Checklist voor nieuwe operators — van leeg account naar eerste boeking

Een verhuurbedrijf inrichten raakt aan veel schermen, en de volgorde is belangrijk: meerdere stappen zijn geblokkeerd tot een eerdere stap klaar is. Deze checklist is de volgorde die werkt. Elke stap is kort en verwijst je naar een uitgebreider artikel als je dat nodig hebt.

De ingebouwde gids dekt de essentie

Als je inlogt, toont de pagina Home een Gids met de zes stappen die het systeem voor je controleert:

Word lid van Rentalbuddy — gebeurt automatisch bij het aanmaken van je account
Maak je eerste locatie aan
Maak een product aan
Betalingen configureren
Sloten en toegang instellen (alleen getoond als je een onbemande locatie hebt)
Activeer je account

Werk de Gids door en hij vertelt je wat er nog ontbreekt. De onderstaande checklist is dezelfde reis met daarbij de stappen die de Gids niet bijhoudt — belastingen, openingsdata, de boekknop, e-mailteksten en een testboeking.

1. Maak je account aan en verifieer je e-mail

Meld je aan op de pagina Account aanmaken met Naam, E-mail (gebruikersnaam), Telefoonnummer en Wachtwoord, en accepteer de Algemene voorwaarden.

Je komt dan bij Verifieer je e-mail: "Controleer je inbox en klik op de verificatielink die we je hebben gestuurd." Je kunt niet inloggen voordat je dat doet — de inlogpagina zegt dan "E-mailadres niet geverifieerd, inloggen verboden." Komt de e-mail niet aan, controleer dan je spam en gebruik Nieuwe link verzenden (er zit een korte wachttijd tussen verzendingen).

2. Vul je bedrijfsgegevens in en kies je valuta

Open in het linkermenu Instellingen → het tabblad Account en vul Bedrijfsinformatie in. Deze gegevens zijn zichtbaar voor je klanten, dus zorg dat ze vroeg kloppen.

Onder Instellingen → Betalingen stel je je Valuta in. Doe dit vóór al het andere dat met geld te maken heeft: de valuta kan alleen worden gewijzigd zolang het account geen actieve of toekomstige boekingen op enige locatie heeft. Zodra er boekingen bestaan, gaat het veld op slot.

3. Stripe verbinden

Rentalbuddy accepteert kaartbetalingen via Stripe. Open Instellingen → Betalingen → Online betalingen en klik op Maak verbinding met Stripe om betalingen te verwerken.

Je wordt gevraagd te kiezen:

Ik ben nieuw bij Stripe → Nieuw account aanmaken — je doorloopt een korte aanmelding op de website van Stripe.
Ik gebruik Stripe al → Mijn bestaande account koppelen — let op de waarschuwing: "Stripe staat slechts één koppeling van je account met een zakelijke platform tegelijk toe. Als je Stripe-account nog aan een andere dienst is gekoppeld, verbreek die koppeling daar eerst of gebruik een ander Stripe-account."

Als het lukt zie je Stripe succesvol verbonden!

Zie ook: Rentalbuddy of Stripe — waar moet ik zijn voor wat?.

4. Stel je belastingtarieven in

Belastingtarieven worden één keer voor het hele account ingesteld en daarna per product gekozen. Open Instellingen → belastinginstellingen.

Deze stap heeft eerst Stripe nodig — zonder Stripe zegt het scherm "U moet Stripe verbinden om belastingen aan te maken en te beheren." De snelste route is Standaardbelastingen genereren, waarmee de standaardtarieven voor je land worden aangemaakt. Je kunt ook Nieuwe belasting toevoegen gebruiken (land, Belastingtype, Percentage (%), Exclusief/Inclusief) of, als je al tarieven in Stripe bijhoudt, Synchroniseren vanuit Stripe.

5. Maak je locatie aan

Open in het linkermenu Locaties → Nieuwe locatie toevoegen.

Vul op het tabblad Locatie-instellingen de Naam van je Locatie, de adresvelden en de Tijdzone in. Zet Aanwezigheid van personeel op Onbemand als je slimme sloten wilt gebruiken, of op Bemand als personeel de uitrusting uitgeeft — de helptekst zegt precies dat. Onder Taal en tijdzone kies je ook de Hoofdtaal en de Talen die getoond worden in de boekingsweergave.

