Checkliste für neue Betreiber — vom leeren Konto zur ersten Buchung

Die Einrichtung eines Vermietgeschäfts berührt viele Bildschirme, und die Reihenfolge zählt: Mehrere Schritte sind blockiert, bis ein früherer erledigt ist. Diese Checkliste ist die Reihenfolge, die funktioniert. Jeder Schritt ist kurz und verweist auf einen ausführlicheren Artikel, wenn Sie ihn brauchen.

Die eingebaute Anleitung deckt das Wesentliche ab

Wenn Sie sich anmelden, zeigt die Seite Startseite eine Anleitung mit den sechs Schritten, die das System für Sie prüft:

Rentalbuddy beitreten — geschieht automatisch bei der Erstellung Ihres Kontos
Erstellen Sie Ihren ersten Standort
Ein Produkt erstellen
Zahlungen konfigurieren
Schlösser und Zugang einrichten (wird nur angezeigt, wenn Sie einen unbemannten Standort haben)
Konto aktivieren

Arbeiten Sie die Anleitung durch, und sie sagt Ihnen, was noch fehlt. Die Checkliste unten ist derselbe Weg, ergänzt um die Schritte, die die Anleitung nicht verfolgt — Steuern, offene Termine, den Buchen-Button, E-Mail-Texte und eine Testbuchung.

1. Konto anlegen und E-Mail-Adresse bestätigen

Registrieren Sie sich auf der Seite Benutzerkonto erstellen mit Name, E-Mail (Benutzername), Telefonnummer und Passwort und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Anschließend landen Sie bei Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse: „Bitte überprüfen Sie Ihren Posteingang und klicken Sie auf den Bestätigungslink, den wir Ihnen gesendet haben." Sie können sich nicht anmelden, bevor Sie das getan haben — die Anmeldeseite meldet „E-Mail-Adresse nicht bestätigt, Anmeldung verboten." Kommt die E-Mail nicht an, prüfen Sie den Spam-Ordner und nutzen Sie Einen neuen link senden (zwischen zwei Sendungen liegt eine kurze Wartezeit).

2. Firmendaten ausfüllen und Währung wählen

Öffnen Sie im linken Menü Einstellungen → den Tab Konto und füllen Sie Unternehmensinformationen aus. Diese Angaben sehen Ihre Kunden, bringen Sie sie also früh in Ordnung.

Unter Einstellungen → Zahlungen legen Sie Ihre Währung fest. Tun Sie das vor allem anderen, was mit Geld zu tun hat: Die Währung lässt sich nur ändern, solange das Konto an keinem Standort aktive oder zukünftige Buchungen hat. Sobald Buchungen existieren, ist das Feld gesperrt.

3. Stripe verbinden

Rentalbuddy nimmt Kartenzahlungen über Stripe an. Öffnen Sie Einstellungen → Zahlungen → Online-Zahlungen und klicken Sie auf Verbinden Sie sich mit Stripe, um mit der Zahlungsabwicklung zu beginnen.

Sie werden gebeten zu wählen:

Ich bin neu bei Stripe → Neues Konto einrichten — Sie durchlaufen eine kurze Registrierung auf der Website von Stripe.
Ich nutze Stripe bereits → Mein bestehendes Konto verbinden — beachten Sie die Warnung: „Stripe erlaubt nur eine Verknüpfung Ihres Kontos mit einer Geschäftsplattform gleichzeitig. Wenn Ihr Stripe-Konto noch mit einem anderen Dienst verbunden ist, trennen Sie die Verbindung dort zuerst oder verwenden Sie ein anderes Stripe-Konto."

Wenn es klappt, sehen Sie Stripe erfolgreich verbunden!

Siehe auch: Rentalbuddy oder Stripe — wo finde ich was?.

4. Steuersätze einrichten

Steuersätze werden einmal für das gesamte Konto festgelegt und dann je Produkt gewählt. Öffnen Sie Einstellungen → Steuereinstellungen.

