Zurechtfinden in Rentalbuddy: das Menü erklärt

Wenn Ihnen gerade jemand die Zugangsdaten zu einem bereits laufenden Konto gegeben hat, ist dies die richtige Seite zum Einstieg. Sie geht das linke Menü von oben nach unten durch, erklärt das eine Bedienelement, das alle übersehen — den Standortwechsel — und sagt Ihnen, was die beiden „Einstiegsseiten", Startseite und das Dashboard, tatsächlich anzeigen.

Wenn Sie stattdessen ein Konto von Grund auf aufbauen, lesen Sie zuerst Checkliste für neue Betreiber — vom leeren Konto zur ersten Buchung. Dort werden dieselben Bildschirme in der Reihenfolge behandelt, in der Sie sie brauchen.

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Die drei Bereiche des Bildschirms

Das linke Menü ist die Hauptnavigation. Wenn es geschlossen ist, öffnet das Burger-Symbol oben links es — es ist mit Menü beschriftet.

Die obere Leiste zeigt Ihren Firmennamen mit dem aktuell ausgewählten Standort darunter, eine Schaltfläche, die Ihren eigenen Buchungsablauf öffnet, und — auf Seiten, die eine haben — eine Schaltfläche Videoanleitung.

Alles Übrige ist die Seite, auf der Sie sich befinden.

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In welchem Standort arbeite ich gerade?

Öffnen Sie das linke Menü. Über den Menüpunkten gibt es ein Auswahlfeld mit der Beschriftung Standort — was dort ausgewählt ist, ist der Standort, auf den sich Produkte, Stationen und die Buchen-Schaltfläche beziehen. Ändern Sie ihn, und dieselben Bildschirme zeigen andere Daten. Das ist die wichtigste Sache, die Sie richtig hinbekommen müssen, und sie wird leicht übersehen.

Drei Wege, um zu prüfen, was ausgewählt ist, ohne das Menü zu öffnen:

• Das Auswahlfeld Standort selbst, oben im geöffneten Menü.
• Die kleine Textzeile unter Ihrem Firmennamen in der oberen Leiste (und in der Menükopfzeile) — das ist der Name des ausgewählten Standorts.
• Auf dem Handy zeigt die obere Leiste den Bereich an, in dem Sie sich befinden, mit dem Standortnamen darunter.

Neben dem Auswahlfeld gibt es ein Globus-Symbol mit dem Tooltip Einstellungen, das direkt zu den Einstellungen dieses Standorts springt. Erscheint dort ein roter Punkt, lautet der Tooltip Der Standort ist derzeit geschlossen — der Standort liegt gerade außerhalb seiner Öffnungszeiten.

Wenn Sie mehr als einen Standort haben, werfen Sie einen Blick auf das Auswahlfeld Standort, bevor Sie irgendetwas bearbeiten. Wochenlang den falschen Standort zu bearbeiten kommt wirklich vor, weil die meisten Bildschirme zwischen Standorten identisch aussehen.

Beachten Sie, dass nicht alles standortbezogen ist. Einstellungen gilt kontoweit, und Buchungen, Kunden und Gutscheincodes haben ihre eigenen Filter. Standortspezifische Einstellungen — offene Termine, die Buchen-Schaltfläche, die Website-Seite — liegen unter Standorte, am Standort selbst.

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Startseite

Startseite ist die Seite, auf der Sie nach dem Anmelden landen. Sie zeigt eines von zwei Dingen.

Solange Ihr Konto noch eingerichtet wird, zeigt sie Willkommen bei Rentalbuddy! und eine Anleitung — eine nummerierte Checkliste mit Fortschrittsbalken und einem Zähler x/y abgeschlossen. Sie verfolgt diese Schritte:

• Rentalbuddy beitreten
• Erstellen Sie Ihren ersten Standort
• Ein Produkt erstellen
• Zahlungen konfigurieren
• Schlösser und Zugang einrichten (wird angezeigt, wenn Sie einen unbemannten Standort haben)
• Konto aktivieren

Jede Zeile ist anklickbar und öffnet entweder einen kurzen Dialog oder springt zum passenden Bildschirm; drei davon bleiben ausgegraut, bis ein Standort existiert, mit dem Hinweis „Sie müssen zuerst einen Standort anlegen, bevor Sie …". Die Zahl im Abzeichen am Menüpunkt Startseite gibt an, wie viele Schritte noch offen sind.

