Ophalen, retour en boekingsstatussen

Een boeking in Rentalbuddy draagt drie afzonderlijke statussen die mensen voortdurend door elkaar halen. Ze uit elkaar houden is het grootste deel van dit artikel:

Welke	Waar je hem ziet	Wat hij beantwoordt
Boekingsstatus	De kolom Status in Boekingen	Loopt deze boeking, of is hij geannuleerd?
Betaalstatus	De kolom Betaalstatus, en de sectie Betaling op de boeking	Is het geld binnen?
Ophaalstatus	De statuskeuzelijst op de boeking en in Boekingsbeheer	Waar is het materieel?

De ophaalstatus is degene waarmee je dagelijks werkt, en degene die je beschikbaarheid bepaalt.

De boekingsstatus

De kolom Status in de lijst Boekingen wordt niet vertaald — hij toont een van drie technische woorden:

RESERVED — de boeking bestaat, maar is nog geen bevestigde, lopende boeking.
OK — een normale, lopende boeking. Het grootste deel van je lijst.
CANCELED — geannuleerd. Annuleren wordt beschreven in Een boeking bewerken, verplaatsen of annuleren; het verplaatst geen geld.

De betaalstatus

Betaald, Onbetaald, Deels betaald, In afwachting, Terugbetaald, Verlopen of Mislukt. In afwachting betekent dat een betaling onderweg is maar niet is afgerond — boekingen in die toestand worden bewust weggelaten uit de tijdlijn van Boekingsbeheer en uit de lijst eronder, zodat een afgebroken checkout je dagweergave niet vervuilt.

De ophaalstatus — de vier toestanden

Dit is de keuzelijst die op de boeking zelf verschijnt, en op elke rij van de lijst in Boekingsbeheer. Hij heeft precies vier keuzes:

Niet verzameld - pre-flow vereist De klant moet iets afronden voordat hij zijn codes kan krijgen — een reeks vragen, foto's of akkoorden die jij hebt ingesteld. Boekingen beginnen alleen in deze toestand als je die stap voor de locatie hebt aangezet. Zie Voordat de klant kan ontgrendelen hieronder.

Klaar om op te halen De normale begintoestand. Betaald, wachtend, materieel onaangeroerd. Op de tijdlijn getoond als een witte balk met een donkere rand.

Opgehaald De klant heeft het materieel. Deze instellen zet de tijd Inchecken op de boeking. Getoond als een effen blauwe balk.

Teruggebracht Het materieel is terug. Deze instellen zet de tijd Uitchecken — en geeft de eenheid vrij. Getoond als een effen groene balk.

Je kunt ze allemaal met de hand instellen, vanaf beide plekken:

Open de boeking onder Boekingen en gebruik de keuzelijst onder de boekingsdetails, of
Open Boekingsbeheer en gebruik de keuzelijst Status op de rij — je hoeft de boeking helemaal niet te openen.

De boeking toont ook de twee tijdstempels als Inchecken en Uitchecken, naast de geboekte tijden Start en Einde. Dat is niet hetzelfde: Start en Einde zijn wat er geboekt is, Inchecken en Uitchecken zijn wat er daadwerkelijk gebeurd is. Een streepje betekent dat het niet gebeurd is.

Een boeking op Teruggebracht zetten geeft de eenheid meteen vrij

Dit is verreweg het nuttigste op deze pagina, en de meeste operators ontdekken het alleen bij toeval.

Wanneer je een boeking op Teruggebracht zet:

wordt de tijd Uitchecken gestempeld als nu,
wordt elke productregel op de boeking als teruggebracht gemarkeerd,
en vanaf dat moment blokkeren de eenheid en zijn slot niets meer.

Het materieel wordt meteen weer boekbaar — ook als de geboekte eindtijd nog niet is verstreken. Een klant die tot 18:00 had geboekt en om 14:00 terug is, levert je vier uur extra verhuur op, maar alleen als iemand de boeking op Teruggebracht zet. Tot die tijd beschouwt het systeem die kajak nog steeds als te water.

Dus: komt een klant vroeg terug, annuleer de boeking dan niet en pas de eindtijd niet aan. Zet hem gewoon op Teruggebracht.

Wat Teruggebracht niet doet: het verplaatst geen geld, stuurt geen terugbetaling en verstuurt geen eigen e-mail.

Eén gevolg om rekening mee te houden: een boeking die op Teruggebracht staat, kan niet meer naar een ander slot worden verplaatst. Probeer je hem te slepen in Boekingsbeheer, dan krijg je "Ingeleverde boekingen kunnen niet naar een ander slot worden verplaatst." Je kunt nog wel een andere boeking in dat slot zetten voor dezelfde periode.

Wat de klant doet

Alles hieronder gebeurt op de ontgrendelpagina van de klant — de pagina die hij bereikt via de link in zijn bevestigingsmail.

Ophalen

In het normale geval drukt de klant nergens op. Wanneer hij zijn ontgrendelpagina op het juiste moment opent, springt de boeking vanzelf van Klaar om op te halen naar Opgehaald, en wordt de tijd Inchecken op dat moment gestempeld. Daarom kan een boeking als opgehaald staan voordat iemand bij je station de klant heeft gezien: hij heeft zijn codes geopend.

