inizio; [Booking start time] e [Booking end time] danno solo l'orario.

Lingue delle email, compresi finlandese, portoghese, italiano e croato

Ogni testo ha una versione per ogni lingua dei clienti. Le lingue offerte sono le Lingue di prenotazione predefinite (account) in Impostazioni → Lingua. I clienti possono prenotare, e ricevere email, in dodici lingue, le stesse dodici in cui è disponibile il pannello di gestione: inglese, svedese, norvegese, danese, finlandese, tedesco, francese, olandese, spagnolo, portoghese, italiano e croato. Ogni testo delle email può essere scritto in tutte. Il portoghese è il portoghese europeo.

Quale lingua riceve un cliente: quella che aveva selezionato nella finestra di prenotazione quando ha prenotato.
Traduzioni mancanti: se un testo non ha una versione nella lingua del cliente, viene usata la versione inglese, e se non c'è nemmeno quella inglese, la lingua che esiste. Lo stesso vale per l'oggetto, quindi compila l'oggetto per ogni lingua che offri. Le etichette fisse nell'email (Inizio, Fine, IVA, Prezzo totale, Luogo, Contatto) sono tradotte in tutte e dodici le lingue di prenotazione.
Il portoghese nei testi standard: i testi delle email che Rentalbuddy compila per te hanno una formulazione in portoghese. Un testo che hai riscritto tu non ha una versione portoghese finché non la aggiungi (a mano o con Traduci); fino ad allora i clienti portoghesi ricevono il tuo testo in inglese.
Le prenotazioni che crei nel pannello di gestione ricevono le email nella lingua che la finestra di prenotazione mostrava quando hai completato la prenotazione. Di norma la finestra si apre nella lingua del tuo pannello di gestione se i clienti possono prenotare in quella lingua, altrimenti nella lingua del tuo browser o in inglese. Prima di completare la prenotazione, cambia la lingua in cima alla finestra di prenotazione nella lingua del cliente.
Le copie al tuo team (vedi sotto) arrivano nella lingua del cliente.

Creare un promemoria o un'email di follow-up

Vai in Impostazioni → Email.
In Le tue email, premi Crea email. La finestra si chiama Crea email di prenotazione.
Se vendi abbonamenti, scegli prima A cosa serve questa email?: Prenotazione o Abbonamento.
Compila Oggetto dell'email per ogni lingua.
Scegli Quando deve essere inviata l'email?: Quando viene inviata la conferma di prenotazione, Prima dell'inizio della prenotazione, Prima della fine della prenotazione, Dopo l'inizio della prenotazione o Dopo la fine della prenotazione. Le email degli abbonamenti offrono Prima della scadenza dell'abbonamento e Dopo la scadenza dell'abbonamento.
Per le opzioni a tempo, imposta Quanto tempo prima o dopo? con Importo e Unità di tempo (Ore, Minuti o Giorni).
Lascia attivo Tutte le sedi, oppure disattivalo e scegli le Sedi.
Imposta Stato della prenotazione. Non saltare questo passaggio (vedi la sezione successiva).
Imposta Tipo di prenotazione: Prenotazione prodotto, Prenotazione evento o entrambi.
Lascia attivo Attivo e premi Salva.
Fai clic sulla nuova riga nell'elenco e scrivi il contenuto vero e proprio. La finestra di creazione imposta solo le regole, non il testo.

Per cambiare le regole in seguito, usa l'ingranaggio sulla riga. Apre Impostazioni email di prenotazione, dove puoi cambiare tutto tranne l'oggetto; l'oggetto si modifica nella riga espansa.

Le email a tempo vengono calcolate nel fuso orario della sede, a partire dall'inizio o dalla fine della prenotazione.

Stato della prenotazione: l'impostazione che blocca l'invio dei promemoria

È il motivo più comune di "ho impostato un promemoria e non è mai partito".

Stato della prenotazione è un filtro su chi riceve l'email. L'email viene inviata solo se lo stato della prenotazione, al momento dell'invio, è uno di quelli che hai selezionato. Se lasci vuoto Stato della prenotazione, l'email non viene mai inviata per le prenotazioni di prodotti. Qui vuoto non significa "qualsiasi stato". È l'opposto di Sedi, dove lasciarlo vuoto (o tenere Tutte le sedi) significa tutte le sedi.

