Buchung erstatten oder stornieren

Das sind zwei getrennte Aktionen, und das hier ist das Wichtigste, was Sie verstehen sollten, bevor Sie irgendetwas drücken:

• Stornieren gibt die Ausrüstung frei und hindert den Kunden daran, die Buchung zu nutzen. Es schickt kein Geld zurück.
• Erstattung schickt Geld zurück. Es storniert die Buchung nicht.

Wenn ein Kunde nicht kommt und sein Geld zurückbekommen soll, machen Sie beides. In der Reihenfolge, die Sie bevorzugen — keine der beiden blockiert die andere.

Eine Buchung stornieren

Was es bewirkt

• Die Buchung wird als Storniert markiert.
• Die Ausrüstung wird freigegeben, der Zeitraum wird also wieder buchbar.
• Der Entsperrlink des Kunden funktioniert nicht mehr. Versucht er, das Schloss zu öffnen, wird ihm mitgeteilt, dass die Buchung storniert ist.

Wenn für die Buchung Erinnerungs-E-Mails geplant waren, prüfen Sie danach die Liste Nachrichten an der Buchung, um zu sehen, was noch in der Warteschlange steht.

Was es nicht bewirkt

• Es bewegt sich kein Geld. Es wird nichts erstattet, weder teilweise noch vollständig. Die Zahlung bleibt genau so, wie sie war.
• Rentalbuddy versendet keine Stornierungs-E-Mail — eine solche automatische Nachricht gibt es nicht. Wenn der Kunde es erfahren soll, wenden Sie sich selbst an ihn.

So stornieren Sie

1. Öffnen Sie die Buchung unter Buchungen.
2. Drücken Sie Stornieren in der Schaltflächenreihe oben. (Sie können auch aus der Buchungsliste heraus über die Aktion Buchung stornieren stornieren.)
3. Eine Bestätigung erscheint — Buchung stornieren?, „Möchten Sie diese Buchung wirklich stornieren?"
4. Drücken Sie Buchung stornieren, um zu bestätigen.

Das lässt sich im Admin nicht rückgängig machen. Sobald eine Buchung storniert ist, verschwindet die Schaltfläche Stornieren, und es gibt keine Schaltfläche zum Aufheben der Stornierung. War es ein Versehen, legen Sie eine neue Buchung für den Kunden an.

Alles andere, was Sie an einer Buchung ändern können — Zeiten, Produkte, Schlösser —, steht in Eine Buchung bearbeiten, verschieben oder stornieren.

Geld erstatten

Erstattungen passieren an der Buchung selbst. Sie müssen Stripe nicht öffnen.

Welche Zahlungen erstattet werden können

Die Erstattungsaktion erscheint nur bei Zahlungen, die online über Stripe bezahlt wurden und erfolgreich durchgingen. In der Liste Zahlung der Buchung zeigen diese Zeilen Stripe unter Zahlungsmethode.

Zeilen, die Sie von Hand erfasst haben — Vor Ort bezahlen, Rechnung, Swish, ein Kartenterminal und so weiter — haben keine Erstattungsaktion, weil Rentalbuddy dieses Geld nie gehalten hat. Diese Zeilen haben stattdessen eine Löschaktion, die nur den Eintrag aus der Buchung entfernt; sie bewegt kein Geld. Geben Sie Bargeld zurück oder überweisen Sie so, wie Sie es normalerweise tun.

So erstatten Sie

1. Öffnen Sie die Buchung unter Buchungen.
2. Scrollen Sie zu Zahlung. Jede Zahlung ist eine Zeile mit Menge, Zahlungsmethode, einem Status, einer Zahlungs-ID und einer Uhrzeit.
3. Drücken Sie in der Zeile, die Sie erstatten wollen, die Erstattungsaktion (der Kreispfeil, beschriftet mit Erstattung).
4. Das Feld Erstattung öffnet sich mit einem bereits eingetragenen Betrag. Prüfen Sie diese Zahl, bevor Sie fortfahren — sie ist ein Vorschlag, nicht zwingend das, was Sie zurückschicken wollen.
5. Ändern Sie den Betrag, wenn Sie nur einen Teil erstatten.
6. Drücken Sie die Schaltfläche unten. Sie lautet Zurückzahlen gefolgt vom Betrag, sodass Sie genau sehen, was Sie gleich zurückschicken.

Ja, Sie können auch einen Teil erstatten

Sie können jeden Betrag bis zu dem eintragen, was auf dieser Zahlung noch erstattungsfähig ist. Sie können es auch in mehreren Schritten tun — heute einen Teil erstatten und den Rest später — bis die Zahlung aufgebraucht ist.

