Mitgliedschaften einrichten und verwalten

Eine Mitgliedschaft ist ein Prozentrabatt auf Vermietungen, gültig für eine Anzahl von Monaten und an die E-Mail-Adresse eines Kunden gebunden. Das ist die ganze Funktion — es gibt keine kostenlose Mietzeit, keine Stempelkarte, keinen produktspezifischen Anspruch.

Der E-Mail-Teil ist das, was man sich merken muss, und der Admin wiederholt es an mehreren Stellen: „Mitgliedschaften werden per E-Mail mit Kunden verknüpft. Dieselbe E-Mail muss bei der Buchung verwendet werden, damit der Mitgliederrabatt gilt." Ein Mitglied, das mit einer anderen Adresse bucht, bekommt keinen Rabatt, und weder ihm noch Ihnen wird das mitgeteilt.

Alles liegt unter Mitgliedschaften im Menü, mit vier Tabs: Einstellungen, Kasse, Mitglieder und Käufe.

Schritt 1 — Mitgliedschaften einschalten

1. Öffnen Sie Mitgliedschaften und bleiben Sie im Tab Einstellungen.
2. Schalten Sie Mitgliedschaften aktivieren ein.
3. Beantworten Sie Wo sollen Mitgliedschaften gelten? — siehe nächster Abschnitt, das ist wichtig.
4. Setzen Sie Standard-Mitgliedsrabatt (%). Hilfetext: „Wird für manuell hinzugefügte/importierte Mitglieder ohne produktspezifischen Rabatt verwendet. Der Rabatt gilt für die gesamte Buchungssumme." Muss zwischen 0 und 100 liegen, sonst erhalten Sie Bitte geben Sie einen Rabatt zwischen 0 und 100 ein.
5. Setzen Sie Standard-Mitgliedschaftsdauer (Monate) — zwischen 1 und 120, sonst Bitte geben Sie eine Mitgliedschaftsdauer zwischen 1 und 120 Monaten ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Die anderen Tabs bleiben ausgegraut, bis dies gespeichert ist.

Nach dem Speichern erscheint ein Bereich Erste Schritte, der Ihnen sagt, was eingerichtet ist und was als Nächstes zu tun ist. Er informiert Sie auch über die E-Mails, die Rentalbuddy für Sie angelegt hat — siehe unten.

Mit dem Speichern hier ist noch nichts verkäuflich. Mitgliedschaften zu aktivieren und das Mitgliedschaftsprodukt anzulegen sind zwei getrennte Schritte — Betreiber hören regelmäßig nach dem ersten auf und wundern sich, warum Kunden nichts sehen. Solange dieses Produkt nicht existiert, erscheint in Ihrem Buchungsfenster keine Mitgliedschaftsoption. Der Bereich Erste Schritte weist Sie auf den zweiten Schritt hin — Mitgliedschaften online verkaufen, markiert mit Empfohlen — mit dem Link Erstellen Sie eines direkt zum Produktformular.

Schritt 2 — Wählen, wo Mitgliedschaften gelten

Wo sollen Mitgliedschaften gelten? hat zwei Antworten, und die Wahl prägt alles Weitere:

• Alle Standorte — „Mitglieder können ihren Rabatt bei Buchungen an allen Ihren Mietstandorten nutzen." Eine Mitgliedschaft pro Person deckt Ihr ganzes Konto ab, einschließlich später hinzugefügter Standorte. Ein Mitgliedschaftsprodukt zu pflegen.
• Pro Standort — „Mitglieder erhalten den Rabatt nur am Standort, für den sie sich angemeldet haben. Fügen Sie für jeden weiteren Standort eine separate Mitgliedschaft hinzu." Wer zwei Standorte will, braucht zwei Mitgliedschaften, und Sie brauchen an jedem Standort ein Mitgliedschaftsprodukt.

Wählen Sie Alle Standorte, sofern Ihre Standorte für Ihre Kunden nicht wirklich getrennte Geschäfte sind.

Später umentscheiden

Sie können frei wechseln, bis Sie Ihr erstes Mitgliedschaftsprodukt anlegen. Danach wird die Einstellung gesperrt und zeigt „Verwenden Sie die Schaltfläche unten, um zu ändern, wo Mitgliedschaften gelten. Ihre Mitgliedschaftsprodukte müssen möglicherweise angepasst werden."

