Arrangementer, økter og prisvarianter

Et Arrangement er et planlagt tilbud per person — en guidet tur, et kurs, en badstueøkt. Det er ikke et utleie. Kunden velger ikke start- og sluttidspunkt; de plukker en av øktene du har opprettet, og hvor mange plasser de vil ha.

Arrangementer kontra utleieprodukter

	Utleieprodukt	Arrangement
Tid	Kunden velger start og varighet	Du oppretter faste økter; kunden velger én
Hva som selges	Enheter av en ting	Plasser på en økt
Lager	Antall enheter for stedet	Plasser per økt, gjelder hver økt
Pris	Per time eller per varighetstrinn	Per person, eventuelt delt i navngitte Prisvariant-rader
Sesonger	Tabeller for høy- og lavsesong	Én pris, ingen sesongtabeller
Tillegg	Tilbehør kan kobles til	Ingen tilbehørskobling
Kopiering	Kan kopieres til et annet sted	Kan ikke kopieres

Arrangementer og utleie kan heller ikke blandes i én handlekurv — bookingsiden ber kunden gå til kassen separat.

Opprett arrangementet

1. Åpne Produkter, velg stedet i navigasjonslinjen, trykk Legg til nytt produkt.
2. Sett Velg produkttype til Arrangement. Dette kan ikke endres etter første lagring.
3. Fyll inn Kunst. Nei, Kort navn og Sorteringsrekkefølge i bestillingsvisning (laveste nummer har høyeste prioritet) som for ethvert produkt.
4. Fyll inn Produktnavn — engelsk er påkrevd. Arrangementer har også Lang beskrivelse og Informasjon som skal fylles ut av kunden (la stå tomt hvis ikke nødvendig), som blir et fritekstfelt kunden ser når de booker en økt.
5. Last opp et Produktbilde.
6. Sett Plasser per økt — se nedenfor.
7. Sett Administrer inventar og, om nødvendig, det koblede utleieproduktet — se nedenfor.
8. Sett prisen og Skatter.
9. Sett Varighet og Tid før start kan du bestille et arrangement.
10. Trykk Lagre.

Først etter den første lagringen kan du generere øktene.

Plasser per økt

Kortet Inventar på et arrangement heter Plasser per økt: "Maksimalt antall deltakere for hver genererte hendelsestid."

Det er ikke et totaltall. Hver økt du genererer får denne kapasiteten, og hver økt teller ned for seg. Tolv plasser og førti genererte økter betyr 480 bookbare plasser.

Å endre dette tallet senere påvirker nygenererte økter. Økter som allerede finnes beholder kapasiteten de ble opprettet med — du kan justere dem enkeltvis i øktlisten.

Varighet og bookingfristen

Begge ligger på kortet Priser, under to overskrifter:

• Varighet — Timer og Dag. Dette er hvor lenge én økt varer, og det er det som fyller inn hver økts sluttidspunkt. Timer kan settes i kvarterssteg (1, 1,25, 1,5 …), dager fra 0 til 6.
• Tid før start kan du bestille et arrangement — Timer og Dag. Hvor lenge før en økts start bookingen stenger. 2 timer betyr at 09:00-økten slutter å selge kl. 07:00. La begge stå på 0 for å selge helt frem til start.

Pris og prisvarianter

Kortet Priser har to faner.

Enkel har ett felt, Pris per person. Bruk det når alle betaler det samme.

Prisvariant er den operatører stadig oppdager sent. Den gir deg flere navngitte priser på samme arrangement — voksen og barn, medlem og ikke-medlem, med og uten utstyr:

1. Åpne fanen Prisvariant.
2. Trykk Legg til ny variant.
3. Fyll inn Navn og Tildele.
4. Gjenta for hver variant. Minusikonet fjerner en rad.
5. Trykk Lagre.

Variantens Navn er per språk, med de samme språkknappene som produktnavnet, og Oversett automatisk dekker variantnavn også.

Kunden ser da én antallsvelger per variant og kan kombinere dem — to voksne og et barn i én bestilling. Plassene de bruker kommer alle fra samme Plasser per økt; bookingsiden viser en «fra»-pris basert på den rimeligste varianten din.

Du må enten sette en enkel pris eller minst én priset variant. Lagring uten noen av delene gir "Du må sende inn enten en enkel pris ELLER en prisvariant".

Så lenge en variant finnes, er ikke den enkle prisen det som belastes. Vil du tilbake til én enkelt pris, må du fjerne hver variantrad først.

Koble utleieutstyr til arrangementet

Hvis en tur bruker kajakkene du også leier ut, må arrangementet vite om det, ellers dobbeltbooker du dem.

Administrer inventar på kortet Priser har tre alternativer, og det låses så snart arrangementet er lagret — velg med omhu:

Alternativ	Hva det gjør
Tilgjengelighet av blokkbegivenhetsblokk på leieprodukt	Hver økt reserverer enheter av det koblede utleieproduktet, slik at de ikke kan leies ut separat på det tidspunktet.
Fleksibel – arrangementstilgjengelighet basert på produkttilgjengelighet	Reserverer én enhet av utleieproduktet per booket deltaker.
Ikke koblet til produktet	Arrangements- og utleietilgjengelighet er uavhengige.

Med Blokker eller Fleksibel velger du produktet i Velg leieproduktbeholdningen som arrangementet er koblet til. Sier nedtrekkslisten "Please select a site or add rental products to your site" (meldingen vises på engelsk), har stedet ingen utleieprodukter ennå.

