Eine Buchung finden, die Liste filtern und exportieren

Buchungen ist die vollständige Liste aller Buchungen. Es ist der Bildschirm, mit dem Sie die Frage "Wo ist diese Buchung?" beantworten, Zahlen für einen Zeitraum ziehen und die Unterlagen für einen Tag drucken.

Sobald Sie die Buchung gefunden haben, ist alles, was Sie damit tun können — Zeit ändern, verschieben, stornieren, erstatten — in Eine Buchung bearbeiten, verschieben oder stornieren beschrieben.

Die Liste öffnen

Wählen Sie Buchungen im Menü. Klicken Sie eine beliebige Zeile an, um diese Buchung zu öffnen. Am Computer können Sie auch das Augensymbol (Sicht) am Ende der Zeile nutzen.

Die Liste zeigt immer die Buchungen für den Standort, der in der oberen Leiste gewählt ist. Um alle Standorte auf einmal zu sehen, schalten Sie über der Tabelle Alle Standorte anzeigen ein — dann erscheint eine Spalte Standort.

Was die Liste enthält — und wie weit zurück

Die Liste ist kein Live-Feed Ihrer gesamten Historie. Sie wird einmal geladen, und zwar für den Zeitraum, den Sie mit zwei kleinen Bedienelementen über der Tabelle wählen:

• Datumsbereich — Aktuell (die Voreinstellung) oder eines der letzten drei Jahre.
• Holen — lädt die Liste mit diesem Bereich neu.

Aktuell lädt Buchungen ab zwei Monate rückwirkend und alles danach. Ein Jahr lädt das gesamte Kalenderjahr. Wenn also eine Buchung vom letzten Sommer "fehlt", liegt es fast immer daran, dass der Bereich noch auf Aktuell steht: Wählen Sie das Jahr und drücken Sie Holen.

Wenn Sie kein Kontoadministrator sind, werden Ihnen Buchungen mit ausstehender oder abgelaufener Zahlung überhaupt nicht angezeigt.

Die Spalten

Spalte	Was sie zeigt
Erstellt	Wann die Buchung gemacht wurde
Name	Vor- und Nachname des Kunden
Best.-Nr	Die letzten vier Zeichen der Buchungsnummer, dargestellt als ...abcd
Start	Mietbeginn
Ende	Mietende
Kanal	Woher die Buchung kam
Wert	Gesamtbetrag, mit Ihrer Währung in der Überschrift
Zahlungsstatus	Bezahlt, Unbezahlt, Teilweise bezahlt, Ausstehend, Erstattet, Abgelaufen oder Fehlgeschlagen
Status	Der eigene Zustand der Buchung: RESERVED, OK oder CANCELED
Standort	Zu welchem Standort die Buchung gehört
Gedruckt	Ja oder Nein — siehe Buchungsbelege drucken weiter unten

Zwei Spalten verdienen eine Anmerkung:

• Kanal zeigt SEARCH, WEB, ADMIN oder PROLONGATION. ADMIN bedeutet, dass Sie oder eine Kollegin die Buchung in der Verwaltung angelegt haben; PROLONGATION ist eine Verlängerung, die der Kunde selbst bezahlt hat. Bei Mitgliedschaftskäufen wird Mitgliedschaft hinter dem Kanal ergänzt.
• Status ist eine technische Bezeichnung, die nicht übersetzt wird: OK ist eine normale, laufende Buchung, CANCELED ist storniert, RESERVED ist der Zustand, in dem eine Buchung vor ihrer Bestätigung steht. Verwechseln Sie ihn nicht mit Zahlungsstatus oder mit dem Abholstatus aus Abholung, Rückgabe und Buchungsstatus.

Gedruckt ist auf Telefonen ausgeblendet, ebenso Standort, sofern Sie nicht mehrere Standorte haben und Alle Standorte anzeigen eingeschaltet ist.

Suchen

Das Suchfeld oben heißt Buchungen suchen. Es filtert die bereits geladenen Zeilen — es lädt nichts nach. Setzen Sie also zuerst den Datumsbereich, wenn Sie etwas Älteres suchen.

Es findet unter anderem Treffer bei:

• Vorname, Nachname oder "Vorname Nachname" zusammengeschrieben
• der Buchungsnummer (jedem beliebigen Teil davon, nicht nur den letzten vier Zeichen)
• dem Namen des Standorts
• Start-, End- und Erstellungsdatum in der Schreibweise der Tabelle
• dem Text des Zahlungsstatus, dem Kanal und dem Statustext
• Ja / Nein aus der Spalte Gedruckt
• dem Betrag in Wert

"Bezahlt", "WEB" und ein Datum funktionieren also ebenso als Suchbegriffe wie Namen.

Filter und Datumsbereiche

Drücken Sie Filter, um das Filterfenster zu öffnen. Es enthält:

• Heute — ein Schalter, der die Liste auf Buchungen reduziert, die heute laufen: heute beginnend, heute endend oder über heute hinweg. Solange er eingeschaltet ist, sind die übrigen Filter darunter deaktiviert.
• Stornierte & abgelaufene ausblenden — blendet stornierte Buchungen und Buchungen mit abgelaufener Zahlung aus. Der vollständige Wortlaut hinter dem Informationssymbol lautet "Stornierte Buchungen und Buchungen mit abgelaufen Zahlungsstatus ausblenden (Dieser Filter wird im Überblick verwendet)".
• Filterlogik — Und oder Oder, siehe unten.
• Klar — leert die Datumsbereiche und das Suchfeld und setzt Filterlogik zurück auf Und.
• Drei Datumsbereiche, jeder mit einem Von- und einem Bis-Datum: Start, Ende und Erstellungsdatum.

