Tilbagebetal eller annuller en booking

Det er to adskilte handlinger, og dette er det allervigtigste at forstå, før du trykker på noget:

• Annuller frigiver udstyret og forhindrer kunden i at bruge bookingen. Det sender ikke penge tilbage.
• Tilbagebetale sender penge tilbage. Det annullerer ikke bookingen.

Hvis en kunde ikke kommer og skal have sine penge tilbage, gør du begge dele. I den rækkefølge du foretrækker — ingen af dem blokerer den anden.

Sådan annullerer du en booking

Hvad det gør

• Bookingen markeres som Annulleret.
• Udstyret frigives, så tidsrummet kan bookes igen.
• Kundens oplåsningslink holder op med at virke. Hvis de forsøger at åbne låsen, får de at vide, at bookingen er annulleret.

Hvis bookingen havde planlagte påmindelsesmails, kan du tjekke listen Beskeder på bookingen bagefter for at se, hvad der stadig ligger i kø.

Hvad det ikke gør

• Der flyttes ingen penge. Intet tilbagebetales, hverken delvist eller fuldt. Betalingen forbliver præcis, som den var.
• Rentalbuddy sender ikke en annulleringsmail — der findes ikke en sådan automatisk besked. Hvis du vil have, at kunden får det at vide, skal du selv kontakte dem.

Sådan annullerer du

1. Åbn bookingen under Bestillinger.
2. Tryk på Annuller i knapperækken øverst. (Du kan også annullere fra bookinglisten med handlingen Annuller reservation.)
3. En bekræftelse vises — Annullere reservationen?, "Er du sikker på at du vil annullere denne reservation?"
4. Tryk på Annuller reservation for at bekræfte.

Dette kan ikke fortrydes fra administrationen. Når en booking først er annulleret, forsvinder knappen Annuller, og der er ingen fortryd-knap. Hvis det var en fejl, skal du oprette en ny booking til kunden.

Alt andet, du kan ændre på en booking — tider, produkter, låse — står i Rediger, flyt eller annuller en booking.

Sådan tilbagebetaler du penge

Tilbagebetalinger sker på selve bookingen. Du behøver ikke åbne Stripe.

Hvilke betalinger kan tilbagebetales

Handlingen til tilbagebetaling vises kun på betalinger, der er betalt online gennem Stripe, og som gik igennem uden problemer. På bookingens liste Betaling viser de linjer Stripe under Betalingsmetode.

Linjer, du selv har registreret manuelt — Betal på stedet, Faktura, Swish, en kortterminal og så videre — har ingen tilbagebetalingshandling, fordi Rentalbuddy aldrig har haft de penge. De linjer har i stedet en slet-handling, som kun fjerner registreringen fra bookingen; den flytter ingen penge. Udbetal kontanter eller lav en bankoverførsel, som du plejer.

Sådan tilbagebetaler du

1. Åbn bookingen under Bestillinger.
2. Rul ned til Betaling. Hver betaling er én linje med Beløb, Betalingsmetode, en status, et Betalings-id og et tidspunkt.
3. Tryk på tilbagebetalingshandlingen på den linje, du vil tilbagebetale (den cirkulære pil med etiketten Tilbagebetale).
4. Boksen Tilbagebetale åbner med et beløb allerede udfyldt. Tjek dette tal, før du fortsætter — det er et forslag, ikke nødvendigvis det, du vil sende tilbage.
5. Ret beløbet, hvis du kun tilbagebetaler en del af det.
6. Tryk på knappen i bunden. Der står Tilbagebetale efterfulgt af beløbet, så du præcis kan se, hvad du er ved at sende tilbage.

Ja, du kan tilbagebetale en del af det

Du kan indtaste et hvilket som helst beløb op til det, der stadig kan tilbagebetales på den betaling. Du kan også gøre det ad flere omgange — tilbagebetale en del i dag og resten senere — indtil betalingen er brugt op.

Det ene, du ikke kan, er at tilbagebetale mere, end kunden faktisk har betalt. Boksen tillader det ikke:

• Det største beløb, den accepterer, er betalingsbeløbet minus alt, der allerede er tilbagebetalt på det.
• Indtaster du mere, får du advarslen "Du kan ikke refundere mere end X", og knappen sender ikke afsted.
• Under feltet står loftet også: "Beløbet må ikke overstige X (betalingsstørrelse)."
• Når en betaling er fuldt tilbagebetalt, forsvinder dens tilbagebetalingshandling helt.

Det er det sikkerhedsnet, udlejere spørger om. Du kan ikke komme til at gå for langt ved et uheld.

Hvad der sker lige bagefter

• En ny linje vises under betalingen med tilbagebetalingen, med et negativt beløb og metoden Stripe (retur).
• Bookingens beløb opdateres: Betalt går ned, Tilbage at betale går op.
• Betalingens statusetiket ændrer sig. Tilbagebetal alt, hvad kunden har betalt, og den bliver til Refunderet. Tilbagebetal kun en del, og den bliver til Delvist betalt — det er forventet, ikke en fejl.

En tilbagebetaling kan ikke fortrydes. Der findes ingen "fortryd tilbagebetaling"-knap, hverken i Rentalbuddy eller i Stripe. Hvis du tilbagebetaler for meget, er den eneste vej tilbage at bede kunden om at betale igen. Læs beløbet to gange, før du trykker på Tilbagebetale.

Hvad kunden ser

• Pengene. Rentalbuddy sender tilbagebetalingen videre til Stripe med det samme, men pengene dukker ikke op på kundens konto øjeblikkeligt. De rejser tilbage gennem kortnetværkene og kundens bank, hvilket typisk tager flere dage. Hverken du eller Rentalbuddy kan få det til at gå hurtigere.

  Hvis en kunde spørger, hvor de bliver af, kan du slå tilbagebetalingen op i dit Stripe dashboard — den har sin egen status dér.

• E-mails. Rentalbuddy sender ikke en mail om tilbagebetaling og sender ikke en annulleringsmail. Hvis Stripe er sat op til at sende kortkvitteringer på mail, kan kunden få en besked om tilbagebetalingen fra Stripe; det er en Stripe-indstilling, ikke en Rentalbuddy-indstilling. Er du i tvivl, så gå ud fra, at kunden ikke har hørt noget, og fortæl dem det selv.

• Bookingen. Efter du har annulleret, åbner kundens oplåsningslink ikke længere noget.

Almindelige situationer

Kunden aflyser i god tid og får det hele tilbage. Tilbagebetal hele beløbet på betalingslinjen, og annuller så bookingen, så udstyret frigives.

Kunden aflyser sent, og du beholder et gebyr. Tilbagebetal kun den del, du giver tilbage — indtast det reducerede beløb i boksen Tilbagebetale. Bookingen vil vise Delvist betalt. Annuller derefter bookingen.

Kunden dukker slet ikke op og får ingenting tilbage. Annuller kun bookingen. Tilbagebetal ikke. Pengene bliver hos dig.

Kun ét produkt ud af flere skal tilbagebetales. Der findes ingen tilbagebetaling pr. produkt. Regn selv beløbet ud, og tilbagebetal det tal fra betalingen.

Bookingen blev betalt kontant eller på stedet. Der er ikke noget at tilbagebetale i systemet. Afregn det direkte med kunden, og slet kun den manuelle betalingslinje, hvis du vil have, at bookingens tal afspejler det.

Du annullerede og indså derefter, at der skulle penge tilbage. Intet problem — tilbagebetalingshandlingen er stadig på bookingen efter annulleringen. Åbn den, og tilbagebetal som normalt.