Veranstaltungen, Termine und Preisvarianten

Eine Veranstaltung ist ein terminiertes Angebot pro Person — eine geführte Tour, ein Kurs, ein Saunatermin. Es ist keine Vermietung. Der Kunde wählt keine Start- und Endzeit; er wählt einen der von Ihnen erstellten Termine und wie viele Plätze er möchte.

Veranstaltungen im Vergleich zu Mietprodukten

	Mietprodukt	Veranstaltung
Zeit	Kunde wählt Start und Dauer	Sie erstellen feste Termine; der Kunde wählt einen
Was verkauft wird	Einheiten einer Sache	Plätze bei einem Termin
Bestand	Anzahl der Einheiten für den Standort	Plätze pro Termin, gilt für jeden Termin
Preis	Pro Stunde oder pro Dauerstufe	Pro Person, optional aufgeteilt in benannte Preisvariante-Zeilen
Saisons	Tabellen für Hoch- und Nebensaison	Ein Preis, keine Saisontabellen
Extras	Zubehör kann verknüpft werden	Keine Zubehörverknüpfung
Kopieren	Kann an einen anderen Standort kopiert werden	Kann nicht kopiert werden

Veranstaltungen und Vermietungen lassen sich außerdem nicht in einem Warenkorb mischen — die Buchungsseite bittet den Kunden, getrennt zur Kasse zu gehen.

Die Veranstaltung anlegen

1. Öffnen Sie Produkte, wählen Sie den Standort in der Navigationsleiste und klicken Sie auf Neues Produkt hinzufügen.
2. Setzen Sie Produkttyp auswählen auf Veranstaltung. Das lässt sich nach dem ersten Speichern nicht mehr ändern.
3. Füllen Sie Spezies. NEIN, Kurzname und Sortierreihenfolge in der Buchungsansicht (niedrigste Zahl hat höchste Priorität) aus wie bei jedem Produkt.
4. Füllen Sie Produktname aus — Englisch ist Pflicht. Veranstaltungen haben zusätzlich Lange Beschreibung und Informationen, die der Kunde ausfüllen sollte (leer lassen, wenn nicht erforderlich), woraus ein Freitextfeld wird, das der Kunde beim Buchen eines Termins sieht.
5. Laden Sie ein Produktbild hoch.
6. Setzen Sie Plätze pro Termin — siehe unten.
7. Setzen Sie Inventar verwalten und, falls nötig, das verknüpfte Mietprodukt — siehe unten.
8. Legen Sie den Preis und die Steuern fest.
9. Setzen Sie Haltbarkeit und Zeit vor Beginn können Sie die Veranstaltung buchen.
10. Klicken Sie auf Speichern.

Erst nach diesem ersten Speichern können Sie die Termine generieren.

Plätze pro Termin

Die Karte Inventar ist bei einer Veranstaltung mit Plätze pro Termin beschriftet: „Maximale Teilnehmerzahl für jede generierte Veranstaltungszeit."

Es ist keine Gesamtzahl. Jeder generierte Termin bekommt diese Kapazität, und jeder Termin zählt separat herunter. Zwölf Plätze und vierzig generierte Termine bedeuten 480 buchbare Plätze.

Eine spätere Änderung dieser Zahl wirkt sich auf neu generierte Termine aus. Bereits bestehende Termine behalten die Kapazität, mit der sie erstellt wurden — Sie können sie in der Terminliste einzeln anpassen.

Dauer und Buchungsschluss

Beides sitzt auf der Karte Preisfestlegung unter zwei Überschriften:

• Haltbarkeit — Std und Tage. So lange läuft ein Termin, und daraus ergibt sich die Endzeit jedes Termins. Stunden lassen sich in Viertelstundenschritten setzen (1, 1,25, 1,5 …), Tage von 0 bis 6.
• Zeit vor Beginn können Sie die Veranstaltung buchen — Std und Tage. Wie lange vor dem Start eines Termins die Buchung schließt. 2 Stunden bedeutet, dass der 09:00-Termin um 07:00 aufhört, verkauft zu werden. Lassen Sie beides auf 0, um bis zum Start zu verkaufen.

Preis und Preisvarianten

Die Karte Preisfestlegung hat zwei Tabs.

Einfach hat ein Feld, Preis pro Person. Nutzen Sie es, wenn alle dasselbe zahlen.

Preisvariante ist das, was Betreiber immer wieder spät entdecken. Sie gibt Ihnen mehrere benannte Preise für dieselbe Veranstaltung — Erwachsene und Kinder, Mitglieder und Nichtmitglieder, mit und ohne Ausrüstung:

1. Öffnen Sie den Tab Preisvariante.
2. Klicken Sie auf Neue Variante hinzufügen.
3. Füllen Sie Name und Preis aus.
4. Wiederholen Sie das für jede Variante. Das Minus-Symbol entfernt eine Zeile.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Der Name der Variante ist pro Sprache und nutzt dieselben Sprachschaltflächen wie der Produktname; Automatisch übersetzen deckt Variantennamen ebenfalls ab.

