Gebruikers, rollen en inloggen

Rentalbuddy scheidt twee dingen die makkelijk door elkaar lopen:

• Het account — je bedrijf. Boekingen, locaties, producten en instellingen horen bij het account.
• De Gebruiker — de login van één persoon. Meerdere gebruikers kunnen op hetzelfde account inloggen.

Heeft een collega een eigen login nodig, dan voeg je een gebruiker toe aan je bestaande account. Je maakt geen tweede account voor die persoon aan; een tweede account zou eigen, gescheiden boekingen, locaties en een eigen abonnement hebben.

Inloggen

1. Open het Rentalbuddy-adres van de admin dat je hebt gekregen (het adres eindigt op /auth/login).
2. Vul E-mailadres en Wachtwoord in.
3. Druk op Inloggen.

Is het e-mailadres nooit geverifieerd, dan wordt het inloggen geweigerd met deze melding: "E-mailadres niet geverifieerd, inloggen verboden. Controleer je e-mail voor een verificatielink." Dat is geen verkeerd wachtwoord — zie E-mailverificatie hieronder.

Wachtwoord vergeten

Deze vraag komt meestal in haast, staand bij een station. Het kost ongeveer een minuut.

1. Druk op de inlogpagina op Wachtwoord vergeten?
2. Vul je e-mailadres in en druk op Verzend e-mail.
3. Bekijk je inbox. Het bevestigingsscherm zegt dat er een beveiligde link is gestuurd "als er een account onder geregistreerd staat om een nieuw wachtwoord aan te maken".
4. Open de link en stel een nieuw wachtwoord in.

Twee dingen om te weten:

• De link verloopt na 60 minuten. Duurt het langer, vraag dan een nieuwe aan.
• Komt de mail niet aan, controleer dan je spam- of ongewenste-mailmap — het bevestigingsscherm zegt dat zelf. Controleer ook of je precies het adres hebt gebruikt waarmee je login is aangemaakt.

Ben je al ingelogd en wil je gewoon een nieuw wachtwoord, gebruik dan Instellingen → Gebruikersprofiel → Wachtwoord wijzigen.

E-mailverificatie

Nieuwe gebruikers krijgen normaal gesproken een verificatielink toegestuurd wanneer ze worden aangemaakt. In het gebruikersformulier is dat het selectievakje Stuur een e-mail met verificatielink naar de gebruiker, dat standaard aan staat voor een nieuwe gebruiker.

Zolang de gebruiker die link niet opent, kan hij niet inloggen — hij loopt tegen de melding "E-mailadres niet geverifieerd" aan. Is de mail kwijtgeraakt, dan open je de gebruiker opnieuw en sla je op met Stuur een e-mail met verificatielink naar de gebruiker aangevinkt; dat stuurt een verse link.

De drie rollen

Bij het aanmaken van een gebruiker moet een Rol worden gekozen. Er zijn er precies drie, in de keuzelijst getoond onder hun technische namen:

ACCOUNT_USER — de normale rol voor mensen die verhuur draaien. Zij krijgen het volledige werkmenu: Home, Boekingen, Boekingsbeheer, Klanten, Producten, Locaties, Stations, Kortingscodes, Lidmaatschappen, FAQ en Instellingen. Zij kunnen accountinstellingen bewerken.

READ_USER — de beperkte rol, en het antwoord op "bestaat er alleen-lezen toegang?" Ja, die bestaat:

• Het linkermenu is teruggebracht tot alleen Boekingsbeheer.
• In Boekingsbeheer en in het evenementenoverzicht zijn de actieknoppen verborgen — deze gebruiker kan boekingen bekijken maar er niets mee doen.
• Onder Instellingen is alleen het tabblad Gebruikersprofiel beschikbaar. Alle accounttabbladen (Account, Taal, Klantstroom, E-mailinstellingen, Betalingen, belastinginstellingen, Integraties, Facturering) zijn verborgen.

Het is geen perfecte alleen-lezen omgeving — behandel het als "kan de boekingen van de dag zien, kan je instellingen niet wijzigen".