Opent hij hem te vroeg, dan worden de codes achtergehouden en verandert de toestand niet.

Retour

Twee tikken op de ontgrendelpagina: Bevestig terugbrengen opent een retourpagina met dezelfde titel, en Huur voltooien rondt het af.

Heb je geen retourvereisten ingesteld, dan is op Huur voltooien drukken het hele verhaal — de boeking wordt Teruggebracht.
Heb je dat wel, dan toont de retourpagina eerst jouw formulier, en dat moet worden ingevuld voordat de boeking wordt afgesloten. Zijn antwoorden worden eerst opgeslagen; pas daarna wordt de boeking als teruggebracht gemarkeerd. Op de knop staat in beide gevallen Huur voltooien, en daarna zien ze een bedankbevestiging.

Of de klant überhaupt een retourknop ziet, is een locatie-instelling — Toon bevestigingsknop, omschreven als "Toon een bevestigingsknop waarop klanten kunnen klikken om te bevestigen dat ze hun boeking hebben ontvangen".

Drukken je klanten er standaard nooit op, dan is dat normaal, en precies daarom bestaat de handmatige keuze Teruggebracht. Niets dwingt een klant zijn eigen boeking af te sluiten.

Wat er gebeurt als een klant niet op tijd terugbrengt

Bijna elke verhuurder stelt deze vraag tijdens het instellen, en het korte antwoord is: er gebeurt niets automatisch. Er is geen status "te laat", geen melding aan jou of aan de klant, en geen automatische boete. De boeking blijft gewoon op Opgehaald staan tot iemand — de klant of jij — hem op Teruggebracht zet. Wat wél verandert, is de toegang:

De ontgrendelpagina van de klant werkt vanaf 15 minuten voor de geboekte start tot 30 minuten na het geboekte einde. Deze marges liggen vast — het is geen instelling. (De pincode zelf kan eerder zichtbaar zijn voor de klant — het volledige tijdsbeeld staat in Klanten krijgen geen pincode (of de code opent het slot niet).) Vanaf het geboekte einde zelf toont de aftelling op de pagina (als je die weergeeft) al "Je boeking is al beëindigd.", ook al werken de codes nog; zodra de 30 minuten voorbij zijn, vervangt de pagina de codes helemaal door "Je boeking is niet meer geldig."
De fysieke code kan de pagina overleven. De PIN van een Igloo-hangslot wordt in het slot zelf gegenereerd en kan niet op afstand worden geannuleerd — meestal blijft hij het hangslot nog tot een uur of twee na het geboekte einde openen, ook al toont de pagina hem niet meer. Ontgrendellinks van Allockate werken eveneens tot een uur na het einde. In dat venster kan de pagina van een klant dus nee zeggen terwijl het slot toch opengaat — beschouw dat als normaal, niet als storing.
De eenheid komt weer beschikbaar volgens schema, niet bij retour. Zodra het geboekte einde (plus je blokkeertijd — zie hieronder) voorbij is, wordt het slot weer boekbaar ook al staat de boeking nog op Opgehaald. Is de kajak echt nog buiten, dan boekt de volgende klant een eenheid die er niet is — dit is het spiegelbeeld van het vroege-retourgedrag hierboven, en de belangrijkste reden om bij sluitingstijd Boekingsbeheer in de gaten te houden.

Wat je wel kunt inrichten:

Een "graag terugbrengen"-duwtje: maak onder E-mailinstellingen een eigen e-mail aan met de trigger Na boekingseinde en Boekingsstatus alleen op Opgehaald — dan bereikt hij precies de klanten die hebben opgehaald en nooit een retour hebben afgerond. (Klanten die überhaupt nooit hebben opgehaald, blijven met rust gelaten.)
Betaald langer houden, zolang hun pagina nog werkt: met de knop De boeking verlengen kan de klant betalen om de eenheid langer te houden. Die verdwijnt samen met de rest van de ontgrendelpagina 30 minuten na het einde, en verlengingen worden ronduit geweigerd zodra de boeking meer dan 12 uur geleden is afgelopen. Er is geen manier om iemand automatisch kosten in rekening te brengen nadat hij te lang blijft; wat er voor een late retour verschuldigd is, is een zaak tussen jou en de klant.

Eén begrip om hier niet mee te verwarren: Blokkeertijd na boeking ("Buffertijd voordat de volgende boeking kan beginnen.") op de openingsdata van de locatie is omsteltijd die jou tussen boekingen beschermt — het geeft de klant helemaal geen extra tijd.

Retourvereisten — vragen en foto's

Retourvereisten worden per locatie ingesteld.

Ga naar Locaties en open de locatie.
Open het tabblad Klantstroom.
Open stap 4, Retour (Afsluiting + Checklist) — "Definieer wat de klant moet doen om de retour te voltooien — checklist, schadevragen en fotovereisten".
Voeg onder Retourvereisten ("Retourvragen, foto's, schaderapporten of bevestigingen voordat de boeking wordt afgesloten.") toe wat je nodig hebt met Vereiste toevoegen.
Druk op Opslaan.

