Utilizadores e funções: convidar colegas, alterar funções, passar a conta a outra pessoa

O Rentalbuddy separa duas coisas que é fácil confundir:

A conta é a sua empresa. As reservas, os locais, os produtos, as definições e o plano pertencem à conta.
Um utilizador é o acesso de uma pessoa. Vários utilizadores podem iniciar sessão na mesma conta, cada um com o seu próprio endereço de email, palavra-passe e função.

Se um colega precisar de acesso, adicione um utilizador à sua conta existente. Não crie uma segunda conta para ele: uma segunda conta teria as suas próprias reservas, locais e plano, separados.

Onde se gerem os utilizadores: Definições → Utilizadores

Abra Definições no menu à esquerda e escolha o separador Utilizadores: "Pessoas que podem iniciar sessão nesta conta e o que lhes é permitido fazer."

A lista mostra Nome, Email, Função, Estado e Criado, ordenada por função (primeiro os proprietários). O Estado é um destes:

Ativo: a pessoa definiu a palavra-passe e pode iniciar sessão.
Convite pendente: o convite foi enviado, mas a pessoa ainda não utilizou a ligação.

Os proprietários da conta veem Adicionar utilizador e podem clicar num utilizador para o editar. Os membros da conta, a Equipa de reservas e os leitores podem ver a lista, mas não a podem alterar.

Adicionar um utilizador: o processo de convite

Já ninguém escreve uma palavra-passe por outra pessoa. Convida a pessoa e ela escolhe a sua própria palavra-passe.

Definições → Utilizadores → Adicionar utilizador.
Em Adicionar novo utilizador, preencha Nome e Email. Número de telefone é opcional.
Escolha a Função. Membro da conta está pré-selecionado. Clique numa função para ver o que pode fazer.
Prima Adicionar utilizador. Vê Utilizador convidado, e a pessoa aparece com Convite pendente.

A caixa de diálogo explica o que acontece a seguir: "O utilizador recebe um email com uma ligação para definir a palavra-passe. A ligação é válida durante 1 hora; pode enviar uma nova a partir da janela de edição do utilizador."

O email de convite (em inglês) é enviado pelo Rentalbuddy. O assunto diz quem a convidou e para que conta, e o botão Set your password abre a página onde escolhe uma palavra-passe. Concluir essa página também confirma o endereço de email, e pode iniciar sessão de imediato. Os outros proprietários da conta recebem um email a informar que foi adicionado um novo utilizador.

Se não for possível enviar o convite, vê: "O utilizador foi criado, mas não foi possível enviar o email de convite. Abra o utilizador e escolha Reenviar convite para tentar novamente."

Se o endereço já estiver a ser utilizado, vê "Já existe um utilizador com este endereço de email." (a pessoa já está na sua conta; procure-a na lista) ou "Não é possível convidar este endereço de email. Se a pessoa achar que se trata de um erro, peça-lhe que contacte o suporte." (o endereço não pode ser utilizado na sua conta, normalmente porque já pertence a outro acesso). Utilize outro endereço de email para essa pessoa, ou contacte o suporte.

A ligação do convite expirou ou nunca chegou: Reenviar convite

A ligação é válida durante 1 hora depois de ser enviada. Se a pessoa chegou tarde demais, ou não encontra o email:

Definições → Utilizadores → clique no utilizador (estado Convite pendente).
Prima Reenviar convite. Vê "Convite enviado para …".
Peça à pessoa que utilize o novo email em breve e que verifique a pasta de spam ou de lixo.

Depois de a pessoa ter definido a palavra-passe, o mesmo botão passa a dizer Enviar email de reposição da palavra-passe e envia-lhe antes um email normal de reposição da palavra-passe. É assim que ajuda um colega que se esqueceu da palavra-passe.

Se o premir várias vezes seguidas, pode ver "Foram enviados demasiados emails recentemente. Aguarde um momento e tente novamente." Aguarde um minuto e tente de novo. Há também um limite para o número de convites que uma pessoa pode enviar num curto espaço de tempo, com a mesma mensagem.

As quatro funções: Proprietário da conta, Membro da conta, Equipa de reservas, Leitor da conta

Estas são as funções numa conta Rentalbuddy normal, pela ordem em que o painel de administração as lista, com as descrições que mostra:

Proprietário da conta: "Acesso total a esta conta." "Gere reservas, produtos, locais e definições, convida e remove utilizadores e trata da faturação. Cada conta precisa de pelo menos um proprietário."

