Kunden sier at det ikke kom noen bekreftelses-e-post

Du trenger ikke gjette om en e-post gikk ut. Den vanligste årsaken er en feilskrevet e-postadresse i kassen — trinn 1 og 2 utelukker det på under et minutt. Hver bestilling har en liste over meldingene som er sendt for den, med en leveringsstatus for hver enkelt.

Trinn 1 — Se hva som faktisk ble sendt

1. Gå til Bestillinger og åpne bestillingen.
2. Trykk Meldinger øverst på siden. Det åpner Sendte meldinger.
3. Du får én rad per melding, med fire kolonner: Type, Til, Sendt og Status.

Kolonnen Type forteller deg hvilken e-post det var:

• Reservasjonskvittering — dette er bookingbekreftelsen, e-posten kunden spør etter.
• Betaling — betalings-e-posten (en oppfordring om å betale, ikke en kvittering; se siste avsnitt).
• Medlemskapsbekreftelse — sendes når noen kjøper et medlemskap.
• En linje som Påminnelse 30 minutter før reservasjonsslutt — en av påminnelses- eller oppfølgings-e-postene dine.

Sier dialogen Ingen meldinger funnet for denne reservasjonen., ble det aldri opprettet noen e-post for denne bestillingen — hopp til trinn 5.

Trinn 2 — Sjekk adressen i Til-kolonnen

Dette er den vanligste virkelige årsaken, og det koster deg fem sekunder å utelukke. Sammenlign adressen i Til med det kunden forteller deg på telefonen. Skrivefeil som .con, gmial, en manglende bokstav eller et mellomrom på avveie er helt vanlig i kassen, og e-posten vil ha gått ut helt perfekt — til ingen.

Hvis adressen er feil:

1. På bestillingen bruker du Vis kundeprofil på kundekortet.
2. Rett opp feltet E-post og trykk Lagre.
3. Gå tilbake til bestillingen, åpne Meldinger, og bruk Send ny melding → Bekreftelsespost. Det sender en fersk bekreftelse til den korrigerte adressen.

Bruk Send ny melding i stedet for Send på nytt etter at du har rettet en adresse. Send på nytt sender på nytt til adressen som er lagret på akkurat den raden — den gamle, feilaktige.

Trinn 3 — Les leveringsstatusen

Hold musepekeren over statusen for å se hele historikken (på telefon trykker du på raden); hintene på skjermen sier Hold musepekeren over statusen for å se statushistorikk og Trykk på en melding for å se statushistorikk. Vinduet heter Statushistorikk.

Status	Hva det betyr	Hva du gjør
Venter	Planlagt, ikke sendt ennå. Sendt er tomt.	Ingenting — den skal ikke ut ennå.
Køet	Overlevert for sending, på vei ut.	Vent et minutt og oppdater.
Sendt	Den forlot Rentalbuddy og ble tatt imot for levering.	Vanligvis greit; sjekk igjen om litt.
Levert	Kundens e-postserver tok imot den. Den kom frem.	Posten er hos dem — sjekk søppelpost (trinn 4).
Åpnet / Klikket	Kunden åpnet den, eller klikket på en knapp i den.	Den kom frem og ble lest. Be dem søke i innboksen.
Sprettet	Mottakerserveren avviste den. Nesten alltid feil adresse eller full postkasse.	Gå tilbake til trinn 2.
Blokkert	Mottakersiden nektet å ta imot den.	Prøv en annen adresse for kunden.
Spam	Den ble rapportert som spam.	Gi opplysningene på en annen måte; ikke fortsett å sende på nytt.
Avmeldt	Mottakeren har meldt seg av.	Gi dem bookingdetaljene på telefon eller SMS.
Mislyktes	E-posten kunne ikke produseres eller sendes.	Send på nytt én gang; feiler den igjen, kontakt support.

Statusen Levert garanterer ikke at kunden så den — den betyr bare at e-postserveren deres tok imot den. Den kan fortsatt ligge i en søppelpostmappe.

Trinn 4 — Få dem til å sjekke søppelpost, og fortell dem hva de skal se etter

Bekreftelses-e-poster sendes fra noreply@rentalbuddy.io, men avsendernavnet som vises i innboksen er Firmanavn fra kontoinnstillingene dine. Kunder som leter etter bedriftsnavnet ditt i feil felt, konkluderer ofte med at ingenting kom.

Be kunden om å:

1. Søke i e-postappen sin etter rentalbuddy.io i stedet for bedriftsnavnet ditt.
2. Sjekke søppelpost-/spammappen, og på Gmail også Kampanjer-fanen.
3. Se på emnefeltet. Standard bekreftelsesemne er "Takk for din bestilling fra" etterfulgt av navnet på stedet ditt, med mindre du har endret det.

