Rembourser ou annuler une réservation

Ce sont deux actions distinctes, et voici la chose la plus importante à comprendre avant d'appuyer sur quoi que ce soit :

• Annuler libère le matériel et empêche le client d'utiliser la réservation. Cela ne renvoie aucun argent.
• Remboursement renvoie de l'argent. Cela n'annule pas la réservation.

Si un client ne vient pas et doit être remboursé, vous faites les deux. Dans l'ordre que vous préférez — aucune des deux ne bloque l'autre.

Annuler une réservation

Ce que cela fait

• La réservation est marquée Annulé.
• Le matériel est libéré, le créneau redevient donc réservable.
• Le lien de déverrouillage du client cesse de fonctionner. S'il essaie d'ouvrir la serrure, on lui indique que la réservation est annulée.

Si la réservation avait des e-mails de rappel programmés, consultez ensuite la liste Messages sur la réservation pour voir ce qui est encore en file d'attente.

Ce que cela ne fait pas

• Aucun argent ne bouge. Rien n'est remboursé, ni partiellement ni totalement. Le paiement reste exactement tel qu'il était.
• Rentalbuddy n'envoie pas d'e-mail d'annulation — ce message automatique n'existe pas. Si vous voulez que le client soit informé, contactez-le vous-même.

Comment annuler

1. Ouvrez la réservation sous Réservations.
2. Appuyez sur Annuler dans la rangée de boutons en haut. (Vous pouvez aussi annuler depuis la liste des réservations avec l'action Annuler la réservation.)
3. Une confirmation apparaît — Annuler la réservation?, « Etes-vous sûr d'annuler cette réservation ? »
4. Appuyez sur Annuler la réservation pour confirmer.

Cela ne peut pas être annulé depuis l'admin. Une fois une réservation annulée, le bouton Annuler disparaît et il n'y a pas de bouton pour revenir en arrière. Si c'était une erreur, créez une nouvelle réservation pour le client.

Tout le reste de ce que vous pouvez changer sur une réservation — horaires, produits, serrures — est décrit dans Modifier, déplacer ou annuler une réservation.

Rembourser de l'argent

Les remboursements se font sur la réservation elle-même. Vous n'avez pas besoin d'ouvrir Stripe.

Quels paiements peuvent être remboursés

L'action de remboursement n'apparaît que sur les paiements payés en ligne via Stripe et qui ont abouti. Dans la liste Paiement de la réservation, ces lignes affichent Stripe sous Mode de paiement.

Les lignes que vous avez enregistrées à la main — Payer sur place, Facture, Swish, un terminal de carte, etc. — n'ont pas d'action de remboursement, car Rentalbuddy n'a jamais détenu cet argent. Ces lignes ont une action de suppression à la place, qui retire seulement l'enregistrement de la réservation ; elle ne déplace aucun argent. Rendez les espèces ou faites un virement comme vous le feriez normalement.

Comment rembourser

1. Ouvrez la réservation sous Réservations.
2. Faites défiler jusqu'à Paiement. Chaque paiement est une ligne, avec Montant, Mode de paiement, un statut, un ID de paiement et une heure.
3. Sur la ligne à rembourser, appuyez sur l'action de remboursement (la flèche circulaire, intitulée Remboursement).
4. La fenêtre Remboursement s'ouvre avec un montant déjà prérempli. Vérifiez ce chiffre avant de continuer — c'est une suggestion, pas nécessairement ce que vous voulez rendre.
5. Modifiez le montant si vous n'en remboursez qu'une partie.
6. Appuyez sur le bouton en bas. Il indique Rembourser suivi du montant, pour que vous voyiez exactement ce que vous êtes sur le point de rendre.

Oui, vous pouvez en rembourser une partie

Vous pouvez saisir n'importe quel montant jusqu'à ce qui reste remboursable sur ce paiement. Vous pouvez aussi le faire en plusieurs fois — rembourser une partie aujourd'hui, et le reste plus tard — jusqu'à épuisement du paiement.

La seule chose que vous ne pouvez pas faire, c'est rembourser plus que ce que le client a réellement payé. La fenêtre ne vous laissera pas faire :

• Le montant maximum accepté est le montant du paiement moins ce qui a déjà été remboursé dessus.
• Saisissez davantage et vous obtenez l'avertissement « Vous ne pouvez pas rembourser plus de X », et le bouton refuse de valider.
• Sous le champ, le plafond est également indiqué : « Le montant ne doit pas dépasser X (taille du paiement). »
• Une fois un paiement entièrement remboursé, son action de remboursement disparaît complètement.

C'est le filet de sécurité sur lequel les exploitants s'interrogent. Vous ne pouvez pas dépasser par accident.

Ce qui se passe juste après

• Une nouvelle ligne apparaît sous le paiement pour indiquer le remboursement, avec un montant négatif et le mode Stripe (retour).
• Les montants de la réservation se mettent à jour : Payé baisse, Reste à payer monte.
• L'étiquette de statut du paiement change. Remboursez tout ce que le client a payé et elle devient Remboursé. N'en remboursez qu'une partie et elle devient Partiellement payé — c'est normal, ce n'est pas une erreur.

Un remboursement est irréversible. Il n'existe pas de bouton « annuler le remboursement », ni dans Rentalbuddy ni dans Stripe. Si vous remboursez trop, le seul retour possible est de demander au client de payer à nouveau. Lisez le montant deux fois avant d'appuyer sur Rembourser.

Ce que voit le client

• L'argent. Rentalbuddy transmet le remboursement à Stripe immédiatement, mais l'argent n'apparaît pas instantanément sur le compte du client. Il repasse par les réseaux de cartes et la banque du client, ce qui prend généralement plusieurs jours. Ni vous ni Rentalbuddy ne pouvez accélérer cela.

  Si un client demande où il en est, retrouvez le remboursement dans votre tableau de bord Stripe — il y porte son propre statut.

• Les e-mails. Rentalbuddy n'envoie pas d'e-mail de remboursement et pas d'e-mail d'annulation. Si Stripe est configuré pour envoyer des reçus de carte par e-mail, le client peut recevoir une notification de remboursement de Stripe ; c'est un réglage Stripe, pas Rentalbuddy. Dans le doute, partez du principe que le client n'a rien reçu et prévenez-le vous-même.

• La réservation. Après l'annulation, le lien de déverrouillage du client n'ouvre plus rien.

Situations courantes

Le client annule bien à l'avance et récupère tout. Remboursez le montant total sur la ligne de paiement, puis annulez la réservation pour libérer le matériel.

Le client annule tardivement et vous gardez des frais. Ne remboursez que la partie que vous rendez — saisissez le montant réduit dans la fenêtre Remboursement. La réservation affichera Partiellement payé. Annulez ensuite la réservation.

Le client ne se présente tout simplement pas et ne récupère rien. Annulez seulement la réservation. Ne remboursez pas. L'argent vous reste.

Un seul produit sur plusieurs doit être remboursé. Il n'y a pas de remboursement par produit. Calculez le montant vous-même et remboursez ce chiffre depuis le paiement.

La réservation a été payée en espèces ou sur place. Il n'y a rien à rembourser dans le système. Réglez cela directement avec le client, et ne supprimez la ligne de paiement manuelle que si vous voulez que les chiffres de la réservation le reflètent.

Vous avez annulé puis réalisé qu'il fallait rendre l'argent. Aucun problème — l'action de remboursement reste sur la réservation après l'annulation. Ouvrez-la et remboursez normalement.