Der Kunde sieht dann eine Mengenauswahl pro Variante und kann sie kombinieren — zwei Erwachsene und ein Kind in einer Buchung. Die belegten Plätze gehen alle von denselben Plätze pro Termin ab; die Buchungsseite zeigt einen „ab"-Preis auf Basis Ihrer günstigsten Variante.

Sie müssen entweder einen einfachen Preis oder mindestens eine bepreiste Variante setzen. Speichern ohne beides ergibt „Sie müssen entweder einen einfachen Preis ODER eine Preisvariante einreichen".

Solange eine Variante existiert, wird nicht der einfache Preis berechnet. Um zu einem einzigen Preis zurückzukehren, entfernen Sie zuerst jede Variantenzeile.

Mietausrüstung mit der Veranstaltung verknüpfen

Wenn eine Tour die Kajaks nutzt, die Sie auch vermieten, muss die Veranstaltung davon wissen, sonst überbuchen Sie sie.

Inventar verwalten auf der Karte Preisfestlegung hat drei Optionen, und es wird gesperrt, sobald die Veranstaltung gespeichert wurde — wählen Sie also sorgfältig:

Option	Was sie bewirkt
Blockieren Sie die Verfügbarkeit von Ereignissen für das Mietprodukt	Jeder Termin reserviert Einheiten des verknüpften Mietprodukts, sodass sie zu dieser Zeit nicht separat gemietet werden können.
Die flexible Verfügbarkeit bei Veranstaltungen basiert auf der Produktverfügbarkeit	Reserviert eine Einheit des Mietprodukts pro gebuchtem Teilnehmer.
Nicht mit dem Produkt verbunden	Verfügbarkeit von Veranstaltung und Vermietung sind unabhängig voneinander.

Bei Block oder Flexible wählen Sie das Produkt unter Wählen Sie den Mietproduktbestand aus, mit dem das Ereignis verbunden ist. Wenn das Auswahlfeld „Please select a site or add rental products to your site" anzeigt (im Admin fest auf Englisch hinterlegt), hat der Standort noch keine Mietprodukte.

Block blendet außerdem Mieteinheiten pro Sitzung blockieren ein: „Wie viele Einheiten des verknüpften Mietprodukts pro Sitzung im Block-Modus reserviert werden. Leer lassen, um Plätze pro Sitzung zu entsprechen (z. B. Kajaks). 1 für gemeinsame Einrichtungen wie Sauna."

Genau diese Unterscheidung ist der Sinn des Feldes. Zwölf Kajakplätze brauchen zwölf Kajaks, also lassen Sie es leer. Zwölf Saunaplätze brauchen eine Sauna, also tippen Sie 1.

Sowohl Inventar verwalten als auch Mieteinheiten pro Sitzung blockieren sind nach dem Speichern der Veranstaltung schreibgeschützt.

Die Termine generieren

Termine („Anlässe") sind die eigentlichen buchbaren Slots. Sie generieren sie in zwei Schritten auf der linken Seite der Veranstaltungsseite.

Den Datumsbereich setzen

Setzen Sie unter Datumsauswahl die Werte Veranstaltungsbeginn und Ende der Veranstaltung: „Legen Sie das erste und letzte Kalenderdatum fest, an dem diese Veranstaltung stattfinden kann."

Dieser Bereich erstellt für sich genommen nichts. Er begrenzt nur, welche Tage der Generator darunter ausfüllt.

Veranstaltungszeiten generieren

Unter Veranstaltungszeiten generieren — „Wählen Sie Wochentage und Startzeiten und generieren Sie dann einzelne buchbare Termine.":

1. Öffnen Sie für jeden gewünschten Wochentag Wählen Sie Stunden in dieser Zeile und haken Sie die Startzeiten an. Zeiten werden in 15-Minuten-Schritten angeboten.
2. Klicken Sie auf Veranstaltungszeiten generieren.

Jede angehakte Zeit an jedem passenden Datum in Ihrem Bereich wird zu einem Termin, mit der Kapazität aus Plätze pro Termin und der Länge aus Haltbarkeit.

Sie können den Generator so oft laufen lassen, wie Sie wollen — wählen Sie später weitere Wochentage oder Zeiten und generieren Sie erneut. Bestehende Termine bleiben unangetastet.

