Heropenen na de winter: de checklist voor het seizoensbegin

Het eerste warme weekend komt, iemand probeert te boeken, en niets werkt: geen beschikbare tijden, sloten die niet wakker willen worden, geen PIN-codes. Geen van deze dingen is een defect — zo ziet een account eruit na een winter met verlopen openingsdata, lege accu's en verlopen verbindingen met de slotleverancier. Dezelfde negen controles, in deze volgorde, zetten alles weer goed.

Is dit je allereerste seizoen, begin dan met Checklist voor nieuwe operators — van leeg account naar eerste boeking — dit artikel gaat ervan uit dat afgelopen najaar alles werkte.

1. De verbinding met de slotleverancier herstellen

Sla door naar stap 4 als je locaties Bemand zijn (geen slimme sloten).

Je Igloohome-verbinding gaat niet eeuwig mee — hij verloopt, en de admin waarschuwt je maanden van tevoren. Als de verbinding in haar laatste fase komt, opent er bij het inloggen een dialoog met "Uw Igloo home-verbinding verloopt over" zoveel dagen — of "Uw Igloo home-verbinding is verlopen!" — met een knop Maak opnieuw verbinding met Igloo home. Klik hem niet weg om verder te gaan; maak opnieuw verbinding. Je kunt het ook altijd controleren onder Instellingen → Integraties, in het onderdeel Slimme sloten, dat dezelfde aftelling toont.

Controleer daarnaast je betaalmethode in het portaal van de slotleverancier zelf. Als de kaart in het dossier over de winter is verlopen, stopt de codegeneratie stilzwijgend — het enige spoor is een mislukte synchronisatie met "Betalingsmethode vereist. Voeg een geldige betalingsmethode toe in het Igloo Connect-portaal om uw sloten te synchroniseren." Gebruik Open Igloo Connect-portaal en regel het daar vóór het seizoen, niet terwijl er een klant staat te wachten.

2. De sloten opladen en nakijken

Hardware-advies hoort bij je slotleverancier, dus houd je aan hun richtlijnen. Twee dingen zijn wel de moeite waard om te weten voordat je in paniek raakt: accu's lopen leeg tijdens opslag, en een slot dat de hele winter ongeladen heeft gelegen kan volkomen dood lijken tot het echt langere tijd aan de lader heeft gehangen. Laad elk slot op en controleer daarna de fysieke basis — stickers met het kluisnummer nog leesbaar, QR-codes nog op de units, beugels die soepel bewegen.

3. De sloten synchroniseren en elke rij controleren

Ga naar Stations en druk op Haal laatste informatie op van igloohome in het Igloohome-paneel. Hier zou ook de betaalmethodefout uit stap 1 verschijnen.
Open elk station en gebruik Dit slot synchroniseren vanuit Igloo bij elk slot dat zich vreemd gedraagt — je wilt bij elk slot Slot gesynchroniseerd vanuit Igloo zien.
Bevestig in de slotentabel dat elk slot zijn Product heeft ingesteld (geen Geen product toegewezen) en dat Actieve status aanstaat. Heb je sloten voor de winter uitgezet, dan zet Alle sloten activeren een heel station in één klik weer aan.
Druk op Opslaan — wijzigingen aan product en actieve status worden niet opgeslagen terwijl je ze maakt.

De volledige levenscyclus — nieuwe sloten koppelen, verplaatsen, master-PINs — staat in Je slimme sloten verbinden en beheren.

4. De openingsdata voor het nieuwe seizoen aanmaken

Dit is de klassieke voorjaarsmisser. De tijdsperiode van vorig jaar eindigde in het najaar, en een locatie zonder actieve periode accepteert helemaal geen boekingen — geen foutmelding, alleen een lege boekingspagina in maart.

Ga naar Locaties en lees de kolom Actieve openingsdatum: Geen actieve of aankomende openingsdata of Openingsdata beginnen in de toekomst betekent dat er werk aan de winkel is.
Open de locatie, ga naar het tabblad Openingsdata en druk op Maak nieuwe tijdsperiode (of kopieer de periode van vorig jaar en geef die nieuwe datums). Stel Startperiode en Einde periode zo in dat ze het seizoen dekken.
Controleer per weekdag de tijden Open en Sluiten — en stel de openingstijd op het hele uur in. Een openingstijd als 09:30 slaat zonder klagen op en levert daarna helemaal geen boekbare tijden op voor die weekdag.
Gebruiken je producten seizoensprijzen, stel dan per periode Prijstabel voor tijdsperiode (Hoogseizoen / Laagseizoen) in, en controleer Tijd voor start waarin je kunt boeken.
Ruim verouderde Aangepaste datums op — de stormsluitingen van vorig jaar sluiten die dagen dit jaar anders stilzwijgend opnieuw.
Druk op Opslaan.

