Klanten krijgen geen pincode (of de code opent het slot niet)

Een klant staat bij het slot zonder code. Werk deze lijst van boven naar beneden af — de eerste drie controles lossen de meeste gevallen op, en de laatste sectie vertelt je hoe je de klant binnen een minuut op weg helpt.

Eerst: wat zegt de boeking?

1. Ga naar Boekingen en open de boeking van de klant.
2. Kijk naar de productregels in het midden van de pagina. Gebruikt de boeking slimme sloten, dan staan er twee extra kolommen: Kluis en Pincode.

Wat je ziet vertelt je waar je verder moet kijken:

Wat de boeking toont	Wat het betekent	Ga naar
Een code bij Pincode	De code bestaat. Het probleem is aflevering, timing of het eigen scherm van de klant.	Stappen 1, 5 en 6
Geen PIN in de kolom Pincode	Er is voor die regel nog geen code aangemaakt.	Stappen 1–4
Helemaal geen kolom Kluis of Pincode	Er is geen slot aan die productregel gekoppeld.	Stap 3

De kolom Pincode verschijnt alleen wanneer ten minste één regel op de boeking op een Igloohome-hangslot zit. Gebruik je handmatige sloten, dan is er geen code per boeking — de klant krijgt in plaats daarvan de vaste Master PIN van het slot, die je op het slot bij Stations kunt zien.

Stap 1 — Is de boeking volledig betaald?

Zolang er op een boeking nog een bedrag openstaat, worden er helemaal geen pincodes uitgegeven — niet in de boekingsflow, niet in de e-maillink.

1. Controleer op de boeking Te betalen bedrag.
2. Staat dat boven nul, neem dan de betaling in ontvangst (Betaling toevoegen, of stuur een betaallink) en de codes komen beschikbaar.

Dit is verreweg de meest voorkomende reden dat een code "verdwijnt" op een verder perfecte boeking, vooral bij handmatige en door de admin gemaakte boekingen.

Stap 2 — Is het simpelweg te vroeg?

Codes worden niet aangemaakt op het moment dat een boeking wordt gemaakt.

• De code voor een product wordt ongeveer 14 uur voor de starttijd van dat product aangemaakt. Wordt er dichter op de start geboekt, dan wordt de code meteen aangemaakt.
• Het scherm van de klant toont een code alleen van 24 uur voor de starttijd tot 1 uur na de eindtijd. Buiten dat venster ziet hij helemaal niets.
• Bagagekluizen en toegangspunten zijn krapper: die codes worden getoond van 15 minuten voordat de boeking begint tot 30 minuten nadat die eindigt.

Lees de eerste twee punten samen, want ze verklaren veel verwarde telefoontjes. Tussen ruwweg 24 en 14 uur voor de start staat de pagina van de klant al "open" terwijl de code nog niet bestaat — de pagina lijkt leeg terwijl er niets mis is. Vanaf ongeveer 14 uur voor de start staat de code er.

Een klant die drie dagen vooruit boekt en de link diezelfde avond opent, ziet dus echt nog niets. Dat is normaal. Vraag wanneer zijn boeking begint voordat je op zoek gaat naar een storing.

Een code wordt ook niet meer getoond zodra de boeking als Teruggebracht is gemarkeerd, of zodra de productregel is geannuleerd.

Stap 3 — Is er een slot gekoppeld, en heeft het een product?

Een productregel zonder slot kan nooit een code opleveren.

1. Ga naar Stations en open het station voor die locatie.
2. Controleer in de slottabel de kolom Product voor het slot dat de klant zou moeten gebruiken. Staat daar Geen product toegewezen, kies dan het juiste product uit de keuzelijst.
3. Is het hele station niet toegewezen, dan zie je de waarschuwing "Waarschuwing: er is geen product toegewezen aan een slot bij dit station." direct op de pagina.

Is het slot in orde maar kwam deze specifieke boeking op het verkeerde slot terecht, dan kun je dat op de boeking zelf wijzigen: de kolom Kluis op de boekingsregel is een keuzelijst zolang de boeking bewerkbaar is.

Nog iets om te controleren nu je toch bezig bent: codes worden alleen gegenereerd voor locaties die op zelfbediening zijn ingesteld. Open Locaties, open de locatie en controleer Aanwezigheid van personeel. Die moet op Onbemand staan — zoals de hint bij dat veld zegt: "Als je van plan bent slimme sloten te gebruiken, selecteer dan Onbemand. Anders, selecteer Bemand." Een locatie die op Bemand blijft staan, produceert helemaal geen codes, voor geen enkele boeking.

Stap 4 — Is het slot actief, correct geïdentificeerd en gesynchroniseerd?