Sobald jeder Schritt abgehakt ist, zeigt Startseite die Checkliste nicht mehr an, sondern das Dashboard. Auf einem eingerichteten Konto sind Startseite und das Dashboard also dieselbe Seite — das ist so vorgesehen und kein Fehler.

Das Dashboard

Das Dashboard ist die Auswertungsübersicht. Oben stellen Sie einen Datumsbereich ein, wählen über das Auswahlfeld Buchungen nach, ob die Zahlen nach Buchungsdatum oder Starte die Partnersuche gezählt werden, und wählen — wenn Sie mehr als einen Standort haben — unter Standorte aus, welche einbezogen werden (Standard ist Alle Standorte).

Darunter liegen die Übersichtskacheln: Durchschnittliche Buchungsdauer, Durchschnittlicher Bestellwert, Gesamtumsatz und Gesamte reservierungen, dazu Mitgliedschaftskäufe, wenn Mitgliedschaften für Ihr Konto aktiviert sind. Dann ein Umsatz- und Mengendiagramm über den Zeitraum sowie zwei weitere Bereiche: Kundennationalität und Produkte.

Was es abdeckt und wo seine Grenzen liegen, steht in Berichte und Exporte — was Sie aus Rentalbuddy herausbekommen.

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Das Menü, Abschnitt für Abschnitt

Welche Punkte Sie genau sehen, hängt von Ihrer Rolle und Ihrem Tarif ab, Ihr Menü kann also kürzer sein als diese Liste.

Startseite — die Anleitung zur Einrichtung, solange Sie am Anfang stehen, danach das Dashboard. Siehe oben.

Buchungen — die Liste der Buchungen, in der Sie eine einzelne Buchung öffnen, um zu sehen, was bezahlt wurde, was versendet wurde und wie der PIN-Code lautet, und wo Sie erstatten, stornieren oder bearbeiten. Gehen Sie hierher, wenn ein Kunde Sie zu einer bestimmten Buchung kontaktiert. Siehe Eine Buchung bearbeiten, verschieben oder stornieren und Buchung erstatten oder stornieren.

Buchungsverwaltung — die operative Ansicht derselben Buchungen: was gerade draußen ist, auf welchem Schloss, und was hereinkommt. Das ist der Alltagsbildschirm am Tresen und der einzige, auf dem Sie eine Buchung zwischen Schlössern verschieben können. Es ist außerdem der einzige Bereich, den ein Benutzer mit Nur-Lese-Rechten sieht.

Kunden — Kundendatensätze und ihre Buchungshistorie. Gehen Sie hierher, um jemanden nach Name oder E-Mail statt nach Buchung zu suchen, oder um im Namen eines Kunden zu buchen.

Produkte — alles, was Sie vermieten: Mietprodukte, Zubehör, Versicherungen, Veranstaltungen und Mitgliedschaften, mit ihren Preisen, Beständen und Steuern. Ein Standort muss ausgewählt sein, bevor Sie eines anlegen, denn Produkte gehören zum ausgewählten Standort.

Standorte — Ihre Geschäftsstandorte. Öffnen Sie einen Standort, und Sie erhalten seine eigenen Tabs: Standorteinstellungen (Name, Adresse, Zeitzone, bemannt oder unbemannt), Buchen-Button (wie Kunden zu Ihrer Buchung gelangen, und der Code zum Einbetten auf Ihrer Website), Kundenfluss, Buchungserlebnis, Offene Termine (Öffnungszeiten und Saisons — nichts ist buchbar, bevor diese existieren) und Website. Vieles, was im Hauptmenü zu „fehlen" scheint, liegt auf diesen Tabs. Siehe Öffnungszeiten und offene Termine und Den Buchen-Button auf Ihrer Website installieren.

