Redigera, flytta eller avboka en bokning

Allt på den här sidan händer på en av två platser:

• Bokningar — listan över alla bokningar. Öppna en för att komma till bokningssidan, där du redigerar, avbokar, skriver ut och hanterar betalningar.
• Bokningshantering — dag-/veckovyn över vad som ska ut och komma tillbaka. Det är här du drar en bokning från ett lås till ett annat.

En betald bokning är inte fryst. Du kan ändra nästan allt på den, även efter att kunden har betalat.

Redigera en bokning (tid, datum, produkter)

Att redigera en bokning öppnar samma bokningsfönster dina kunder använder, med den befintliga bokningen inladdad. Så ändrar du start- och sluttid, lägger till eller tar bort en produkt, ändrar antal, eller lägger till ett tillbehör.

1. Öppna Bokningar och klicka på bokningen.
2. Tryck på Redigera högst upp på sidan.
3. Bokningsfönstret öppnas. Ändra datum, tider, produkter eller antal precis som en kund skulle göra.
4. Slutför bokningsfönstret.
5. Om ändringen gjorde bokningen dyrare öppnas betalningsrutan automatiskt och visar Summa kvar att betala. Ta ut mellanskillnaden (se nedan).
6. Om inget återstår att betala erbjuds du att skicka kunden en ny bekräftelse i stället.

Att flytta en bokning till en annan dag eller en annan tid är samma åtgärd — ändra start och slut i steg 3.

Tillgänglighet gäller fortfarande. Bokningsfönstret erbjuder bara tider din plats faktiskt har öppet och där en enhet är ledig. Om den nya tiden inte erbjuds beror det oftast på dina öppetdatum snarare än bokningen själv.

Om uthyrningen redan har börjat

Om du trycker på Redigera efter att starttiden har passerat får du en Varning! först:

"Att ändra en bokning efter att den har påbörjats kan leda till oförutsedda konsekvenser, såsom ändringar av lås eller visning av felaktiga PIN-koder för kunder."

Tryck på Redigera bokning för att fortsätta ändå, eller Avbryt för att backa. Det är inte blockerat — var bara medveten om att en kund som står vid låset kan se en kodändring.

Ta ut mellanskillnaden i pengar

När redigeringen ökar priset visar betalningsrutan Summa kvar att betala och låter dig välja ett Betalsätt:

• Betallänk (Stripe) — kunden får ett mejl med en länk och betalar med kort själv. Anteckningen under den lyder "Betallänk skickas till kundens email".
• Manuell — du tog emot pengarna på ett annat sätt. Välj en Betaltyp (till exempel Swish, Faktura, Betala på plats, Manuell kortbetalning), sätt Status, och skriv valfritt en Betalningsanteckning för dina egna anteckningar.

Tryck på Registrera Betalning för att spara den. Du kan också öppna den här rutan senare när som helst med Lägg till betalning i sektionen Betalning på bokningen.

Om redigeringen gjorde bokningen billigare rör sig inga pengar av sig själva. Återbetala mellanskillnaden från sektionen Betalning — det täcks i Återbetala eller avboka en bokning.

Ändra vilken enhet eller vilket lås en bokning använder

Det finns två sätt, och de gör olika saker.

På bokningen (en rad i taget)

Tillgängligt på platser som använder smarta lås.

1. Öppna bokningen.
2. Gå till Orderrader.
3. Tryck på Redigera Lås.
4. Varje rad har nu en rullgardin som visar Lås och dess nummer. Välj ett annat lås.
5. Tryck på Tillbaka när du är klar.

Rullgardinen listar bara lås som är lediga för den här bokningens tid och har samma produkt. Om den visar Produkten fullbokad är varje enhet av den produkten upptagen för den perioden — du blir informerad om att låsbyten för fullbokade rader kan göras i Bokningshantering i stället, vilket är dra-och-släpp-bytet nedan.

Att ändra låset utfärdar en ny PIN-kod för det nya låset. En kund som redan har upplåsningssidan öppen kommer att se koderna uppdateras inom ungefär en minut, eller omedelbart om de växlar bort från fliken och tillbaka.

I Bokningshantering (byta två bokningar)

Det här är svaret på "kan jag byta två bokningar så en lucka öppnas?" — ja, genom att dra.

1. Öppna Bokningshantering. Varje rad är ett lås, grupperat under sin station.
2. Klicka på en bokning för att markera den.
3. Dra den upp eller ner till ett annat låss rad.

Medan du drar berättar varje rad om släppet är tillåtet; ett släpp nekas när mållåset bär en annan produkt eller saknar tilldelad produkt, eller när mer än en bokning överlappar det vid den tiden. Alla verktygstips och avvisningsmeddelanden du kan möta medan du drar finns listade i Läsa tidslinjen i Bokningshantering.

Två saker till värda att veta här: dubbelklicka på en bokning för att öppna den, och Återlämnad-bokningar kan inte flyttas till ett annat lås (du kan fortfarande flytta en annan bokning in i det låset för samma period).

Låt kunder flytta eller förlänga sina egna bokningar

Det finns två kundvända knappar, och båda är avstängda om du inte slår på dem. De ligger på upplåsningssidan — sidan kunden öppnar för att få sin kod.

