Modificare una prenotazione: prolungarla, spostarla, modificarla o annullarla

Una prenotazione pagata non è bloccata. Puoi aggiungere tempo, spostarla a un altro giorno, cambiare i prodotti o i dati del cliente, oppure annullarla, e in ogni caso il pagamento già incassato resta sulla prenotazione. Questa guida copre tutto ciò che puoi modificare in una prenotazione dalla sua pagina.

Apri una prenotazione da Prenotazioni nel menu e cliccala. I pulsanti in alto nella pagina della prenotazione sono Messaggi, Modifica, Annulla e Stampa.

Modifica richiede l'autorizzazione a gestire le prenotazioni: proprietari dell'account, membri dell'account, Personale prenotazioni e i ruoli partner che gestiscono le prenotazioni. I visualizzatori non lo vedono.
Annulla richiede l'autorizzazione a eliminare le prenotazioni, che hanno i proprietari dell'account, i membri e il Personale prenotazioni (oltre ai proprietari partner e ai membri partner). Scompare quando una prenotazione è annullata.
Gli acquisti di abbonamenti non hanno nessuno dei due pulsanti.

Modifica prenotazione: Prolunga, Sposta o Modifica completa

Premi Modifica. Una piccola finestra Modifica prenotazione ti chiede cosa vuoi fare:

Scelta	Cosa dice	Cosa fa
Prolunga	"Aggiungi tempo alla fine. Orario di inizio, prodotti e serrature restano invariati."	Aggiunge tempo dopo la fine attuale.
Sposta	"Sposta l'intera prenotazione a un nuovo orario di inizio. Prodotti e durata restano invariati."	Sposta l'intera prenotazione a un altro giorno o orario.
Modifica completa	"Modifica prodotti, quantità, date e dati del cliente nella finestra di prenotazione."	Apre la finestra di prenotazione con la prenotazione caricata, per qualsiasi altra modifica.

Una scelta che non si può usare è in grigio e dice perché:

Prolunga e Sposta: "Non disponibile per una prenotazione annullata."
Prolunga: "Non disponibile dopo la riconsegna."
Sposta: "Non disponibile dopo l'inizio della prenotazione." Vale anche quando la prenotazione è segnata come Ritirato o Riconsegnato, anche se l'orario di inizio non è ancora arrivato.
Modifica completa su una prenotazione iniziata resta disponibile ma mostra un avviso: "Questa prenotazione è iniziata. Modificarla può cambiare le serrature o mostrare al cliente codici PIN errati."

Prolunga e Sposta sono le scelte sicure: non possono eliminare per errore una riga di prodotto né cambiare una serratura, cosa che una Modifica completa può fare. Usa Modifica completa solo quando devi cambiare ciò che è stato prenotato.

La scheda Cliente nella pagina della prenotazione mostra il nome, il telefono e l'email con cui è stata fatta la prenotazione, non i dati più recenti della scheda cliente. Uno Sposta li lascia invariati.

Prolunga e Sposta aprono le stesse schermate che usano i tuoi clienti, ma in modalità amministratore: la modifica viene applicata appena confermi, senza pagamento. Dopo vieni riportato alla prenotazione per sistemare il denaro (vedi Incassare o rimborsare la differenza di prezzo più sotto).

Prolungare una prenotazione (aggiungere tempo alla fine)

Apri la prenotazione e premi Modifica, poi Prolunga.
La finestra Prolunga la tua prenotazione verifica cosa è libero dopo la prenotazione ("Attendi mentre verifichiamo gli orari di prolungamento disponibili.").
In Prolunga di: scegli il tempo aggiuntivo in Ore (e Giorni quando sono possibili prolungamenti più lunghi). L'elenco mostra il nuovo orario di fine accanto a ogni opzione: "Le date e gli orari mostrano il nuovo orario di fine. Sono elencati solo gli orari di riconsegna disponibili."
Il piè di pagina mostra il nuovo periodo e Da incassare: con il prezzo del tempo aggiuntivo.
Premi Prolunga prenotazione.

Quanto costa il tempo aggiuntivo. Il prezzo concordato alla prenotazione resta valido: Rentalbuddy calcola la prenotazione così com'è e quella più lunga ai prezzi di oggi, e solo la differenza si aggiunge al totale della prenotazione stessa. Un prolungamento può solo aggiungere costi: una prenotazione più lunga che avrebbe un prezzo più basso non costa nulla in più. Su un account che accetta pagamenti online, un prolungamento che costa meno del pagamento online minimo di Stripe può mostrare Da incassare: 0 in questa finestra; il tuo prolungamento aggiunge comunque l'intero importo alla prenotazione, e poi si apre la finestra Aggiungi pagamento.

