Relatórios e exportações: números do painel, receita por local, exportações CSV

A Rentalbuddy tem um relatório no ecrã, o painel, e várias exportações para ficheiros CSV. Este guia trata de ambos, do que contém cada ficheiro e das coisas que os operadores pedem com frequência e que ainda não existem.

O painel: o seu relatório no ecrã

Quando a lista de configuração estiver concluída, Início abre no painel. É um relatório para ler no ecrã; não tem botão de transferência.

No topo escolhe três coisas:

Intervalo de datas: o período que toda a página abrange. Abre nos últimos 30 dias. Escolha as datas no calendário ou escreva-as. O painel abrange de 1 de janeiro de 2015 até ao fim do ano daqui a cinco anos; as datas fora desse intervalo aparecem a cinzento. Um intervalo escrito que esteja incompleto, fora desses anos ou que termine antes de começar não é aplicado e, ao clicar fora, o campo volta ao intervalo que a página está a mostrar.
Reservas por: Data da reserva (quando o cliente reservou) ou Data de início (quando o aluguer começa). Isto muda muito os números. Para "o que vendemos em junho" use Data da reserva; para "quanto movimento tivemos em junho" use Data de início.
Locais: uma lista de seleção com os seus locais, que mostra Todos os locais quando está tudo selecionado. Só aparece se tiver mais do que um local.

Os números no topo

Número	O que significa
Duração média das reservas	Duração média do aluguer em horas
Valor médio por encomenda	Receita das reservas dividida pelo número de reservas (as vendas de subscrições ficam de fora)
Receita total	O valor reservado no período, na moeda da conta, incluindo as vendas de subscrições
Total de reservas	Número de reservas
Vendas de subscrições	Número e valor das subscrições vendidas (só quando as subscrições estão ativadas)

As reservas canceladas e as reservas cujo pagamento expirou não são contadas. Os números são o valor das reservas, não o dinheiro que lhe é pago: reembolsos, comissões e pagamentos estão na Stripe (ver abaixo).

As reservas de teste feitas com Fazer uma reserva de teste ficam sempre fora dos números do painel e são canceladas automaticamente 30 minutos depois de feitas. Em Reservas ficam ocultas, a menos que ative Mostrar reservas de teste ({count}), e aparecem então marcadas como Teste; as reservas de teste ocultas nunca são selecionadas, por isso também não são exportadas nem impressas. Outras formas de testar contam como qualquer outra reserva até as cancelar: uma reserva da equipa registada com um Pagamento de teste, ou uma reserva com um código promocional de 100 %. Cancele-as quando terminar, para não inflacionarem os números.

O gráfico: encomendas, receita e Por local

Abaixo dos números há um gráfico de barras ao longo do período. Por predefinição mostra o número de encomendas. Selecione Receita para mostrar a receita. Se tiver vários locais, selecione Por local para dividir cada barra por local, que é a forma mais rápida de comparar locais. Passe o rato sobre uma barra para ver os valores exatos. Os períodos curtos são mostrados por dia; os mais longos em intervalos maiores e os muito longos por semana.

Nacionalidade dos clientes

Uma lista de países com bandeiras e o número de reservas de cada um. O país é deduzido do indicativo do número de telefone do cliente, por isso um sueco com um número de telemóvel alemão é contado como alemão. As reservas sem número de telefone, ou com um número que não é possível associar a um país, aparecem como Desconhecida.

Produtos

Os produtos mais reservados no período, agrupados por tipo (Aluguer, Evento, Seguro, Acessório, Subscrição). Os números são quantidades reservadas, não receita.

Receita por local

Duas formas, ambas no painel:

Um local de cada vez: em Locais, desmarque tudo exceto um local e leia a Receita total. Repita para o seguinte.
Lado a lado: selecione Receita e Por local no gráfico e passe o rato sobre as barras.

Não existe uma tabela de receita por local para transferir. Se precisar dos números numa folha de cálculo, exporte as reservas desse local (ver abaixo) e some a coluna do valor.

Como funcionam as exportações: selecione linhas e depois Exportar

Todas as exportações do painel de administração funcionam da mesma forma: selecione as linhas que pretende e depois prima Exportar. O botão Exportar fica a cinzento até ter selecionado pelo menos uma linha, e o número entre parênteses é quantas selecionou, por exemplo Exportar (12). Filtre primeiro a lista e depois selecione.

