Rapporten en exports — wat je uit Rentalbuddy kunt halen

Er zijn vier exports in de Rentalbuddy-admin en één rapport op het scherm. Deze pagina behandelt ze allemaal, wat er in elk bestand staat, en — net zo belangrijk — de dingen waar operators het vaakst om vragen en die nog niet bestaan.

De exports

Alle vier werken hetzelfde: vink de rijen aan die je wilt en druk daarna op Exporteren. Dit is het onderdeel dat mensen missen. De knop Exporteren blijft uitgeschakeld tot je iets selecteert, en het getal tussen haakjes achter het label is het aantal rijen dat je hebt aangevinkt. Er wordt niets "in bulk" geëxporteerd zonder eerst te selecteren — gebruik het selectievakje in de kop om in één keer alles in de lijst te nemen.

Alle vier leveren een .csv-bestand op, dat opent in Excel, Numbers, Google Sheets en de meeste boekhoudsoftware.

Boekingen

Boekingen in het linkermenu → rijen aanvinken → Exporteren.

Welke boekingen in de lijst verschijnen, bepaal je vóór het exporteren:

De locatie die in de navigatiebalk is geselecteerd. Zet Weergave voor alle locaties aan om boekingen van je hele account te zien.
Het datumvenster. Standaard beslaat de lijst ruwweg de laatste twee maanden; je kunt ook een heel kalenderjaar kiezen.
Filters en Boekingen zoeken verfijnen het verder.

Het recept voor "het hele afgelopen seizoen voor één locatie" is dus: selecteer de locatie, kies het jaar, selecteer alles, Exporteren.

Het bestand heet bookings.csv. De kolommen worden achter de schermen samengesteld en niet door het scherm waarop je staat, dus de admin heeft geen kolomlijst om je te tonen. Exporteer een keer een handvol rijen en open het bestand om te zien wat je boekhoudsoftware krijgt — dat is sneller en betrouwbaarder dan welke lijst wij hier ook zouden kunnen afdrukken.

Naast Exporteren staat op dezelfde werkbalk een knop Afdrukken. Die drukt de geselecteerde rijen af, en dat is meteen de enige manier om een pdf te krijgen — druk af naar pdf via het afdrukvenster van je browser.

De bestelgeschiedenis van één klant

Open een klant via Klanten en scroll naar de bestelgeschiedenis. Dezelfde knop Exporteren staat daar, en die levert hetzelfde soort bestand op voor de bestellingen van die ene klant. Handig wanneer een klant om een overzicht vraagt van alles wat hij bij je heeft geboekt.

Klanten

Klanten in het linkermenu → rijen aanvinken → Exporteren. Het bestand heet customers.csv.

De kolommen hiervan zijn wél in de admin gedefinieerd, dus die zijn het waard om op te sommen. Je krijgt:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country en Consent To Email (Yes/No).

Als lidmaatschappen aan staan voor je account, verschijnen er drie kolommen extra tussen het telefoonnummer en het adres: Member, Coverage en Discount.

Twee dingen om te weten. De kolomkoppen in dit bestand zijn altijd in het Engels, in welke taal je de admin ook gebruikt. En klanten horen bij je account, niet bij een locatie — er is geen klantexport per locatie, omdat dezelfde persoon bij meerdere van je locaties kan boeken.

Consent To Email is de marketingtoestemming van de klant. Respecteer die wanneer je dit bestand voor iets anders gebruikt dan het uitvoeren van boekingen.

Lidmaatschappen

Als je account lidmaatschappen gebruikt, heeft Lidmaatschappen twee exports:

Het tabblad Leden exporteert members.csv, met de kolommen Naam, E-mail, Lidmaatschapsbereik, Locatie, Toegevoegd via, Korting, Geldig tot en Status. De locatie waarvoor elk lidmaatschap geldt, is een kolom in het bestand, dus één export dekt alle locaties.
Het tabblad Aankopen exporteert membership-purchases.csv — de lidmaatschapsverkopen zelf, op dezelfde manier opgebouwd als de boekingsexport.

QR-codes zijn geen export

QR downloaden op het tabblad Boekknop van een locatie downloadt een afbeelding, geen data. Dat wordt behandeld in Directe boekingslinks en QR-codes — waar je ze vindt.

Het rapport op het scherm: het dashboard

Je dashboard staat op Home zodra je installatiechecklist compleet is, en altijd op de dashboardpagina zelf. Het is een rapport dat je op het scherm leest — er zit geen downloadknop op.