Dieser Schritt setzt Stripe voraus — ohne Stripe meldet der Bildschirm „Sie müssen Stripe verbinden, um Steuern zu erstellen und zu verwalten." Der schnellste Weg ist Standardsteuern generieren, was die üblichen Sätze für Ihr Land anlegt. Sie können auch Neue Steuer hinzufügen nutzen (Land, Steuerart, Prozent (%), Exklusiv/Inklusiv) oder, wenn Sie Ihre Sätze bereits in Stripe pflegen, Von Stripe synchronisieren.

5. Standort anlegen

Öffnen Sie im linken Menü Standorte → Neuen Standort hinzufügen.

Füllen Sie auf dem Tab Standorteinstellungen Name Ihres Standorts, die Adressfelder und Zeitzone aus. Setzen Sie Personal auf Unbemannt, wenn Sie intelligente Schlösser einsetzen wollen, oder auf Besetzt, wenn Mitarbeitende die Ausrüstung aushändigen — genau das sagt auch der Hilfetext. Unter Sprache und Zeitzone wählen Sie außerdem Muttersprache und In der Buchungsansicht anzuzeigende Sprachen.

Fast alles Weitere — Produkte, Zahlungen, Schlösser — ist blockiert, bis ein Standort existiert.

Siehe auch: Standorte und Stationen erklärt (und welche Einstellung wo liegt).

6. Entscheiden, wie Kunden zu Ihrer Buchung gelangen

Öffnen Sie den Tab Buchen-Button des Standorts. Unter Wo buchen Kunden? wählen Sie:

Rentalbuddy-Website — eine einfache, von uns gehostete Buchungsseite. Nichts zu installieren.
Meine eigene Website → Buchungslink — Sie setzen einen Link auf Ihre Seite.
Meine eigene Website → Auf Ihrer Website eingebettet — die Buchen-Schaltfläche sitzt auf Ihrer eigenen Seite. Das ist die Variante, die die beiden Code-Stücke braucht, und die, bei der Sie URL, unter der die Buchschaltfläche implementiert ist ausfüllen müssen.

Wenn Sie die eingebettete Variante wählen, machen Sie diese URL richtig — Rentalbuddy baut die Links zum Mietstart, zur Rückgabe, zur Verlängerung und zur Umbuchung in Ihren Kunden-E-Mails daraus. Eine falsche Adresse schickt Kunden auf die falsche Seite.

Siehe auch: Den Buchen-Button auf Ihrer Website installieren.

7. Offene Termine festlegen

Öffnen Sie den Tab Offene Termine des Standorts. Nichts ist buchbar, bevor Sie das tun: „Um Buchungen anzunehmen, erstellen Sie unten mindestens einen Zeitraum. Zeiträume legen fest, wann Ihr Standort für Vermietungen verfügbar ist."

Nutzen Sie Neuen Zeitraum erstellen, geben Sie ihm einen Periodenname, einen Beginn der Periode und ein Perioden Ende und legen Sie Abholzeiten und Rückgabezeiten je Wochentag fest (Alle Tage an Montag anpassen spart Zeit). Prüfen Sie dann Buchungsintervall (die Zeitintervalle, in denen Kunden buchen können), Buchungsdauer-Limits (minimale und maximale Mietdauer) und, falls Sie Reinigungszeit brauchen, Sperrzeit nach Buchung. Einzelne abweichende Tage kommen unter Individuelle Termine.

Siehe auch: Öffnungszeiten und offene Termine.

8. Produkte mit Preisen anlegen

Achten Sie darauf, dass in der Navigationsleiste ein Standort ausgewählt ist, und öffnen Sie dann im linken Menü Produkte → Neues Produkt hinzufügen.

Wählen Sie den Typ (Mietprodukt, Mietzubehör, Versicherung, Veranstaltung oder Mitgliedschaft), füllen Sie Grundlegende Informationen und Produktnamen und Beschreibungen aus, setzen Sie Inventar (Anzahl der Einheiten — wie viele Sie physisch haben) und wählen Sie Ihre Steuer unter Steuern.

