Rapporter og eksporter — hva du får ut av Rentalbuddy

Det finnes fire eksporter i Rentalbuddy-admin og én rapport på skjermen. Denne siden dekker alle sammen, hva som ligger i hver fil, og — like viktig — de tingene operatører spør mest om som ennå ikke finnes.

Eksportene

Alle fire fungerer likt: huk av radene du vil ha, og trykk deretter på Eksport. Det er den delen folk overser. Eksport-knappen forblir deaktivert til du har valgt noe, og tallet i parentes etter etiketten er hvor mange rader du har huket av. Ingenting eksporteres «i bulk» uten at du velger først — bruk avkrysningsboksen i overskriftsraden for å ta alt på listen på én gang.

Alle fire produserer en .csv-fil, som åpnes i Excel, Numbers, Google Sheets og de fleste regnskapsprogrammer.

Bestillinger

Bestillinger i venstremenyen → huk av rader → Eksport.

Hvilke bestillinger som vises i listen bestemmes før du eksporterer:

Stedet som er valgt i navigasjonsraden. Slå på Viser alle steder for å se bestillinger på tvers av hele kontoen i stedet.
Datovinduet. Som standard dekker listen omtrent de siste to månedene; du kan velge et helt kalenderår i stedet.
Filter og Søk bestillinger snevrer det inn ytterligere.

Oppskriften på «hele forrige sesong for ett sted» er altså: velg stedet, velg året, velg alt, Eksport.

Filen heter bookings.csv. Kolonnene settes sammen bak kulissene snarere enn av skjermbildet du står i, så admin har ingen kolonneliste å vise deg. Eksporter en håndfull rader én gang og åpne filen for å se hva regnskapsprogrammet ditt kommer til å få — det er raskere og mer pålitelig enn noen liste vi kunne trykke her.

Det finnes en Skrive ut-knapp ved siden av Eksport på samme verktøylinje. Den skriver ut de valgte radene, og er også den eneste måten å få en PDF på — skriv til PDF fra nettleserens utskriftsdialog.

Én kundes ordrehistorikk

Åpne en kunde fra Kunder og bla til ordrehistorikken. Den samme Eksport-knappen ligger der, og den lager den samme typen fil for den ene kundens bestillinger. Nyttig når en kunde ber om en oversikt over alt vedkommende har bestilt hos deg.

Kunder

Kunder i venstremenyen → huk av rader → Eksport. Filen heter customers.csv.

Kolonnene i denne er definert i admin, så de er verdt å liste opp. Du får:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country og Consent To Email (Yes/No).

Hvis medlemskap er slått på for kontoen din, kommer tre kolonner til mellom telefonnummeret og adressen: Member, Coverage og Discount.

To ting du bør vite. Kolonneoverskriftene i denne filen er alltid på engelsk, uansett hvilket språk du kjører admin på. Og kunder tilhører kontoen din, ikke et sted — det finnes ingen kundeeksport per sted, fordi samme person kan bestille på flere av stedene dine.

Consent To Email er kundens markedsføringssamtykke. Respekter det når du bruker denne filen til noe annet enn å gjennomføre bestillinger.

Medlemskap

Hvis kontoen din bruker medlemskap, har Medlemskap to eksporter:

Fanen Medlemmer eksporterer members.csv, med kolonnene Navn, E-post, Medlemskapsomfang, Sted, Lagt til via, Rabatt, Gyldig til og Status. Stedet hvert medlemskap gjelder for er en kolonne i filen, så én eksport dekker alle steder.
Fanen Kjøp eksporterer membership-purchases.csv — selve medlemskapssalgene, bygget opp på samme måte som bestillingseksporten.

QR-koder er ikke en eksport

Last ned QR på et steds Bokeknapp-fane laster ned et bilde, ikke data. Det er dekket i Direkte bookinglenker og QR-koder — hvor du finner dem.

Rapporten på skjermen: dashbordet

Dashbordet ditt ligger på Hjem når oppsettssjekklisten er fullført, og alltid på selve dashbordsiden. Det er en rapport du leser på skjermen — det finnes ingen nedlastingsknapp på den.