Membro da conta: "Tudo o que um proprietário pode fazer, exceto utilizadores e faturação." "Gere reservas, produtos, locais e definições. Vê os utilizadores e a faturação sem os poder alterar."

Equipa de reservas: "Trata das reservas e dos clientes, nada mais." "Cria, altera, move e cancela reservas, faz o check-in e o check-out dos clientes, regista pagamentos e atualiza os dados dos clientes. Vê produtos, preços, locais e definições sem os poder alterar, e não pode fazer reembolsos."

Leitor da conta: "Vê tudo nesta conta, não altera nada." "Abre todas as páginas e consulta reservas, clientes, produtos e definições. Adequado para contabilistas e pessoal sazonal que apenas consultam informação."

Na prática:

	Proprietário	Membro	Equipa de reservas	Leitor
Reservas: criar, editar, mover, cancelar, check-in e check-out, registar pagamentos	Alterar	Alterar	Alterar	Só leitura
Clientes	Alterar	Alterar	Criar e editar, não eliminar	Só leitura
Produtos, códigos promocionais, subscrições, locais, datas de abertura, fechaduras	Alterar	Alterar	Só leitura	Só leitura
Reembolsos	Sim	Sim	Não	Não
Definições (conta, idioma, emails, pagamentos, impostos, integrações)	Alterar	Alterar	Só O meu perfil; Fluxo do cliente só de leitura	Só O meu perfil; Fluxo do cliente só de leitura
Utilizadores	Convidar, editar, remover	Ver a lista	Ver a lista	Ver a lista
Faturação (ativar plano, mudar de plano, Portal de faturação, número de IVA), ligar a Stripe e Completar no Stripe	Sim	Só ver	Não	Não
Fazer uma reserva de teste	Sim	Sim	Sim	Não

A Equipa de reservas é para a receção. Pode fazer reservas (o botão de reserva na barra superior e Reservar para o cliente), utilizar Editar numa reserva (prolongar, mover ou edição completa), Cancelar, fazer o check-in e o check-out dos clientes, arrastar reservas em Gestão de reservas, utilizar Editar fechadura numa reserva, registar pagamentos e enviar ligações de pagamento, marcar reservas como impressas, marcar participantes em falta em Visão geral do evento, criar e editar clientes e utilizar Fazer uma reserva de teste. Não pode:

reembolsar: o botão Reembolso está oculto, e um pagamento manual com valor negativo ou com o estado reembolsado é recusado,
eliminar clientes,
alterar produtos, códigos promocionais, subscrições, locais, datas de abertura, fechaduras ou definições,
abrir portas Gokaya 8E ou Allockate à distância,
gerir utilizadores ou faturação.

Em Definições, a Equipa de reservas vê o mesmo que um leitor: O meu perfil, Utilizadores (só de leitura) e Fluxo do cliente (só de leitura).

O Leitor da conta é só de leitura em todo o lado. Um leitor abre as mesmas páginas que os outros (início, reservas, gestão de reservas, clientes, produtos, locais, códigos promocionais, subscrições), mas os botões para criar, alterar ou eliminar estão ocultos. Em Definições, um leitor tem O meu perfil (o seu próprio nome, telefone e palavra-passe), Utilizadores e Fluxo do cliente, estes dois últimos só de leitura.

As páginas que a sua função não pode guardar são mostradas só de leitura. Os leitores em todo o lado, e a Equipa de reservas fora das reservas e dos clientes, veem os campos do formulário a cinzento, para que nada pareça editável. Nas fechaduras, os interruptores Ativo ficam a cinzento e os ícones de editar, sincronizar e eliminar ficam ocultos, tal como os botões de abertura remota. Mostrar PIN mestre continua visível para todos.

Se alguém abrir uma página que a sua função não permite, por exemplo a partir de um marcador antigo, é reencaminhado com Não tem acesso a essa página. Se a função puder abrir a página mas não algo nela, o aviso é "Não tem acesso a isso"; se tentar uma ação que não lhe é permitida, "Não tem permissão para fazer isso".

