Événements, sessions et variantes de prix

Un Événement est une offre planifiée et facturée par personne — une sortie guidée, un cours, un créneau de sauna. Ce n'est pas une location. Le client ne choisit pas une heure de début et de fin ; il sélectionne l'une des sessions que vous avez créées, ainsi que le nombre de places souhaité.

Événements et produits de location

	Produit de location	Événement
Durée	Le client choisit le début et la durée	Vous créez des sessions fixes ; le client en choisit une
Ce qui est vendu	Des unités d'un objet	Des places à une session
Stock	Nombre d'unités pour l'emplacement	Places par session, appliqué à chaque session
Prix	Par heure ou par palier de durée	Par personne, éventuellement réparti en lignes Variante de prix nommées
Saisons	Tableaux haute et basse saison	Un seul prix, pas de tableaux de saison
Options	Des accessoires peuvent être liés	Pas de liaison d'accessoires
Copie	Peut être copié vers un autre emplacement	Ne peut pas être copié

Événements et locations ne peuvent pas non plus être mélangés dans un même panier client — la page de réservation demande au client de finaliser séparément.

Créer l'événement

Ouvrez Des produits, sélectionnez l'emplacement dans la barre de navigation, appuyez sur Ajouter un nouveau produit.
Réglez Sélectionnez le type de produit sur Événement. Cela ne peut pas être modifié après le premier enregistrement.
Renseignez Espèces. Non, Nom court et Trier l'ordre dans la vue de réservation (le numéro le plus bas a la priorité la plus élevée) comme pour n'importe quel produit.
Renseignez le Nom du produit — l'anglais est obligatoire. Les événements ont aussi une Longue description et un champ Informations que le client doit remplir (laisser vide si cela n'est pas nécessaire), qui devient un champ de texte libre que le client voit lorsqu'il réserve une session.
Téléversez une Image du produit.
Définissez les Places par session — voir ci-dessous.
Définissez Gérer l'inventaire et, si nécessaire, le produit de location lié — voir ci-dessous.
Définissez le prix et les Taxes.
Définissez la Durabilité et le Temps avant le début, vous pouvez réserver un événement.
Appuyez sur Sauvegarder.

Ce n'est qu'après ce premier enregistrement que vous pouvez générer les sessions.

Places par session

La carte Inventaire d'un événement est intitulée Places par session : « Nombre maximum de participants pour chaque horaire d'événement généré. »

Ce n'est pas un total. Chaque session que vous générez reçoit cette capacité, et chaque session se décompte séparément. Douze places et quarante sessions générées font 480 places réservables.

Modifier ce nombre plus tard affecte les sessions nouvellement générées. Les sessions déjà existantes conservent la capacité avec laquelle elles ont été créées — vous pouvez les ajuster individuellement dans la liste des sessions.

Durée et date limite de réservation

Les deux se trouvent sur la carte Tarification, sous deux intitulés :

Durabilité — Heures et Jours. C'est la durée d'une session, et c'est ce qui remplit l'heure de fin de chaque session. Les heures se règlent par pas d'un quart d'heure (1, 1,25, 1,5 …), les jours de 0 à 6.
Temps avant le début, vous pouvez réserver un événement — Heures et Jours. Combien de temps avant le début d'une session les réservations se ferment. 2 heures signifie que la session de 09h00 cesse d'être vendue à 07h00. Laissez les deux à 0 pour vendre jusqu'au début.

Prix et variantes de prix

La carte Tarification comporte deux onglets.

Simple ne comporte qu'un champ, Prix par personne. Utilisez-le lorsque tout le monde paie le même prix.

Variante de prix est celui que les exploitants découvrent tardivement. Il vous donne plusieurs prix nommés sur le même événement — adulte et enfant, membre et non-membre, avec équipement et sans :

Ouvrez l'onglet Variante de prix.
Appuyez sur Ajouter une nouvelle variante.
Renseignez le Nom et le Prix.
Répétez pour chaque variante. L'icône moins supprime une ligne.
Appuyez sur Sauvegarder.

