Een boeking bewerken, verplaatsen of annuleren

Alles op deze pagina gebeurt op een van twee plekken:

• Boekingen — de lijst met alle boekingen. Open er een om de boekingspagina te krijgen, waar je bewerkt, annuleert, afdrukt en betalingen afhandelt.
• Boekingsbeheer — de dag-/weekweergave van wat er uitgaat en terugkomt. Hier sleep je een boeking van het ene slot naar het andere.

Een betaalde boeking ligt niet vast. Je kunt er bijna alles aan wijzigen, ook nadat de klant heeft betaald.

Een boeking bewerken (tijd, datums, producten)

Een boeking bewerken opent hetzelfde boekingsvenster dat je klanten gebruiken, met de bestaande boeking erin geladen. Zo wijzig je de start- en eindtijd, voeg je een product toe of haal je er een weg, wijzig je aantallen, of voeg je een accessoire toe.

1. Open Boekingen en klik de boeking aan.
2. Druk op Bewerken bovenaan de pagina.
3. Het boekingsvenster opent. Wijzig de datums, tijden, producten of aantallen precies zoals een klant dat zou doen.
4. Rond het boekingsvenster af.
5. Is de boeking door de wijziging duurder geworden, dan opent het betaalvak vanzelf met Te betalen bedrag. Int het verschil (zie hieronder).
6. Blijft er niets te betalen over, dan krijg je aangeboden om de klant een nieuwe bevestigingsmail te sturen.

Een boeking naar een andere dag of een ander tijdstip verplaatsen is dezelfde handeling — wijzig start en einde in stap 3.

Beschikbaarheid geldt nog steeds. Het boekingsvenster biedt alleen tijden aan waarop je locatie daadwerkelijk open is en waarop een eenheid vrij is. Wordt de nieuwe tijd niet aangeboden, dan liggen je openingsdata meestal aan de oorzaak, niet de boeking zelf.

Als de verhuur al is begonnen

Druk je op Bewerken nadat de starttijd is gepasseerd, dan krijg je eerst een Waarschuwing:

"Het wijzigen van een boeking nadat deze is gestart, kan onbedoelde gevolgen hebben, zoals het wijzigen van sloten of het weergeven van onjuiste pincodes aan klanten."

Druk op Boeking bewerken om toch door te gaan, of op Annuleren om terug te stappen. Het wordt niet geblokkeerd — houd er alleen rekening mee dat een klant die bij het slot staat, een code kan zien veranderen.

Het verschil innen

Wanneer de wijziging de prijs verhoogt, toont het betaalvak Te betalen bedrag en kun je een Betaalmethode kiezen:

• Betaallink (Stripe) — de klant krijgt een e-mail met een link en betaalt zelf met kaart. De notitie eronder luidt "Betaallink verzonden naar e-mail".
• Handmatig — je hebt het geld op een andere manier ontvangen. Kies een Betaalmethode (bijvoorbeeld Swish, Factuur, Betalen op locatie, Handmatige kaartbetaling), stel de Status in, en schrijf eventueel een Betalingsnotitie voor je eigen administratie.

Druk op Betaling registreren om het op te slaan. Je kunt dit vak later altijd weer openen met Betaling toevoegen in de sectie Betaling van de boeking.

Maakte de wijziging de boeking goedkoper, dan beweegt er vanzelf geen geld. Betaal het verschil terug vanuit de sectie Betaling — dat staat in Een boeking terugbetalen of annuleren.

Wijzigen welke eenheid of welk slot een boeking gebruikt

Er zijn twee manieren, en ze doen verschillende dingen.

Op de boeking (één regel tegelijk)

Beschikbaar op locaties die slimme sloten gebruiken.

1. Open de boeking.
2. Ga naar Bestelregels.
3. Druk op Bewerken Kluis.
4. Elke regel heeft nu een keuzelijst met Kluis en het nummer. Kies een ander slot.
5. Druk op Terug als je klaar bent.

