Evenementen, sessies en prijsvarianten

Een Evenement is een ingepland aanbod per persoon — een begeleide tour, een cursus, een saunablok. Het is geen verhuur. De klant kiest geen start- en eindtijd; hij kiest een van de sessies die jij hebt aangemaakt, en hoeveel plaatsen hij wil.

Evenementen versus huurproducten

	Huurproduct	Evenement
Tijd	Klant kiest start en duur	Jij maakt vaste sessies; klant kiest er een
Wat verkocht wordt	Eenheden van een ding	Plaatsen bij een sessie
Voorraad	Aantal eenheden voor de locatie	Plaatsen per sessie, toegepast op elke sessie
Prijs	Per uur of per duurstaffel	Per persoon, optioneel opgesplitst in benoemde Prijsvariant-regels
Seizoenen	Tabellen voor hoog- en laagseizoen	Eén prijs, geen seizoenstabellen
Extra's	Accessoires kunnen gekoppeld worden	Geen accessoirekoppeling
Kopiëren	Kan naar een andere locatie gekopieerd worden	Kan niet gekopieerd worden

Evenementen en verhuur kunnen ook niet in één winkelmand gecombineerd worden — de boekingspagina vraagt de klant apart af te rekenen.

Het evenement aanmaken

1. Open Producten, selecteer de locatie in de navigatiebalk en druk op Nieuw product toevoegen.
2. Zet Selecteer producttype op Evenement. Dit kan na de eerste keer opslaan niet meer gewijzigd worden.
3. Vul Art. nr, Korte naam en Sorteren op volgorde in de boekingsweergave (laagste nummer heeft de hoogste prioriteit) in, zoals bij elk product.
4. Vul de Productnaam in — Engels is verplicht. Evenementen hebben daarnaast een Lange beschrijving en Informatie die de klant moet invullen (laat leeg als niet nodig), wat een vrij tekstveld wordt dat de klant ziet bij het boeken van een sessie.
5. Upload een Productafbeelding.
6. Stel Plaatsen per sessie in — zie hieronder.
7. Stel Beheer voorraad en, indien nodig, het gekoppelde huurproduct in — zie hieronder.
8. Stel de prijs en de Belastingen in.
9. Stel Duur en Tijd voor de start waarvoor je het evenement kunt boeken in.
10. Druk op Opslaan.

Pas na die eerste keer opslaan kun je de sessies genereren.

Plaatsen per sessie

De kaart Voorraad heet bij een evenement Plaatsen per sessie: "Maximaal aantal deelnemers per gegenereerde evenementtijd."

Het is geen totaal. Elke sessie die je genereert krijgt deze capaciteit, en elke sessie telt apart af. Twaalf plaatsen en veertig gegenereerde sessies betekent 480 boekbare plaatsen.

Dit getal later wijzigen heeft alleen effect op nieuw gegenereerde sessies. Sessies die al bestaan behouden de capaciteit waarmee ze zijn aangemaakt — je kunt ze afzonderlijk aanpassen in de sessielijst.

Duur en de boekingsdeadline

Beide staan op de kaart Prijzen, onder twee koppen:

• Duur — Uren en Dagen. Dit is hoe lang één sessie duurt, en dit vult de eindtijd van elke sessie in. Uren kunnen in stappen van een kwartier (1, 1.25, 1.5 …), dagen van 0 tot 6.
• Tijd voor de start waarvoor je het evenement kunt boeken — Uren en Dagen. Hoe lang voor de start van een sessie de boeking sluit. 2 uur betekent dat de sessie van 09:00 om 07:00 stopt met verkopen. Laat beide op 0 om tot vlak voor de start te verkopen.

Prijs en prijsvarianten

De kaart Prijzen heeft twee tabbladen.

Eenvoudig heeft één veld, Prijs per persoon. Gebruik dit als iedereen hetzelfde betaalt.

Prijsvariant is degene die verhuurders vaak pas laat ontdekken. Het geeft je meerdere benoemde prijzen op hetzelfde evenement — volwassene en kind, lid en niet-lid, met en zonder uitrusting:

1. Open het tabblad Prijsvariant.
2. Druk op Nieuwe variant toevoegen.
3. Vul Naam en Prijs in.
4. Herhaal dit voor elke variant. Het minpictogram verwijdert een rij.
5. Druk op Opslaan.