Unter Preiseinstellung wählen Sie, wie Sie abrechnen: Preis pro Einheit, Preis pro Stunde oder Strukturierte Preisgestaltung („Unterschiedliche Preise für verschiedene Zeiträume festlegen"), wenn eine 3-Stunden-Miete nicht einfach das Dreifache des Stundenpreises kosten soll.

Siehe auch: Produkte anlegen und verwalten und Zubehör und Extras.

9. Stationen anlegen und Schlösser koppeln

Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Ihr Standort Besetzt ist.

Öffnen Sie im linken Menü Stationen → Neuen Sender hinzufügen, geben Sie ihr einen Name der Station und wählen Sie Standort und Schließfacht-Typ. Eine Station ist der physische Ort, an dem Ihre Schlösser sitzen; ein Standort ist der Geschäftsstandort, zu dem sie gehört.

Für Igloohome-Schlösser führt die Anleitung Mit Igloohome verbinden durch drei Schritte: App herunterladen, Schlösser koppeln (nach Igloohomes eigener Anleitung) und Mit Igloohome synchronisieren. Eine Sache, über die viele stolpern, wird in der App selbst genannt: Nachdem Sie Rentalbuddy autorisiert haben, synchronisieren sich Ihre Schlösser erst, wenn Sie im Igloo Connect-Portal eine Zahlungsmethode hinterlegt haben.

Siehe auch: Ihre intelligenten Schlösser verbinden und verwalten.

10. Jedes Produkt mit einem Schloss verknüpfen

Öffnen Sie die Station und nutzen Sie die Schlössertabelle. Jede Schlosszeile hat eine Spalte Produkt — wählen Sie, welches Produkt diese physische Einheit ist. Ein Schloss ohne Produkt zeigt Kein Produkt zugewiesen, und die Station warnt Sie: „Kunden können diese Schlösser erst buchen, wenn jedem ein Produkt zugewiesen ist."

Schalten Sie außerdem Aktiv ein. Der Tooltip ist deutlich: „Ist ein Schloss aktiv, können Kunden das zugeordnete Produkt auf diesem Schloss buchen. Ist es inaktiv, wird das Produkt nicht angezeigt und kann nicht gebucht werden." Nutzen Sie Alle Schlösser aktivieren, um alle auf einmal zu erledigen.

Das ist der Schritt, den Betreiber am häufigsten übersehen — die Verfügbarkeit wird über die Schlösser gesteuert, nicht allein über die Bestandszahl des Produkts.

11. Den Buchen-Button auf Ihre Website setzen

Wenn Sie in Schritt 6 Auf Ihrer Website eingebettet gewählt haben, installieren Sie ihn hier: Kopieren Sie Buchungs-Engine-Code kopieren einmalig in Ihren seitenweiten Code und Button-Code kopieren auf die Seite, auf der die Schaltfläche erscheinen soll.

Der mit Abstand häufigste Fehler dabei ist, das Skript mehr als einmal einzufügen — das zerstört den Checkout. Die vollständige Anleitung, je Website-Baukasten, steht in Den Buchen-Button auf Ihrer Website installieren.

12. Ihre Bestätigungsmail bearbeiten

Öffnen Sie Einstellungen → E-Mail-Einstellungen. Unter Standard-E-Mails finden Sie Bestätigungsmail — klappen Sie sie auf, um E-Mail-Betreff, Einführungstext und Abschlusstext zu bearbeiten und auszuwählen, welche Blöcke und Schaltflächen die E-Mail enthält (Buchungsdetails, Wegbeschreibung - Standort, Quittung herunterladen, Buchung starten, Buchung beenden und so weiter). E-Mail-Vorschau zeigt das Ergebnis.

Unter Ihre E-Mails können Sie zusätzliche automatische E-Mails mit eigenem Auslöser und eigenem Standortbezug anlegen. Der Schalter Aktiv ist wichtig: „Wenn Aktiv ausgeschaltet ist, wird diese E-Mail nicht an Kunden gesendet."