1. Gå till Platser och öppna platsen.
2. Öppna fliken Kundflöde.
3. Öppna steg 3, Lås upp (PIN + Hämtningsinstruktioner).
4. Slå på:
   • Visa förlängningsknapp — "Visa en knapp som tillåter kunder att förlänga sin hyresperiod om det behövs."
   • Visa knapp för att flytta starttid — "Visa en knapp som tillåter kunder att flytta starttiden för sin bokning före uthyrningen börjar."
5. Tryck på Spara.

Kontoinställningar eller platsinställningar? Det här är den klassiska fällan. Varje plats följer antingen ditt kontoövergripande kundflöde eller har sitt eget. Högst upp på fliken Kundflöde finns en switch Platsspecifik. När den är av kommer du att läsa "Denna plats använder kundflödet från dina kontoinställningar." — och att ändra dessa switchar här gör ingenting förrän du antingen slår på switchen, eller redigerar standardvärdena under Konto > Kundflöde i stället.

Vad varje knapp faktiskt tillåter:

• Flytta starttid låter kunden ändra när uthyrningen börjar, inte hur länge den varar. Knappen försvinner när något av det här stämmer:

  • bokningen har börjat, eller är markerad upphämtad eller återlämnad
  • bokningen är avbokad
  • en betalning är fortfarande avvaktande
  • din bokningsdeadline har passerat

  Den deadlinen är "tid före start"-värdet från den öppettidsperiod som är aktiv idag — se Öppettider och öppetdatum.

• Förlängning (prolongation) låter kunden lägga till tid på en pågående uthyrning och betala för det själv. Hur mycket de kan förlänga begränsas av samma fysiska lås: nästa bokning på det låset, dina öppettider, och din spärrtid efter en bokning. När en kund håller på att betala för en förlängning visar bokningen "Kunden slutför en betalning för förlängning."

Förlängningar och flyttar kunden gör registreras i bokningens Ändringslogg, markerade som Förlängning eller gjorda av Kund.

Du kan alltid göra samma sak åt dem från din sida med Redigera — den vägen har ingen deadline alls.

Skapa en bokning å en kunds vägnar

1. Gå till Kunder och öppna kunden (eller skapa dem först).
2. Se till att rätt plats är vald i navigeringsfältet — du blir tillsagd att välja en om den saknas.
3. Tryck på Boka åt kund.
4. Bokningsfönstret öppnas med den kunden kopplad. Välj produkter och tider som vanligt.
5. Slutför, ta sedan betalt: Betallänk för att låta dem betala med kort själva, eller Manuell om du tar emot kontanter, Swish, kortterminal eller faktura.

Frigöra en enhet tidigt när en kund kommer tillbaka tidigare

Avboka inte bokningen för det här — avbokning handlar om pengar och pappersarbete, inte om att utrustning kommer tillbaka. Sätt i stället status:

1. Öppna bokningen (eller hitta den i Bokningshantering).
2. I statusrullgardinen, välj Återlämnad.

Rullgardinen har fyra tillstånd: Kräver före flöde, Redo för upphämtning, Hämtad och Återlämnad. Att sätta Återlämnad registrerar utcheckningstiden och frigör enheten, så den kan bokas igen direkt. Samma rullgardin finns på varje rad i Bokningshantering, så du kan göra det från dagsvyn utan att öppna bokningar en och en.

Att avboka — och vad som händer med betalningen

Det här är frågan som stoppar de flesta operatörer från att trycka på knappen, så, rakt på sak:

Att avboka en bokning flyttar inga pengar. Ingen återbetalning skickas, varken helt eller delvis. Betalningen förblir exakt som den är. Att avboka markerar bokningen Annullerad, frigör utrustningen för andra bokningar, och stoppar kundens upplåsningslänk från att fungera.

Så här avbokar du:

1. Öppna bokningen under Bokningar.
2. Tryck på Avboka högst upp.
3. Bekräfta i rutan Avboka bokning? ("Är du säker på att avboka bokningen?") med Avboka.

Om kunden också ska få pengarna tillbaka är det en andra, separat åtgärd i sektionen Betalning på samma bokning — helt eller delvis, ditt val. Det beskrivs steg för steg i Återbetala eller avboka en bokning, som också täcker vilka betalningar som kan återbetalas från admin och vilka som måste betalas tillbaka på samma sätt du tog emot dem.

Avbokning kan inte ångras från admin. Om det var ett misstag, skapa en ny bokning åt kunden.

Snabbreferens

Du vill…	Gör så här
Flytta en bokning till en annan dag eller tid	Redigera på bokningen
Lägga till eller ta bort en produkt	Redigera på bokningen
Sätta bokningen på ett annat lås	Redigera Lås i Orderrader
Byta två bokningar mellan lås	Dra i Bokningshantering
Förlänga en uthyrning och ta betalt för mellanskillnaden	Redigera, sedan betalningsrutan som öppnas
Låta kunder förlänga eller flytta bokningar	Fliken Kundflöde, steg 3, på platsen
Frigöra en enhet för att kunden är tillbaka	Status Återlämnad
Stoppa en bokning från att hända	Avboka — inga pengar rör sig
Skicka tillbaka pengar	Återbetalning i sektionen Betalning