De Naam van een variant is per taal, met dezelfde taalknoppen als de productnaam, en Automatisch vertalen dekt ook variantnamen.

De klant ziet dan één aantalkiezer per variant en kan die combineren — twee volwassenen en een kind in één boeking. De plaatsen die ze innemen komen allemaal uit dezelfde Plaatsen per sessie; de boekingspagina toont een "vanaf"-prijs op basis van je goedkoopste variant.

Je moet ofwel een eenvoudige prijs ofwel ten minste één variant met prijs instellen. Opslaan met geen van beide geeft "Je moet of een eenvoudige prijs of een prijsvariant invoeren".

Zolang er een variant bestaat, is de eenvoudige prijs niet wat er in rekening wordt gebracht. Wil je terug naar één prijs, verwijder dan eerst elke variantrij.

Huurmateriaal aan het evenement koppelen

Gebruikt een tour de kajaks die je ook verhuurt, dan moet het evenement dat weten of je boekt ze dubbel.

Beheer voorraad op de kaart Prijzen heeft drie opties, en het wordt vergrendeld zodra het evenement is opgeslagen — kies zorgvuldig:

Optie	Wat het doet
Blok- evenementblokbeschikbaarheid op huurproduct	Elke sessie reserveert eenheden van het gekoppelde huurproduct, zodat die op dat moment niet apart verhuurd kunnen worden.
Flexibel- beschikbaarheid op evenement is gebaseerd op productbeschikbaarheid	Reserveert één eenheid van het huurproduct per geboekte deelnemer.
Niet verbonden met product	Beschikbaarheid van evenement en verhuur staan los van elkaar.

Bij Blok of Flexibel kies je het product bij Selecteer huurproductvoorraad die aan het evenement is gekoppeld. Zegt de keuzelijst "Please select a site or add rental products to your site", dan heeft de locatie nog geen huurproducten.

Blok toont ook Verhuureenheden per sessie blokkeren: "Hoeveel eenheden van het gekoppelde verhuurproduct per sessie in Blokkeer-modus worden gereserveerd. Laat leeg om plaatsen per sessie te matchen (bijv. kajaks). Gebruik 1 voor gedeelde faciliteiten zoals sauna."

Dat onderscheid is precies waar het veld om draait. Twaalf kajakplaatsen hebben twaalf kajaks nodig, dus laat het leeg. Twaalf saunaplaatsen hebben één sauna nodig, dus typ 1.

Zowel Beheer voorraad als Verhuureenheden per sessie blokkeren zijn alleen-lezen nadat het evenement is opgeslagen.

De sessies genereren

Sessies ("gelegenheden") zijn de daadwerkelijk boekbare blokken. Je genereert ze in twee stappen aan de linkerkant van de evenementpagina.

Het datumbereik instellen

Stel onder Datumselector Evenement start en Evenement einde in: "Stel de eerste en laatste kalenderdatum in waarop dit evenement kan plaatsvinden."

Dit bereik maakt op zichzelf niets aan. Het beperkt alleen welke dagen de generator hieronder invult.

Evenementtijden genereren

Onder Genereer evenementtijden — "Kies weekdagen en starttijden en genereer vervolgens individuele boekbare sessies":

1. Open voor elke gewenste weekdag Kies uren op die rij en vink de starttijden aan. Tijden worden in stappen van 15 minuten aangeboden.
2. Druk op Genereer evenementtijden.

Elke aangevinkte tijd op elke passende datum in je bereik wordt één sessie, met de capaciteit uit Plaatsen per sessie en de lengte uit Duur.

Je kunt de generator zo vaak draaien als je wilt — kies later meer weekdagen of tijden en genereer opnieuw. Bestaande sessies blijven ongemoeid.

