Rediger bekreftelses-e-posten og sett opp påminnelser

Alle automatiske e-poster til kundene dine redigeres på ett sted: Innstillinger i venstremenyen, og deretter fanen E-postinnstillinger.

De finnes bare der. Steder har ingen e-postfane — ingen av stedets faner (Stedsinnstillinger, Bokeknapp, Kundeflyt, Bestillingsopplevelse, Åpne datoer, Nettsted) inneholder e-posttekst. Du får likevel stedsspesifikke e-poster, men det gjør du ved å velge steder på selve e-posten — det er dekket lenger ned.

De to listene

Standard e-poster — beskrevet i admin som "Standardiserte meldinger som delvis er opprettet på forhånd av Rentalbuddy". Det er her bookingbekreftelsen din ligger. Du kan redigere innholdet i dem, men du kan ikke slette dem, duplisere dem eller slå dem av; handlingskolonnen er tom for disse radene.

Dine e-poster — "Opprett dine egne automatiske meldinger som sendes ved ulike hendelser i systemet." Påminnelser, takke-e-poster og alt annet du finner på. Disse har hele settet med handlinger og en Aktiv-bryter.

Hver rad viser Emne, Utløser, Sted og, for dine egne e-poster, Aktiv.

Redigere bekreftelses-e-posten

Dette er det mest stilte spørsmålet i support, og veien er kort.

Innstillinger → E-postinnstillinger.
Finn raden i Standard e-poster der Utløser sier Når bookingen opprettes.
Klikk på raden (på mobil trykker du på E-postinnhold). Den utvides til en redigerer til venstre og en levende E-post forhåndsvisning til høyre.
Rediger og trykk på Lagre.

Inne i redigereren har du:

E-postemne — ett felt per språk, med en språkvelger over og en + Variable-nedtrekksliste ved siden av som setter inn plassholdere.

Logo — en av/på-bryter. Selve bildet er den Logo (bilde-URL) du lastet opp under Innstillinger → Konto — til tross for etiketten er dette en dra-og-slipp-opplaster for bilder, ikke et URL-felt. Bruk PNG eller JPEG: en SVG godtas, men vises som et ødelagt bilde i de fleste e-postprogrammer, og er ingen logo lastet opp, viser e-postene et generisk grått plassholderbilde.

Meldinger — to redigerbare tekstblokker, hver med sin egen av/på-bryter:

Introduksjonstekst — avsnittet på toppen. Det er dette operatører som regel mener med «bekreftelsesteksten».
Avsluttende tekst — avsnittet nederst.

Knapper — hver har et etikettfelt du kan skrive om per språk, pluss en av/på-bryter: Før booking, Start booking, Avslutt booking, Betale, Forleng booking og Move start time.

Forleng booking og Move start time følger stedets egen kundeinnstilling, ikke bryteren her: har stedet funksjonen slått av, dukker knappen aldri opp i det stedets e-poster; har stedet den slått på, dukker knappen opp selv om du slår av blokken her. Forleng booking utelates også fra e-poster for bestillinger som inneholder et arrangement.

Brytere uten egen tekst — slår disse blokkene av eller på, men det er ingenting å skrive: Kundeopplysninger, Ordre-ID, Bestillingsdetaljer, Veibeskrivelse – Sted, Kontaktinformasjon – Sted (og Medlemskapsdetaljer på medlemskapse-poster).

Bruker kontoen din mer enn ett kundespråk, dukker det opp en oversettelseslinje øverst i redigereren som kan fylle de andre språkene fra hovedspråket ditt.

Hva e-poster ikke kan gjøre: vedlegg, vilkår, husregler

E-poster bygges bare av blokkene over. Det finnes ingen måte å legge ved en fil på — ingen PDF med vilkårene dine, ikke noe husregeldokument — og ingen blokk som setter inn teksten i vilkårene dine. Vilkårene kundene godtar i kassen er en kassefunksjon og dukker aldri opp i e-poster.

