Report ed esportazioni: dati della panoramica, fatturato per sede, esportazioni CSV

Rentalbuddy ha un report a schermo, la panoramica, e diverse esportazioni in file CSV. Questa guida tratta entrambi, cosa contiene ciascun file, e le cose che i noleggiatori chiedono spesso ma che non esistono ancora.

La panoramica: il tuo report a schermo

Una volta completata la lista di configurazione, la Home si apre sulla panoramica. È un report da leggere a schermo; non ha un pulsante di download.

In alto scegli tre cose:

• Intervallo di date: il periodo coperto dall'intera pagina. Si apre sugli ultimi 30 giorni. Scegli le date nel calendario o digitale. La panoramica copre dal 1 gennaio 2015 fino alla fine dell'anno tra cinque anni; le date al di fuori sono disattivate. Un intervallo digitato che è incompleto, al di fuori di quegli anni, o che termina prima di iniziare non viene applicato, e quando fai clic altrove il campo torna all'intervallo mostrato dalla pagina.
• Prenotazioni per: Data di prenotazione (quando il cliente ha prenotato) o Data di inizio (quando inizia il noleggio). Questo cambia molto i numeri. Per "cosa abbiamo venduto a giugno" usa Data di prenotazione; per "quanto abbiamo lavorato a giugno" usa Data di inizio.
• Sedi: un elenco di caselle con le tue sedi, che mostra Tutte le sedi quando sono tutte spuntate. Compare solo se hai più di una sede.

I dati in alto

Dato	Cosa significa
Durata media della prenotazione	Durata media del noleggio in ore
Valore medio dell'ordine	Fatturato delle prenotazioni diviso per il numero di prenotazioni (le vendite di abbonamenti sono escluse)
Fatturato totale	Il valore prenotato nel periodo, nella valuta del tuo account, comprese le vendite di abbonamenti
Totale prenotazioni	Numero di prenotazioni
Vendite abbonamenti	Numero e valore degli abbonamenti venduti (solo quando gli abbonamenti sono attivati)

Le prenotazioni annullate e quelle il cui pagamento è scaduto non vengono conteggiate. I dati sono il valore delle prenotazioni, non il denaro che ti è stato versato: rimborsi, commissioni e bonifici sono in Stripe (vedi sotto).

Le prenotazioni di prova fatte con Fai una prenotazione di prova sono sempre escluse dai dati della panoramica, e vengono annullate automaticamente 30 minuti dopo essere state effettuate. In Prenotazioni sono nascoste a meno che tu non attivi Mostra prenotazioni di prova ({count}), e allora sono contrassegnate con Prova; le prenotazioni di prova nascoste non vengono mai selezionate, quindi non vengono nemmeno esportate o stampate. Gli altri modi di fare prove contano come qualsiasi altra prenotazione finché non le annulli: una prenotazione del personale registrata con un Pagamento di test, o una prenotazione con un codice promozionale del 100 %. Annullale quando hai finito, così non gonfiano i dati.

Il grafico: ordini, fatturato e Per sede

Sotto i dati c'è un grafico a barre sul periodo. Per impostazione predefinita mostra il numero di ordini. Spunta Fatturato per mostrare invece il fatturato. Se hai più sedi, spunta Per sede per suddividere ogni barra per sede, che è il modo più rapido per confrontare le sedi. Passa con il mouse su una barra per vedere i valori esatti. I periodi brevi sono mostrati per giorno; quelli più lunghi a intervalli maggiori, e i periodi molto lunghi per settimana.

Nazionalità dei clienti

Un elenco di paesi con bandiere e il numero di prenotazioni da ciascuno. Il paese viene ricavato dal prefisso internazionale del numero di telefono del cliente, quindi uno svedese con un numero di cellulare tedesco viene conteggiato come tedesco. Le prenotazioni senza numero di telefono, o con un numero che non può essere abbinato, sono mostrate come Sconosciuta.