Elke valkuil op dit tabblad wordt uitgelegd in Openingstijden en openingsdata; als er daarna nog steeds iets niet boekbaar wil zijn, werk dan Klanten zien geen beschikbare tijden, of helemaal geen producten door.

5. Producten, prijzen en voorraad nalopen

Open Producten en loop de lijst één keer door: kloppen de prijzen na de winter nog (inclusief de prijzen voor Hoogseizoen / Laagseizoen en eventuele Verschillende prijzen per weekdag), kloppen de beschrijvingen nog, en past Aantal eenheden bij wat de opslag heeft overleefd? Denk eraan dat op onbemande locaties de boekbare hoeveelheid het aantal actieve sloten is dat het product draagt — daarom is stap 3 belangrijker dan het voorraadaantal.

6. De boekknop op je website controleren

In de winter worden websites verbouwd, en theme-updates staan erom bekend dat ze ingesloten code weghalen. Open het tabblad Boekknop van de locatie en gebruik Voorbeeld — zoals de tooltip zegt: "Opent je website in een nieuw tabblad met het boekingsflow zodat je kunt controleren of insluiten werkt." Bevestig meteen dat URL waar de boekknop is geïmplementeerd nog naar de juiste pagina wijst: de links in bevestigingsmails worden daaruit opgebouwd, dus een pagina die over de winter is verhuisd stuurt klanten naar de verkeerde plek. Opnieuw installeren staat beschreven in De boekknop op je website installeren.

7. Je bevestigingsmail opnieuw lezen

Open Instellingen → E-mailinstellingen en klap Bevestigingsmail uit onder Standaard e-mails. Lees de Introductietekst en Sluittekst zoals een klant ze zou lezen: is het telefoonnummer actueel, kloppen de ophaalinstructies nog, is er over de winter iets veranderd? E-mailvoorbeeld toont het resultaat. Gebruik je extra geautomatiseerde e-mails onder Jouw e-mails, controleer dan ook hun schakelaars Actief.

8. Eén echte testboeking plaatsen

Laat je eerste klant niet de test zijn. Boek van begin tot eind — boeking, betaling, bevestigingsmail, PIN-code, retour — op je echte websitepagina, niet alleen in het voorbeeld.

Om te voorkomen dat je jezelf betaalt, gebruik je een kortingscode van 100 %: de betaalstap verschijnt nog steeds, maar bij een totaal van nul vraagt Stripe niet om kaartgegevens — je bevestigt alleen. De hele truc, inclusief het beperken van het gebruik van de code, staat in Kortingscodes aanmaken en beheren.

Komt de code aan maar wil je de timingregels vóór de openingsdag nog dubbelchecken, dan legt Klanten krijgen geen pincode (of de code opent het slot niet) uit wanneer codes worden gegenereerd en getoond.

9. Uitzetten wat niet terugkomt

Alles wat de winter niet heeft overleefd moet ophouden boekbaar te zijn vóór het seizoen begint, niet nadat iemand het heeft geboekt:

Voor een unit die kapot is of in reparatie, zet je Actieve status van het slot uit op de stationspagina — verwijder het slot niet; verwijderen is definitief en laat alle eraan gekoppelde boekingen stranden.
Voor een product dat je helemaal niet meer aanbiedt, haal je het eerst van zijn sloten af en gebruik je daarna Product verwijderen — verwijderen wordt geblokkeerd zolang een slot het nog draagt: "Dit product is nog gekoppeld aan een stationslot. Verwijder het uit het slot via de Stations-pagina en probeer opnieuw."

Dat is de hele voorjaarsroutine: leveranciersverbinding, accu's, synchronisatie, openingsdata, producten, knop, e-mail, testboeking, opruimen. In deze volgorde kost het een middag — in een andere volgorde kost het een seizoen aan supportgesprekken.