La prenotazione mantiene orario di inizio, prodotti e serrature; si sposta solo la fine. I codici delle serrature vengono aggiornati per coprire il nuovo orario di fine, quindi un cliente con la pagina di sblocco aperta può vedere "Codice aggiornato".

Fino a quando puoi prolungare. Vengono proposti solo orari realmente liberi. I limiti sono:

la prenotazione successiva sulle stesse unità, più il tuo tempo di blocco dopo una prenotazione,
i tuoi orari di apertura e di riconsegna,
la durata massima di prenotazione della sede ("Questa prenotazione ha già raggiunto la durata massima consentita."),
se subito dopo la prenotazione non c'è niente di libero: "Il prolungamento non è possibile perché le fasce orarie successive alla tua prenotazione sono al completo."

Le sedi con fasce orarie fisse prolungano passando a una durata della sessione più lunga che offri: ricevi un pulsante Passa a … per ogni durata più lunga. Un passaggio costa il prezzo della sessione più lunga meno il prezzo della sessione già prenotata: passare da una sessione di 2 ore a 300 a una sessione di 4 ore a 500 costa 200. Se la prenotazione ha già la tua sessione più lunga: "Hai già la sessione più lunga disponibile. Per un soggiorno più lungo, effettua una nuova prenotazione." Le prenotazioni giornaliere nelle sedi con fasce fisse non possono essere prolungate in nessun caso: "Le prenotazioni giornaliere non possono essere prolungate. Crea una nuova prenotazione."

Quando Prolunga viene rifiutato del tutto:

più di 12 ore dopo la fine prenotata: la finestra dice "La prenotazione è già terminata e non può più essere prolungata. Crea una nuova prenotazione.";
le prenotazioni di eventi non possono essere prolungate (la finestra mostra lo stesso messaggio "è già terminata");
prenotazioni annullate o riconsegnate (la scelta è in grigio).

Se la finestra dice "Non hai l’autorizzazione per gestire questa prenotazione.", il tuo ruolo non può gestire le prenotazioni di quell'account. "Impossibile prolungare la prenotazione. Riprova." significa che il prolungamento non è andato a buon fine.

Un solo prolungamento aperto per prenotazione. Se il cliente ha iniziato a pagare un prolungamento di questa prenotazione senza completarlo, il tuo prolungamento chiude prima il suo e il relativo pagamento. Se quel pagamento non si può più chiudere perché forse è appena andato a buon fine, la finestra attende qualche secondo e ricontrolla la prenotazione. Poi mostra il nuovo orario di fine con "Il pagamento precedente del cliente per il prolungamento è andato a buon fine, quindi la prenotazione è già prolungata.", oppure "Il pagamento precedente del cliente per il prolungamento è ancora in fase di conferma. Riprova tra un minuto."

Quando prolunghi non viene inviata nessuna email. Dopo ti viene proposto di inviare tu l'email di conferma (vedi sotto). Le email di promemoria ancora pianificate per la prenotazione mantengono i loro orari originali dopo un prolungamento, quindi un promemoria programmato prima della fine della prenotazione viene inviato in base al vecchio orario di fine (vedi la guida sulle email).

Ogni prolungamento, tuo o del cliente, compare anche come riga espandibile a sé sotto la prenotazione nell'elenco Prenotazioni; vedi la guida su come trovare e filtrare le prenotazioni.

Spostare una prenotazione a un altro giorno o orario

Apri la prenotazione e premi Modifica, poi Sposta.
Si apre la finestra Sposta l'orario di inizio con gli orari attuali.
Scegli il nuovo orario:
- nella maggior parte delle sedi, scegli una Nuova data e un Nuovo orario di inizio (il tuo inizio attuale è segnato con Attuale);
- nelle sedi con fasce orarie fisse, scegli una delle fasce proposte: "Scegli un nuovo orario qui sotto: la durata della prenotazione resta invariata."
Il piè di pagina mostra il nuovo periodo e la variazione di prezzo: Nessuna variazione di prezzo, Da incassare: … o Da rimborsare: ….
Premi Conferma il nuovo orario.