O funcionamento da caixa de seleção no cabeçalho da tabela depende da lista:

Reservas, o Histórico de encomendas de um cliente e o separador Compras das subscrições: a caixa do cabeçalho (Selecionar esta página num telemóvel) seleciona apenas as reservas da página atual. Uma linha acima da lista indica então o que está selecionado, Selecionadas nesta página: {count}, Selecionadas: {count} ou Todas selecionadas: {count}, com Selecionar todas as {count} para selecionar toda a lista filtrada (todas as páginas) e Limpar para desmarcar tudo. As linhas de extensão ficam de fora quando seleciona em bloco; selecione-as uma a uma se precisar delas. As reservas que saem da lista, por exemplo quando muda um filtro, também saem da seleção.
Clientes e o separador Clientes com subscrição das subscrições: a caixa do cabeçalho seleciona todas as linhas da lista atual.

Os ficheiros são ficheiros CSV, que abrem no Excel, no Numbers, no Google Sheets e na maioria dos programas de contabilidade.

Num telemóvel, os botões Exportar e Imprimir aparecem depois de selecionar reservas tocando nelas.

Exportar reservas

Reservas no menu à esquerda → filtrar → selecionar linhas → Exportar.

As reservas que estão na lista decidem o que pode exportar:

O local selecionado no seletor Local do menu à esquerda. Ative Ver para todos os locais para ver as reservas de todos os locais.
O seletor Intervalo de datas: Atuais abrange as reservas recentes (desde cerca de dois meses atrás), ou escolha um ano inteiro e prima Obter.
Filtros e Pesquisar reservas restringem ainda mais.

Assim, "toda a época passada de um local" é: selecione o local, escolha o ano, Obter, selecione a caixa do cabeçalho, prima Selecionar todas as {count} e depois Exportar.

As reservas de teste ficam ocultas na lista, a menos que Mostrar reservas de teste ({count}) esteja ativado, e as reservas de teste ocultas nunca são selecionadas, por isso não acabam no ficheiro.

Seleções grandes. A exportação é gerada no servidor por lotes, por isso não há limite de tamanho: um ano inteiro de todos os locais exporta-se de uma só vez. Se falhar, vê "Não foi possível exportar as reservas. Tente novamente."

O que contém o ficheiro de reservas

Uma linha por reserva, ordenada pelo início. Os cabeçalhos e as palavras (canal, estado, estado do pagamento) estão no idioma do seu painel de administração. Em português as colunas são, por esta ordem:

N.º da encomenda, Criado, Local, Início, Fim, Check-in, Check-out, Nome, Email, Número de telefone, Produtos, Fechadura, Canal, Estado, Estado do pagamento, Moeda, Total (IVA incl.), IVA, Desconto, Código promocional, Pago, Em falta

A seguir vem uma coluna por pergunta, para as reservas com respostas ao antigo questionário de devolução (perguntas de avaliação).

As datas e horas são escritas YYYY-MM-DD HH:mm, no fuso horário do local.
Os montantes têm duas casas decimais, com vírgula decimal em todos os idiomas do painel de administração exceto o inglês.
Produtos lista cada produto como "Nome ×quantidade".
Fechadura tem os números das fechaduras, de todos os locais da exportação.
As reservas pagas antes de agosto de 2025, quando a Rentalbuddy começou a registar os montantes pagos, contam como totalmente pagas.
O ficheiro é separado por ponto e vírgula e começa com uma marca de ordem de bytes (BOM), por isso abre diretamente em colunas num Excel configurado em sueco, norueguês, dinamarquês, finlandês ou alemão.

O ficheiro não tem as respostas aos seus campos personalizados; essas estão na página de detalhe de cada reserva e na impressão.

Imprimir reservas

Imprimir, ao lado de Exportar, imprime as reservas selecionadas, uma reserva por página. Também pode imprimir uma única reserva a partir da página de detalhe; ambas usam o mesmo esquema:

o nome da sua empresa, o local e o seu logótipo, e um aviso quando se trata de uma reserva de teste,
o número da Encomenda de venda com início, fim, check-in e check-out, Criado, Canal e Informações adicionais,
Cliente (ou "Nenhum cliente está associado a esta reserva.") e Respostas do cliente,
Linhas da encomenda,
Pagamento: Estado do pagamento, Total (IVA incl.), Pago e Em falta (o histórico de pagamentos não é impresso),
Respostas antes do desbloqueio e Respostas da devolução.

