Refunder eller kanseller en bestilling

Dette er to atskilte handlinger, og dette er det aller viktigste å forstå før du trykker på noe:

• Kanseller frigjør utstyret og hindrer kunden i å bruke bestillingen. Den sender ikke noen penger tilbake.
• Tilbakebetaling sender penger tilbake. Den kansellerer ikke bestillingen.

Hvis en kunde ikke kommer og skal ha pengene sine tilbake, gjør du begge deler. I den rekkefølgen du foretrekker — ingen av dem blokkerer den andre.

Kansellere en bestilling

Hva den gjør

• Bestillingen merkes som Avbrutt.
• Utstyret frigjøres, så tidsvinduet blir bookbart igjen.
• Kundens opplåsingslenke slutter å virke. Prøver de å åpne låsen, får de beskjed om at bestillingen er kansellert.

Hadde bestillingen påminnelses-e-poster planlagt, sjekk Meldinger-listen på bestillingen etterpå for å se hva som fortsatt ligger i kø.

Hva den ikke gjør

• Ingen penger flyttes. Ingenting refunderes, verken delvis eller fullt. Betalingen blir stående nøyaktig som den var.
• Rentalbuddy sender ingen kanselleringse-post — det finnes ingen slik automatisk melding. Vil du at kunden skal vite det, ta kontakt selv.

Slik kansellerer du

1. Åpne bestillingen under Bestillinger.
2. Trykk Kanseller i knapperaden øverst. (Du kan også kansellere fra bestillingslisten med Kanseller reservasjon-handlingen.)
3. En bekreftelse dukker opp — Kansellere reservasjonen?, "Er du sikker på at du vil kansellere denne reservasjonen?"
4. Trykk Kanseller reservasjon for å bekrefte.

Dette kan ikke angres fra administrasjonen. Når en bestilling først er kansellert, forsvinner Kanseller-knappen, og det finnes ingen knapp for å angre kanselleringen. Var det en feil, lag en ny bestilling for kunden.

Alt annet du kan endre på en bestilling — tider, produkter, låser — finner du i Rediger, flytt eller kanseller en bestilling.

Refundere penger

Refusjoner skjer på selve bestillingen. Du trenger ikke å åpne Stripe.

Hvilke betalinger kan refunderes

Refusjonshandlingen dukker bare opp på betalinger som ble betalt på nett gjennom Stripe og gikk gjennom uten problemer. På bestillingens Paiement-liste viser de linjene Stripe under Betalingsmåte.

Linjer du registrerte for hånd — Betal på stedet, Faktura, Swish, en kortterminal og så videre — har ingen refusjonshandling, fordi Rentalbuddy aldri holdt på de pengene. De linjene har i stedet en slettehandling, som bare fjerner oppføringen fra bestillingen; den flytter ingen penger. Lever tilbake kontanter eller gjør en bankoverføring slik du normalt ville gjort.

Slik refunderer du

1. Åpne bestillingen under Bestillinger.
2. Bla til Paiement. Hver betaling er én linje, med Beløp, Betalingsmåte, en status, en Betalings-ID og et tidspunkt.
3. På linjen du vil refundere, trykk refusjonshandlingen (den sirkulære pilen, merket Tilbakebetaling).
4. Tilbakebetaling-boksen åpnes med et beløp allerede fylt inn. Sjekk dette tallet før du fortsetter — det er et forslag, ikke nødvendigvis det du vil sende tilbake.
5. Endre beløpet hvis du bare refunderer deler av det.
6. Trykk knappen nederst. Den sier Betale tilbake etterfulgt av beløpet, så du ser nøyaktig hva du er i ferd med å sende tilbake.

Ja, du kan refundere deler av det

Du kan skrive inn hvilket som helst beløp opp til det som fortsatt kan refunderes på den betalingen. Du kan også gjøre det i flere omganger — refundere en del i dag, og resten senere — til betalingen er brukt opp.

Det eneste du ikke kan gjøre, er å refundere mer enn kunden faktisk betalte. Boksen lar deg ikke:

• Det største beløpet den godtar er betalingsbeløpet minus det som allerede er refundert på den.
• Skriver du mer, får du advarselen "Du kan ikke refundere mer enn X", og knappen sender ikke inn.
• Under feltet står også taket: "Beløpet må ikke overstige X (betalingsstørrelse)."
• Når en betaling er fullt refundert, forsvinner refusjonshandlingen helt.

Dette er sikkerhetsnettet operatører spør om. Du kan ikke skyte over ved et uhell.

Hva som skjer rett etterpå

• En ny linje dukker opp under betalingen som viser refusjonen, med et negativt beløp og metoden Stripe (retur).
• Bestillingens beløp oppdateres: Betalt går ned, Gjenstår å betale går opp.
• Merkelappen for betalingsstatus endres. Refunderer du alt kunden betalte, blir den Refundert. Refunderer du bare deler, blir den Delvis betalt — det er forventet, ikke en feil.

En refusjon kan ikke angres. Det finnes ingen "angre refusjon"-knapp, verken i Rentalbuddy eller i Stripe. Refunderer du for mye, er eneste vei tilbake å be kunden betale på nytt. Les beløpet to ganger før du trykker Betale tilbake.

Hva kunden ser

• Pengene. Rentalbuddy overleverer refusjonen til Stripe umiddelbart, men pengene dukker ikke opp på kundens konto med det samme. De reiser tilbake gjennom kortnettverkene og kundens bank, som vanligvis tar flere dager. Verken du eller Rentalbuddy kan få fart på det.

  Spør en kunde hvor de er, slå opp refusjonen i Stripe-dashbordet ditt — den har sin egen status der.

• E-poster. Rentalbuddy sender ingen refusjons-e-post og ingen kanselleringse-post. Er Stripe satt opp til å sende kortkvitteringer på e-post, kan kunden få et refusjonsvarsel fra Stripe; det er en Stripe-innstilling, ikke en Rentalbuddy-innstilling. Er du i tvil, gå ut fra at kunden ikke har hørt noe, og si det til dem selv.

• Bestillingen. Etter at du har kansellert, åpner ikke kundens opplåsingslenke noe lenger.

Vanlige situasjoner

Kunden avbestiller i god tid og får alt tilbake. Refunder hele beløpet på betalingslinjen, og kanseller deretter bestillingen så utstyret frigjøres.

Kunden avbestiller sent, og du beholder et gebyr. Refunder bare den delen du gir tilbake — skriv det reduserte beløpet i Tilbakebetaling-boksen. Bestillingen viser da Delvis betalt. Kanseller deretter bestillingen.

Kunden dukker rett og slett ikke opp og får ingenting tilbake. Kanseller bare bestillingen. Ikke refunder. Pengene blir hos deg.

Bare ett produkt av flere skal refunderes. Det finnes ingen refusjon per produkt. Regn ut beløpet selv og refunder det tallet fra betalingen.

Bestillingen ble betalt kontant eller på stedet. Det finnes ingenting å refundere i systemet. Gjør opp med kunden direkte, og slett den manuelle betalingslinjen bare hvis du vil at bestillingens tall skal gjenspeile det.

Du kansellerte og innså så at penger skulle tilbake. Ikke noe problem — refusjonshandlingen ligger fortsatt på bestillingen etter kansellering. Åpne den og refunder som vanlig.