Prodotti

Quali prodotti sono stati prenotati di più nel periodo, raggruppati per tipo (Noleggio, Evento, Assicurazione, Accessorio, Abbonamento). I numeri sono quantità prenotate, non fatturato.

Fatturato per sede

Due modi, entrambi nella panoramica:

• Una sede alla volta: in Sedi, togli la spunta a tutto tranne una sede e leggi Fatturato totale. Ripeti per la successiva.
• Una accanto all'altra: spunta Fatturato e Per sede nel grafico, poi passa con il mouse sulle barre.

Non c'è una tabella del fatturato per sede da scaricare. Se ti servono i dati in un foglio di calcolo, esporta le prenotazioni di quella sede (vedi sotto) e somma la colonna del valore.

Come funzionano le esportazioni: spunta le righe, poi Esporta

Ogni esportazione nel pannello di gestione funziona allo stesso modo: spunta le righe che vuoi, poi premi Esporta. Il pulsante Esporta è disattivato finché non hai spuntato almeno una riga, e il numero tra parentesi indica quante ne hai spuntate, per esempio Esporta (12). Filtra prima l'elenco, poi spunta.

Il funzionamento della casella nell'intestazione della tabella dipende dall'elenco:

• Prenotazioni, lo Storico ordini di un cliente e la scheda Acquisti degli abbonamenti: la casella nell'intestazione (Seleziona questa pagina su un telefono) spunta solo le prenotazioni della pagina corrente. Una riga sopra l'elenco dice allora cosa è spuntato, Selezionate in questa pagina: {count}, Selezionate: {count} o Tutte selezionate: {count}, con Seleziona tutte e {count} per spuntare l'intero elenco filtrato (tutte le pagine) e Cancella per togliere tutte le spunte. Le righe di prolungamento vengono escluse quando spunti in blocco; spuntale una per una se ti servono. Anche le prenotazioni che escono dall'elenco, per esempio quando cambi un filtro, escono dalla selezione.
• Clienti e la scheda Abbonamenti dei clienti degli abbonamenti: la casella nell'intestazione spunta ogni riga dell'elenco corrente.

I file sono file CSV, che si aprono in Excel, Numbers, Google Sheets e nella maggior parte dei software di contabilità.

Su un telefono, i pulsanti Esporta e Stampa compaiono una volta che hai selezionato delle prenotazioni toccandole.

Esportare le prenotazioni

Prenotazioni nel menu a sinistra → filtra → spunta le righe → Esporta.

Quali prenotazioni sono nell'elenco decide cosa puoi esportare:

• La sede selezionata nel selettore Sede del menu a sinistra. Attiva Visualizza per tutte le sedi per vedere le prenotazioni di ogni sede.
• Il selettore Intervallo di date: Attuali copre le prenotazioni recenti (da circa due mesi fa), oppure scegli un anno intero, poi premi Recupera.
• Filtri e Cerca prenotazioni restringono ulteriormente.

Quindi "tutta la scorsa stagione per una sede" è: seleziona la sede, scegli l'anno, Recupera, spunta la casella nell'intestazione, premi Seleziona tutte e {count}, poi Esporta.

Le prenotazioni di prova sono nascoste dall'elenco a meno che Mostra prenotazioni di prova ({count}) non sia attivo, e le prenotazioni di prova nascoste non vengono mai selezionate, quindi non finiscono nel file.

Selezioni grandi. L'esportazione viene costruita sul server a blocchi, quindi non c'è un limite di dimensione: un anno intero per ogni sede si esporta in una volta. Se non riesce, vedi "Impossibile esportare le prenotazioni. Riprova."