Quando uma sessão simplesmente expira, o painel de administração renova-a em segundo plano sem aviso. Quando uma sessão foi revogada, por exemplo depois de a função do utilizador ter sido alterada, o utilizador termina a sessão e é enviado para a página de início de sessão.

Editar um utilizador ou alterar a sua função

Definições → Utilizadores → clique no utilizador (ou no ícone de editar).
Editar utilizador mostra o ID do utilizador e a data em que foi Criado. Altere Nome, Número de telefone ou Função e prima Guardar. Vê Utilizador atualizado.

O que deve saber:

O endereço de email não pode ser alterado aqui. O email identifica o acesso. Se um colega precisar de outro endereço, convide o novo endereço e remova o utilizador antigo, ou contacte o suporte do Rentalbuddy.
Quando altera a função de alguém, essa pessoa termina a sessão e recebe um email "Your role on … was changed". Volta a iniciar sessão e passa a aplicar-se a nova função.
Não pode alterar a sua própria função. No seu próprio utilizador, o seletor de função está bloqueado: "Não pode alterar a sua própria função. Peça a outro proprietário."
Só pode atribuir as funções que a sua própria função permite nesta conta. As outras funções não são oferecidas.

Remover um utilizador

Definições → Utilizadores → o ícone de eliminar na linha do utilizador.
Confirme Eliminar utilizador? ("Tem a certeza de que pretende eliminar este utilizador?") com Eliminar utilizador. Vê Utilizador removido.

O acesso da pessoa deixa de funcionar e ela recebe um email a informar que o seu acesso foi removido. As suas reservas, alterações e tudo o resto na conta mantêm-se. Não existe um estado "suspenso"; remover é a forma de retirar o acesso a alguém no mesmo dia. Pode voltar a convidar o mesmo endereço mais tarde.

O ícone de eliminar não é mostrado quando a remoção não é permitida:

Não pode remover o seu próprio utilizador ("Não pode remover o seu próprio utilizador. Peça a outro proprietário.").
O último proprietário não pode ser removido nem despromovido. "Uma conta precisa de pelo menos um proprietário. Torne primeiro outra pessoa proprietária." Quando edita o único proprietário, a função está bloqueada com "Este utilizador é o único proprietário da conta, por isso a função mantém-se. Torne outra pessoa proprietária para a alterar."

Convidar utilizadores requer um plano ativo (os testes gratuitos não contam)

Convidar e gerir utilizadores é uma funcionalidade paga. Numa conta sem um plano pago ativo, o proprietário vê isto no separador Utilizadores, com um botão Faturação:

"Convidar e gerir utilizadores fica disponível quando a conta tiver um plano pago ativo. Até lá, pode ver quem tem acesso."

Adicionar utilizador, editar e remover ficam ocultos até lá.

Um teste gratuito não conta. Ative primeiro um plano (ver o guia das definições da conta) e depois convide os seus colegas.
Um plano cujo pagamento falhou também não conta, até o pagamento ser concluído.
As contas faturadas por fatura, ou faturadas através de um parceiro, contam como pagas.

Ver a lista de utilizadores é sempre possível.

Quando a conta precisa de um plano e não é o proprietário

Só um proprietário da conta (ou um proprietário parceiro) pode escolher um plano e adicionar dados de faturação. Se a caixa de diálogo de ativação do plano ou a de faturação expirada abrir para outra pessoa, diz: "Só o proprietário da conta pode escolher um plano e adicionar dados de faturação. Peça-lhe que o faça; poderá continuar assim que a conta estiver ativa." Se a caixa de diálogo não puder ser fechada, oferece Terminar sessão.

Pela mesma razão, o botão Ativar plano da faixa do teste gratuito fica oculto para os utilizadores que não podem tratar da faturação, Precisa de mais tempo? só aparece para utilizadores que podem alterar definições, e o botão para o portal de faturação da Stripe numa faixa de pagamento falhado fica oculto para eles.