Klicken Sie auf Ändern, wo Mitgliedschaften gelten, um den Migrationsdialog zu öffnen. Lesen Sie ihn genau — er tut zwei sehr unterschiedliche Dinge, je nach Richtung:

• Von Pro Standort zu Alle Standorte: Sie erhalten Welche Mitgliedschaftsprodukte behalten werden sollen mit „Deaktivieren Sie doppelte Produkte an anderen Standorten. Nicht ausgewählte Produkte werden entfernt." Alles, was Sie abwählen, wird gelöscht. Das ist die destruktive Richtung; Sie führen ein Produkt je Standort auf ein einziges Produkt zusammen.
• Von Alle Standorte zu Pro Standort: Es wird nichts gelöscht. Ihnen werden Ihre Mitgliedschaftsprodukte angezeigt, mit dem Hinweis, dass jedes Produkt künftig nur noch am gezeigten Standort verkauft wird und dass Sie für dieselbe Mitgliedschaft anderswo zu Produkte gehen, Kopieren nutzen und wählen, wo sie verkauft werden soll.

In beiden Fällen sagt der Dialog es deutlich: „Bestehende Mitglieder sind nicht betroffen, bis Sie sie einzeln bearbeiten." Die Änderung gilt nur für Produkte und zukünftige Käufe.

Mitglieder, die unter der alten Einstellung beigetreten sind, funktionieren weiter nach der alten Einstellung und erscheinen in der Liste Mitglieder mit einem Chip Legacy. Wenn Sie eines davon auf Ihre aktuelle Einstellung umstellen wollen, öffnen Sie es mit Bearbeiten und ändern Sie Wo sollen Mitgliedschaften gelten? bei diesem Mitglied. Eine Massenumstellung gibt es nicht.

Schritt 3 — Kunden eine kaufen lassen

Kunden kaufen eine Mitgliedschaft über ein Produkt, im selben Buchungsfenster, das sie für Vermietungen nutzen.

1. Gehen Sie zu Produkte und legen Sie ein Produkt mit dem Typ Mitgliedschaft an. Wählen Sie den Typ sorgfältig — er lässt sich nach dem Anlegen des Produkts nicht mehr ändern.
2. Füllen Sie unter Mitgliedschaftseinstellungen aus:
   • Mitgliedschaftspreis — was der Kunde zahlt. „0 eingeben für eine kostenlose Mitgliedschaft".
   • Mietrabatt (%) — was Mitglieder tatsächlich auf ihre Vermietungen bekommen. „Rabatt auf Mieten, solange die Mitgliedschaft aktiv ist. 0 eingeben für keinen Rabatt. Der Rabatt gilt für die gesamte Buchungssumme."
   • Mitgliedschaftsdauer (Monate) — wie lange sie gilt. Leer gelassen wird der Kontostandard verwendet, den das Feld Ihnen anzeigt.
   • Den MwSt.-Satz, wie bei jedem Produkt.
3. Speichern Sie das Produkt.

Wenn Sie auf Pro Standort stehen, legen Sie an jedem Standort, der Mitgliedschaften verkaufen soll, ein Mitgliedschaftsprodukt an. Bei Alle Standorte genügt ein Produkt — es wird überall angeboten.

Der Mietrabatt des Produkts ist das, was Käufer bekommen — mit einer Falle. Den Mietrabatt (%) des Produkts auf 0 zu setzen bedeutet nicht, dass Mitglieder keinen Rabatt bekommen: Bei der Buchung fallen sie stattdessen auf den Standard-Mitgliedsrabatt (%) Ihres Kontos zurück, der normalerweise nur ein Rückfallwert für Mitglieder ist, die Sie von Hand hinzufügen oder importieren. Wenn Sie wirklich eine rabattfreie Mitgliedschaft wollen, setzen Sie sowohl den Mietrabatt des Produkts als auch den Kontostandard auf 0.

Wenn Sie versuchen, ein Mitgliedschaftsprodukt anzulegen, bevor Sie einen Geltungsbereich gewählt haben, erhalten Sie Legen Sie auf der Mitgliedschaftsseite fest, wo Mitgliedschaften gelten, bevor Sie ein Mitgliedschaftsprodukt erstellen.