Vil du at husregler eller bruksanvisninger skal nå kundene:

Legg teksten (eller en lenke til en side på nettstedet ditt) i Introduksjonstekst eller Avsluttende tekst — på bekreftelsen, eller på en påminnelse tidsatt før bestillingen starter.
Skal kundene aktivt godta regler før de låser opp, bruker du heller Før opplåsing-trinnet i Kundeflyt — se Henting, retur og bestillingsstatuser. Det trinnet kan kreve at vilkår eller regler godtas, noe som er sterkere enn en e-post ingen leser.

De tilgjengelige e-posttypene og hva som utløser dem

E-post	Utløser vist i listen	Når det faktisk skjer
Bookingbekreftelse	Når bookingen opprettes	Sendes umiddelbart når bestillingen fullføres
Betalings-e-post	Når en faktura opprettes	Sendes når en betalingslenke opprettes for en bestilling
Medlemskapsbekreftelse	Når et medlemskap kjøpes	Sendes umiddelbart når et medlemskap kjøpes
Dine egne bookinge-poster	se nedenfor	Planlagt i forhold til bestillingen
Dine egne medlemskapse-poster	Før medlemskapet utløper / Etter at medlemskapet har utløpt	Regnet fra medlemskapets sluttdato

Når du oppretter din egen bookinge-post, tilbyr Når skal e-posten sendes? fem valg:

Når bookingbekreftelsen sendes — går ut sammen med bekreftelsen, uten forsinkelse.
Før bestillingsstart
Før bestillingsslutt
Etter bestillingsstart
Etter bestillingsslutt

For de fire tidsstyrte setter du deretter Hvor lenge før eller etter? med Antall og Tidsenhet (Timer, Minutter, Dag).

Tidspunktet regnes ut i stedets tidssone fra bestillingens start eller slutt. Er det utregnede øyeblikket allerede passert når bestillingen gjøres, blir den e-posten rett og slett aldri planlagt — helt stille. En påminnelse «2 timer før start» gjør ingenting for en bestilling som gjøres 90 minutter før start; ingen feilmelding vises noe sted, og bestillingens meldingsliste vil ikke ha noen rad for den. Dette er tilsiktet, ikke en feil.

Påminnelser knyttes til en bestilling i det øyeblikket den opprettes, og en bestilling som aldri ble ferdig betalt får ingen. Én finurlighet til: når du oppretter en ny påminnelse, brukes den på eksisterende bestillinger der starttidspunktet fortsatt ligger frem i tid i det øyeblikket — så en ny påminnelse «før bestillingsslutt» knytter seg ikke til leier som allerede er i gang.

Opprette en påminnelse

Innstillinger → E-postinnstillinger.
Trykk på Opprett e-post i Dine e-poster.
Fyll inn E-postemne (per språk).
Velg Når skal e-posten sendes? og, om nødvendig, Antall og Tidsenhet.
La Alle steder stå på, eller slå den av og velg Steder.
Sett Bestillingsstatus. Ikke hopp over dette. Se advarselen nedenfor.
Sett Bestillingstype — Produktbestilling, Arrangementbestilling, eller begge.
La Aktiv stå på.
Lagre.
Åpne den nye raden fra listen igjen og skriv selve innholdet — opprettelsesdialogen setter bare reglene, ikke teksten.

Innstillingen som gjør at påminnelser aldri sendes

Dette er den desidert vanligste årsaken til «jeg satte opp en påminnelse, og den gikk aldri ut».

Bestillingsstatus er et positivt filter. E-posten sendes bare hvis bestillingens status i sendeøyeblikket er en du har valgt.

Lar du Bestillingsstatus stå tom, blir påminnelsen aldri sendt for produktbestillinger. Tom betyr ikke «hvilken som helst status» her. Dette er det motsatte av Steder-feltet, der tomt faktisk betyr alle steder.

Valgene er:

Klar for henting — bestillingen finnes og kunden har ikke hentet ennå. Dette er den normale statusen for en fremtidig bestilling.
Ikke samlet - forflyt kreves — det samme, på et sted som krever at kunden fullfører et steg før henting.
Hentet — kunden har hentet.
Returnert — leien er avsluttet.