Cosa contiene il file delle prenotazioni

Una riga per prenotazione, ordinata per inizio. Intestazioni e parole (canale, stato, stato del pagamento) sono nella lingua del tuo pannello di gestione. In italiano le colonne sono, in quest'ordine:

N. ordine, Creata, Sede, Inizio, Fine, Check-in, Check-out, Nome, Email, Numero di telefono, Prodotti, Serratura, Canale, Stato, Stato del pagamento, Valuta, Totale (IVA incl.), IVA, Sconto, Codice promozionale, Pagato, Da pagare

Dopo queste viene una colonna per domanda, per le prenotazioni con risposte al vecchio questionario di riconsegna (domande di valutazione).

• Date e orari sono scritti YYYY-MM-DD HH:mm, nel fuso orario della sede.
• Gli importi hanno due decimali, con la virgola decimale in ogni lingua del pannello di gestione tranne l'inglese.
• Prodotti elenca ogni prodotto come "Nome ×quantità".
• Serratura contiene i numeri delle serrature, per ogni sede nell'esportazione.
• Le prenotazioni pagate prima di agosto 2025, quando Rentalbuddy ha iniziato a registrare gli importi pagati, contano come interamente pagate.
• Il file è separato da punti e virgola e inizia con un byte order mark, quindi si apre direttamente in colonne in Excel impostato in svedese, norvegese, danese, finlandese o tedesco.

Il file non contiene le risposte ai tuoi campi personalizzati; quelle sono nella pagina di dettaglio di ogni prenotazione e nella stampa.

Stampare le prenotazioni

Stampa accanto a Esporta stampa le prenotazioni spuntate, una prenotazione per pagina. Puoi anche stampare una singola prenotazione dalla sua pagina di dettaglio; entrambe usano lo stesso layout:

• il nome della tua azienda, la sede e il tuo logo, e un avviso quando si tratta di una prenotazione di prova,
• il numero dell'Ordine di vendita con inizio, fine, check-in e check-out, Creata, Canale e Informazioni aggiuntive,
• Cliente (oppure "Nessun cliente è collegato a questa prenotazione."), e Risposte del cliente,
• Righe d'ordine,
• Pagamento: Stato del pagamento, Totale (IVA incl.), Pagato e Da pagare (lo storico dei pagamenti non viene stampato),
• Risposte prima dello sblocco e Risposte alla riconsegna.

La stampa accetta fino a 500 prenotazioni alla volta. Se ne spunti di più, Stampa è disattivato e la riga sopra l'elenco dice: "La stampa accetta fino a 500 prenotazioni alla volta. Seleziona pagina per pagina per stampare, oppure usa Esporta per l'intero elenco." Con più di 200 spuntate vedi "Preparazione di {count} prenotazioni per la stampa. Può richiedere un minuto o due e nel frattempo la pagina potrebbe non rispondere." Attendi la finestra di stampa. Se una singola prenotazione non può essere disegnata, la sua pagina dice "Impossibile mostrare la prenotazione {id}."; se il caricamento non riesce del tutto, "Impossibile caricare le prenotazioni per la stampa. Riprova."

La stampa segna le prenotazioni come Stampata, ma solo per gli utenti che possono modificare le prenotazioni. Gli utenti che possono solo visualizzare le prenotazioni possono comunque stampare; non viene segnato nulla.

Per ottenere un PDF, scegli "Salva come PDF" nella finestra di stampa del browser. Filtrare e selezionare nell'elenco è descritto più in dettaglio nella guida su come trovare e filtrare le prenotazioni.

Le prenotazioni di un cliente

Clienti → apri il cliente → Storico ordini. Spunta le prenotazioni (la casella nell'intestazione spunta la pagina corrente; Seleziona tutte e {count} le spunta tutte) e premi Esporta (o Stampa). Ottieni lo stesso tipo di file solo per le prenotazioni di quel cliente. È utile quando un cliente chiede un riepilogo di tutto ciò che ha prenotato.

Esportare i clienti (elenco clienti in Excel)

Clienti nel menu a sinistra → spunta le righe → Esporta. Il file è customers.csv con le colonne:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country e Consent To Email (Yes/No).