Siehe auch: Ihre Bestätigungs-E-Mail bearbeiten und Erinnerungen einrichten.

13. Ihr Konto aktivieren

Der letzte Schritt der Anleitung ist Konto aktivieren — „Fügen Sie ein Abonnement hinzu, um Ihr Konto zu aktivieren und Buchungen entgegenzunehmen." Nutzen Sie Abrechnung hinzufügen oder später Einstellungen → Fakturierung. Ihre Testphase hält Sie nicht ewig online.

14. Eine Testbuchung von Anfang bis Ende

Gehen Sie nicht live, ohne das einmal selbst gemacht zu haben. Sie wollen die ganze Kette sehen: Buchung → Zahlung → Bestätigungsmail → PIN-Code oder Abholung → Rückgabe.

Nutzen Sie einen 100-%-Gutscheincode, damit Sie sich nicht selbst bezahlen müssen. Öffnen Sie Gutscheincodes → Gutscheincode erstellen, setzen Sie Rabattart auf Prozent und tragen Sie 100 im Feld Prozent ein. 100 ist erlaubt — die Prüfmeldung des Formulars lautet selbst „Geben Sie einen Prozentsatz von 1 bis 100 ein". Geben Sie ihm ein kurzes Ablaufdatum und setzen Sie Maximale Gesamtnutzung auf 1 oder 2, damit kein echter Kunde darüber stolpert, und setzen Sie Status des Codes auf Inaktiv, wenn Sie mit dem Testen fertig sind.

Zwei Dinge, auf die Sie achten sollten: Wenn Sie beim Code einen Mindestbestellwert setzen, greift er bei Ihrer kleinen Testbuchung womöglich nicht — und der Zahlungsschritt erscheint auch bei einem Gesamtbetrag von null, Stripe fragt dann nur keine Kartendaten ab. Der ganze Trick steht in Gutscheincodes anlegen und verwalten.

Buchen Sie dann so, wie ein Kunde es täte: Öffnen Sie Ihre eigene Buchungsseite oder die Seite Ihrer Website mit der Schaltfläche darauf, schließen Sie die Buchung ab und prüfen Sie, dass die Bestätigungsmail mit funktionierendem Link ankommt. Auf dem Tab Buchen-Button gibt es eine Schaltfläche Vorschau, die Ihren Buchungsablauf in einem neuen Tab öffnet — praktisch zum Prüfen der Einbettung. Eine Vorschau ist aber keine echte Buchung, machen Sie also auch eine echte.

Siehe auch: Kunden bekommen keinen PIN-Code (oder der Code öffnet das Schloss nicht) und Der Kunde sagt, es sei keine Bestätigungsmail angekommen — die beiden Dinge, die Sie am ersten echten Tag am ehesten überraschen.

Kurzübersicht

Schritt	Wo
Konto anlegen, E-Mail bestätigen	Registrierungsseite
Firmendaten, Währung	Einstellungen → Konto / Zahlungen
Stripe verbinden	Einstellungen → Zahlungen → Online-Zahlungen
Steuersätze	Einstellungen → Steuereinstellungen
Standort	Standorte → Neuen Standort hinzufügen → Standorteinstellungen
Wie Kunden buchen, Website-URL	Standort → Buchen-Button
Offene Termine und Zeiten	Standort → Offene Termine
Produkte und Preise	Produkte → Neues Produkt hinzufügen
Stationen und Schlösser	Stationen → Neuen Sender hinzufügen
Produkt an jedem Schloss	Station → Schlössertabelle → Produkt, Aktiv
Buchen-Button auf Ihrer Website	Standort → Buchen-Button
Bestätigungsmail	Einstellungen → E-Mail-Einstellungen
Abonnement	Einstellungen → Fakturierung
Testbuchung	Gutscheincodes → 100-%-Code, dann echt buchen