Le Nom de la variante est par langue, en utilisant les mêmes boutons de langue que le nom du produit, et Traduire automatiquement couvre aussi les noms de variantes.

Le client voit alors un sélecteur de quantité par variante et peut les combiner — deux adultes et un enfant dans une même réservation. Les places qu'ils consomment proviennent toutes des mêmes Places par session ; la page de réservation affiche un prix « à partir de » basé sur votre variante la moins chère.

Vous devez définir soit un prix simple, soit au moins une variante tarifée. Enregistrer sans ni l'un ni l'autre donne « Vous devez soumettre soit un prix simple OU une variante de prix ».

Tant qu'une variante existe, ce n'est pas le prix simple qui est facturé. Pour revenir à un prix unique, supprimez d'abord toutes les lignes de variantes.

Relier du matériel de location à l'événement

Si une sortie utilise les kayaks que vous louez également, l'événement doit en avoir connaissance, sinon vous les réserverez deux fois.

Gérer l'inventaire sur la carte Tarification propose trois options, et le réglage est verrouillé une fois l'événement enregistré — choisissez avec soin :

Option	Ce qu'elle fait
Bloquer la disponibilité du bloc d'événements sur le produit de location	Chaque session réserve des unités du produit de location lié, de sorte qu'elles ne peuvent pas être louées séparément à ce moment-là.
La disponibilité flexible lors de l'événement est basée sur la disponibilité du produit	Réserve une unité du produit de location par participant réservé.
Non connecté au produit	La disponibilité de l'événement et celle de la location sont indépendantes.

Avec Bloquer ou Flexible, choisissez le produit dans Sélectionnez l'inventaire de produits de location auquel l'événement est connecté. Si la liste déroulante affiche « Please select a site or add rental products to your site », c'est que l'emplacement n'a pas encore de produits de location.

Bloquer révèle aussi Unités de location à bloquer par session : « Nombre d'unités du produit de location lié à réserver par session en mode Bloquer. Laisser vide pour correspondre aux places par session (ex. kayaks). Utiliser 1 pour les installations partagées comme un sauna. »

Cette distinction est toute la raison d'être du champ. Douze places de kayak nécessitent douze kayaks : laissez le champ vide. Douze places de sauna nécessitent un seul sauna : saisissez 1.

Gérer l'inventaire et Unités de location à bloquer par session sont tous deux en lecture seule après l'enregistrement de l'événement.

Générer les sessions

Les sessions (les « occurrences ») sont les créneaux réellement réservables. Vous les générez en deux étapes, du côté gauche de la page de l'événement.

Définir la plage de dates

Sous Sélecteur de dates, définissez le Début de l'événement et la Fin de l'événement : « Définissez les premières et dernières dates du calendrier pendant lesquelles cet événement peut avoir lieu. »

Cette plage ne crée rien par elle-même. Elle limite seulement les jours que le générateur ci-dessous pourra remplir.

Générer des horaires d'événement

Sous Générer des horaires d'événement — « Choisissez les jours de la semaine et les heures de début, puis générez des sessions réservables individuelles. » :

Pour chaque jour de la semaine souhaité, ouvrez Choisissez les heures sur cette ligne et cochez les heures de début. Les horaires sont proposés par pas de 15 minutes.
Appuyez sur Générer des horaires d'événement.

Chaque horaire coché sur chaque date correspondante de votre plage devient une session, avec la capacité issue des Places par session et la durée issue de la Durabilité.

Vous pouvez lancer le générateur aussi souvent que vous le souhaitez — choisissez d'autres jours ou horaires plus tard et générez à nouveau. Les sessions existantes ne sont pas touchées.