Tilpass statusen til øyeblikket:

En påminnelse Før bestillingsstart må inkludere Klar for henting (og Ikke samlet - forflyt kreves hvis det stedet bruker et steg før booking). Huker du bare av for Hentet, kan den aldri utløses — kunden har jo ikke hentet ennå.
En påminnelse Før bestillingsslutt vil som regel ha Hentet.
En takke-e-post Etter bestillingsslutt vil som regel ha Returnert, og noen ganger også Hentet hvis kundene dine ikke alltid fullfører returtrinnet.

Bestillingstype fungerer på samme måte: det er et positivt filter, så en e-post uten valgt type treffer ingenting. Bestillinger som inneholder et arrangement teller som Arrangementbestilling; alt annet er en Produktbestilling. (Opprettelsesdialogen forhåndsvelger Produktbestilling, men lar Bestillingsstatus stå tom — som er nøyaktig derfor advarselen over betyr noe.)

Ett unntak fra Bestillingsstatus-filteret: e-poster som utløses av Når bookingbekreftelsen sendes hopper det helt over — de går ut sammen med bekreftelsen uansett hentestatus.

To ting til som stopper en e-post:

Aktiv-bryteren. Verktøytipset sier det rett ut: "Hvis Aktiv er slått av, vil denne e-posten ikke bli sendt til kunder."
Steder-utvalget, hvis bestillingens sted ikke er med i det.

Variabler du kan bruke

Sett dem inn med + Variable-nedtrekkslisten, i emnet eller i Introduksjonstekst / Avsluttende tekst / knappeetikettene. Alle fylles ut når e-posten sendes:

[Company name], [Site name], [Site phone], [order id], [First name], [Customer name], [Customer surname], [Customer email], [Customer phone], [Customer Adress], [Booking Date], [Booking start time], [Booking end time], [Custom checkout fields].

Merknader verdt å kjenne til:

[First name] og [Customer name] gir begge bare fornavnet. Bruk [Customer name] sammen med [Customer surname] for et fullt navn.
[Custom checkout fields] setter inn svarene kunden ga på dine egne kassespørsmål.
Variabler fylles bare ut inne i meldingstekstene og knappeetikettene. Å skrive en inn i en blokk som ikke har egen tekst gjør ingenting.

Veibeskrivelse og kontaktinformasjon per sted

Det finnes to blokker for dette, og ingen av dem har tekst du skriver i e-postinnstillingene:

Veibeskrivelse – Sted er en knapp. Bare etiketten kan redigeres her; selve lenken er en kartlenke bygget fra stedets koordinater, eller fra adressen og byen hvis det ikke er satt koordinater.
Kontaktinformasjon – Sted har ingen redigerbar tekst i det hele tatt. Den skriver ut stedets adresse, telefon og e-post.

Måten å endre det kunden ser under disse blokkene er derfor å åpne Steder, klikke på stedet, og redigere kortet Sted og kontaktinformasjon på fanen Stedsinnstillinger: E-post på stedet, Stedets telefon og adressen. Har et sted ingen telefon eller e-post lagret, viser e-posten en plassholder i stedet for blankt — et godt tegn på at stedsoppføringen er ufullstendig.

Fargene i e-posten følger også stedets temafarge.

Ulik e-posttekst per sted

Selve malene tilhører kontoen. Steder-innstillingen på en e-post endrer ikke ordlyden — den avgjør bare hvilke steder den e-posten gjelder for.

Slik gir du ett sted en annen ordlyd:

Åpne Innstillinger → E-postinnstillinger.
På e-posten du vil variere, bruk dupliseringshandlingen for å kopiere den (tilgjengelig på Dine e-poster).
Åpne innstillingene til kopien, slå av Alle steder og velg bare det spesielle stedet.
Åpne originalen, slå av Alle steder og velg alle de andre stedene.
Rediger teksten i kopien, og sett den til Aktiv.

Ikke la begge dekke det samme stedet, ellers får det stedet begge e-postene.

Bookingbekreftelsen er et spesialtilfelle: den er en Standard e-poster-mal og kan ikke dupliseres. For en bekreftelse er de stedsspesifikke delene de automatiske — veibeskrivelse, kontaktinformasjon og farger — som allerede varierer per sted.