Stationen — die physischen Orte, an denen Ihre Schlösser sitzen, und die Schlösser selbst. Öffnen Sie eine Station, und Sie erhalten die Schlössertabelle, in der jedes Schloss auf Aktiv gesetzt und mit einem Produkt verknüpft wird. Die Verfügbarkeit für Selbstbedienungsvermietungen wird hier gesteuert, nicht allein über die Bestandszahl des Produkts. Überspringen Sie diesen Bereich ganz, wenn Ihr Standort bemannt ist.

Benutzer — die Personen, die sich am Konto anmelden können. Dieser Punkt wird nur Benutzern mit vollen Administratorrechten angezeigt; wenn Sie ihn nicht sehen, bitten Sie die Person, der das Konto gehört, Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen anzulegen.

Konten — die Kontenliste. Ebenfalls nur für Administratoren und kein Teil des normalen Tagesbetriebs.

Gutscheincodes — Rabattcodes und Geschenkgutscheine, einschließlich des 100-%-Code-Tricks, um eine Testbuchung zu machen, ohne sich selbst zu bezahlen.

Mitgliedschaften — Mitgliedschaftspläne, falls Ihr Konto sie nutzt. Wenn Mitgliedschaften aktiviert sind, erscheint auf dem Dashboard zusätzlich eine Kachel Mitgliedschaftskäufe.

FAQ — der Hilfebereich im Produkt, überwiegend Videoanleitungen. Siehe Hilfe im Rentalbuddy-Admin finden.

Support — ein in den Admin eingebauter Supportbereich. Er ist nicht für jedes Konto freigeschaltet, kann in Ihrem Menü also fehlen.

Einstellungen — alles Kontoweite, auf Tabs: Konto (Firmendaten), Benutzerprofil (Ihre eigene Anmeldung und Ihr Passwort), Sprache, Kundenfluss, E-Mail-Einstellungen (Ihre Bestätigungs- und automatischen E-Mails), Zahlungen (Währung und die Stripe-Verbindung), Steuereinstellungen, Integrationen und Fakturierung (Ihr eigenes Abonnement). Wenn Sie eine Einstellung an einem Standort nicht finden, ist dies der andere Ort zum Nachsehen.

Ganz unten im Menü finden Sie außerdem die Sprachauswahl für die Admin-Oberfläche selbst, Ihre E-Mail-Adresse und die Abmelde-Schaltfläche.

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Zwei Ebenen von Einstellungen

Rentalbuddy hat Einstellungen auf Kontoebene und auf Standortebene, und sie zu verwechseln ist der häufigste Grund für „die Einstellung ist nicht da".

• Kontoebene — Einstellungen im linken Menü. Firmendaten, Währung, Stripe, Steuern, E-Mail-Vorlagen, Abrechnung. Gilt für alles, was Sie betreiben.
• Standortebene — Standorte → Standort öffnen → seine Tabs. Adresse, Personalbesetzung, offene Termine, die Buchen-Schaltfläche und die URL, der kundenseitige Buchungsablauf. Gilt für diesen einen Standort.

Wenn Sie etwas suchen, prüfen Sie beides — und prüfen Sie zuerst, ob der richtige Standort ausgewählt ist.

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Kurzübersicht

Ich möchte …	Gehen Sie zu
Sehen, was gerade vermietet ist	Buchungsverwaltung
Die Buchung eines bestimmten Kunden finden	Buchungen oder Kunden
Einen Preis ändern oder ein Produkt anlegen	Produkte
Öffnungszeiten ändern	Standorte → Standort → Offene Termine
Den Code für den Buchen-Button oder einen QR-Code holen	Standorte → Standort → Buchen-Button
Ein Produkt mit einem Schloss verknüpfen	Stationen → Station → Schlössertabelle
Die Bestätigungs-E-Mail bearbeiten	Einstellungen → E-Mail-Einstellungen
Den Umsatz für einen Zeitraum prüfen	Startseite / das Dashboard
Eine Kollegin oder einen Kollegen hinzufügen	Benutzer (benötigt Administratorrechte)
Ein Einführungsvideo ansehen	Videoanleitung in der oberen Leiste oder FAQ