Le scelte sono:

Non ritirato - flusso preliminare richiesto: non ancora ritirato, in una sede in cui i clienti devono completare un passaggio prima del ritiro.
Pronto per il ritiro: prenotato e non ancora ritirato. È lo stato normale di una prenotazione futura.
Ritirato: il cliente ha ritirato.
Riconsegnato: il noleggio è concluso.

Abbina lo stato al momento:

Prima dell'inizio della prenotazione: spunta Pronto per il ritiro, più Non ritirato - flusso preliminare richiesto se la sede usa un passaggio prima dello sblocco. Con solo Ritirato, l'email non può mai partire, perché nessuno ha ancora ritirato.
Prima della fine della prenotazione: di solito Ritirato.
Dopo la fine della prenotazione (ringraziamento, richiesta di recensione): di solito Riconsegnato. Aggiungi anche Ritirato se i tuoi clienti non completano sempre il passaggio di riconsegna.
Un sollecito "per favore riconsegna" dopo la fine della prenotazione: solo Ritirato, così raggiunge i clienti che hanno ritirato ma non hanno mai riconsegnato.

Tipo di prenotazione funziona allo stesso modo: senza alcun tipo selezionato, l'email non corrisponde a nessuna prenotazione. Le prenotazioni che contengono un evento contano come Prenotazione evento, tutte le altre come Prenotazione prodotto. La finestra di creazione seleziona per te Prenotazione prodotto ma lascia vuoto Stato della prenotazione. Per questo l'avviso qui sopra è importante.

Altre due cose bloccano un'email:

L'interruttore Attivo. Il suo suggerimento lo dice chiaramente: "Se Attiva è disattivato, questa email non verrà inviata ai clienti."
Sedi: se la sede della prenotazione non è selezionata, l'email non parte per quella prenotazione.

Inviare un'email aggiuntiva insieme alla conferma

L'opzione Quando viene inviata la conferma di prenotazione invia la tua email subito dopo la conferma della prenotazione, senza ritardo. È utile per regolamenti interni, istruzioni specifiche della sede o una seconda lingua.

Ignora Stato della prenotazione, perché il cliente non può aver già ritirato.
Segue Attivo, Sedi e Tipo di prenotazione.
Viene inviata una sola volta per prenotazione. Inviare di nuovo la conferma in seguito non la invia una seconda volta.
Non viene inviata per gli acquisti di abbonamenti.

Cosa succede ai promemoria quando cambiano le prenotazioni o le email

I promemoria vengono pianificati quando viene fatta la prenotazione. Se il momento dell'invio è già passato in quel momento, l'email semplicemente non viene pianificata, e non viene mostrato nulla. Un promemoria "2 ore prima dell'inizio" non fa nulla per una prenotazione fatta 90 minuti prima dell'inizio. È voluto.
Una nuova email vale per le prenotazioni esistenti che sono attive e il cui orario di inizio è ancora nel futuro quando la crei. Non si aggancia ai noleggi già in corso.
Salvare una modifica a un promemoria (compreso cambiare Attivo) lo ripianifica per le prenotazioni non ancora iniziate. I noleggi già in corso perdono l'invio in sospeso di quel promemoria, e non viene pianificato di nuovo. Evita di modificare un promemoria "prima della fine della prenotazione" nel mezzo di una giornata intensa.
Spostare una prenotazione o cambiarne gli orari con la modifica completa sposta i suoi promemoria in sospeso. Se il nuovo momento è già passato, il promemoria viene segnato come Non riuscito.
Prolungare una prenotazione (da parte tua o del cliente) non li sposta: un promemoria fissato prima della fine della prenotazione viene comunque inviato in base all'orario di fine originale.
Una prenotazione annullata mostra ancora i suoi promemoria pianificati. Diventano Non riuscito quando arriva il loro momento, e non viene inviato nulla.
Eliminare un'email rimuove i suoi invii in sospeso.
I promemoria degli abbonamenti vengono pianificati per ogni abbonamento. Un promemoria di abbonamento che crei o modifichi può raggiungere solo gli abbonamenti acquistati o modificati dopo.