ADMIN_USER — volledige toegang, inclusief de schermen Gebruikers en Accounts in het linkermenu. Alleen deze rol ziet het menu-item Gebruikers überhaupt.

Geef collega's ACCOUNT_USER, tenzij je ze bewust wilt beperken; gebruik in dat geval READ_USER.

Een gebruiker toevoegen

Het scherm Gebruikers verschijnt alleen in het linkermenu voor ADMIN_USER (het adres eindigt op /users). Zie je Gebruikers niet in je menu, dan heeft je eigen gebruiker die rol niet — vraag Rentalbuddy-support om de collega voor je toe te voegen, en geef aan welke rol die moet krijgen.

Heb je wel toegang:

1. Open Gebruikers in het linkermenu.
2. Druk op Gebruiker toevoegen.
3. Vul Naam en E-mail in (beide verplicht).
4. Stel Wachtwoord en Herhaal wachtwoord in. Het wachtwoord moet minstens 6 tekens lang zijn; de persoon kan het later zelf wijzigen onder Instellingen → Gebruikersprofiel.
5. Telefoonnummer is optioneel.
6. Kies de Rol — zie hierboven.
7. Kies het Account. Dit bepaalt wiens boekingen en locaties de persoon te zien krijgt. Dit fout zetten is de gebruikelijke oorzaak van "mijn collega logt in en ziet niets".
8. Vink Ik accepteer de Algemene voorwaarden aan.
9. Laat Stuur een e-mail met verificatielink naar de gebruiker aangevinkt staan, zodat de persoon ook echt kan inloggen.
10. Druk op Gebruiker toevoegen.

De lijst toont de gebruiker daarna met Naam, Bedrijfsnaam, E-mail, Telefoonnummer, Rol en Aangemaakt. Je kunt erin zoeken met het zoekveld bovenaan.

Een gebruiker bewerken

Klik op het bewerkicoon op de rij. Je kunt naam, e-mail, telefoon, rol en account wijzigen.

De wachtwoordvelden zijn tijdens het bewerken verborgen tot je de schakelaar Wachtwoord wijzigen aanzet — een gewone bewerking raakt het wachtwoord van de persoon dus niet aan.

Een gebruiker verwijderen

1. Open Gebruikers.
2. Klik op het verwijdericoon op de rij.
3. De bevestiging vraagt Verwijder gebruiker? — "Weet je zeker dat je deze gebruiker wilt verwijderen?"
4. Bevestig met Gebruiker verwijderen.

Dit verwijdert de login van de persoon. Het verwijdert niet het account, niet de boekingen die hij heeft aangemaakt, en niets anders over je bedrijf.

Is iemand vertrokken en wil je de login dezelfde dag weg hebben, dan is de gebruiker verwijderen de manier — er is geen status "geschorst" of "gedeactiveerd" voor een gebruiker.

Korte antwoorden

"Mijn collega kan inloggen maar ziet geen boekingen." Zijn gebruiker staat op het verkeerde Account. Open de gebruiker, stel het juiste Account in, sla op.

"Mijn collega ziet alleen Boekingsbeheer." Zijn Rol is READ_USER. Wijzig die naar ACCOUNT_USER.

"Ze hebben nooit de verificatiemail gekregen." Open de gebruiker, zorg dat Stuur een e-mail met verificatielink naar de gebruiker is aangevinkt en sla op. Laat ze daarna hun spam controleren.

"We openen een tweede bedrijf — hetzelfde account of een nieuw?" Een aparte rechtspersoon die apart factureert, heeft een eigen Rentalbuddy-account nodig, omdat bedrijfsgegevens, betalingen, belastingtarieven en facturering allemaal op accountniveau liggen. Meerdere locaties onder één bedrijf horen in één account.

"Ik heb het menu Gebruikers niet." Alleen ADMIN_USER ziet het. Neem contact op met Rentalbuddy-support om een gebruiker te laten toevoegen of een rol te laten wijzigen.