Emails que as pessoas recebem sobre o seu acesso

Todos são enviados em inglês pelo Rentalbuddy:

Quando	Quem o recebe	O que diz
É adicionado um utilizador	O novo utilizador	O convite com Set your password (válido 1 hora)
É adicionado um utilizador	Todos os outros proprietários da conta	"New user on {account}: {name}"
Uma função é alterada	Esse utilizador	A sua nova função e que tem de voltar a iniciar sessão
Um utilizador é removido	Esse utilizador	O seu acesso já não funciona
Enviar email de reposição da palavra-passe	Esse utilizador	Um email normal de reposição da palavra-passe

Passar a conta a uma nova pessoa (novo proprietário, saída do presidente ou do gerente)

Quando a pessoa que geria o Rentalbuddy sai (um novo presidente, um novo gerente, um novo responsável sazonal), faça a passagem enquanto o antigo proprietário ainda consegue iniciar sessão. Envolve três sistemas: Rentalbuddy, Igloohome e Stripe.

No Rentalbuddy (feito pelo antigo proprietário):

Definições → Utilizadores → Adicionar utilizador: convide a nova pessoa como Proprietário da conta. Para isso, a conta precisa de um plano ativo.
A nova pessoa abre o convite e define a palavra-passe dentro de uma hora (Reenviar convite se não o fizer a tempo).
Definições → Conta: atualize Nome da pessoa de contacto, Número de telemóvel e Email de contacto da conta.
Definições → Faturação: atualize Endereço de email para recibos e faturas e altere o cartão de pagamento no Portal de faturação se o antigo proprietário pagava com o seu próprio cartão.
O novo proprietário inicia sessão e remove o antigo proprietário em Definições → Utilizadores, ou altera-o para Membro da conta ou Leitor da conta. O antigo proprietário não se pode remover a si próprio.
Verifique o Email do local e o Telefone do local de cada local (Locais → o local → Local e contactos): são os dados de contacto que os seus clientes veem.

Na Igloohome (do lado do fornecedor): as suas fechaduras estão emparelhadas com uma conta Igloohome, e o Rentalbuddy está ligado a essa conta. A nova pessoa precisa de acesso a esse mesmo início de sessão Igloohome, não a um novo. Outra conta Igloohome não tem as suas fechaduras. A forma de alterar o email ou o proprietário de uma conta Igloohome depende da Igloohome; consulte a ajuda deles. Depois de uma alteração, pode voltar a ligar em Definições → Integrações → Ligar à aplicação Igloohome. O guia de configuração da Igloohome tem os pormenores.

Na Stripe (do lado do fornecedor): a conta Stripe para onde são pagas as suas reservas pertence a quem a criou. Dê acesso à nova pessoa no Stripe Dashboard e, se necessário, altere aí a conta bancária ou o representante legal. A forma de o fazer é da responsabilidade da Stripe, por isso consulte a ajuda da própria Stripe. Só um proprietário da conta (ou um proprietário parceiro a trabalhar na conta) pode ligar a Stripe no Rentalbuddy.

Se o antigo proprietário já saiu e ninguém consegue iniciar sessão como proprietário, contacte o suporte do Rentalbuddy para que seja adicionado um proprietário.

Funções de parceiro: Proprietário parceiro, Membro parceiro, Leitor parceiro

Os parceiros (revendedores que tratam das contas Rentalbuddy de outras empresas) têm a sua própria conta de parceiro, com três funções adicionais:

Proprietário parceiro: "Proprietário em todas as contas geridas e na própria conta do parceiro." Pode entrar em qualquer conta gerida para tratar de reservas, produtos, locais, definições, utilizadores e faturação. Os reembolsos ficam a cargo dos proprietários e membros de cada conta.
Membro parceiro: "Membro em todas as contas geridas e na própria conta do parceiro." Os utilizadores e a faturação são só de leitura em todo o lado, e os reembolsos ficam a cargo dos proprietários e membros de cada conta.
Leitor parceiro: "Leitor em todas as contas geridas e na própria conta do parceiro." Não altera nada em lado nenhum.

As funções de parceiro só podem ser atribuídas na própria conta do parceiro. Na conta de um cliente, um proprietário parceiro pode nomear o Proprietário da conta, o Membro da conta, a Equipa de reservas ou o Leitor da conta do próprio cliente. Um proprietário parceiro pode até nomear um proprietário do cliente que pode fazer reembolsos, embora o próprio parceiro não possa reembolsar. Na sua própria conta, um parceiro também pode utilizar as funções normais da conta, incluindo Equipa de reservas, para pessoal que só deve trabalhar na própria conta do parceiro.