Vedere le email pianificate e inviate di una prenotazione

Apri la prenotazione e premi Messaggi in alto. L'elenco Messaggi inviati mostra ogni email di quella prenotazione, compresi i promemoria non ancora partiti. Questi hanno lo stato In attesa e un Inviato il vuoto. La colonna Tipo dice cos'è ogni riga e quando parte:

Ricevuta della prenotazione: la conferma della prenotazione.
Pagamento: l'email di pagamento.
Conferma dell'abbonamento.
Quando viene inviata la conferma di prenotazione: una delle tue email inviata insieme alla conferma.
Una riga come Promemoria 30 minuti prima della data di fine della prenotazione: una delle tue email a tempo.
Una riga che termina con (inviato di nuovo): una copia inviata di nuovo da questo elenco, con il proprio stato di consegna.

La colonna A mostra a chi va ogni email. Un promemoria in sospeso mostra la sua regola (per esempio Promemoria 30 minuti prima della data di fine della prenotazione), non un orario: calcola quando viene inviato a partire dall'orario di inizio o di fine della prenotazione.

Cosa significa ogni stato di consegna, e come inviare di nuovo, è spiegato nella guida sui clienti che dicono di non aver ricevuto l'email di conferma.

Testo email diverso per sede

L'impostazione Sedi su un'email non cambia il suo testo. Decide solo a quali sedi si applica l'email. Per dare a una sede un testo diverso su una delle tue email:

Sull'email in Le tue email, premi l'icona di copia (Duplica). La copia riceve "(copy)" in fondo all'oggetto e parte disattivata.
Apri la copia con l'ingranaggio, disattiva Tutte le sedi e scegli solo la sede particolare.
Apri l'originale, disattiva Tutte le sedi e scegli tutte le altre sedi.
Modifica il testo della copia e rendila Attivo.

Non lasciare entrambe le email sulla stessa sede, altrimenti i clienti di quella sede le ricevono tutte e due.

La conferma della prenotazione non può essere duplicata né limitata a delle sedi. Le sue parti specifiche per sede sono automatiche: indicazioni stradali, recapiti, colori e il nome della sede nell'oggetto. Per un testo aggiuntivo solo in alcune sedi, crea un'email in Le tue email con Quando viene inviata la conferma di prenotazione e scegli quelle sedi. Arriva subito dopo la conferma.

Quali email partono quando una prenotazione viene modificata o prolungata

Il cliente prolunga o sposta la prenotazione e paga la differenza: riceve di nuovo la conferma della prenotazione, con i nuovi orari e il nuovo importo. Non c'è un'email separata di "prenotazione modificata".
Crei, modifichi o prolunghi una prenotazione nel pannello di gestione: non viene inviato nulla automaticamente. Quando non resta nulla da pagare, ti viene chiesto Invia email di conferma con Sì e No. Ti viene chiesto anche dopo aver registrato o saltato il pagamento nello stesso flusso. Sì invia la conferma, le copie al tuo team ed eventuali email Quando viene inviata la conferma di prenotazione che la prenotazione non ha ancora ricevuto. No non invia nulla.
I promemoria di una prenotazione spostata o modificata vengono spostati automaticamente ai nuovi orari. Dopo un prolungamento mantengono gli orari originali.
Un'email di pagamento può essere inviata solo finché la prenotazione ha un link di pagamento aperto. In Messaggi → Invia nuovo messaggio, Email di pagamento è in grigio con "Crea prima un pagamento Stripe" quando non resta nulla da pagare, e lo stesso vale per Invia di nuovo sulle righe delle email di pagamento. Per inviarne una, registra un Link di pagamento Stripe in Nuovo pagamento nella sezione Pagamento della prenotazione; questo invia l'email di pagamento stessa.

Prenotazioni di prova: solo la conferma

Una prenotazione fatta con Fai una prenotazione di prova (nella barra in alto della pagina della sede, accanto a Salva) riceve la sua email di conferma e nient'altro dopo: nessun promemoria, nessuna email Quando viene inviata la conferma di prenotazione. L'oggetto della conferma inizia con [TEST] ([PRUEBA] in spagnolo, [TESTE] in portoghese, [TESTI] in finlandese), e l'email si apre con una riga che dice che si tratta di una prenotazione di prova fatta dall'attività stessa, che viene annullata automaticamente e non trattiene alcun importo. Le copie al tuo team partono come al solito, così vedi esattamente ciò che ricevono i clienti. Come funziona la prenotazione di prova è spiegato nella guida sulla checklist di configurazione.