Se gli abbonamenti sono attivati per il tuo account, dopo il numero di telefono vengono altre tre colonne: Member, Coverage e Discount.

Le intestazioni delle colonne di questo file sono sempre in inglese, qualunque sia la lingua in cui usi il pannello di gestione. Consent To Email è il consenso di marketing del cliente (mostrato come Consenso email nell'elenco). Rispettalo quando usi il file per qualcosa di diverso dalle prenotazioni stesse.

I clienti appartengono al tuo account, non a una sede, quindi non c'è un'esportazione dei clienti per sede. La stessa persona può prenotare in più delle tue sedi.

Esportare gli abbonamenti

Se il tuo account usa gli abbonamenti, Abbonamenti ha due esportazioni:

• La scheda Abbonamenti dei clienti esporta members.csv con Nome, Email, Ambito dell'abbonamento, Sede, Aggiunto tramite, Sconto, Valido fino al e Stato. Le sue intestazioni seguono la lingua del tuo pannello di gestione. Stampa stampa gli abbonamenti spuntati.
• La scheda Acquisti esporta le vendite di abbonamenti vere e proprie, nello stesso formato dell'esportazione delle prenotazioni.

I codici QR non sono un'esportazione

Scarica QR nella scheda Pulsante di prenotazione di una sede scarica un'immagine, non dati. Consulta la guida sui link di prenotazione e sui codici QR.

Cosa il pannello di gestione non riporta

Queste domande tornano ogni stagione, quindi ecco cosa oggi non esiste:

• Utilizzo o tasso di occupazione. Non c'è un report di quante ore un kayak, una serratura o una sauna è stato noleggiato rispetto a quante ore era disponibile. La cosa più vicina è esportare le prenotazioni di un periodo e calcolarlo in un foglio di calcolo.
• Fatturato per prodotto o accessorio. Il riquadro Prodotti della panoramica conta quanti ne sono stati prenotati, non quanto hanno reso.
• Un report del fatturato scaricabile, per sede o in totale. I dati della panoramica sono solo a schermo.
• Un file per la contabilità. L'esportazione delle prenotazioni contiene il totale e l'IVA di ogni prenotazione, ma è l'elenco grezzo delle prenotazioni; se si adatta al tuo software di contabilità dipende da quel software. Prova prima con un mese.
• Report in PDF. Dove c'è un pulsante Stampa, stampa in PDF dal browser.

Se una di queste ti frena, dillo all'assistenza. Sapere quali servono davvero ai noleggiatori è il modo in cui vengono messe in priorità.

Dove si trovano i dati sul denaro: Stripe

Bonifici, commissioni, rimborsi, contestazioni di addebito, dettagli per pagamento, report IVA e le ricevute che ricevono i tuoi clienti sono in Stripe, non in Rentalbuddy. Rentalbuddy ti dice cosa è stato prenotato e quanto è stato addebitato al cliente; Stripe ti dice quale denaro si è mosso. Per le riconciliazioni con la tua banca o il tuo commercialista, parti da Stripe. La guida su Rentalbuddy e Stripe spiega cosa si fa dove.

Le tue fatture Rentalbuddy sono in Impostazioni → Fatturazione → Portale di fatturazione.

Riepilogo rapido

Mi serve…	Dove
Le prenotazioni di un periodo, in Excel	Prenotazioni → Intervallo di date → Recupera → casella nell'intestazione → Seleziona tutte e {count} → Esporta
Le prenotazioni di un cliente	Clienti → il cliente → Storico ordini → Esporta
Un elenco clienti o una lista di indirizzi	Clienti → spunta → Esporta
Abbonamenti o vendite di abbonamenti	Abbonamenti → Abbonamenti dei clienti o Acquisti → Esporta
Il fatturato di un periodo	Panoramica → Intervallo di date → Fatturato totale
Il fatturato di una sede	Panoramica → Sedi → togli la spunta a tutte tranne una
Confrontare le sedi	Grafico della panoramica → spunta Fatturato e Per sede
Prenotazioni conteggiate per data del noleggio	Panoramica → Prenotazioni per → Data di inizio
Da dove vengono i nostri clienti	Panoramica → Nazionalità dei clienti
Bonifici, commissioni, IVA, ricevute	Stripe
Le nostre fatture Rentalbuddy	Impostazioni → Fatturazione → Portale di fatturazione