Du styrer tre ting øverst:

Datoperiode — perioden hele siden dekker. Den åpner på de siste 30 dagene.
Bestillinger etter — om en bestilling telles på sin Bestillingsdato (da kunden bestilte) eller sin Startdato (da leien løper). Dette endrer tallene betydelig. For «hva solgte vi i juni», bruk Bestillingsdato; for «hvor travelt hadde vi det i juni», bruk Startdato.
Steder — en avhukingsliste over stedene dine, med Alle steder som standard. Den vises bare hvis du har mer enn ett.

Hva den så viser:

Tall	Hva det betyr
Gjennomsnittlig bestillingslengde	Gjennomsnittlig leievarighet i perioden
Gjennomsnittlig ordreverdi	Omsetning delt på antall bestillinger, med medlemskapssalg trukket ut først
Totale inntekter	Totalt for perioden, i kontoens valuta
Totalt antall bestillinger	Antall bestillinger
Medlemskapssalg	Antall og verdi av solgte medlemskap — bare når medlemskap er aktivert

Under flisene ligger et diagram over omsetning og bestillingsvolum gjennom perioden, og to paneler: Kundens nasjonalitet og Produkter (hvilke produkter som solgte mest, etter kategori).

Omsetning per sted

Dette får du til, og det er Steder-filteret som gjør det: fjern avhukingen på alt bortsett fra det ene stedet og les av Totale inntekter. Gjenta per sted. Det er en manuell jobb, ett sted om gangen — det finnes ingen fordeling side ved side per sted og ingen måte å eksportere resultatet på — men selve tallet er tilgjengelig.

Hva admin ikke rapporterer

Vær forberedt på disse, for de kommer opp hver sesong.

Utnyttelsesgrad og belegg. Det finnes ingen utnyttelsesrapport, ingen beleggsprosent, og ingenting som forteller deg hvor mange timer en gitt kajakk, lås eller stasjon faktisk var utleid mot hvor mange den var tilgjengelig. Det nærmeste du kommer i dag er å eksportere bestillinger for en periode og regne det ut i et regneark.

En omsetningsfordeling per sted som du kan eksportere eller fakturere fra. Som over: lesbar ett sted om gangen på dashbordet, men ikke eksporterbar og ikke side ved side.

En ferdig regnskapsfil med MVA spesifisert. Bestillingseksporten er råmaterialet; om den går rett inn i regnskapsprogrammet ditt avhenger av det programmet. Test med én måned før du binder deg til det for et helt år.

Noe som helst som PDF. Ingenting i admin genererer en PDF. Der det finnes en Skrive ut-knapp, skriver du til PDF fra nettleseren.

Hvis noe av dette stopper deg, si fra til support — å vite hvilke av dem operatørene faktisk trenger er måten de blir prioritert på.

Hvor de økonomiske tallene faktisk ligger

Utbetalinger, gebyrer, tilbakeføringer, detaljer per transaksjon, MVA-rapportering, kvitteringer og Stripe-fakturaene dine ligger alle i Stripe, ikke i Rentalbuddy — inkludert dine egne abonnementsfakturaer, som åpnes på Stripes nettsted fra Innstillinger → Fakturering.

Rentalbuddy forteller deg hva som ble bestilt og hva kunden ble belastet. Stripe forteller deg hvilke penger som flyttet seg. For en full oversikt over hvilket system som eier hva, les Rentalbuddy eller Stripe — hvor går jeg for hva? — for alt som har med bankavstemming eller regnskapsføreren din å gjøre, start der i stedet for her.

Hurtigoversikt

Jeg trenger …	Hvor
En liste over bestillinger for en periode	Bestillinger → filtrer → velg → Eksport
Én kundes ordrehistorikk	Kunder → åpne kunden → Eksport
En kunde-/e-postliste	Kunder → velg → Eksport
Medlemskapsinnehavere eller medlemskapssalg	Medlemskap → Medlemmer eller Kjøp → Eksport
Omsetning for de siste 30 dagene	Dashbordfliser
Omsetning for ett sted	Dashbord → Steder → fjern avhuking på alle unntatt ett
Bestillinger talt etter leiedato, ikke bestillingsdato	Dashbord → Bestillinger etter → Startdato
Utbetalinger, gebyrer, MVA, kvitteringer	Stripe
Dine egne Rentalbuddy-fakturaer	Innstillinger → Fakturering (åpner Stripe)