Avsenderen

Du kan ikke angi en avsenderadresse. E-poster går ut fra en fast Rentalbuddy-adresse (noreply@rentalbuddy.io), noe som også betyr at svar til den adressen ikke når frem til deg. Gi kundene en reell adresse å svare til ved å slå på Kontaktinformasjon – Sted og fylle inn E-post på stedet på stedet.

Avsendernavnet som vises i innboksen kan du heller ikke redigere i admin. Viser ikke ditt firmanavnet ditt, er det ikke en innstilling du har oversett — spør support.

Forhåndsvisningen

Høyresiden av redigereren er en levende E-post forhåndsvisning som oppdateres mens du skriver, før du lagrer. Den har en språkvelger og to breddeknapper, Skrivebordsbredde og Mobilbredde. På mobil vises forhåndsvisningen under redigereren.

Forhåndsvisningen bruker eksempeldata — et eksempelfirma, en eksempelkunde og en eksempelbestilling — så variablene viser eksempelverdier i stedet for en ekte bestilling.

Hvem som får kopi

Bare bookingbekreftelsen kopieres til ditt eget team — og kopiene er på som standard. Bryteren (Send kopier av bestillingsbekreftelser til Kontakt e-post.) starter påslått. Adressene ligger under Innstillinger → Konto → Kontakt e-post, et påkrevd felt; legg til flere med Legg til kontakt-e-post. Så en kopi av hver eneste bekreftelse lander i innboksen din med mindre du slår av bryteren.

Hver adresse får sin egen kopi, med Copy: foran emnet. Påminnelser, betalings-e-poster og medlemskapse-poster kopieres aldri til deg.

For å stoppe flommen slår du av den bryteren eller fjerner adresser. Det finnes ingen varslingsadresse per sted.

Raske svar

«Påminnelsen min gikk aldri ut.» Åpne innstillingene og se på Bestillingsstatus først. Tom betyr aldri. Sjekk deretter Aktiv, Bestillingstype og Steder. Åpne så meldingslisten til den berørte bestillingen. Ingen rad i det hele tatt for påminnelsen betyr at den aldri ble planlagt — som regel fordi bestillingen ble opprettet etter at påminnelsens sendetidspunkt allerede var passert. En Mislyktes-rad betyr at en regel stoppet den ved utsending — feil bestillingsstatus, en kansellert bestilling, eller at e-posten er slått av. Raden viser når den mislyktes (hold musepekeren over statusbrikken for å se historikken), men ikke hvilken regel, så sjekk e-postens filtre mot den bestillingen selv.

«Logoen min vises som ødelagt i e-poster.» Sjekk formatet først — SVG fungerer ikke i de fleste e-postprogrammer; last opp en PNG eller JPEG i stedet. Logoer som ble lastet opp før midten av 2026 ble også rammet av en lagringsfeil som siden er rettet; vises din fortsatt som ødelagt, last den opp på nytt for å erstatte den gamle lenken.

«Hvor redigerer jeg bekreftelsesteksten?» Innstillinger → E-postinnstillinger → raden med utløseren Når bookingen opprettes → utvid den → Introduksjonstekst.

«Jeg redigerte en påminnelse — får eksisterende bestillinger den nye tidsinnstillingen?» Ja. Å endre en påminnelse bygger opp de ventende utsendelsene på nytt for bestillinger som ennå ikke har fått den. Å redigere en bestillings tider flytter også dens ventende påminnelser.

«Kan jeg sende SMS i stedet?» Nei. E-post er den eneste kanalen.

«Kan jeg få en utskrivbar kvittering?» Bookingbekreftelsen er bestillingsdokumentet ditt. En kvittering for kortbetaling er et eget dokument produsert av Stripe — se Rentalbuddy eller Stripe — hvor går jeg for hva?.

«Hvordan sjekker jeg om en bestemt kundes e-post faktisk ble sendt?» Åpne bestillingen; den har en liste over meldingene som er sendt for den bestillingen med leveringsstatus, og en handling for å sende på nytt. Kom den aldri fram i det hele tatt, jobber du deg gjennom Kunden sier at det ikke kom noen bekreftelses-e-post.