Nome del mittente e risposte

Non puoi cambiare il mittente. Le email arrivano dall'indirizzo no-reply di Rentalbuddy, noreply@rentalbuddy.io, con RentalBuddy come nome del mittente, non il nome della tua azienda. Non hanno nemmeno un indirizzo di risposta, quindi un cliente che preme Rispondi scrive a quell'indirizzo no-reply, e tu non lo vedi mai.

Dai ai clienti un modo reale per contattarti: tieni attivo Dati di contatto – Sede e compila il telefono e l'email della sede. Puoi anche aggiungere i tuoi recapiti al Testo di chiusura. La guida sui clienti che contattano Rentalbuddy invece di te passa in rassegna ogni punto in cui dovrebbero comparire i tuoi recapiti.

Cosa non possono fare le email: allegati, termini, ricevute, SMS

Nessun allegato. Non puoi allegare un PDF dei tuoi termini, del regolamento interno o di altro.
Nessun blocco dei termini. I Termini e condizioni che i clienti accettano al pagamento non compaiono mai nelle email. Per il regolamento interno, metti il testo o un link al tuo sito in Testo introduttivo o Testo di chiusura, oppure in un'email Quando viene inviata la conferma di prenotazione. Per far accettare attivamente le regole ai clienti prima dello sblocco, usa il passaggio prima dello sblocco in Flusso cliente (vedi la guida sul flusso cliente).
Nessuna ricevuta separata. La conferma della prenotazione, con il suo blocco Dettagli della prenotazione, è il documento della prenotazione. Le ricevute dei pagamenti con carta arrivano da Stripe, non da Rentalbuddy (vedi la guida su cosa si fa in Rentalbuddy e cosa in Stripe).
Nessun SMS. L'email è l'unico canale.

Copie della conferma al tuo team

Solo la conferma della prenotazione viene copiata a te, e le copie sono attive per impostazione predefinita. Gli indirizzi si trovano in Impostazioni → Account → Email di contatto dell'account ("Aggiungi uno o più indirizzi. Se l'opzione è attiva, le copie delle conferme di prenotazione vengono inviate a ciascun indirizzo."). Usa Aggiungi email di contatto o Rimuovi email di contatto per gestirli. L'interruttore sotto gli indirizzi è Invia copie delle email di conferma delle prenotazioni a Email di contatto dell'account.

Ogni indirizzo riceve la propria copia, con "Copy:" davanti all'oggetto. Le copie partono anche quando invii una nuova conferma da una prenotazione. Promemoria, email di pagamento ed email degli abbonamenti non vengono mai copiati. Non esiste un indirizzo di notifica separato per sede.

Email che Rentalbuddy invia a te, non ai clienti

Avvisi di problemi, in inglese: quando una serratura non può creare codici PIN o un'unità di serratura è offline, e una prenotazione su di essa inizia entro 12 ore, Rentalbuddy invia un'email agli indirizzi di Email di contatto dell'account (oppure, se non ne è impostato nessuno, agli utenti che possono gestire gli utenti), per esempio "Lock 12 at Beach cannot create PIN codes: a booking starts soon". Al massimo un'email di questo tipo per account al giorno. I problemi senza una prenotazione così vicina per ora non vengono inviati via email, e nemmeno un collegamento Igloohome interrotto: vengono mostrati in Home e nella scheda Serrature. I dettagli sono nella guida su come collegare e gestire le serrature.
Email delle stufe per sauna: se usi stufe Harvia, i promemoria delle stufe e gli avvisi di guasto sono descritti nella guida Harvia.
Inviti degli utenti e cambi di ruolo sono descritti nella guida su utenti e ruoli.

L'anteprima dell'email

Il lato destro dell'editor è un'Anteprima email dal vivo che si aggiorna mentre scrivi, prima di salvare. Ha un selettore della lingua e due pulsanti di larghezza, Larghezza desktop e Larghezza mobile. Su telefono, premi Mostra anteprima per vederla.

