Orientarse en Rentalbuddy: el menú explicado

Si alguien acaba de darte un acceso a una cuenta que ya está en marcha, esta es la página por la que empezar. Recorre el menú de la izquierda de arriba abajo, explica el único control que se le escapa a todo el mundo —el selector de ubicación— y te dice qué muestran realmente las dos "portadas", Inicio y el panel.

Si en cambio estás construyendo una cuenta desde cero, lee antes Lista de configuración para nuevos operadores: de una cuenta vacía a la primera reserva. Cubre las mismas pantallas en el orden en que necesitas hacerlas.

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Las tres partes de la pantalla

El menú de la izquierda es la navegación principal. Si está cerrado, el icono de hamburguesa de arriba a la izquierda lo abre: está etiquetado como menú.

La barra superior muestra el nombre de tu empresa con la ubicación seleccionada debajo, un botón que abre tu propio flujo de reserva y —en las páginas que lo tienen— un botón Video guía.

Todo lo demás es la página en la que estás.

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¿En qué ubicación estoy trabajando?

Abre el menú de la izquierda. Encima de los elementos del menú hay un desplegable etiquetado Ubicación: lo que esté seleccionado ahí es la ubicación sobre la que actúan Productos, Estaciones y el botón de reserva. Cámbialo y las mismas pantallas mostrarán datos distintos. Esto es lo más importante de acertar, y es fácil pasarlo por alto.

Tres formas de comprobar qué está seleccionado sin abrir el menú:

• El propio desplegable Ubicación, en la parte superior del menú abierto.
• La pequeña línea de texto bajo el nombre de tu empresa en la barra superior (y en la cabecera del menú): ese es el nombre de la ubicación seleccionada.
• En el móvil, la barra superior muestra la sección en la que estás con el nombre de la ubicación debajo.

Junto al desplegable hay un icono de globo terráqueo, con el tooltip Ajustes, que salta directamente a la configuración de esa ubicación. Si aparece ahí un punto rojo, el tooltip dice La ubicación está actualmente cerrada: la ubicación está ahora mismo fuera de su horario de apertura.

Si tienes más de una ubicación, echa un vistazo al desplegable Ubicación antes de editar nada. Editar la ubicación equivocada durante semanas es algo que pasa de verdad, porque la mayoría de las pantallas son idénticas entre ubicaciones.

Ten en cuenta que no todo depende de la ubicación. Ajustes es de toda la cuenta, y Reservaciones, Clientes y Códigos promocionales tienen sus propios filtros. Los ajustes específicos de una ubicación —fechas abiertas, el botón de reserva, la página del sitio web— viven dentro de Ubicaciones, en la propia ubicación.

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Inicio

Inicio es donde aterrizas al iniciar sesión. Muestra una de dos cosas.

Mientras tu cuenta todavía se está configurando, muestra ¡Bienvenido a Rentalbuddy! y una Guía: una lista numerada con una barra de progreso y un contador x/y completado. Sigue estos pasos:

• Únete a Rentalbuddy
• Crea tu primera ubicación
• Crear un producto
• Configurar pagos
• Configurar cerraduras y acceso (se muestra cuando tienes una ubicación sin personal)
• Activa tu cuenta

Cada fila es clicable y abre un diálogo breve o salta a la pantalla correspondiente; tres de ellas permanecen atenuadas hasta que existe una ubicación, con la indicación "Debes crear una ubicación antes de poder…". El número en la insignia del elemento de menú Inicio es cuántos pasos siguen pendientes.

Una vez marcados todos los pasos, Inicio deja de mostrar la lista y muestra el panel en su lugar. Así que en una cuenta establecida, Inicio y el panel son la misma página: eso es lo esperado, no un fallo.

El panel

El panel es la vista general de informes. Arriba estableces un Rango de fechas, eliges si las cifras se cuentan por Fecha para registrarse o por Fecha de inicio con el desplegable Reservas por y —si tienes más de una ubicación— seleccionas cuáles incluir en Sitios (por defecto, Todas las ubicaciones).

Debajo están los recuadros de resumen: Duración media de la reserva, Valor medio del pedido, Los ingresos totales y Reservas totales, además de Compras de membresía si las membresías están activadas en tu cuenta. Luego un gráfico de ingresos y volumen del periodo, y dos paneles más: Nacionalidad del cliente y Productos.

Qué cubre y dónde están sus límites está en Informes y exportaciones — qué puedes sacar de Rentalbuddy.

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El menú, sección por sección

Qué elementos ves exactamente depende de tu rol y de tu plan, así que tu menú puede ser más corto que esta lista.

Inicio — la Guía de configuración mientras empiezas, el panel después. Ver arriba.

Reservaciones — la lista de reservas, donde abres una reserva concreta para ver qué se pagó, qué se envió y el código PIN, y donde reembolsas, cancelas o editas una. Ve aquí cuando un cliente te contacte por una reserva concreta. Ver Editar, mover o cancelar una reserva y Reembolsar o cancelar una reserva.