De keuzelijst toont alleen sloten die vrij zijn op de tijd van deze boeking en hetzelfde product dragen. Staat er Product volgeboekt, dan is elke eenheid van dat product bezet voor die periode — je krijgt te horen dat het wijzigen van sloten voor volgeboekte regels in Boekingsbeheer kan, en dat is de sleepwissel hieronder.

Het slot wijzigen geeft een nieuwe pincode uit voor het nieuwe slot. Een klant die de ontgrendelpagina al open heeft staan, ziet de codes binnen ongeveer een minuut verversen, of meteen als hij van tabblad wisselt en terugkomt.

In Boekingsbeheer (twee boekingen wisselen)

Dit is het antwoord op "kan ik twee boekingen wisselen zodat er een gat ontstaat?" — ja, door te slepen.

1. Open Boekingsbeheer. Elke rij is één slot, gegroepeerd onder zijn station.
2. Klik een boeking aan om hem te selecteren.
3. Sleep hem omhoog of omlaag naar de rij van een ander slot.

Terwijl je sleept, vertelt elke rij je of de drop is toegestaan; een drop wordt geweigerd als het doelslot een ander product heeft of helemaal geen product toegewezen heeft, of als er op dat moment meer dan één boeking op dat slot overlapt. Elke tooltip en afwijzing die je tijdens het slepen kunt tegenkomen, staat op een rij in De tijdlijn in Boekingsbeheer lezen.

Nog twee dingen die hier het weten waard zijn: dubbelklik op een boeking om hem te openen, en boekingen met Teruggebracht kunnen niet naar een ander slot worden verplaatst (je kunt nog wel een andere boeking in dat slot zetten voor dezelfde periode).

Klanten hun eigen boeking laten verplaatsen of verlengen

Er bestaan twee knoppen voor klanten, en beide staan uit tenzij je ze aanzet. Ze staan op de ontgrendelpagina — de pagina die de klant opent om zijn code te krijgen.

1. Ga naar Locaties en open de locatie.
2. Open het tabblad Klantstroom.
3. Open stap 3, Ontgrendelen (PIN + Ophaalinstructies).
4. Zet aan:
   • Toon verlengingsknop — "Toon een knop die klanten in staat stelt hun huurperiode indien nodig te verlengen."
   • Show move start time button — "Display a button that allows customers to move their booking start time before the rental begins."
5. Druk op Opslaan.

Accountinstellingen of locatie-instellingen? Dit is de klassieke valkuil. Elke locatie volgt óf je accountbrede klantstroom, óf heeft een eigen. Bovenaan het tabblad Klantstroom staat een schakelaar Locatie-specifiek. Staat die uit, dan lees je "Deze locatie gebruikt de klantstroom uit uw accountinstellingen." — en deze schakelaars hier wijzigen doet niets, tot je óf de schakelaar aanzet, óf in plaats daarvan de standaarden bewerkt onder Account > Klantstroom.

Wat elke knop daadwerkelijk toestaat:

• Starttijd verplaatsen laat de klant wijzigen wanneer de verhuur begint, niet hoe lang die duurt. De knop verdwijnt zodra een van deze dingen waar is:

  • de boeking is begonnen, of is gemarkeerd als opgehaald of teruggebracht
  • de boeking is geannuleerd
  • een betaling is nog in afwachting
  • je boekingsdeadline is verstreken

  Die deadline is de waarde "tijd voor start" uit de openingsperiode die vandaag actief is — zie Openingstijden en openingsdata.

• Verlenging laat de klant tijd toevoegen aan een lopende verhuur en die zelf betalen. Hoe ver hij kan verlengen, wordt begrensd door hetzelfde fysieke slot: de volgende boeking op dat slot, je openingstijden, en je blokkeertijd na een boeking. Wanneer een klant midden in het betalen van een verlenging zit, toont de boeking "De klant rondt een betaling voor verlenging af."