L'anteprima usa dati di esempio: un'azienda, un cliente e una prenotazione di esempio, e un segnaposto al posto del tuo logo. Mostra i pulsanti come li hai impostati qui. Ricorda che nell'email reale Prolunga la prenotazione e Sposta l'orario di inizio seguono l'impostazione di ogni sede.

Domande frequenti

Il mio promemoria non è mai partito. Perché? Apri le sue impostazioni e controlla prima Stato della prenotazione, perché vuoto significa mai. Poi controlla Attivo, Tipo di prenotazione e Sedi. Se la prenotazione è stata fatta dopo che il momento dell'invio era già passato, non è stato pianificato alcun promemoria.

Il promemoria viene inviato comunque se il cliente prenota meno di 2 ore prima dell'inizio? No. Un promemoria "2 ore prima dell'inizio" viene pianificato solo se quel momento è ancora nel futuro quando viene fatta la prenotazione.

Il cliente ha prolungato la prenotazione ma il promemoria "mancano 30 minuti" è arrivato all'orario vecchio. Prolungare una prenotazione non sposta i suoi promemoria pianificati, quindi un promemoria fissato prima della fine della prenotazione segue ancora l'orario di fine originale. Spostare una prenotazione invece li sposta.

Dove modifico il testo della conferma? Impostazioni → Email → la riga con l'attivazione Quando viene creata la prenotazione → fai clic → Testo introduttivo.

I pulsanti Inizia la prenotazione e Termina la prenotazione non fanno nulla nella nostra sede con personale. La conferma è condivisa da tutte le tue sedi. Se nessuna è self-service, disattiva le righe chiamate Prima della prenotazione, Inizia la prenotazione e Termina la prenotazione.

Ho attivato "Inizia la prenotazione" ma i clienti vedono ancora "Prima della prenotazione". I nomi delle righe nel pannello di gestione sono invertiti. La riga chiamata Prima della prenotazione è quella che i clienti vedono come "Inizia la prenotazione", quindi controlla il campo di testo accanto a ogni interruttore.

Come faccio a inserire il mio numero di telefono nella conferma? Compila Telefono della sede ed Email della sede nella scheda Impostazioni della sede della sede e tieni attivo Dati di contatto – Sede. Altrimenti i clienti vedono "[Site Phone]".

Posso inviare una conferma diversa per sede? Non una conferma diversa. Aggiungi un'email con Quando viene inviata la conferma di prenotazione, limitata a quella sede, e arriva subito dopo la conferma.

Perché l'email arriva da RentalBuddy e non da noi, e dove vanno le risposte? Il mittente è sempre l'indirizzo no-reply di Rentalbuddy, e le risposte non ti raggiungono. Metti invece i tuoi recapiti nell'email.

Ho fatto una prenotazione di prova e ho ricevuto la conferma ma nessun promemoria. È voluto: le prenotazioni di prova fatte con Fai una prenotazione di prova ricevono solo la conferma, con [TEST] davanti all'oggetto.

Perché "Email di pagamento" è in grigio in Invia nuovo messaggio? La prenotazione non ha nulla da pagare, quindi non c'è alcun link di pagamento aperto da inviare. Creane uno con Nuovo pagamento → Link di pagamento Stripe; questo invia l'email di pagamento.

I clienti possono ricevere le email in portoghese? Sì. Il portoghese è una delle dodici lingue di prenotazione. Attivalo in Lingue da mostrare nel flusso di prenotazione, e aggiungi le versioni portoghesi dei testi email che hai scritto tu.

Quando verrà inviato il promemoria per questa prenotazione? Apri la prenotazione e premi Messaggi. Un promemoria in sospeso mostra la sua regola, come Promemoria 30 minuti prima della data di fine della prenotazione, non un orario; conta a partire dall'orario di inizio o di fine della prenotazione.

Perché le date nelle mie email sono scritte come 2026-07-04? Le email scrivono le date come anno-mese-giorno in ogni lingua. L'orario che segue rispetta Formato dell'orario: 14:30, oppure 2:30 PM con l'orario a 12 ore.

Come mostro l'orario di inizio senza la data? Usa [Booking start time] (oppure [Booking end time]). [Booking Date] dà la data insieme all'orario di inizio.