Der Tab Kasse

Standardmäßig fragt der Kauf einer Mitgliedschaft dieselben Angaben ab wie eine Buchung: „Kunden sehen dieselben benutzerdefinierten Checkout-Anforderungen wie bei einer Buchung. Name, E-Mail und Telefon sind immer erforderlich. Wir verwenden die E-Mail auch, um Mitglieder zu erkennen und ihren Rabatt bei zukünftigen Buchungen anzuwenden."

Wenn Sie beim Kauf einer Mitgliedschaft etwas anderes abfragen müssen, schalten Sie Separate Checkout-Anforderungen für Mitgliedschaftskäufe verwenden ein und ergänzen Sie Ihre Felder unter Checkout-Anforderungen für Mitgliedschaften. Diese Felder gelten nur für Mitgliedschaftskäufe — „Sie betreffen keine regulären Buchungen." Es gibt eine Vorschau, damit Sie sehen, was der Kunde bekommt.

Was der Kunde sieht

In Ihrem Buchungsfenster erscheint neben der normalen Buchung eine Option Mitgliedschaften, aber erst, wenn Sie mindestens ein Mitgliedschaftsprodukt haben, das zu Ihrer Geltungseinstellung passt.

1. Zuerst geben sie ihre E-Mail ein — Ihre E-Mail, „Geben Sie Ihre E-Mail ein, um Mitgliedschaftsoptionen für Ihr Konto zu sehen."
2. Sie sehen Ihre Mitgliedschaftsprodukte, jeweils mit dem Rabatt als „{{percent}}% Rabatt auf Vermietungen", dem Preis und der Angabe, ob es Gilt an allen Standorten oder Gilt nur an diesem Standort ist.
3. Die Schaltfläche heißt Hinzufügen oder, wenn sie bereits eine Mitgliedschaft haben, Verlängern („Verlängert Ihre Mitgliedschaft um {{months}} Monate.") oder Wechseln („Ersetzt Ihre aktuelle Mitgliedschaft."). Wer eine aktive Mitgliedschaft hat, sieht außerdem ein Banner mit der Angabe, was er hat und bis wann.
4. Sie bezahlen. Die Bestätigung sagt Vielen Dank für Ihre Mitgliedschaft! und erklärt, dass der Rabatt bei künftigen Vermietungen automatisch angewendet wird, wenn dieselbe E-Mail-Adresse verwendet wird.

Verlängern stapelt korrekt: Ein erneuter Kauf während laufender Mitgliedschaft addiert die Monate auf das bestehende Enddatum, statt neu zu beginnen.

Die Mitgliedschaft wird erst aktiv, wenn der Kauf tatsächlich bezahlt ist. Ein abgebrochener oder unbezahlter Mitgliedschaftskauf erzeugt kein Mitglied.

Wie der Rabatt auf eine Buchung gelangt

Wenn ein Kunde im normalen Buchungswarenkorb seine E-Mail eintippt, gleicht das Widget sie mit Ihren Mitgliedern ab und zeigt einen Chip mit dem Mitgliederrabatt. Rentalbuddy prüft den Rabatt bei der Preisberechnung der Buchung erneut, er lässt sich also nicht fälschen, und er gilt nur, wenn die Mitgliedschaft für den gebuchten Standort gültig ist.

Auf der Buchung im Admin erscheint er in der Preisübersicht als Mitgliederrabatt (10%) — der Prozentsatz in Klammern ist der Satz des Mitglieds.

Wenn ein Mitglied zusätzlich einen Gutscheincode eingibt, gelten beide, nacheinander statt addiert. 10 % Mitgliedschaft plus 10 % Code auf 1000 ergibt 810, nicht 800.

Mitgliedschaftskäufe selbst sind gewöhnliche Bestellungen im System, werden aber aus Ihren operativen Buchungslisten herausgehalten — es gibt nichts auszugeben und nichts zurückzunehmen.

E-Mails

Wenn Sie Mitgliedschaften zum ersten Mal aktivieren, legt Rentalbuddy zwei E-Mails für Sie an: „eine beim Kauf einer Mitgliedschaft und eine 7 Tage vor Ablauf. Sie sind einsatzbereit — passen Sie sie jederzeit unter E-Mail-Einstellungen an oder lassen Sie sie unverändert."

• Die Kaufbestätigung geht raus, sobald der Mitgliedschaftskauf bezahlt ist.
• Die Ablauferinnerung wird mit der Voreinstellung „7 Tage vorher" angelegt, aber Sie können den Zeitpunkt unter E-Mail-Einstellungen ändern. Sie können sie sogar erst nach dem Ablauf verschicken lassen (Nach Ablauf der Mitgliedschaft), als „Willkommen zurück"-Anstoß. Sie wird bei jeder Änderung der Mitgliedschaft automatisch neu terminiert und verworfen, wenn die Mitgliedschaft abgeschaltet oder gelöscht wird.