Elke vereiste wordt uit een preset opgebouwd. De meestgebruikte bij een retour zijn Foto maken, Foto uploaden, Schriftelijk antwoord, Kies één optie, Aanvinken om te bevestigen en Sterrenbeoordeling. Een vereiste die je als verplicht markeert, moet worden afgerond voordat de klant kan afronden — "Klanten moeten deze vereiste voltooien voordat ze verder kunnen." Een vereiste kan ook op inactief worden gezet, waardoor hij voor klanten verborgen blijft maar in je instellingen bewaard blijft.

Het weten waard over de twee fotopresets: Foto maken opent de eigen camera-app van de telefoon (camera aan de achterkant); Foto uploaden opent in plaats daarvan de fotobibliotheek — de admin omschrijft het als "Opent niet eerst de camera." Er zit geen camerabeeld in Rentalbuddy zelf. Melden klanten dat foto's zwart of leeg uitvallen, dan is dat een probleem van de telefoon, geen instelling in Rentalbuddy (een bekend probleem op iPhone/Safari is midden 2026 opgelost). Vraag ze het opnieuw te proberen, of zet de vereiste om naar Foto uploaden zodat ze in hun eigen camera-app kunnen fotograferen en de afbeelding kunnen kiezen.

Accountinstellingen of locatie-instellingen? Het tabblad Klantstroom volgt óf je accountbrede standaarden, óf is specifiek voor deze locatie. Lijken je wijzigingen geen effect te hebben, controleer dan eerst de schakelaar Locatie-specifiek bovenaan het tabblad — dit wordt behandeld in Klantstroom en boekingservaring — wat je klanten zien.

Waar de antwoorden terechtkomen

Open de boeking en zoek naar Retourantwoorden. Antwoorden op de stap vóór het ontgrendelen staan onder Antwoorden vóór ontgrendeling, en antwoorden die tijdens de checkout zijn gegeven onder Antwoorden van klant. Elke sectie verschijnt alleen als er iets in staat.

Foto's die de klant heeft geüpload, worden verzameld in de afbeeldingengalerij van de boeking, zodat je de staat van een eenheid kunt bekijken nadat hij terugkomt.

Voordat de klant kan ontgrendelen

Het spiegelbeeld van de retourstap is stap 2 van Klantstroom, Voor ontgrendeling (optioneel). Zet hem aan en voeg minstens één vereiste toe, en nieuwe boekingen voor die locatie beginnen hun leven als Niet verzameld - pre-flow vereist in plaats van Klaar om op te halen.

De klant ziet dan jouw vragen in plaats van zijn pincodes, en de codes verschijnen pas zodra hij ze heeft ingediend. Gebruik het voor vrijwaringen, veiligheidsvideo's, ID-foto's of een conditiecheck voordat het materieel vertrekt.

Een boeking heropenen die de klant per ongeluk heeft teruggebracht

Ja, dat kan — klanten kunnen hun eigen retour niet ongedaan maken, maar jij wel.

Open de boeking, of zoek de rij op in Boekingsbeheer.
Kies in de statuskeuzelijst Opgehaald (de verhuur loopt nog) of Klaar om op te halen (hij had helemaal niet moeten beginnen).

Twee dingen om te weten voordat je dat doet:

De incheck-tijd wordt overschreven. Opgehaald kiezen stempelt Inchecken als nu, niet als de oorspronkelijke ophaaltijd. Klaar om op te halen kiezen wist zowel Inchecken als Uitchecken.
Een beoordeling die de klant bij de retour heeft achtergelaten, gaat verloren. Heeft hij bij het terugbrengen een beoordeling of vragenlijst ingevuld, dan wist het terugzetten van de boeking uit Teruggebracht die.

De eenheid wordt meteen weer uit de beschikbaarheid gehaald zodra je dit doet, dus als iemand in de tussentijd het vrijgekomen slot heeft geboekt, kun je dubbel geboekt raken op dat slot. Controleer de tijdlijn in Boekingsbeheer voordat je een retour van een drukke dag heropent.

Snelle referentie

Situatie	Wat te doen
Klant is vroeg terug en je wilt de eenheid opnieuw verhuren	Zet Teruggebracht
Klant heeft nooit op terugbrengen gedrukt	Zet zelf Teruggebracht
Klant heeft per ongeluk op terugbrengen gedrukt	Zet weer Opgehaald — let op: de incheck-tijd wordt overschreven
Materieel aan de balie overgedragen	Zet Opgehaald, of laat de ontgrendelpagina van de klant het doen
Je wilt foto's van het materieel bij de retour	Klantstroom → stap 4 → Retourvereisten
Je wilt een vrijwaring getekend vóór het ontgrendelen	Klantstroom → stap 2, Voor ontgrendeling (optioneel)
Boeking mag helemaal niet doorgaan	Annuleren — zie Een boeking bewerken, verplaatsen of annuleren