Blokker avdekker også Utleieenheter å blokkere per økt: "Hvor mange enheter av det tilkoblede utleieproduktet som skal reserveres per økt i Blokker-modus. La stå tom for å matche plasser per økt (f.eks. kajakker). Bruk 1 for delte fasiliteter som badstue."

Den forskjellen er hele poenget med feltet. Tolv kajakkplasser trenger tolv kajakker, så la det stå tomt. Tolv badstueplasser trenger én badstue, så skriv 1.

Både Administrer inventar og Utleieenheter å blokkere per økt er skrivebeskyttet etter at arrangementet er lagret.

Generer øktene

Økter («anledninger») er de faktiske bookbare tidspunktene. Du genererer dem i to trinn på venstre side av arrangementssiden.

Sett datointervallet

Under Datovelger setter du Arrangementet starter og Arrangementet avsluttes: "Angi første og siste kalenderdato når denne hendelsen kan holdes."

Dette intervallet oppretter ingenting i seg selv. Det begrenser bare hvilke dager generatoren under vil fylle inn.

Generer hendelsestider

Under Generer hendelsestider — "Velg ukedager og starttider, og generer deretter individuelle bookbare økter.":

1. For hver ukedag du vil ha, åpner du Velg tidtaker på den raden og krysser av for starttidene. Tider tilbys i 15-minutters steg.
2. Trykk Generer hendelsestider.

Hvert avkrysset tidspunkt på hver dato som passer i intervallet ditt blir én økt, med kapasitet hentet fra Plasser per økt og lengde hentet fra Varighet.

Du kan kjøre generatoren så ofte du vil — velg flere ukedager eller tider senere og generer på nytt. Eksisterende økter berøres ikke.

Forutsetningene

Generatoren nekter å kjøre med mindre alt dette er oppfylt:

1. Arrangementet er lagret minst én gang. Frem til da er knappen deaktivert og viser "Lagre produktet før du genererer tider." Et helt nytt arrangement har ingen identitet å knytte økter til.
2. Både Arrangementet starter og Arrangementet avsluttes er satt. Ellers får du "Angi start- og sluttdato for hendelsen før du genererer tider."
3. Minst én ukedag har minst ett avkrysset tidspunkt. Ellers: "Velg minst én ukedag og tid å generere."
4. Ukedagen forekommer faktisk innenfor datointervallet ditt. Ukedagsrader er nedtonet når intervallet er kortere enn en uke og ikke inneholder den dagen. Utvid intervallet, så blir de valgbare.
5. I Blokker-modus må det koblede utleieproduktet ha nok ledige enheter i det øyeblikket. Tidspunkter som ikke går, hoppes over, med advarselen "N tid(er) ble hoppet over fordi det tilkoblede utleieproduktet ikke har nok ledige enheter for Blokker-modus (sjekk utleieenheter å blokkere per økt — kan være færre enn plasser per økt)".

Andre meldinger du kan se:

• "N tid(er) finnes allerede for dette arrangementet og ble hoppet over." — du genererte samme tidspunkt to ganger. Ufarlig.
• "Ingen hendelsestider ble opprettet. Sjekk datointervall, valgte dager og utleielager." — ingenting traff i det hele tatt.
• "Arrangementstider er opprettet" — det vellykkede tilfellet.

Hvis ingenting genereres i Blokker-modus, er det koblede utleieproduktet vanligvis synderen. Sjekk tre ting: at produktet har ledig lager for de datoene; at Utleieenheter å blokkere per økt ikke ber om flere enheter enn det finnes; og at enhetene faktisk er tilgjengelige for booking på det stedet — et ubemannet sted reserverer gjennom låsene sine, så et utleieprodukt uten en brukbar lås har ingenting å dele ut.

Administrere øktene du opprettet

Genererte økter vises under Datoer og klokkeslett for arrangementet i en tabell med Dato og tid, Bestillinger, Tilgjengelighet og Handlinger.

For å fjerne én bruker du slettehandlingen på raden. Har noen allerede booket den, blir du spurt "Det er booket deltakere ved denne anledningen. Er du sikker på at du vil slette?" — å slette likevel etterlater de kundene med en økt som ikke lenger finnes, så kontakt dem først.

Hva kunden ser

• Bookingsiden spør kunden om de vil ha Begivenhet eller Produkter før noe vises.
• Hvert arrangement viser bildet sitt, navn, kort beskrivelse og en pris — med «fra» foran når du bruker prisvarianter.
• Velg en dato åpner en månedskalender med en tilgjengelighetsprikk per dag. Dager uten økt, eller med en full økt, kan ikke velges.
• Starttidene du genererte vises som brikker under "Velg starttidspunkt:", nedtonet når de er utsolgt, etterfulgt av beregnet Start: og Endelig: fra Varighet-innstillingen din.
• Deretter plassvelgerne — én per prisvariant, eller én enkelt hvis du bruker en enkel pris.

Vanlige situasjoner

• Ingenting vises for kundene selv om arrangementet er lagret. Å lagre et arrangement oppretter ingen økter. Du må generere dem.
• Datointervallet er ikke en timeplan. Å utvide Arrangementet starter og Arrangementet avsluttes legger ikke økter til de nye datoene; generer på nytt for dem.
• Plasser per økt er per økt, ikke et totaltall.
• Arrangementer kan ikke kopieres til et annet sted. Bygg dem på nytt på hvert sted.
• Arrangementer kan ikke ha tilbehør. Relatert tilbehør finnes bare på utleieprodukter.
• Administrer inventar kan ikke endres etter lagring. Valgte du feil modus, må du opprette arrangementet på nytt.