O que os utilizadores parceiros veem:

Contas no menu à esquerda, com a lista das contas que gerem. Clicar numa conta abre as suas definições, incluindo o separador Utilizadores. Mais sobre a lista abaixo.
Agir como esta conta para trabalhar dentro da conta de um cliente (ver abaixo).
No seletor Local no menu à esquerda, os locais estão agrupados em Os seus locais e Outras contas.
Ver todas as contas nas listas Locais e Clientes (não enquanto age como outra conta). Está ativado por predefinição e mostra todas as contas que gere; desativado, vê apenas a conta em que iniciou sessão. A escolha é memorizada neste navegador.
Para clientes que o próprio parceiro fatura, Definições de parceiro no separador Faturação do cliente define o plano e os limites (Tipo, Estado do pagamento, Limite de locais, Limite de fechaduras); consulte o guia das definições da conta.

A lista Contas e o seletor Colunas

A lista Contas mostra as contas que gere, com a empresa, a pessoa de contacto, o tipo de conta, o estado do pagamento, o fornecedor de faturação e a utilização de fechaduras e locais. Utilize Colunas por cima da lista para escolher o que mostra: Logótipo, Criada, ID da conta, Contacto, Email, Telefone, País, Moeda, Desativada, Tipo de conta, Estado do pagamento, Fornecedor, Fechaduras e Locais. Empresa é sempre mostrada. Criada, País, Moeda e Desativada estão desligadas até as ativar, e Repor predefinição repõe o conjunto padrão. A sua escolha é memorizada apenas neste navegador.

As contas que o Rentalbuddy desativou ficam ocultas até ativar Mostrar contas desativadas ({count}), e são marcadas como Desativada.

A sua pesquisa, filtros, ordenação e página na lista Contas ficam guardados no endereço da página. Abra uma conta e utilize o botão Voltar do navegador para regressar à lista exatamente como a deixou; também pode guardar a lista filtrada como marcador ou enviar a ligação a um colega.

Os parceiros não podem criar, desativar nem eliminar contas. Para adicionar uma nova conta de cliente, ou para desativar ou reativar uma, contacte o Rentalbuddy.

Trabalhar dentro da conta de um cliente: Agir como esta conta

Prima Agir como esta conta por baixo do seletor Local no menu à esquerda. Só aparece quando tem outra conta para a qual mudar.
Abre-se Escolha a conta como a qual quer agir. Pesquise por empresa, nome de contacto, email ou ID da conta e prima Agir como na conta. As contas desativadas só são listadas quando Mostrar contas desativadas ({count}) está ativado.
Também pode utilizar o ícone (Agir como esta conta) numa linha de Contas.

Enquanto está dentro da conta, uma faixa no topo mostra Está a agir como {name} com Parar, o menu mostra A agir como conta com Parar, e o seletor Local lista apenas os locais dessa conta. O meu perfil fica oculto em Definições enquanto age como outra conta. Prima Parar para regressar à sua própria conta. Agir como outra conta também termina sozinho ao fim de 8 horas.

Para os utilizadores parceiros, o requisito de plano pago é verificado na própria conta do parceiro e não na do cliente, por isso um parceiro pode normalmente configurar utilizadores numa conta de cliente que ainda esteja em teste gratuito.

Um cliente cuja conta é gerida por um parceiro vê essa informação no separador Faturação. Consulte o guia das definições da conta.

Iniciar sessão e palavra-passe esquecida

A página de início de sessão pede Endereço de email e Palavra-passe; prima Iniciar sessão.

Se se esqueceu da palavra-passe (uma pergunta muitas vezes feita à pressa, junto à estação):

Na página de início de sessão, prima Esqueceu-se da palavra-passe?
Introduza o seu endereço de email e prima Enviar email.
O ecrã de confirmação diz que foi enviada uma ligação segura "se existir uma conta registada" com esse endereço. A ligação expira dentro de 60 minutos. Verifique a pasta de spam ou de lixo se não chegar, e confirme que escreveu o endereço com que o seu acesso foi criado.
Abra a ligação e escolha uma nova palavra-passe.

Um proprietário da conta também lhe pode enviar uma reposição a partir de Definições → Utilizadores → o seu utilizador → Enviar email de reposição da palavra-passe.