Die Voraussetzungen

Der Generator läuft nur, wenn alle diese Punkte erfüllt sind:

1. Die Veranstaltung wurde mindestens einmal gespeichert. Bis dahin ist die Schaltfläche deaktiviert und zeigt „Speichern Sie das Produkt, bevor Sie Zeiten generieren." Eine brandneue Veranstaltung hat keine Identität, an die sich Termine hängen ließen.
2. Veranstaltungsbeginn und Ende der Veranstaltung sind beide gesetzt. Andernfalls erhalten Sie „Legen Sie Start- und Enddatum der Veranstaltung fest, bevor Sie Zeiten generieren."
3. Mindestens ein Wochentag hat mindestens eine angehakte Zeit. Andernfalls: „Wählen Sie mindestens einen Wochentag und eine Uhrzeit zum Generieren."
4. Der Wochentag kommt tatsächlich innerhalb Ihres Datumsbereichs vor. Wochentagszeilen sind ausgegraut, wenn der Bereich kürzer als eine Woche ist und diesen Tag nicht enthält. Erweitern Sie den Bereich, und sie werden auswählbar.
5. Im Block-Modus muss das verknüpfte Mietprodukt genug freie Einheiten haben — in diesem Moment. Slots, die daran scheitern, werden übersprungen, mit der Warnung „{{count}} Zeit(en) wurden übersprungen, weil das verknüpfte Mietprodukt nicht genug freie Einheiten für den Block-Modus hat (prüfen Sie Mieteinheiten pro Sitzung — kann weniger sein als Plätze pro Sitzung)".

Weitere Meldungen, die Sie sehen können:

• „{{count}} Zeitfenster existieren bereits für diese Veranstaltung und wurden übersprungen." — Sie haben denselben Slot zweimal generiert. Harmlos.
• „Es wurden keine Veranstaltungszeiten erstellt. Prüfen Sie Datumsbereich, gewählte Tage und Mietbestand." — es passte überhaupt nichts.
• „Veranstaltungszeiten wurden erstellt" — der Erfolgsfall.

Wenn im Block-Modus nichts generiert wird, ist meist das verknüpfte Mietprodukt der Grund. Prüfen Sie drei Dinge: ob das Produkt für diese Termine freien Bestand hat; ob Mieteinheiten pro Sitzung blockieren nicht mehr Einheiten verlangt als existieren; und ob die Einheiten an diesem Standort tatsächlich buchbar sind — ein unbemannter Standort reserviert über seine Schlösser, ein Mietprodukt ohne nutzbares Schloss hat also nichts auszugeben.

Die erstellten Termine verwalten

Generierte Termine erscheinen unter Veranstaltungstermine und -zeiten in einer Tabelle mit Datum (und Uhrzeit, Buchungen, Verfügbarkeit und Aktionen.

Um einen zu entfernen, nutzen Sie die Löschaktion in seiner Zeile. Wenn ihn bereits jemand gebucht hat, werden Sie gefragt: „Für diesen Anlass sind Teilnehmer ausgebucht. Sind Sie sicher, dass Sie löschen möchten?" — trotzdem zu löschen lässt diese Kunden mit einem Termin zurück, den es nicht mehr gibt, kontaktieren Sie sie also vorher.

Was der Kunde sieht

• Die Buchungsseite fragt den Kunden, ob er Kurse oder Produkte möchte, bevor sie etwas anzeigt.
• Jede Veranstaltung zeigt Bild, Namen, Kurzbeschreibung und einen Preis — mit „ab" davor, wenn Sie Preisvarianten nutzen.
• Datum wählen öffnet einen Monatskalender mit einem Verfügbarkeitspunkt pro Tag. Tage ohne Termin oder mit ausgebuchtem Termin lassen sich nicht wählen.
• Die generierten Startzeiten erscheinen als Chips unter „Startzeit wählen:", ausgegraut wenn ausverkauft, gefolgt von Beginn: und Ende:, berechnet aus Ihrer Einstellung Haltbarkeit.
• Danach die Platzauswahl — eine pro Preisvariante, oder eine einzelne, wenn Sie einen einfachen Preis nutzen.

Häufige Situationen

• Bei Kunden erscheint nichts, obwohl die Veranstaltung gespeichert ist. Das Speichern einer Veranstaltung erstellt keine Termine. Sie müssen sie generieren.
• Der Datumsbereich ist kein Terminplan. Veranstaltungsbeginn und Ende der Veranstaltung zu erweitern fügt den neuen Daten keine Termine hinzu; generieren Sie dafür erneut.
• Plätze pro Termin gilt pro Termin, nicht als Gesamtzahl.
• Veranstaltungen lassen sich nicht an einen anderen Standort kopieren. Bauen Sie sie an jedem Standort neu auf.
• Veranstaltungen können kein Zubehör haben. Verwandtes Zubehör gibt es nur bei Mietprodukten.
• Inventar verwalten lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern. Wenn Sie den falschen Modus gewählt haben, legen Sie die Veranstaltung neu an.