Filterlogik entscheidet, wie diese drei Bereiche kombiniert werden:

• Und — eine Buchung muss jeden ausgefüllten Bereich erfüllen. Leer gelassene Bereiche werden ignoriert. Das ist die normale Wahl: "im Juli begonnen und im Juni erstellt".
• Oder — eine Buchung bleibt, wenn sie einen beliebigen der Bereiche erfüllt. Nutzen Sie das für "alles, was diese Woche beginnt oder endet".

Wenn Sie einen Bereich ausfüllen, springt die Tabelle zurück auf Seite eins.

Sortieren

Am Computer klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren; ein erneuter Klick kehrt die Richtung um. Jede Spalte der Tabelle lässt sich sortieren, auch Zahlungsstatus, Status und Gedruckt. Die Liste startet sortiert nach Erstellt, neueste zuerst.

Auf dem Telefon nutzen Sie Sortieren in den Listenoptionen; dort stehen Erstellt, Start und Ende sowie eine Richtung zur Auswahl.

Drei zusätzliche Schalter über der Tabelle

• Verlängerungszeilen — zeigt Verlängerungen als eigene aufklappbare Zeilen unter der Buchung, zu der sie gehören. Ist der Schalter aus, bekommt eine Buchung, bei der der Kunde gerade eine Verlängerung bezahlt, stattdessen ein kleines Wartesymbol neben ihrem Zahlungsstatus, mit dem Hinweis "Der Kunde schließt eine Zahlung für die Verlängerung ab."
• Mitgliedschaftskäufe einbeziehen — erscheint nur, wenn Mitgliedschaften für Ihr Konto aktiviert sind. Standardmäßig aus, sodass Mitgliedschaftskäufe aus der Buchungsliste herausbleiben.
• Alle Standorte anzeigen — oben beschrieben.

Buchungen auswählen, exportieren und drucken

Beide Aktionen wirken auf die von Ihnen angekreuzten Zeilen, und beide sind ausgegraut, bis Sie mindestens eine ankreuzen. Die Anzahl der Auswahl steht auf dem Button, zum Beispiel Export (12).

1. Kreuzen Sie die gewünschten Buchungen an. Das Kontrollkästchen in der Überschrift wählt alles aus, was gerade in der Liste steht; auf dem Telefon nutzen Sie Buchungen durch Tippen auswählen und danach Alle auswählen.
2. Drücken Sie Export, um eine Datei mit diesen Buchungen auf Ihren Computer herunterzuladen, oder Drucken, um sie zu drucken.

Export erzeugt die Datei auf dem Server und lädt sie danach herunter — geben Sie ihm bei einer großen Auswahl einen Moment.

Buchungsbelege drucken

Drucken erzeugt eine Seite je ausgewählter Buchung — denselben Buchungsbeleg, den Sie über den Button Drucken auf einer einzelnen Buchung erhalten — und schickt sie an Ihren Drucker oder in eine PDF-Datei.

Beim Drucken werden diese Buchungen außerdem als gedruckt markiert. Genau das spiegelt die Spalte Gedruckt wider, und deshalb ist sie als Markierung für "Habe ich diese schon vorbereitet?" nützlich: Drucken Sie morgens die Buchungen des Tages und sortieren oder suchen Sie dann nach Gedruckt, um zu sehen, was noch offen ist. Das Drucken einer einzelnen Buchung von der Buchungsseite setzt dasselbe Kennzeichen.

Es gibt keinen Button, um eine Buchung wieder als nicht gedruckt zu markieren.

Seitenaufteilung

Die Tabelle zeigt standardmäßig 25 Zeilen je Seite; ändern Sie das unten mit Zeilen pro Seite. Ihre Seite und Seitengröße bleiben erhalten, während Sie in Buchungen hinein- und wieder herausgehen — aus einer Buchung zurück landen Sie also an derselben Stelle in der Liste.

Kurzübersicht

Sie möchten …	So geht es
Eine Buchung aus der letzten Saison finden	Datumsbereich → das Jahr → Holen, dann suchen
Eine Buchung über den Kunden finden	Den Namen in Buchungen suchen eingeben
Eine Buchung über die Bestellnummer finden	Einen beliebigen Teil davon in Buchungen suchen eingeben
Nur die heutigen Vermietungen sehen	Filter → Heute
Buchungen sehen, die in einem Zeitraum beginnen	Filter → der Bereich Start
Stornierungs-Rauschen loswerden	Filter → Stornierte & abgelaufene ausblenden
Zahlen für einen Zeitraum ziehen	Zeilen ankreuzen → Export
Die Unterlagen des Tages drucken	Zeilen ankreuzen → Drucken
Sehen, was Sie schon gedruckt haben	Die Spalte Gedruckt