Bijna al het overige — producten, betalingen, sloten — is geblokkeerd tot er een locatie bestaat.

Zie ook: Locaties en stations uitgelegd (en welke instellingen waar zitten).

6. Bepaal hoe klanten bij je boeking komen

Open het tabblad Boekknop van de locatie. Onder Waar boeken klanten? kies je:

Rentalbuddy-website — een eenvoudige boekingspagina die wij hosten. Niets te installeren.
Mijn eigen website → Boekingslink — je plakt een link op je site.
Mijn eigen website → Ingebed op uw website — de boekknop staat op je eigen pagina. Dit is de optie die de twee stukken code nodig heeft, en de optie waarbij je URL waar de boekknop is geïmplementeerd moet invullen.

Kies je de ingesloten optie, zorg dan dat die URL klopt — Rentalbuddy bouwt de links voor starten, retourneren, verlengen en verzetten in je klantmails daaruit op. Een verkeerd adres stuurt klanten naar de verkeerde pagina.

Zie ook: De boekknop op je website installeren.

7. Stel je openingsdata in

Open het tabblad Openingsdata van de locatie. Niets is boekbaar tot je dit doet: "Om boekingen te accepteren, maakt u hieronder minimaal één tijdsperiode aan. Tijdsperiodes bepalen wanneer uw locatie beschikbaar is voor verhuur."

Gebruik Maak nieuwe tijdsperiode, geef de periode een Periodenaam, een Startperiode en een Einde periode, en stel per weekdag de Ophaaltijden en Retoururen in (Alle dagen gelijk maken aan maandag scheelt tijd). Controleer daarna het Boekingsinterval (de tijdstappen waarin klanten kunnen boeken), de Limieten boekingsduur (minimale en maximale huurduur) en, als je schoonmaaktijd nodig hebt, de Blokkeertijd na boeking. Afwijkende losse dagen zet je onder Aangepaste datums.

Zie ook: Openingstijden en openingsdata.

8. Maak je producten met prijzen aan

Zorg dat er een locatie is geselecteerd in de navigatiebalk en open dan in het linkermenu Producten → Nieuw product toevoegen.

Kies het type (Huurproduct, Huuraccessoire, Verzekering, Evenement of Lidmaatschap), vul Basisinformatie en Productnamen en beschrijvingen in, stel de Voorraad in (Aantal eenheden — hoeveel je er fysiek hebt), en kies je belasting onder Belastingen.

Kies onder Prijsinstelling hoe je afrekent: Prijs per eenheid, Prijs per uur, of Gestructureerde prijzen ("Stel verschillende prijzen in voor verschillende tijdsduren") wanneer een huur van 3 uur niet simpelweg drie keer het uurtarief moet kosten.

Zie ook: Producten aanmaken en beheren en Accessoires en extra's.

9. Maak je stations aan en koppel je sloten

Sla deze stap over als je locatie Bemand is.

Open in het linkermenu Stations → Nieuwe station toevoegen, geef het een Naam van het station en kies de Locatie en het Kluis type. Een station is de fysieke plek waar je sloten zitten; een locatie is de vestiging waar het bij hoort.

Voor Igloohome-sloten doorloopt de gids Verbinden met Igloohome drie stappen: Download de app, Koppel je sloten (via Igloohome's eigen handleiding) en Synchroniseren met Igloohome. Eén ding waar mensen over struikelen wordt in de app zelf benoemd: nadat je Rentalbuddy hebt geautoriseerd, synchroniseren je sloten pas als je een betaalmethode toevoegt in het Igloo Connect-portaal.

Zie ook: Je slimme sloten verbinden en beheren.

10. Koppel elk product aan een slot

Open het station en gebruik de slotentabel. Elke slotrij heeft een kolom Product — kies welk product die fysieke unit is. Een slot zonder product toont Geen product toegewezen, en het station waarschuwt je: "Klanten kunnen deze sloten niet boeken totdat elk een product heeft."

Zet ook Actief aan. De tooltip is expliciet: "Als een slot actief is, kunnen klanten het product op dat slot boeken. Als het slot inactief is, wordt dat product niet getoond en kan het niet worden geboekt." Gebruik Alle sloten activeren om ze in één keer te doen.

Dit is de stap die operators het vaakst missen — beschikbaarheid wordt bepaald door sloten, niet door het voorraadaantal van het product alleen.