Les conditions préalables

Le générateur refuse de s'exécuter tant que tout ceci n'est pas vrai :

L'événement a été enregistré au moins une fois. Jusque-là, le bouton est désactivé et affiche « Enregistrez le produit avant de générer des horaires. ». Un événement tout neuf n'a pas d'identité à laquelle rattacher des sessions.
Le début et la fin de l'événement sont tous deux définis. Sinon, vous obtenez « Définissez les dates de début et de fin avant de générer des horaires. »
Au moins un jour de la semaine comporte au moins un horaire coché. Sinon, « Sélectionnez au moins un jour de la semaine et un créneau horaire. »
Le jour de la semaine tombe effectivement dans votre plage de dates. Les lignes de jours sont grisées lorsque la plage est plus courte qu'une semaine et ne contient pas ce jour. Élargissez la plage et elles deviennent sélectionnables.
En mode Bloquer, le produit de location lié doit avoir assez d'unités libres à ce moment-là. Les créneaux qui échouent sont ignorés, avec l'avertissement « N créneau(x) ignoré(s) car le produit de location lié n'a pas assez d'unités libres pour le mode Bloquer (vérifiez les unités à bloquer par session — peut être inférieur aux places par session). »

Autres messages que vous pouvez voir :

« N créneau(x) horaire(s) existent déjà pour cet événement et ont été ignorés. » — vous avez généré deux fois le même créneau. Sans conséquence.
« Aucun horaire d'événement n'a été créé. Vérifiez la plage de dates, les jours sélectionnés et le stock de location. » — rien n'a correspondu du tout.
« Les horaires des événements ont été créés » — le cas où tout s'est bien passé.

Si rien ne se génère en mode Bloquer, le produit de location lié est le coupable habituel. Vérifiez trois choses : le produit a du stock libre pour ces dates ; les Unités de location à bloquer par session ne demandent pas plus d'unités qu'il n'en existe ; et les unités sont réellement disponibles à la réservation sur cet emplacement — un emplacement sans personnel réserve via ses serrures, donc un produit de location sans serrure utilisable n'a rien à distribuer.

Gérer les sessions créées

Les sessions générées apparaissent sous Dates et heures des événements dans un tableau avec Date et l'heure, Réservations, Disponibilité et Actions.

Pour en supprimer une, utilisez l'action de suppression sur sa ligne. Si quelqu'un l'a déjà réservée, il vous est demandé « Les participants sont réservés à cette occasion. Etes-vous sûr que vous voulez supprimer? » — supprimer malgré tout laisse ces clients avec une session qui n'existe plus, alors contactez-les d'abord.

Ce que voit le client

La page de réservation demande au client s'il souhaite des Événements ou des Produits avant d'afficher quoi que ce soit.
Chaque événement affiche son image, son nom, sa description courte et un prix — précédé de « à partir de » lorsque vous utilisez des variantes de prix.
Sélectionner une date ouvre un calendrier mensuel avec une pastille de disponibilité par jour. Les jours sans session, ou complets, ne peuvent pas être choisis.
Les heures de début que vous avez générées apparaissent sous forme de puces sous « Sélectionner l'heure de début : », grisées lorsqu'elles sont complètes, suivies des Début : et Fin : calculés à partir de votre réglage de Durabilité.
Puis les sélecteurs de places — un par variante de prix, ou un seul si vous utilisez un prix simple.

Situations courantes

Rien n'apparaît pour les clients alors que l'événement est enregistré. Enregistrer un événement ne crée aucune session. Vous devez les générer.
La plage de dates n'est pas un planning. Élargir le Début de l'événement et la Fin de l'événement n'ajoute pas de sessions aux nouvelles dates ; générez à nouveau pour elles.
Les places par session sont par session, pas un total.
Les événements ne peuvent pas être copiés vers un autre emplacement. Reconstruisez-les à chaque emplacement.
Les événements ne peuvent pas avoir d'accessoires. Les Accessoires associés n'existent que sur les produits de location.
Gérer l'inventaire ne peut pas être modifié après l'enregistrement. Si vous avez choisi le mauvais mode, recréez l'événement.