A impressão aceita até 500 reservas de cada vez. Com mais selecionadas, Imprimir fica a cinzento e a linha acima da lista diz: "A impressão aceita até 500 reservas de cada vez. Selecione página a página para imprimir, ou use Exportar para a lista completa." Com mais de 200 selecionadas vê "A preparar {count} reservas para impressão. Isto pode demorar um ou dois minutos, e a página pode não responder entretanto." Aguarde pela caixa de diálogo de impressão. Se uma reserva não puder ser desenhada, a página dela diz "Não foi possível mostrar a reserva {id}."; se o carregamento falhar por completo, "Não foi possível carregar as reservas para impressão. Tente novamente."

Imprimir marca as reservas como Impresso, mas apenas para os utilizadores que podem editar reservas. Os utilizadores que só podem ver reservas também podem imprimir; nada é marcado.

Para obter um PDF, escolha "Guardar como PDF" na caixa de diálogo de impressão do navegador. A filtragem e a seleção na lista estão descritas com mais pormenor no guia sobre como encontrar e filtrar reservas.

As reservas de um cliente

Clientes → abra o cliente → Histórico de encomendas. Selecione as reservas (a caixa do cabeçalho seleciona a página atual; Selecionar todas as {count} seleciona todas) e prima Exportar (ou Imprimir). Obtém o mesmo tipo de ficheiro, apenas com as reservas desse cliente. É útil quando um cliente pede um resumo de tudo o que reservou.

Exportar clientes (lista de clientes para Excel)

Clientes no menu à esquerda → selecionar linhas → Exportar. O ficheiro é customers.csv com as colunas:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country e Consent To Email (Yes/No).

Se as subscrições estiverem ativadas na sua conta, aparecem mais três colunas depois do número de telefone: Member, Coverage e Discount.

Os cabeçalhos das colunas deste ficheiro estão sempre em inglês, seja qual for o idioma em que usa o painel de administração. Consent To Email é o consentimento de marketing do cliente (mostrado como Consentimento de email na lista). Respeite-o quando usar o ficheiro para algo que não sejam as próprias reservas.

Os clientes pertencem à sua conta, não a um local, por isso não há exportação de clientes por local. A mesma pessoa pode reservar em vários dos seus locais.

Exportar subscrições

Se a sua conta usa subscrições, Subscrições tem duas exportações:

O separador Clientes com subscrição exporta members.csv com Nome, Email, Âmbito da subscrição, Local, Adicionada através de, Desconto, Válida até e Estado. Os cabeçalhos seguem o idioma do painel de administração. Imprimir imprime os clientes com subscrição selecionados.
O separador Compras exporta as próprias vendas de subscrições, no mesmo formato da exportação de reservas.

Os códigos QR não são uma exportação

Transferir QR no separador Botão de reserva de um local transfere uma imagem, não dados. Consulte o guia sobre ligações de reserva e códigos QR.

O que o painel de administração não reporta

Estas perguntas surgem todas as épocas, por isso eis o que hoje não existe:

Utilização ou taxa de ocupação. Não há um relatório de quantas horas um caiaque, uma fechadura ou uma sauna esteve alugado face às horas em que esteve disponível. O mais próximo é exportar as reservas de um período e fazer as contas numa folha de cálculo.
Receita por produto ou acessório. A secção Produtos do painel conta quantos foram reservados, não quanto renderam.
Um relatório de receita para transferir, por local ou no total. Os números do painel só existem no ecrã.
Um ficheiro de contabilidade. A exportação de reservas tem o total e o IVA de cada reserva, mas é a lista bruta de reservas; se serve para o seu programa de contabilidade depende desse programa. Teste primeiro com um mês.
Relatórios em PDF. Onde houver um botão Imprimir, imprima para PDF a partir do navegador.

Se uma destas faltas o impedir de avançar, diga-o ao suporte. Saber de quais os operadores precisam mesmo é o que lhes dá prioridade.

Onde estão os números do dinheiro: Stripe

Pagamentos, comissões, reembolsos, estornos, detalhes de cada pagamento, relatórios de IVA e os recibos que os seus clientes recebem estão na Stripe, não na Rentalbuddy. A Rentalbuddy diz-lhe o que foi reservado e quanto foi cobrado ao cliente; a Stripe diz-lhe que dinheiro se movimentou. Para conciliar com o banco ou com o contabilista, comece pela Stripe. O guia sobre Rentalbuddy vs Stripe explica o que se faz onde.