Cosa sapere su uno spostamento:

Durata e prodotti restano invariati; si sposta solo l'inizio (e con esso la fine). Per cambiare la durata usa Prolunga o Modifica completa.
Il prezzo può cambiare, ma il prezzo concordato alla prenotazione resta valido. Rentalbuddy calcola l'orario originale e quello nuovo ai prezzi di oggi e aggiunge o toglie solo la differenza tra i due, quindi i prezzi per giorni feriali, fine settimana o stagione possono rendere la prenotazione più o meno cara. Se i tuoi prezzi sono cambiati da quando il cliente ha prenotato, la prenotazione mantiene il proprio prezzo più o meno quella differenza; non viene ricalcolata da zero.
Ogni prodotto deve essere libero al nuovo orario. Altrimenti: "L'orario selezionato non è disponibile."
Il tuo spostamento non è vincolato alle regole per i clienti. Il pulsante di spostamento del cliente e il suo orario limite non valgono per te. Cosa blocca ancora uno spostamento: la prenotazione è annullata, è iniziata, è ritirata o riconsegnata, oppure ha un pagamento ancora in corso (in quel caso vedi il messaggio "Booking has a pending payment").
I nuovi codici seguono lo spostamento. I codici delle serrature della prenotazione vengono creati di nuovo per il nuovo orario.

Spostare a un orario più economico non rimborsa mai automaticamente. Dopo lo spostamento vedi: "Il nuovo prezzo è inferiore di … rispetto a quanto pagato. Rimborsa la differenza dall'elenco dei pagamenti." Fallo dalla sezione Pagamento della prenotazione: vedi la guida su come rimborsare o annullare una prenotazione.

Modifica completa: cambiare prodotti, quantità, date o dati del cliente

Apri la prenotazione e premi Modifica, poi Modifica completa.
Si apre la finestra di prenotazione con la prenotazione caricata. Cambia date, orari, prodotti, quantità, accessori o dati del cliente esattamente come farebbe un cliente.
Completa la finestra di prenotazione.

La disponibilità vale comunque: la finestra propone solo orari in cui la tua sede è aperta e un'unità è libera. Se l'orario che vuoi non viene proposto, la causa di solito sono le tue date di apertura, non la prenotazione.

Una Modifica completa ricostruisce le righe della prenotazione, quindi serrature e codici possono cambiare. Per questo una prenotazione iniziata mostra l'avviso nella finestra Modifica prenotazione. Un cliente che si trova davanti alla serratura può vedere cambiare il proprio codice.

La lingua della finestra di prenotazione viene salvata sulla prenotazione. Decide la lingua delle email che la prenotazione invia. Se la sede offre più lingue di prenotazione, scegli la lingua del cliente nel selettore della lingua della finestra di prenotazione prima di completare: vale sia per la Modifica completa sia per le nuove prenotazioni.

Incassare o rimborsare la differenza di prezzo

Dopo un Prolunga, uno Sposta o una Modifica completa torni alla prenotazione, e cosa succede dopo dipende dal prezzo:

Più caro: la finestra Aggiungi pagamento si apre da sola con Importo ancora da pagare.
Stesso prezzo: ti viene chiesto Invia email di conferma: Sì o No.
Più economico di quanto pagato: vedi il promemoria di rimborso descritto sopra, poi la domanda Invia email di conferma.

Nella finestra Aggiungi pagamento scegli il Metodo di pagamento:

Link di pagamento Stripe: "Il link di pagamento viene inviato all'email del cliente". Il cliente paga da sé con carta. Il link addebita esattamente l'Importo che inserisci, ripartito sulle righe della prenotazione con la rispettiva IVA; il codice promozionale della prenotazione non viene applicato di nuovo. Finché non paga, la sua pagina di sblocco mostra "Non hai pagato l'intera prenotazione" con un pulsante Paga al posto dei codici. Stripe non può accettare un pagamento inferiore al suo importo minimo per la tua valuta (ad esempio 3 SEK); Impostazioni → Pagamenti mostra la cifra per il tuo account. Se l'Importo è inferiore, la finestra dice "L'importo minimo pagabile online è … Scegli Manuale per registrare tu stesso il pagamento." e Registra pagamento resta in grigio: incassa il denaro in un altro modo e registralo come Manuale.
Manuale: hai incassato il denaro in un altro modo. Scegli il Tipo di pagamento (Swish, Fattura, Pagamento con carta, Pagamento Klarna, Fattura manuale, Swish manuale, Pagamento con carta manuale, Paga in sede o Pagamento di test), imposta lo Stato e, se vuoi, aggiungi una Nota di pagamento: "Nota facoltativa per uso interno (ad es. ID transazione, numero di riferimento)".

Controlla l'Importo e premi Registra pagamento, oppure Salta per sistemarlo più tardi. In entrambi i casi ti viene poi chiesto Invia email di conferma. Puoi aprire la stessa finestra in qualsiasi momento con Nuovo pagamento in fondo alla sezione Pagamento.