Das Einzige, was Sie nicht können, ist mehr zu erstatten, als der Kunde tatsächlich bezahlt hat. Das Feld lässt es nicht zu:

• Der größte akzeptierte Betrag ist der Zahlungsbetrag abzüglich dessen, was darauf bereits erstattet wurde.
• Tippen Sie mehr ein, erhalten Sie die Warnung „Sie können nicht mehr als X zurückerstatten", und die Schaltfläche lässt sich nicht auslösen.
• Unter dem Feld steht außerdem die Obergrenze: „Der Betrag darf nicht übersteigen X (Zahlungsgröße)."
• Sobald eine Zahlung vollständig erstattet ist, verschwindet ihre Erstattungsaktion ganz.

Das ist das Sicherheitsnetz, nach dem Betreiber fragen. Sie können nicht versehentlich zu weit gehen.

Was direkt danach passiert

• Unter der Zahlung erscheint eine neue Zeile mit der Erstattung, mit negativem Betrag und der Methode Stripe (Rückgabe).
• Die Beträge der Buchung aktualisieren sich: Bezahlt sinkt, Noch zu zahlen steigt.
• Die Statusbezeichnung der Zahlung ändert sich. Erstatten Sie alles, was der Kunde gezahlt hat, wird sie zu Erstattet. Erstatten Sie nur einen Teil, wird sie zu Teilweise bezahlt — das ist zu erwarten und kein Fehler.

Eine Erstattung lässt sich nicht rückgängig machen. Es gibt keine Schaltfläche „Erstattung stornieren", weder in Rentalbuddy noch in Stripe. Wenn Sie zu viel erstatten, führt der einzige Weg zurück darüber, den Kunden um eine erneute Zahlung zu bitten. Lesen Sie den Betrag zweimal, bevor Sie Zurückzahlen drücken.

Was der Kunde sieht

• Das Geld. Rentalbuddy übergibt die Erstattung sofort an Stripe, aber das Geld erscheint nicht augenblicklich auf dem Konto des Kunden. Es läuft über die Kartennetzwerke und die Bank des Kunden zurück, was typischerweise mehrere Tage dauert. Weder Sie noch Rentalbuddy können das beschleunigen.

  Fragt ein Kunde, wo es bleibt, schlagen Sie die Erstattung in Ihrem Stripe-Dashboard nach — sie trägt dort ihren eigenen Status.

• E-Mails. Rentalbuddy versendet weder eine Erstattungs- noch eine Stornierungs-E-Mail. Wenn Stripe so eingerichtet ist, dass es Kartenbelege per E-Mail verschickt, erhält der Kunde möglicherweise eine Erstattungsbenachrichtigung von Stripe; das ist eine Stripe-Einstellung, keine von Rentalbuddy. Gehen Sie im Zweifel davon aus, dass der Kunde nichts gehört hat, und sagen Sie es ihm selbst.

• Die Buchung. Nach dem Stornieren öffnet der Entsperrlink des Kunden nichts mehr.

Häufige Situationen

Der Kunde storniert lange im Voraus und bekommt alles zurück. Erstatten Sie den vollen Betrag auf der Zahlungszeile und stornieren Sie dann die Buchung, damit die Ausrüstung freigegeben wird.

Der Kunde storniert kurzfristig und Sie behalten eine Gebühr. Erstatten Sie nur den Teil, den Sie zurückgeben — tragen Sie den reduzierten Betrag im Feld Erstattung ein. Die Buchung zeigt dann Teilweise bezahlt. Stornieren Sie danach die Buchung.

Der Kunde erscheint einfach nicht und bekommt nichts zurück. Stornieren Sie nur die Buchung. Erstatten Sie nichts. Das Geld bleibt bei Ihnen.

Nur eines von mehreren Produkten soll erstattet werden. Es gibt keine Erstattung je Produkt. Rechnen Sie den Betrag selbst aus und erstatten Sie diese Zahl von der Zahlung.

Die Buchung wurde bar oder vor Ort bezahlt. Im System gibt es nichts zu erstatten. Regeln Sie es direkt mit dem Kunden und löschen Sie die manuelle Zahlungszeile nur, wenn die Zahlen der Buchung das widerspiegeln sollen.

Sie haben storniert und dann gemerkt, dass Geld zurückgehen soll. Kein Problem — die Erstattungsaktion ist auch nach dem Stornieren noch an der Buchung. Öffnen Sie sie und erstatten Sie wie gewohnt.