As suas próprias faturas da Rentalbuddy estão em Definições → Faturação → Portal de faturação.

Referência rápida

Preciso de…	Onde
Reservas de um período, para Excel	Reservas → Intervalo de datas → Obter → caixa do cabeçalho → Selecionar todas as {count} → Exportar
As reservas de um cliente	Clientes → o cliente → Histórico de encomendas → Exportar
Uma lista de clientes ou de envio	Clientes → selecionar → Exportar
Clientes com subscrição ou vendas de subscrições	Subscrições → Clientes com subscrição ou Compras → Exportar
Receita de um período	Painel → Intervalo de datas → Receita total
Receita de um local	Painel → Locais → desmarcar todos menos um
Comparar locais	Gráfico do painel → selecionar Receita e Por local
Reservas contadas pela data do aluguer	Painel → Reservas por → Data de início
De onde vêm os nossos clientes	Painel → Nacionalidade dos clientes
Pagamentos, comissões, IVA, recibos	Stripe
As nossas faturas da Rentalbuddy	Definições → Faturação → Portal de faturação

Perguntas frequentes

Existe uma função de relatórios? Posso obter as nossas vendas em Excel? O painel mostra os números no ecrã. Para uma folha de cálculo, exporte as reservas: Reservas → selecionar a caixa do cabeçalho → Selecionar todas as {count} → Exportar dá um ficheiro CSV que abre no Excel.

Como vejo a receita por local, por exemplo para dividir uma fatura com um parceiro? No painel, desmarque todos os locais menos um em Locais e leia a Receita total, ou selecione Receita e Por local no gráfico.

Porque é que o botão Exportar está a cinzento? Não há nada selecionado. Selecione as linhas que pretende (ou a caixa do cabeçalho para a página inteira e depois Selecionar todas as {count} para a lista inteira) e prima Exportar.

Porque é que o painel mostra um total diferente do pagamento da Stripe? O painel mostra o valor das reservas no período. Os pagamentos da Stripe são feitos depois de comissões e reembolsos, e segundo o calendário de pagamentos da Stripe.

Os números mudam quando altero Reservas por. Qual está certo? Ambos. Data da reserva conta quando os clientes reservaram; Data de início conta quando os alugueres acontecem.

Porque é que a Nacionalidade dos clientes diz Desconhecida? A nacionalidade vem do indicativo do número de telefone. As reservas sem número de telefone, ou com um número que não é possível associar, aparecem como Desconhecida.

Posso ver com que frequência cada caiaque ou sauna é usado (frequência de aluguer)? Não como relatório. Exporte as reservas do período e conte por fechadura numa folha de cálculo; a coluna Fechadura tem os números das fechaduras de todos os locais.

As nossas reservas de teste aparecem na Receita total. As reservas feitas com Fazer uma reserva de teste nunca contam. Outros testes, como uma reserva da equipa com um Pagamento de teste ou um código promocional de 100 %, contam como reservas reais até serem canceladas. Cancele-as e os números descem.

Posso obter um relatório de IVA? Não a partir da Rentalbuddy. Os relatórios de IVA vêm da Stripe e da sua contabilidade; a exportação de reservas é a lista bruta de reservas, com o IVA de cada reserva.

Seleciono a caixa no cabeçalho da tabela, mas só ficam selecionadas as reservas desta página. É intencional: a caixa do cabeçalho seleciona a página atual. Prima Selecionar todas as {count} na linha acima da lista para selecionar todas as reservas da lista filtrada.

Porque é que Imprimir está a cinzento? Ou não há nada selecionado, ou há mais de 500 reservas selecionadas: a impressão aceita até 500 de cada vez. Selecione menos e imprima página a página, ou use Exportar para a lista inteira.

As reservas de teste estão na exportação? Só se as mostrar. As reservas de teste ficam ocultas em Reservas por predefinição, e as ocultas nunca são selecionadas, por isso não são exportadas nem impressas.

Porque é que os montantes da exportação estão escritos com vírgula? A exportação segue o idioma do painel de administração: todos os idiomas exceto o inglês usam vírgula decimal, para que os números funcionem numa folha de cálculo configurada nesse idioma.