Bovenaan bepaal je drie dingen:

Datumbereik — de periode die de hele pagina beslaat. Het opent op de laatste 30 dagen.
Boekingen op — of een boeking meetelt op de Boekingsdatum (wanneer de klant boekte) of op de Startdatum (wanneer de verhuur loopt). Dit verandert de cijfers aanzienlijk. Voor "wat hebben we in juni verkocht" gebruik je Boekingsdatum; voor "hoe druk waren we in juni" gebruik je Startdatum.
Locaties — een aanvinklijst met je locaties, standaard op Alle locaties. Die verschijnt alleen als je meer dan één locatie hebt.

Wat het vervolgens toont:

Cijfer	Wat het betekent
Gemiddelde boekingsduur	Gemiddelde huurduur over de periode
Gemiddelde bestelwaarde	Omzet gedeeld door het aantal boekingen, met lidmaatschapsverkopen er eerst uit
Totale omzet	Totaal voor de periode, in de valuta van je account
Totaal aantal reserveringen	Aantal boekingen
Lidmaatschapsaankopen	Aantal en waarde van verkochte lidmaatschappen — alleen wanneer lidmaatschappen aan staan

Onder de tegels staat een grafiek van omzet en boekingsvolume over de periode, plus twee panelen: Nationaliteit van de klant en Producten (welke producten het meest verkochten, per categorie).

Omzet per locatie

Dit kun je krijgen, en het is de filter Locaties die het doet: vink alles uit behalve die ene locatie en lees Totale omzet af. Herhaal per locatie. Het is handwerk, één voor één — er is geen uitsplitsing per locatie naast elkaar en geen manier om het resultaat te exporteren — maar het cijfer zelf is beschikbaar.

Wat de admin niet rapporteert

Wees hierop voorbereid, want dit komt elk seizoen terug.

Bezettingsgraad en benutting. Er is geen benuttingsrapport, geen bezettingspercentage, en niets dat je vertelt hoeveel uur een bepaalde kajak, slot of station daadwerkelijk verhuurd was tegenover hoeveel uur hij beschikbaar was. Het dichtst dat je vandaag komt, is boekingen voor een periode exporteren en het in een spreadsheet uitrekenen.

Een omzetuitsplitsing per locatie die je kunt exporteren of factureren. Zoals hierboven: per locatie afleesbaar op het dashboard, maar niet exporteerbaar en niet naast elkaar.

Een kant-en-klaar boekhoudbestand met btw apart. De boekingsexport is de grondstof; of die rechtstreeks in je boekhoudsoftware past, hangt van die software af. Test met één maand voordat je je er voor een heel jaar aan verbindt.

Wat dan ook als pdf. Niets in de admin genereert een pdf. Waar een knop Afdrukken staat, druk je af naar pdf via de browser.

Als een van deze punten je blokkeert, laat het support weten — weten welke ervan operators echt nodig hebben, is de manier waarop ze prioriteit krijgen.

Waar de financiële cijfers echt staan

Uitbetalingen, kosten, chargebacks, detail per transactie, btw-rapportage, ontvangstbewijzen en je Stripe-facturen staan allemaal in Stripe, niet in Rentalbuddy — inclusief je eigen abonnementsfacturen, die vanuit Instellingen → Facturering op de site van Stripe openen.

Rentalbuddy vertelt je wat er geboekt is en wat de klant in rekening is gebracht. Stripe vertelt je welk geld er bewogen heeft. Voor een volledig overzicht van welk systeem waarover gaat, lees Rentalbuddy of Stripe — waar moet ik zijn voor wat? — voor alles wat met bankafstemming of je boekhouder te maken heeft, begin je daar in plaats van hier.

Snelle referentie

Ik heb nodig…	Waar
Een lijst met boekingen voor een periode	Boekingen → filteren → selecteren → Exporteren
De bestelgeschiedenis van één klant	Klanten → de klant openen → Exporteren
Een klanten-/mailinglijst	Klanten → selecteren → Exporteren
Leden of lidmaatschapsverkopen	Lidmaatschappen → Leden of Aankopen → Exporteren
Omzet van de laatste 30 dagen	Dashboardtegels
Omzet voor één locatie	Dashboard → Locaties → alles op één na uitvinken
Boekingen geteld op verhuurdatum, niet boekingsdatum	Dashboard → Boekingen op → Startdatum
Uitbetalingen, kosten, btw, ontvangstbewijzen	Stripe
Je eigen Rentalbuddy-facturen	Instellingen → Facturering (opent Stripe)