Nog steeds op de stationpagina, controleer de rij van het slot:

1. Actieve status — een inactief slot is verborgen voor klanten en het product ervan kan niet geboekt worden. De tooltip bij die kolom zegt het duidelijk: "Als een slot actief is, kunnen klanten het product op dat slot boeken. Als het slot inactief is, wordt dat product niet getoond en kan het niet worden geboekt." Is het hele station uitgezet, dan zie je "Waarschuwing: alle sloten bij dit station zijn inactief." en kun je Alle sloten activeren gebruiken.
2. Bluetooth-id — dit moet exact met het slot overeenkomen. Een ontbrekend of verkeerd getypt ID (een extra spatie is genoeg) betekent dat er voor dat slot geen code gegenereerd kan worden. Kopieer het opnieuw uit je Igloohome-app in plaats van het over te typen.
3. Synchroniseer het enkele slot opnieuw: open de rijacties van het slot en kies Dit slot synchroniseren vanuit Igloo. Je zou Slot gesynchroniseerd vanuit Igloo moeten krijgen. Krijg je Bluetooth-ID is vereist om vanuit Igloo te synchroniseren, ga dan terug naar punt 2. Krijg je Kon slot niet synchroniseren vanuit Igloo, ga dan door naar stap 5.

Ook goed om te weten: een slot verwijderen wordt niet geblokkeerd wanneer er nog boekingen aan gekoppeld zijn. Is er halverwege het seizoen een slot verwijderd, dan verliest elke boeking die ernaar wijst zijn codes. Vermoed je dat dat gebeurd is, neem dan contact op met support met het boekingsnummer in plaats van het zelf te proberen herstellen.

Stap 5 — Is je Igloohome-koppeling nog actief?

De codes komen van Igloohome. Is die koppeling verlopen, dan stopt elke nieuwe code onmiddellijk terwijl oude codes blijven werken — daarom lijkt dit vaak op een willekeurige storing.

1. Ga naar Instellingen → Integraties en kijk naar de sectie Slimme sloten. Die toont Verbonden of Niet verbonden, en een aftelling, "Uw Igloo home-verbinding verloopt over".
2. Zie je "Uw Igloo home-verbinding is verlopen!", gebruik dan Maak opnieuw verbinding met Igloo home.
3. Ga naar Stations en druk op Haal laatste informatie op van igloohome. Komen je sloten niet terug, let dan op Betalingsmethode vereist — de exacte melding is "Betalingsmethode vereist. Voeg een geldige betalingsmethode toe in het Igloo Connect-portaal om uw sloten te synchroniseren." Gebruik Open Igloo Connect-portaal en regel de betaalmethode daar; het synchroniseren blijft geblokkeerd tot je dat doet.

Een onbetaalde of verwijderde betaalmethode in het Igloo Connect-portaal is een echte, terugkerende oorzaak van "al onze klanten krijgen ineens geen codes".

Stap 6 — Kijkt de klant op de juiste plek, op het juiste moment?

Als de boeking een code toont maar de klant zegt niets te zien:

1. Vraag hem de bevestigingsmail te openen en de knop Boeking starten te gebruiken in plaats van een oude link of de voorpagina van je website.
2. Controleer of hij binnen het zichtbaarheidsvenster uit stap 2 zit.
3. Gebruik je de optionele stap Voor ontgrendeling in je klantstroom, dan moet de klant die eerst afronden (voorwaarden, veiligheidsvideo, vragen) voordat er een code getoond wordt. Controleer Instellingen → Klantstroom, stap Voor ontgrendeling (optioneel), als je niet zeker weet of die aan staat.
4. Op het scherm van de klant verschijnt de code als Slot nummer en PIN: code. Heeft hij meerdere producten, dan is er één regel en één code per slot — een klant met twee kajaks heeft ze allebei nodig.

De code wordt getoond maar het slot gaat niet open

De code werkt alleen binnen zijn eigen tijdvenster, dat begint bij het hele uur waarin de boeking start (soms een uur eerder) en tot ten minste een uur na het einde loopt. Een klant die het een of twee uur te vroeg probeert, krijgt niets, ook met de juiste cijfers.

Geef een wachtende klant nu meteen een code

Je hoeft niets van het bovenstaande op te lossen terwijl iemand in de regen staat.

• Handmatige sloten: open Stations, zoek het slot — de kolom Master PIN is afgeschermd; gebruik Master PIN tonen om die te tonen. Die code is toch wat elke boeking op dat slot gebruikt.
• Igloo-sloten: de master-PIN wordt niet in Rentalbuddy bewaard. Lees de echte code van de boeking af uit de kolom Pincode (hierboven beschreven), of zoek de master-PIN van het slot op in de Igloohome-app — zie Je slimme sloten verbinden en beheren.

Geef de klant de code telefonisch door, en vertel hem welk slotnummer hij moet gebruiken. Je kunt de code van een boeking op elk moment in de admin zien, ook voordat het eigen scherm van de klant hem begint te tonen.

Een master-PIN is een code die je zelf op het slot hebt ingesteld, dus behandel hem als personeelsinformatie — wijzig hem op het slot als je hem breed hebt uitgedeeld.

Als niets hiervan hielp

Neem contact op met support met het boekingsnummer, de locatie en het slotnummer, en vermeld welke van de bovenstaande stappen je al hebt gecontroleerd. Dat is meestal genoeg om het op te lossen zonder een tweede ronde vragen.