Pagamento di test segna una prenotazione come pagata senza denaro reale: utile per le prenotazioni di prova prima di andare online. La riga del pagamento riceve un chip Test e la sezione Pagamento dice Pagato con pagamento di test, così non può essere scambiato per un pagamento reale. La prenotazione stessa conta comunque nel Fatturato totale della dashboard e nell'esportazione delle prenotazioni come qualsiasi altra prenotazione, quindi annulla le prenotazioni di test quando hai finito.

Inviare di nuovo il link di pagamento

L'email con il link di pagamento può essere inviata di nuovo da Messaggi in alto nella prenotazione: Invia nuovo messaggio → Email di pagamento, oppure Invia di nuovo su un'email di pagamento precedente nell'elenco. Entrambi funzionano solo finché la prenotazione ha un link di pagamento Stripe aperto, quindi resta qualcosa da pagare. Altrimenti sono in grigio con "Crea prima un pagamento Stripe". Per inviarne uno, premi Nuovo pagamento nella sezione Pagamento e scegli Link di pagamento Stripe: registrandolo, il link viene inviato al cliente per email. L'email di pagamento mostra sempre l'importo del link aperto. Se il link è stato rimosso dopo che hai aperto la prenotazione, vedi "Questa prenotazione non ha un link di pagamento aperto. Crea un pagamento Stripe in Nuovo pagamento per inviarne uno."

Prenotazioni di prova fatte con Fai una prenotazione di prova

Una prenotazione fatta con Fai una prenotazione di prova (nella barra superiore della pagina di una sede, accanto a Salva) è una cosa diversa da un Pagamento di test: la pagina della prenotazione mostra "Questa è una prenotazione di prova. È esclusa dai tuoi numeri e viene annullata automaticamente 30 minuti dopo la creazione." seguito da "Non è stato addebitato alcun pagamento." o "Il pagamento di prova è stato rimborsato." Nell'elenco Prenotazioni è nascosta a meno che Mostra prenotazioni di prova ({count}) sia attivo, e allora ha un chip Prova; è esclusa dai dati della dashboard e Rentalbuddy la annulla da solo dopo 30 minuti. Annullala tu per terminare prima la prova. Come preparare una prenotazione di prova è spiegato nella guida con la checklist di configurazione.

La sezione Pagamento della prenotazione

La sezione Pagamento mostra lo stato del pagamento, Totale (IVA incl.), Pagato e Da pagare, e una riga per ogni pagamento con Importo, Metodo di pagamento, Stato, ID pagamento, Creato e Registrato da.

Registrato da indica chi ha incassato il pagamento: il nome di un collega, Cliente per i pagamenti con carta fatti dal cliente stesso, oppure un'etichetta partner o Personale Rentalbuddy (le stesse etichette del registro modifiche più sotto). I pagamenti manuali più vecchi mostrano un trattino.
Storna pagamento (l'icona del cestino su un pagamento manuale) sostituisce l'eliminazione: "Il pagamento resta nell'elenco come stornato e non conta più nell'importo pagato." Puoi aggiungere un Motivo (facoltativo). Le righe stornate sono in grigio, barrate, segnate come Stornato e ordinate per ultime, e non possono più essere modificate. Lo storno non sposta denaro: corregge solo la registrazione.
Rimuovi link di pagamento (l'icona del cestino su un link di pagamento non pagato): "Vuoi rimuovere questo link di pagamento? Il cliente non potrà più pagare tramite questo link."
Mostra cronologia del pagamento (l'icona dell'orologio) apre la Cronologia del pagamento di quella riga: Registrato, Aggiornato, Stornato, Rimborsato, Link di pagamento inviato e Link di pagamento rimosso, ciascuno con chi e quando. L'icona compare solo su un pagamento che ha una cronologia registrata: registrato, modificato, stornato, rimborsato o inviato come link di pagamento da quando questa cronologia è stata aggiunta, a settembre 2026. I pagamenti più vecchi, e un pagamento con carta fatto dal cliente al pagamento a cui da allora non è successo nulla, non hanno l'icona della cronologia.
Rimborsa (la freccia circolare) compare sui pagamenti con carta fatti tramite Stripe, per gli utenti che possono rimborsare. Il Personale prenotazioni non lo vede, e un pagamento manuale che registra con un importo negativo o con stato rimborsato viene rifiutato. Come funzionano i rimborsi è spiegato nella guida su come rimborsare o annullare una prenotazione.
Una prenotazione segnata come Pagato prima di agosto 2025, quando gli importi pagati non venivano ancora registrati, conta come pagata per intero in Pagato.

Mettere una prenotazione su un'altra serratura (Modifica Serratura)

Nelle sedi con serrature smart, la sezione Righe d'ordine della prenotazione ha un pulsante Modifica Serratura.

