Wegwijs in Rentalbuddy: het menu uitgelegd

Als iemand je zojuist een login heeft gegeven voor een account dat al draait, is dit de pagina om mee te beginnen. Hij loopt het linkermenu van boven naar beneden door, legt de ene besturing uit waar iedereen over struikelt — de locatiekiezer — en vertelt je wat de twee "voorpagina's", Home en het dashboard, eigenlijk laten zien.

Ben je juist een account vanaf nul aan het opbouwen, lees dan eerst Checklist voor nieuwe operators — van leeg account naar eerste boeking. Die behandelt dezelfde schermen in de volgorde waarin je ze nodig hebt.

---

De drie delen van het scherm

Het linkermenu is de hoofdnavigatie. Als het dicht is, opent het hamburgerpictogram linksboven het — het heet menu.

De bovenbalk toont je bedrijfsnaam met daaronder de momenteel geselecteerde locatie, een knop die je eigen boekingsflow opent, en — op pagina's die er een hebben — een knop Videogids.

Al het overige is de pagina waar je op zit.

---

In welke locatie werk ik?

Open het linkermenu. Boven de menu-items staat een dropdown met het label Locatie — wat daar geselecteerd is, is de locatie waarop Producten, Stations en de boekknop van toepassing zijn. Verander hem en dezelfde schermen tonen andere gegevens. Dit is het allerbelangrijkste om goed te hebben, en het wordt makkelijk over het hoofd gezien.

Drie manieren om te controleren wat er geselecteerd is zonder het menu te openen:

• De dropdown Locatie zelf, bovenaan het geopende menu.
• Het kleine regeltje tekst onder je bedrijfsnaam in de bovenbalk (en in de menukop) — dat is de naam van de geselecteerde locatie.
• Op mobiel toont de bovenbalk het onderdeel waar je bent met daaronder de locatienaam.

Naast de dropdown staat een wereldbolpictogram met de tooltip Instellingen, dat direct naar de instellingen van die locatie springt. Verschijnt daar een rode stip, dan luidt de tooltip De locatie is momenteel gesloten — de locatie valt op dit moment buiten haar openingstijden.

Heb je meer dan één locatie, werp dan een blik op de dropdown Locatie voordat je iets bewerkt. Wekenlang de verkeerde locatie bewerken gebeurt echt, omdat de meeste schermen er tussen locaties identiek uitzien.

Let op: niet alles is locatiegebonden. Instellingen geldt accountbreed, en Boekingen, Klanten en Kortingscodes hebben hun eigen filters. Locatiespecifieke instellingen — openingsdata, de boekknop, de websitepagina — zitten binnen Locaties, op de locatie zelf.

---

Home

Home is waar je landt als je inlogt. De pagina toont een van twee dingen.

Zolang je account nog wordt ingericht, toont hij Welkom bij Rentalbuddy! en een Gids — een genummerde checklist met een voortgangsbalk en een teller x/y voltooid. Deze stappen worden bijgehouden:

• Word lid van Rentalbuddy
• Maak je eerste locatie aan
• Maak een product aan
• Betalingen configureren
• Sloten en toegang instellen (getoond als je een onbemande locatie hebt)
• Activeer je account

Elke rij is klikbaar en opent ofwel een korte dialoog ofwel springt naar het juiste scherm; drie ervan blijven grijs tot er een locatie bestaat, met de hint "Je moet eerst een locatie aanmaken voordat je…". De cijferbadge op het menu-item Home geeft aan hoeveel stappen er nog openstaan.

Zodra elke stap is afgevinkt, toont Home de checklist niet meer maar het dashboard. Op een gevestigd account zijn Home en het dashboard dus dezelfde pagina — dat is de bedoeling, geen bug.

Het dashboard

Het dashboard is het rapportageoverzicht. Bovenaan stel je een Datumbereik in, kies je met de dropdown Boekingen op of de cijfers worden geteld op Boekingsdatum of Startdatum, en — als je meer dan één locatie hebt — kies je onder Locaties welke je meeneemt (standaard is Alle locaties).

Daaronder staan de overzichtstegels: Gemiddelde boekingsduur, Gemiddelde bestelwaarde, Totale omzet en Totaal aantal reserveringen, plus Lidmaatschapsaankopen als lidmaatschappen aanstaan voor je account. Vervolgens een omzet-en-volumegrafiek over de periode, en nog twee panelen: Nationaliteit van de klant en Producten.

Wat het dashboard dekt en waar de grenzen liggen, staat in Rapporten en exports — wat je uit Rentalbuddy kunt halen.

---

Het menu, onderdeel voor onderdeel

Welke items je precies ziet hangt af van je rol en je abonnement, dus je menu kan korter zijn dan deze lijst.

Home — de Gids voor de inrichting terwijl je aan het opstarten bent, daarna het dashboard. Zie hierboven.