Når søppelposten også er tom — noen leverandører blokkerer automatisk post

Noen e-postleverandører forkaster automatisk bookingpost i stillhet før den noen gang når kundens mapper. Operatører har rapportert kunder hos enkelte leverandører — freenet.de er det gjentakende eksempelet — som aldri mottar bekreftelser eller koder selv om Status her viser Sendt eller Levert og søppelpostmappen er tom.

Det finnes ingen innstilling på din side som løser dette. Ser statusen fin ut (trinn 3) og søket i søppelposten kom opp tomt, ber du kunden om en alternativ adresse hos en annen leverandør og sender bekreftelsen dit: rett opp feltet E-post på kundeprofilen og bruk Send ny melding, nøyaktig som i trinn 2. Send på nytt ville gått til den samme adressen hos den samme leverandøren, så den kan ikke hjelpe her.

Trinn 5 — Send den på nytt, eller sjekk om e-posten er slått på i det hele tatt

Slik sender du på nytt:

• Send på nytt (pilikonet på en rad) sender akkurat den meldingen på nytt til adressen på den raden. Du får se Sendt! eller Mislyktes — prøv igjen. Merk at Send på nytt i dag også sender en fersk bekreftelse til kundens gjeldende adresse, så kunden kan ende opp med to e-poster.
• Send ny melding bygger en ny e-post nå og sender den til kundens gjeldende adresse. Velg Bekreftelsespost eller Betalingspost. Du får se E-posten ble sendt! eller Kunne ikke sende e-post — prøv igjen.

Var Sendte meldinger tom, kan bekreftelses-e-posten være slått av eller begrenset til andre steder:

1. Gå til Innstillinger → E-postinnstillinger.
2. Under Standard e-poster finner du raden der Utløser sier Når bookingen opprettes. Det er bekreftelses-e-posten din; kolonnen Emne viser gjeldende emnefelt.
3. Sjekk kolonnen Aktiv. Verktøytipset er tydelig: "Hvis Aktiv er slått av, vil denne e-posten ikke bli sendt til kunder."
4. Sjekk kolonnen Sted. Lister den opp bestemte steder i stedet for Alle steder, får bestillinger på andre steder ingen bekreftelse.

Hele gjennomgangen av disse innstillingene finner du i Rediger bekreftelses-e-posten og sett opp påminnelser.

Du får også tilbud om bekreftelses-e-posten i det øyeblikket du registrerer en betaling manuelt på en bestilling: en liten Send bekreftelses-e-post-dialog dukker opp med Ja og Nei. Å svare Nei der er en stillferdig måte å ende opp med en bestilling som aldri fikk bekreftelsen sin.

«De fikk den to ganger» — og hvem andre som får en kopi

Kopier til ditt eget team har emnefeltet prefikset med Copy:, så et duplikat som starter med Copy: er operatørkopien, ikke en ny kunde-e-post.

Slik endrer du hvem som mottar de kopiene:

1. Gå til Innstillinger → Konto.
2. Finn Kontakt e-post. Hjelpeteksten forklarer det: "Legg til én eller flere adresser. Kopier av bookingbekreftelser sendes til hver adresse når det er aktivert." Bruk Legg til kontakt-e-post og Fjern kontakt-e-post for å administrere listen.
3. Rett under ligger bryteren Send kopier av bestillingsbekreftelser til Kontakt e-post. Slå den av hvis du ikke lenger vil ha en kopi av hver bestilling.

Har kunden virkelig mottatt to identiske e-poster uten Copy:, skyldes det som regel at bekreftelsen ble sendt på nytt — se etter to rader med samme Type i Sendte meldinger-listen.

Bookingbekreftelse kontra betalingskvittering — to forskjellige ting

Operatører spør om dette hele tiden, så for å være tydelig:

• Bookingbekreftelsen er Rentalbuddys e-post. Det er raden som vises som Reservasjonskvittering i Sendte meldinger, den inneholder bookingdetaljene og knappene kunden trenger (som Start booking), og du redigerer den under Innstillinger → E-postinnstillinger, i dialogen som heter E-postinnstillinger (Bekreftelses-e-post).
• Betalingspost i Rentalbuddy er heller ikke en kvittering. Det er en oppfordring om å betale — standardemnet er "Bestillingen din hos [sted] må betales" — og den inneholder en betalingslenke. Du sender den når en bestilling fortsatt er ubetalt.
• En kvittering for kortbetaling kommer fra Stripe, ikke fra Rentalbuddy. Den listes ikke i Sendte meldinger, du kan ikke sende den på nytt fra bestillingen, og om den sendes i det hele tatt styres i Stripe Dashboard. Vil en kunde ha betalingsbevis til regnskapet sitt, er det det dokumentet du skal peke dem til.

Så «kunden fikk kvitteringen, men ikke bekreftelsen» er en normal og forklarlig situasjon: to systemer, to e-poster.

Hvis ingenting av dette hjalp

Kontakt support med bestillingsnummeret og adressen som vises i Til-kolonnen, og si hva Status sa. Det er alt som trengs for å spore den.