Gestión de reservas — la vista operativa de esas mismas reservas: qué está fuera ahora mismo, en qué cerradura, y qué está por llegar. Esta es la pantalla del día a día en el mostrador, y la única donde puedes mover una reserva entre cerraduras. También es la única sección que ve un usuario de solo lectura.

Clientes — fichas de clientes y su historial de reservas. Ve aquí para buscar a alguien por nombre o correo en lugar de por reserva, o para reservar en nombre de un cliente.

Productos — todo lo que alquilas: productos de alquiler, accesorios, seguros, eventos y membresías, con sus precios, inventario e impuestos. Debe haber una ubicación seleccionada antes de añadir uno, porque los productos pertenecen a la ubicación seleccionada.

Ubicaciones — tus sedes de negocio. Abre una ubicación y obtienes sus propias pestañas: Configuración de la ubicación (nombre, dirección, zona horaria, con o sin personal), Botón Reservar (cómo llegan los clientes a tu reserva, y el código para incrustar en tu sitio web), Flujo del cliente, Experiencia de reserva, Fechas abiertas (horarios y temporadas: nada es reservable hasta que existan) y Sitio web. Mucho de lo que parece "faltar" en el menú principal vive en estas pestañas. Ver Horarios de apertura y fechas abiertas e Instalar el botón de reserva en tu sitio web.

Estaciones — los puntos físicos donde están tus cerraduras, y las cerraduras mismas. Abre una estación y tendrás la tabla de cerraduras, donde cada cerradura se pone en Activo y se vincula a un Producto. La disponibilidad para alquileres de autoservicio se controla aquí, no solo con el número de inventario del producto. Sáltate esta sección por completo si tu ubicación tiene personal.

Usuarios — las personas que pueden iniciar sesión en la cuenta. Este elemento solo se muestra a usuarios con permisos completos de administrador; si no lo ves, pide a quien sea propietario de la cuenta que añada a tu compañero.

Cuentas — la lista de cuentas. También solo para administradores, y no forma parte de la operativa diaria normal.

Códigos promocionales — códigos de descuento y tarjetas regalo, incluido el truco del código del 100 % para hacer una reserva de prueba sin pagarte a ti mismo.

Membresías — planes de membresía, si tu cuenta los usa. Cuando las membresías están activadas, también aparece un recuadro Compras de membresía en el panel.

Preguntas más frecuentes — la zona de ayuda dentro del producto, sobre todo vídeos guía. Ver Obtener ayuda dentro del administrador de Rentalbuddy.

Soporte — una zona de soporte integrada en el administrador. No está activada para todas las cuentas, así que puede que no esté en tu menú.

Ajustes — todo lo de ámbito de cuenta, en pestañas: Cuenta (datos de la empresa), Perfil de usuario (tu propio acceso y contraseña), Idioma, Flujo del cliente, Configuración de correo electrónico (tus correos de confirmación y automatizados), Pagos (divisa y la conexión con Stripe), configuración de impuestos, Integraciones y Facturación (tu propia suscripción). Cuando no encuentres un ajuste en una ubicación, este es el otro sitio donde mirar.

Al final del menú encontrarás además el selector de idioma de la propia interfaz del administrador, tu dirección de correo electrónico y el botón para cerrar sesión.

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Dos niveles de ajustes

Rentalbuddy tiene ajustes a nivel de cuenta y ajustes a nivel de ubicación, y confundirlos es el motivo más común de "el ajuste no está ahí".

• Nivel de cuenta — Ajustes en el menú de la izquierda. Datos de la empresa, divisa, Stripe, impuestos, plantillas de correo, facturación. Se aplica a todo lo que gestionas.
• Nivel de ubicación — Ubicaciones → abrir la ubicación → sus pestañas. Dirección, personal, fechas abiertas, el botón de reserva y la URL, el flujo de reserva de cara al cliente. Se aplica solo a esa ubicación.

Si estás buscando algo, revisa ambos, y comprueba primero que la ubicación seleccionada es la correcta.

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Referencia rápida

Quiero…	Ir a
Ver qué está alquilado ahora mismo	Gestión de reservas
Encontrar la reserva de un cliente	Reservaciones o Clientes
Cambiar un precio o añadir un producto	Productos
Cambiar los horarios de apertura	Ubicaciones → ubicación → Fechas abiertas
Obtener el código del botón de reserva o un código QR	Ubicaciones → ubicación → Botón Reservar
Vincular un producto a una cerradura	Estaciones → estación → tabla de cerraduras
Editar el correo de confirmación	Ajustes → Configuración de correo electrónico
Consultar los ingresos de un periodo	Inicio / el panel
Añadir a un compañero	Usuarios (requiere permisos de administrador)
Ver un vídeo explicativo	Video guía en la barra superior, o Preguntas más frecuentes