Återbetala eller avboka en bokning

Det här är två separata åtgärder, och det är det viktigaste att förstå innan du trycker på något:

Avboka frigör utrustningen och stoppar kunden från att använda bokningen. Den skickar inte tillbaka några pengar.
Återbetalning skickar tillbaka pengar. Den avbokar inte bokningen.

Om en kund inte kommer och ska ha sina pengar tillbaka gör du båda. I den ordning du föredrar — ingen av dem blockerar den andra.

Avboka en bokning

Vad det gör

Bokningen märks som Annullerad.
Utrustningen frigörs, så tiden blir bokningsbar igen.
Kundens upplåsningslänk slutar fungera. Om de försöker öppna låset får de veta att bokningen är avbokad.

Om bokningen hade schemalagda påminnelsemail, kolla listan Meddelanden på bokningen efteråt för att se vad som fortfarande köar.

Vad det inte gör

Inga pengar flyttas. Ingenting återbetalas, varken delvis eller helt. Betalningen förblir exakt som den var.
Rentalbuddy skickar inget avbokningsmail — det finns inget sådant automatiskt meddelande. Om du vill att kunden ska veta, kontakta dem själv.

Så avbokar du

Öppna bokningen under Bokningar.
Tryck på Avboka i knappraden högst upp. (Du kan också avboka från bokningslistan med åtgärden Avboka.)
En bekräftelse visas — Avboka bokning?, "Är du säker på att avboka bokningen?"
Tryck på Avboka för att bekräfta.

Det här kan inte ångras från adminpanelen. När en bokning väl är avbokad försvinner knappen Avboka och det finns ingen ångra-avbokning-knapp. Om det var ett misstag, gör en ny bokning åt kunden.

Allt annat du kan ändra på en bokning — tider, produkter, lås — finns i Redigera, flytta eller avboka en bokning.

Återbetala pengar

Återbetalningar sker på själva bokningen. Du behöver inte öppna Stripe.

Vilka betalningar kan återbetalas

Återbetalningsåtgärden visas bara på betalningar som betalades online via Stripe och gick igenom. På bokningens lista Betalning visar de raderna Stripe under Betalsätt.

Rader du registrerat för hand — Betala på plats, Faktura, Swish, en kortterminal och så vidare — har ingen återbetalningsåtgärd, eftersom Rentalbuddy aldrig höll i de pengarna. De raderna har en raderingsåtgärd istället, som bara tar bort posten från bokningen; den flyttar inga pengar. Betala tillbaka kontant eller gör en banköverföring på det sätt du normalt gör.

Så återbetalar du

Öppna bokningen under Bokningar.
Bläddra ner till Betalning. Varje betalning är en rad, med Belopp, Betalsätt, en status, ett Betalnings-id och en tid.
På raden du vill återbetala, tryck på återbetalningsåtgärden (den runda pilen, märkt Återbetalning).
Rutan Återbetalning öppnas med ett belopp redan ifyllt. Kontrollera den siffran innan du fortsätter — det är ett förslag, inte nödvändigtvis det du vill skicka tillbaka.
Ändra beloppet om du bara återbetalar en del av det.
Tryck på knappen längst ner. Den lyder Återbetala följt av beloppet, så du kan se exakt vad du är på väg att skicka tillbaka.

Ja, du kan återbetala en del av det

Du kan skriva vilket belopp som helst upp till vad som fortfarande går att återbetala på den betalningen. Du kan också göra det i flera omgångar — återbetala en del idag, och resten senare — tills betalningen är förbrukad.

Det enda du inte kan göra är att återbetala mer än kunden faktiskt betalade. Rutan låter dig inte:

Det största belopp den accepterar är betalningsbeloppet minus allt som redan återbetalats på den.
Skriv mer och du får varningen "Du kan inte återbetala mer än X", och knappen går inte att skicka in.
Under fältet anges också taket: "Beloppet får inte överstiga X (betalningens storlek)."
När en betalning väl är helt återbetald försvinner dess återbetalningsåtgärd helt.

Det här är det skyddsnät operatörer frågar om. Du kan inte skjuta över av misstag.

Vad som händer direkt efteråt

En ny rad visas under betalningen som visar återbetalningen, med ett negativt belopp och metoden Stripe (retur).
Bokningens belopp uppdateras: Betalt går ner, Kvar att betala går upp.
Betalningsstatusetiketten ändras. Återbetala allt kunden betalade och den blir Återbetald. Återbetala bara en del och den blir Delvis Betald — det är förväntat, inte ett fel.

En återbetalning kan inte ångras. Det finns ingen "ångra återbetalning"-knapp, varken i Rentalbuddy eller i Stripe. Om du återbetalar för mycket är den enda vägen tillbaka att be kunden betala igen. Läs beloppet två gånger innan du trycker på Återbetala.

Vad kunden ser

Pengarna. Rentalbuddy skickar återbetalningen till Stripe omedelbart, men pengarna dyker inte upp på kundens konto direkt. De reser tillbaka genom kortnätverken och kundens bank, vilket vanligtvis tar flera dagar. Varken du eller Rentalbuddy kan påskynda det.

Om en kund frågar var den är, slå upp återbetalningen i din Stripe-instrumentpanel — den har sin egen status där.
E-post. Rentalbuddy skickar inget återbetalningsmail och skickar inget avbokningsmail. Om Stripe är inställt att skicka kvitton via e-post kan kunden få en återbetalningsavisering från Stripe; det är en Stripe-inställning, inte en Rentalbuddy-inställning. Vid tvekan, anta att kunden inte hört något och berätta för dem själv.
Bokningen. Efter att du avbokat öppnar kundens upplåsningslänk inte längre något.

Vanliga situationer

Kunden avbokar i god tid och får allt tillbaka. Återbetala hela beloppet på betalningsraden, avboka sedan bokningen så att utrustningen frigörs.

Kunden avbokar sent och du behåller en avgift. Återbetala bara den del du ger tillbaka — skriv det reducerade beloppet i rutan Återbetalning. Bokningen visar Delvis Betald. Avboka sedan bokningen.

Kunden dyker helt enkelt inte upp och du behåller allt. Avboka bara bokningen. Återbetala inte. Pengarna stannar hos dig.

Bara en produkt av flera ska återbetalas. Det finns ingen återbetalning per produkt. Räkna själv ut beloppet och återbetala den summan från betalningen.

Bokningen betalades kontant eller på plats. Det finns inget att återbetala i systemet. Gör upp med kunden direkt, och radera den manuella betalningsraden bara om du vill att bokningens siffror ska återspegla det.

Du avbokade och insåg sedan att pengar borde gå tillbaka. Inga problem — återbetalningsåtgärden finns kvar på bokningen efter avbokning. Öppna den och återbetala som vanligt.