Gültigkeit und Preis — wie es wirklich funktioniert

Jede gekaufte Mitgliedschaft läuft ab ihrem Kaufdatum. Die Laufzeit stammt aus der Mitgliedschaftsdauer (Monate) des Produkts (oder aus Ihrem Kontostandard) und wird ab dem Tag der Zahlung gezählt — zwei Personen, die dasselbe Produkt an verschiedenen Tagen kaufen, erhalten unterschiedliche Enddaten. Es gibt keine Möglichkeit, eine Mitgliedschaft mit einem festen Kalender-Enddatum zu verkaufen („gültig bis nächsten Mai" für alle). Wenn Sie das brauchen, setzen Sie das Datum stattdessen von Hand:

• Legen Sie die Mitglieder selbst an, einzeln oder per CSV importieren, mit dem gewünschten Datum Gültig bis.
• Oder verkaufen Sie online und bearbeiten Sie anschließend bei jedem Käufer das Feld Gültig bis im Tab Mitglieder — gekaufte Mitgliedschaften lassen sich genauso bearbeiten wie manuelle.

Änderungen an Preis oder Rabatt des Produkts wirken sich nur auf neue Käufe aus. Der Preis wird einmal berechnet, im Moment des Kaufs — bestehende Mitglieder behalten den Preis, den sie gezahlt haben, und werden nie erneut belastet, eine spätere Preiserhöhung betrifft also niemanden, der bereits gekauft hat. Mit dem Rabatt verhält es sich genauso: Er wird beim Kauf auf die Mitgliedschaft kopiert, wenn Sie später den Mietrabatt (%) des Produkts ändern, ändert das bestehende Mitglieder also nicht. Um ein bestehendes Mitglied anzupassen, bearbeiten Sie es einzeln im Tab Mitglieder.

Eine Mitgliedschaft gibt keinen Rabatt mehr, sobald ihr Gültig bis überschritten ist. Wann genau, hängt davon ab, wie das Mitglied angelegt wurde: Von Hand hinzugefügte oder importierte Mitglieder sind noch den ganzen Tag über abgedeckt, während eine gekaufte Mitgliedschaft zu derselben Tageszeit endet, zu der sie gekauft wurde. Sonst muss nichts passieren; es gibt keine Verlängerungsgebühr und keine automatische Verlängerung. Ein erneuter Kauf vor dem Ablauf addiert den neuen Zeitraum auf das bestehende Enddatum; nach dem Ablauf beginnt ein neuer Kauf einfach ab diesem Tag.

Eines verwirrt Betreiber regelmäßig: Die Spalte Status im Tab Mitglieder zeigt nur, ob Sie dieses Mitglied ein- oder ausgeschaltet haben. Eine abgelaufene Mitgliedschaft steht dort weiterhin auf Aktiv. Um den Ablauf auf einen Blick zu sehen, nutzen Sie die Liste Kunden, wo die Spalte Mitglied entweder Ja mit Bis und dem Datum daneben, Abgelaufen mit dem Datum darunter oder Deaktiviert mit dem Hinweis Manuell deaktiviert zeigt.

Mitglieder von Hand hinzufügen

Nützlich, wenn jemand außerhalb Ihres Online-Checkouts beigetreten ist — bar bezahlt hat oder von einer Papierliste kommt.

1. Öffnen Sie den Tab Mitglieder.
2. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
3. Geben Sie die E-Mail ein. Das ist die Verknüpfung zu einem Kunden: „Wir verknüpfen Mitglieder per E-Mail mit Kunden. Der Kunde muss dieselbe E-Mail bei der Buchung verwenden, um den Rabatt zu erhalten."
4. Bei Konten mit Pro Standort wählen Sie den Standort.
5. Passen Sie Mietrabatt (%) an, wenn diese Person von Ihrem Standard abweichen soll.
6. Prüfen Sie Gültig bis — vorbelegt mit heute plus Ihrer Standard-Mitgliedschaftsdauer.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn die E-Mail noch zu keinem bestehenden Kunden gehört, wird automatisch ein Kundendatensatz dafür angelegt.