Domande frequenti

C'è una funzione di report? Posso avere le nostre vendite in Excel? La panoramica mostra i dati a schermo. Per un foglio di calcolo, esporta le prenotazioni: Prenotazioni → spunta la casella nell'intestazione → Seleziona tutte e {count} → Esporta ti dà un file CSV che si apre in Excel.

Come vedo il fatturato per sede, per esempio per dividere una fattura con un partner? Nella panoramica, togli la spunta a tutte le sedi tranne una in Sedi e leggi Fatturato totale, oppure spunta Fatturato e Per sede nel grafico.

Perché il pulsante Esporta è disattivato? Non è spuntato nulla. Spunta le righe che vuoi (o la casella nell'intestazione per l'intera pagina, poi Seleziona tutte e {count} per l'intero elenco), poi premi Esporta.

Perché la panoramica mostra un totale diverso dal mio bonifico Stripe? La panoramica mostra il valore delle prenotazioni nel periodo. I bonifici Stripe sono al netto di commissioni e rimborsi, e seguono il calendario dei bonifici di Stripe.

I numeri cambiano quando cambio Prenotazioni per. Quale è giusto? Entrambi. Data di prenotazione conta quando i clienti hanno prenotato; Data di inizio conta quando si svolgono i noleggi.

Perché Nazionalità dei clienti dice Sconosciuta? La nazionalità deriva dal prefisso internazionale del numero di telefono. Le prenotazioni senza numero di telefono, o con un numero che non può essere abbinato, vengono mostrate come Sconosciuta.

Posso vedere quanto spesso viene usato ogni kayak o sauna (frequenza di noleggio)? Non come report. Esporta le prenotazioni del periodo e conta per serratura in un foglio di calcolo; la colonna Serratura contiene i numeri delle serrature per ogni sede.

Le nostre prenotazioni di prova compaiono in Fatturato totale. Le prenotazioni fatte con Fai una prenotazione di prova non contano mai. Le altre prove, come una prenotazione del personale con un Pagamento di test o un codice promozionale del 100 %, contano come prenotazioni reali finché non vengono annullate. Annullale e i dati scendono.

Posso ottenere un report IVA? Non da Rentalbuddy. Il report IVA viene da Stripe e dalla tua contabilità; l'esportazione delle prenotazioni è l'elenco grezzo delle prenotazioni, con l'IVA di ogni prenotazione.

Spunto la casella nell'intestazione della tabella ma vengono selezionate solo le prenotazioni di questa pagina. È voluto: la casella nell'intestazione spunta la pagina corrente. Premi Seleziona tutte e {count} nella riga sopra l'elenco per spuntare ogni prenotazione dell'elenco filtrato.

Perché Stampa è disattivato? O non è spuntato nulla, o sono spuntate più di 500 prenotazioni: la stampa accetta fino a 500 alla volta. Spuntane meno e stampa pagina per pagina, oppure usa Esporta per l'intero elenco.

Le prenotazioni di prova sono nell'esportazione? No, a meno che tu non le mostri. Le prenotazioni di prova sono nascoste da Prenotazioni per impostazione predefinita, e quelle nascoste non vengono mai selezionate, quindi non vengono esportate né stampate.

Perché gli importi nella mia esportazione sono scritti con la virgola? L'esportazione segue la lingua del tuo pannello di gestione: ogni lingua tranne l'inglese usa la virgola decimale, così i numeri funzionano in un foglio di calcolo impostato in quella lingua.