Verlengingen en verplaatsingen die de klant zelf doet, worden vastgelegd in het Wijzigingslogboek van de boeking, gemarkeerd als Verlenging of gedaan door Klant.

Je kunt hetzelfde altijd vanaf jouw kant voor ze doen met Bewerken — die route kent helemaal geen deadline.

Een boeking maken namens een klant

1. Ga naar Klanten en open de klant (of maak hem eerst aan).
2. Zorg dat de juiste locatie in de navigatiebalk is geselecteerd — je krijgt te horen dat je er een moet kiezen als die ontbreekt.
3. Druk op Boek voor klant.
4. Het boekingsvenster opent met die klant eraan gekoppeld. Kies producten en tijden zoals gewoonlijk.
5. Rond af en int de betaling: Betaallink om ze zelf met kaart te laten betalen, of Handmatig als je contant, Swish, kaartterminal of factuur aanneemt.

Een eenheid vroeg vrijgeven als een klant eerder terug is

Annuleer de boeking hier niet voor — annuleren gaat over geld en papierwerk, niet over materieel dat terugkomt. Stel in plaats daarvan de status in:

1. Open de boeking (of zoek hem op in Boekingsbeheer).
2. Kies in de statuskeuzelijst Teruggebracht.

De keuzelijst bevat vier toestanden: Niet verzameld - pre-flow vereist, Klaar om op te halen, Opgehaald en Teruggebracht. Teruggebracht instellen registreert de uitchecktijd en geeft de eenheid vrij, zodat die meteen weer geboekt kan worden. Dezelfde keuzelijst staat op elke rij in Boekingsbeheer, zodat je het vanuit de dagweergave kunt doen zonder boekingen een voor een te openen.

Annuleren — en wat er met de betaling gebeurt

Dit is de vraag die de meeste operators ervan weerhoudt de knop in te drukken, dus onomwonden:

Een boeking annuleren verplaatst geen geld. Er wordt geen terugbetaling gestuurd, niet volledig en niet gedeeltelijk. De betaling blijft precies zoals hij is. Annuleren markeert de boeking als Geannuleerd, geeft het materieel vrij voor andere boekingen, en zorgt dat de ontgrendellink van de klant stopt met werken.

Annuleren:

1. Open de boeking onder Boekingen.
2. Druk bovenaan op Annuleren.
3. Bevestig in het vak Boeking annuleren? ("Weet je zeker dat je deze boeking wilt annuleren?") met Boeking annuleren.

Moet de klant zijn geld ook terugkrijgen, dan is dat een tweede, aparte handeling in de sectie Betaling van dezelfde boeking — volledig of gedeeltelijk, jouw keuze. Stap voor stap beschreven in Een boeking terugbetalen of annuleren, dat ook behandelt welke betalingen vanuit de admin kunnen worden terugbetaald en welke je terug moet geven op de manier waarop je ze hebt aangenomen.

Annuleren kan niet ongedaan worden gemaakt vanuit de admin. Was het een vergissing, maak dan een nieuwe boeking voor de klant.

Snelle referentie

Je wilt…	Doe dit
Een boeking naar een andere dag of tijd verplaatsen	Bewerken op de boeking
Een product toevoegen of verwijderen	Bewerken op de boeking
De boeking op een ander slot zetten	Bewerken Kluis in Bestelregels
Twee boekingen tussen sloten wisselen	Slepen in Boekingsbeheer
Een verhuur verlengen en het verschil in rekening brengen	Bewerken, daarna het betaalvak dat opent
Klanten laten verlengen of verplaatsen	Tabblad Klantstroom, stap 3, op de locatie
Een eenheid vrijgeven omdat de klant terug is	Status Teruggebracht
Voorkomen dat een boeking doorgaat	Annuleren — er beweegt geen geld
Geld terugsturen	Terugbetaling in de sectie Betaling