De voorwaarden

De generator weigert te draaien tenzij dit allemaal klopt:

1. Het evenement is minstens één keer opgeslagen. Tot dan is de knop uitgeschakeld en toont hij "Sla het product op voordat je tijden genereert." Een gloednieuw evenement heeft nog geen identiteit om sessies aan te hangen.
2. Evenement start en Evenement einde zijn allebei ingesteld. Anders krijg je "Stel een start- en einddatum in voordat je tijden genereert."
3. Ten minste één weekdag heeft ten minste één aangevinkte tijd. Anders: "Selecteer minstens één weekdag en tijdslot om te genereren."
4. De weekdag komt daadwerkelijk voor binnen je datumbereik. Weekdagrijen worden grijs wanneer het bereik korter is dan een week en die dag niet bevat. Verbreed het bereik en ze worden selecteerbaar.
5. In Blokkeer-modus moet het gekoppelde huurproduct genoeg vrije eenheden hebben op dat moment. Blokken die niet lukken worden overgeslagen, met de waarschuwing "N tijd(en) overgeslagen omdat het gekoppelde verhuurproduct niet genoeg vrije eenheden heeft voor Blokkeer-modus (controleer verhuureenheden per sessie — kan lager zijn dan plaatsen per sessie)".

Andere meldingen die je kunt zien:

• "N tijdslot(s) bestaan al voor dit evenement en zijn overgeslagen." — je hebt hetzelfde blok twee keer gegenereerd. Onschuldig.
• "Er zijn geen evenementtijden aangemaakt. Controleer datumbereik, geselecteerde dagen en verhuurvoorraad." — er was helemaal geen match.
• "Evenementtijden zijn aangemaakt" — het geval waarin het lukt.

Als er in Blokkeer-modus niets gegenereerd wordt, is het gekoppelde huurproduct meestal de boosdoener. Controleer drie dingen: het product heeft voorraad vrij voor die datums; Verhuureenheden per sessie blokkeren vraagt niet om meer eenheden dan er zijn; en de eenheden zijn op die locatie daadwerkelijk boekbaar — een onbemande locatie reserveert via de sloten, dus een huurproduct zonder bruikbaar slot heeft niets uit te geven.

De sessies beheren die je hebt aangemaakt

Gegenereerde sessies verschijnen onder Evenement data en tijden in een tabel met Datum en tijd, Boekingen, Beschikbaarheid en Acties.

Om er een te verwijderen, gebruik je de verwijderactie op die rij. Heeft iemand al geboekt, dan word je gevraagd "Er zijn geboekte deelnemers voor deze gelegenheid. Weet je zeker dat je deze wilt verwijderen?" — toch verwijderen laat die klanten achter met een sessie die niet meer bestaat, dus neem eerst contact met hen op.

Wat de klant ziet

• De boekingspagina vraagt de klant of hij Evenementen of Producten wil voordat er iets getoond wordt.
• Elk evenement toont zijn afbeelding, naam, korte beschrijving en een prijs — voorafgegaan door "vanaf" wanneer je prijsvarianten gebruikt.
• Selecteer een datum opent een maandkalender met een beschikbaarheidsstip per dag. Dagen zonder sessie, of met een volle sessie, kunnen niet gekozen worden.
• De starttijden die je hebt gegenereerd verschijnen als chips onder "Selecteer starttijd:", grijs wanneer uitverkocht, gevolgd door de berekende Start: en Einde: uit je instelling Duur.
• Daarna de plaatskiezers — één per prijsvariant, of één enkele als je een eenvoudige prijs gebruikt.

Veelvoorkomende situaties

• Er verschijnt niets voor klanten, ook al is het evenement opgeslagen. Een evenement opslaan maakt geen sessies aan. Je moet ze genereren.
• Het datumbereik is geen rooster. Evenement start en Evenement einde verbreden voegt geen sessies toe aan de nieuwe datums; genereer daar opnieuw voor.
• Plaatsen per sessie geldt per sessie, niet als totaal.
• Evenementen kunnen niet naar een andere locatie gekopieerd worden. Bouw ze op elke locatie opnieuw op.
• Evenementen kunnen geen accessoires hebben. Gerelateerde accessoires bestaat alleen op huurproducten.
• Beheer voorraad kan na opslaan niet meer gewijzigd worden. Heb je de verkeerde modus gekozen, maak het evenement dan opnieuw aan.