Boekingen — de lijst met boekingen, waar je een enkele boeking opent om te zien wat er is betaald, wat er is verstuurd en wat de PIN-code is, en waar je er een terugbetaalt, annuleert of bewerkt. Ga hierheen als een klant je over een specifieke boeking benadert. Zie Een boeking bewerken, verplaatsen of annuleren en Een boeking terugbetalen of annuleren.

Boekingsbeheer — de operationele weergave van dezelfde boekingen: wat er nu uit is, op welk slot, en wat eraan komt. Dit is het dagelijkse scherm aan de balie, en het scherm waar je een boeking tussen sloten kunt verplaatsen. Het is ook het enige onderdeel dat een alleen-lezen-gebruiker ziet.

Klanten — klantgegevens en hun boekingsgeschiedenis. Ga hierheen om iemand op naam of e-mail op te zoeken in plaats van op boeking, of om namens een klant te boeken.

Producten — alles wat je verhuurt: huurproducten, accessoires, verzekeringen, evenementen en lidmaatschappen, met hun prijzen, voorraad en belasting. Er moet een locatie geselecteerd zijn voordat je er een toevoegt, want producten horen bij de geselecteerde locatie.

Locaties — je vestigingen. Open een locatie en je krijgt haar eigen tabbladen: Locatie-instellingen (naam, adres, tijdzone, bemand of onbemand), Boekknop (hoe klanten bij je boeking komen, en de code om op je website in te sluiten), Klantstroom, Boekingservaring, Openingsdata (openingstijden en seizoenen — niets is boekbaar tot deze bestaan) en Website. Veel van wat "ontbreekt" in het hoofdmenu zit op deze tabbladen. Zie Openingstijden en openingsdata en De boekknop op je website installeren.

Stations — de fysieke plekken waar je sloten zitten, en de sloten zelf. Open een station om de slotentabel te krijgen, waar elk slot op Actief wordt gezet en aan een Product wordt gekoppeld. De beschikbaarheid voor selfservice-verhuur wordt hier geregeld, niet door het voorraadaantal van het product alleen. Sla dit onderdeel helemaal over als je locatie bemand is.

Gebruikers — de mensen die op het account kunnen inloggen. Dit item wordt alleen getoond aan gebruikers met volledige beheerdersrechten; zie je het niet, vraag dan degene die het account beheert om je collega toe te voegen.

Accounts — de accountlijst. Ook alleen voor beheerders, en geen onderdeel van de normale dagelijkse gang van zaken.

Kortingscodes — kortingscodes en cadeaubonnen, inclusief de truc met de 100 %-code om een testboeking te plaatsen zonder jezelf te betalen.

Lidmaatschappen — lidmaatschapsplannen, als je account die gebruikt. Als lidmaatschappen aanstaan, verschijnt er ook een tegel Lidmaatschapsaankopen op het dashboard.

FAQ — het helpgedeelte in het product, vooral videogidsen. Zie Hulp krijgen binnen de Rentalbuddy-admin.

Support — een ondersteuningsgedeelte dat in de admin is ingebouwd. Het staat niet voor elk account aan, dus het kan zijn dat het niet in je menu staat.

Instellingen — alles wat accountbreed is, op tabbladen: Account (bedrijfsgegevens), Gebruikersprofiel (je eigen login en wachtwoord), Taal, Klantstroom, E-mailinstellingen (je bevestigings- en geautomatiseerde e-mails), Betalingen (valuta en de Stripe-koppeling), belastinginstellingen, Integraties en Facturering (je eigen abonnement). Als je een instelling niet op een locatie kunt vinden, is dit de andere plek om te kijken.

Onderaan het menu vind je ook de taalkiezer voor de admin-interface zelf, je e-mailadres en de uitlogknop.

---

Twee niveaus van instellingen

Rentalbuddy heeft instellingen op accountniveau en op locatieniveau, en die door elkaar halen is de meest voorkomende reden voor "de instelling staat er niet".

• Accountniveau — Instellingen in het linkermenu. Bedrijfsgegevens, valuta, Stripe, belastingen, e-mailsjablonen, facturering. Geldt voor alles wat je runt.
• Locatieniveau — Locaties → open de locatie → haar tabbladen. Adres, bemensing, openingsdata, de boekknop en URL, de klantgerichte boekingsflow. Geldt voor die ene locatie.

Ben je iets aan het zoeken, kijk dan op beide plekken, en controleer eerst of de juiste locatie is geselecteerd.

---

Snelle referentie

Ik wil…	Ga naar
Zien wat er nu verhuurd is	Boekingsbeheer
De boeking van één klant vinden	Boekingen of Klanten
Een prijs wijzigen of een product toevoegen	Producten
Openingstijden wijzigen	Locaties → locatie → Openingsdata
De code voor de boekknop of een QR-code krijgen	Locaties → locatie → Boekknop
Een product aan een slot koppelen	Stations → station → slotentabel
De bevestigingsmail bewerken	Instellingen → E-mailinstellingen
De omzet over een periode controleren	Home / het dashboard
Een collega toevoegen	Gebruikers (vereist beheerdersrechten)
Een instructievideo bekijken	Videogids in de bovenbalk, of FAQ