Um viele auf einmal hinzuzufügen, nutzen Sie CSV importieren. Der Dialog zeigt das genaue Format für Ihre Geltungseinstellung — entweder email, validUntil (YYYY-MM-DD, optional), discount % (optional) oder, pro Standort, email, siteId, validUntil, discount %. Hinweise, die Sie vor dem Einfügen kennen sollten:

• Ein Mitglied pro Zeile, keine Kopfzeile.
• Ohne Datum gelten 12 Monate ab heute — ein fester Standardwert; Ihre Einstellung Standard-Mitgliedschaftsdauer wird bei Importen nicht verwendet.
• Das Format pro Standort braucht die interne ID des Standorts, die der Dialog nicht für Sie auflistet — bei einer Handvoll Mitgliedern ist es oft schneller, sie einzeln hinzuzufügen.
• Sie erhalten {{count}} Mitglied(er) erstellt. und, falls Zeilen fehlgeschlagen sind, eine Fehleranzahl.

Sehen, wer eine Mitgliedschaft hat

Tab Mitglieder — alle, die eine haben, mit Name, E-Mail, Standort (oder Alle Standorte), Hinzugefügt über (Kauf oder Manuelle Eingabe), Rabatt, Gültig bis, Status und Aktionen. Suchen Sie mit Mitglieder suchen. Haken Sie Zeilen an, um sie zu Export oder Drucken zu geben. Klicken Sie auf eine Zeile, um zu diesem Kunden zu springen.

• Der Schalter in Status schaltet den Rabatt eines Mitglieds ab, ohne es zu löschen.
• Bearbeiten ändert Rabatt, Ablauf oder E-Mail.
• Die Löschaktion fragt „Möchten Sie {{email}} wirklich als Mitglied entfernen?"

Tab Käufe — jede von jemandem gekaufte Mitgliedschaft, mit Kaufdatum, Kunde, Standort, dem Betrag und Zahlungsstatus. Das ist der Tab für „was haben Mitgliedschaften eingebracht".

Kunden — die Spalten Mitglied, Gilt für und Rabatt zeigen den Mitgliedschaftsstatus direkt in Ihrer Kundenliste, und der Filter Mitglied grenzt auf Aktiv, Abgelaufen, Deaktiviert oder Nein ein.

Häufige Situationen

Ein Mitglied sagt, es habe keinen Rabatt bekommen. In neun von zehn Fällen hat es mit einer anderen E-Mail-Adresse gebucht. Vergleichen Sie die E-Mail auf der Buchung mit der E-Mail im Tab Mitglieder. Es gibt keine Möglichkeit, eine Mitgliedschaft nachträglich aus dem Admin auf eine Buchung anzuwenden — erstatten Sie die Differenz manuell, wenn Sie es kulant regeln wollen.

Die Mitgliedschaft ist abgelaufen, zeigt aber weiterhin Aktiv. Das ist der Schalter Status, nicht der Ablauf. Schauen Sie auf Gültig bis oder auf die Spalte Mitglied in Kunden.

Ein Mitglied hat die E-Mail-Adresse gewechselt. Bearbeiten Sie das Mitglied und ändern Sie dort die E-Mail. Das aktualisiert auch den Kundendatensatz, sodass alles verknüpft bleibt.

Zwei Personen wollen sich eine Mitgliedschaft teilen. Dafür müssten sie sich eine E-Mail-Adresse teilen, was sie zugleich zu einem einzigen Kundendatensatz zusammenführt. Nicht empfehlenswert.

Eine Mitgliedschaft ist beim falschen Kunden gelandet. Sie lässt sich nicht verschieben: „Mitgliedschaften können nicht zwischen Kunden verschoben werden. Löschen Sie diese Mitgliedschaft und fügen Sie eine neue für den richtigen Kunden hinzu."

Ich will keine Mitgliedschaften mehr verkaufen, aber bestehende Mitglieder behalten. Schalten Sie Mitgliedschaften aktivieren aus. Ihnen wird gesagt, was passiert: „Mitgliedschaften sind deaktiviert. Bestehende Mitglieder bleiben unverändert; aktivieren Sie sie in den Einstellungen wieder, um neue Anmeldungen anzubieten."

Ein Mitglied soll einen anderen Prozentsatz bekommen als alle anderen. Öffnen Sie es im Tab Mitglieder und setzen Sie seinen eigenen Mietrabatt (%).