Se tiver sessão iniciada e quiser apenas uma nova palavra-passe, utilize Definições → O meu perfil → Alterar palavra-passe.

Se o início de sessão for recusado com "Endereço de email não verificado, não é possível iniciar sessão. Procure no seu email a ligação de verificação.", o endereço nunca foi confirmado. Para um colega convidado, a solução é Reenviar convite; concluir a nova ligação confirma o endereço.

Perguntas frequentes

Como adiciono um colega para que possa entrar com o seu próprio acesso? Definições → Utilizadores → Adicionar utilizador, introduza o nome e o email, escolha uma função e prima Adicionar utilizador. A pessoa recebe um email com uma ligação para definir a sua própria palavra-passe.

Porque não vejo Adicionar utilizador? Estamos em teste gratuito. Convidar utilizadores requer um plano pago ativo, e o teste gratuito não conta. Ative um plano em Definições → Faturação e depois convide. Se já tiver um plano, a sua função pode ser Membro da conta, Equipa de reservas ou Leitor da conta; só os proprietários gerem utilizadores.

O meu colega diz que a ligação do convite não funciona. A ligação só é válida durante 1 hora. Abra o utilizador em Definições → Utilizadores e prima Reenviar convite.

Existe um acesso só de leitura, para o nosso contabilista ou pessoal sazonal? Sim: o Leitor da conta vê todas as páginas e não altera nada.

O pessoal pode fazer tudo exceto faturação e utilizadores? Sim, é o Membro da conta. Os membros gerem reservas, produtos, locais e definições, e podem ver os utilizadores e a faturação sem os alterar.

Existe uma função para o pessoal da receção que só deve tratar de reservas, não de preços ou produtos? Sim: a Equipa de reservas. Cria, altera, move e cancela reservas, faz o check-in e o check-out dos clientes, regista pagamentos e edita clientes, mas não pode alterar produtos, preços, locais ou definições, nem fazer reembolsos.

A Equipa de reservas pode fazer reembolsos ou eliminar clientes? Não. O botão Reembolso está oculto para ela, e eliminar clientes fica a cargo dos proprietários e membros.

Porque estão todos os campos a cinzento numa página? A sua função pode ver essa página mas não guardá-la, por isso os campos são mostrados só de leitura. Peça a um proprietário da conta se precisar de alterar algo aí.

O meu colega vê "Só o proprietário da conta pode escolher um plano e adicionar dados de faturação". Só os proprietários da conta podem ativar um plano ou adicionar dados de faturação. Peça ao proprietário que o faça; o seu colega pode continuar assim que a conta estiver ativa.

Porque não posso alterar a minha própria função nem eliminar o meu utilizador? Ninguém pode. Peça a outro proprietário. Se for o único proprietário, torne primeiro outra pessoa proprietária.

O nosso presidente vai sair. Como é que a nova pessoa assume? Enquanto o antigo proprietário ainda consegue iniciar sessão: convide a nova pessoa como Proprietário da conta, atualize os emails de contacto e de faturação e, depois, o novo proprietário remove ou despromove o antigo. Passe também os acessos da Igloohome e da Stripe do lado deles.

Sou parceiro. Como entro na conta do meu cliente? Prima Agir como esta conta por baixo do seletor Local, procure o cliente e prima Agir como. Parar leva-o de volta; também termina sozinho ao fim de 8 horas.

Sou parceiro. Como adiciono uma nova conta de cliente? Os parceiros não podem criar contas. Contacte o Rentalbuddy para que a conta do cliente seja criada e associada a si e, depois, configure os utilizadores.

Posso escolher que colunas mostra a lista Contas? Sim, com Colunas por cima da lista. Repor predefinição repõe as colunas padrão, e a escolha é memorizada neste navegador.

Sou parceiro. A minha pesquisa na lista Contas desaparece quando volto de uma conta. Utilize o botão Voltar do navegador: a lista guarda a pesquisa, os filtros e a página no seu endereço. Clicar em Contas no menu abre uma lista nova.

Podemos utilizar o mesmo email em duas contas Rentalbuddy, ou para uma segunda empresa? Não. Um endereço de email é um acesso numa conta. Uma empresa diferente que fatura separadamente precisa da sua própria conta e dos seus próprios acessos, porque os dados da empresa, os pagamentos, os impostos e a faturação pertencem todos à conta.