11. Zet de boekknop op je website

Heb je in stap 6 Ingebed op uw website gekozen, dan installeer je hem hier: kopieer Boekingsmotorcode kopiëren één keer in je sitebrede code, en Knopcode kopiëren op de pagina waar de knop moet verschijnen.

De veruit meest voorkomende fout hier is het script meer dan één keer plakken — dat breekt de checkout. De volledige instructies, per websitebouwer, staan in De boekknop op je website installeren.

12. Bewerk je bevestigingsmail

Open Instellingen → E-mailinstellingen. Onder Standaard e-mails vind je Bevestigingsmail — klap hem uit om het E-mailonderwerp, de Introductietekst en de Sluittekst te bewerken, en om te kiezen welke blokken en knoppen de e-mail bevat (Boekingsdetails, Routebeschrijving - Locatie, Download bon, Boeking starten, Boeking beëindigen, enzovoort). E-mailvoorbeeld toont het resultaat.

Onder Jouw e-mails kun je extra geautomatiseerde e-mails aanmaken met een eigen trigger en locatiebereik. De schakelaar Actief is belangrijk: "Als Actief is uitgeschakeld, wordt deze e-mail niet naar klanten verzonden."

Zie ook: Je bevestigingsmail bewerken en herinneringen instellen.

13. Activeer je account

De laatste stap in de Gids is Activeer je account — "Voeg een abonnement toe om je account te activeren en boekingen te kunnen ontvangen." Gebruik Facturering toevoegen, of later Instellingen → Facturering. Je proefperiode houdt je niet eeuwig live.

14. Plaats een testboeking, van begin tot eind

Ga niet live zonder dit een keer zelf te doen. Je wilt de hele keten zien: boeking → betaling → bevestigingsmail → PIN-code of ophalen → retour.

Gebruik een kortingscode van 100 % zodat je jezelf niet hoeft te betalen. Open Kortingscodes → Kortingscode aanmaken, zet Kortingstype op Percentage en vul 100 in bij het veld Procent. 100 is toegestaan — de eigen validatiemelding van het formulier luidt "Voer een percentage van 1 tot 100 in". Geef de code een korte vervaldatum en zet Maximaal gebruik totaal op 1 of 2 zodat een echte klant er niet toevallig op stuit, en zet daarna Status van de code op Inactief als je klaar bent met testen.

Twee dingen om op te letten: als je een Minimale orderwaarde op de code zet, geldt die mogelijk niet voor je kleine testboeking, en de betaalstap verschijnt nog steeds bij een totaal van nul — Stripe vraagt alleen niet om kaartgegevens. De hele truc staat in Kortingscodes aanmaken en beheren.

Boek daarna zoals een klant zou doen: open je eigen boekingspagina of de pagina van je website met de knop erop, rond de boeking af, en controleer of de bevestigingsmail aankomt met een werkende link. Er is een knop Voorbeeld op het tabblad Boekknop die je boekingsflow in een nieuw tabblad opent, wat handig is om het insluiten te controleren — maar een voorbeeld is geen echte boeking, dus doe er ook een echte.

Zie ook: Klanten krijgen geen pincode (of de code opent het slot niet) en De klant zegt dat er geen bevestigingsmail is aangekomen — de twee dingen die je op je eerste live dag het meest kunnen verrassen.

Snelle referentie

Stap	Waar
Account aanmaken, e-mail verifiëren	Aanmeldpagina
Bedrijfsgegevens, valuta	Instellingen → Account / Betalingen
Stripe verbinden	Instellingen → Betalingen → Online betalingen
Belastingtarieven	Instellingen → belastinginstellingen
Locatie	Locaties → Nieuwe locatie toevoegen → Locatie-instellingen
Hoe klanten boeken, site-URL	Locatie → Boekknop
Openingsdata en -tijden	Locatie → Openingsdata
Producten en prijzen	Producten → Nieuw product toevoegen
Stations en sloten	Stations → Nieuwe station toevoegen
Product op elk slot	Station → slotentabel → Product, Actief
Boekknop op je site	Locatie → Boekknop
Bevestigingsmail	Instellingen → E-mailinstellingen
Abonnement	Instellingen → Facturering
Testboeking	Kortingscodes → code van 100 %, daarna echt boeken