Premi Modifica Serratura. Ogni riga riceve un menu a tendina Serratura.
Scegli un'altra serratura. L'elenco propone solo serrature che hanno lo stesso prodotto e sono libere nell'orario di questa prenotazione.
Premi Indietro quando hai finito.

Vedi "Serrature aggiornate." Quando un cliente potrebbe avere già aperta la prenotazione, vedi anche: "I clienti che hanno già aperto questa prenotazione vedranno i nuovi codici aggiornarsi una volta al minuto. Se cambiano scheda del browser e tornano indietro, oppure bloccano e sbloccano il telefono, l'aggiornamento dovrebbe arrivare entro pochi secondi."

Se una riga dice Prodotto esaurito, tutte le unità di quel prodotto sono occupate in quel periodo: "Almeno un prodotto è esaurito. La riassegnazione della serratura per le righe esaurite si può fare in Gestione prenotazioni." Lì puoi trascinare le prenotazioni tra le serrature, anche scambiando due prenotazioni: vedi la guida sulla timeline di Gestione prenotazioni. Spostare una prenotazione su un'altra serratura (e di nuovo indietro, se vuoi la serratura originale) è anche l'unico modo per ottenere un nuovo codice Igloo; non esiste un pulsante per rigenerarlo.

Una prenotazione terminata mantiene la sua serratura. Quando una prenotazione è finita (riconsegnata, o terminata da più di 30 minuti) la sua serratura non può più essere cambiata, né qui né in Gestione prenotazioni: resta la serratura usata dal cliente. Per una prenotazione terminata senza riconsegna vedi "La prenotazione è terminata. La serratura resta quella usata dal cliente."; per una prenotazione riconsegnata il rifiuto è un breve messaggio tecnico in inglese.

Quale numero di serratura mostra la prenotazione. Finché una prenotazione è aperta, le sue righe d'ordine mostrano il numero attuale della serratura, quindi se rinumeri una serratura nella scheda Serrature, le sue prenotazioni aperte si aggiornano subito. Una prenotazione terminata mantiene il numero con cui è stata usata. Se nel frattempo quella serratura è stata rinumerata, la riga mostra entrambi, ad esempio 12 (ora 14). Una prenotazione su una serratura poi eliminata mostra comunque il numero con cui è stata usata.

Quando i clienti prolungano o spostano da soli la propria prenotazione

I clienti possono farlo da soli solo se attivi Mostra il pulsante per prolungare la prenotazione e Mostra il pulsante per spostare l'orario di inizio in Impostazioni principali nella scheda Flusso cliente: in Impostazioni per l'intero account, oppure nella scheda Flusso cliente della sede se quella sede ha Specifico della sede attivato (vedi la guida sul flusso cliente). I pulsanti compaiono allora nella pagina di sblocco del cliente e in ogni email che li include, ad esempio il pulsante Prolunga la prenotazione in un'email. Ciò che può fare il cliente è più limitato di ciò che puoi fare tu:

Prolungare: il cliente sceglie il tempo aggiuntivo e paga con carta; il prezzo è calcolato come per i tuoi prolungamenti (vedi sopra). Su un account con i pagamenti Stripe disattivati, il prolungamento viene applicato subito e registrato come Paga in sede: incassalo tu. Il cliente riceve di nuovo l'email di conferma della prenotazione dopo il prolungamento. Mentre sta pagando, l'elenco Prenotazioni può segnare la prenotazione con "Il cliente sta completando il pagamento di un prolungamento." Una prenotazione ha un solo prolungamento aperto alla volta: se il cliente ne inizia uno nuovo prima di aver pagato il precedente, il precedente termina e il relativo pagamento viene chiuso. Se quel pagamento non si può chiudere perché forse è appena stato pagato, la finestra di prenotazione attende qualche secondo, ricontrolla e mostra "Il tuo pagamento precedente per il prolungamento è andato a buon fine, quindi la tua prenotazione è già prolungata." oppure "Il tuo pagamento precedente per il prolungamento è ancora in fase di conferma. Riprova tra un minuto." Il pulsante di prolungamento della pagina di sblocco scompare quando la pagina si chiude, 30 minuti dopo la fine prenotata; un pulsante di prolungamento in un'email continua a funzionare fino a 12 ore dopo la fine prenotata.
Spostare: solo prima che la prenotazione inizi, e non quando è ritirata o mentre un pagamento è in sospeso. Il limite per il cliente è il valore Tempo prima dell'inizio in cui puoi prenotare (-59 = si può prenotare dalle 9.00 alle 9.59) del periodo di apertura valido oggi, quando è maggiore di zero (vedi la guida sugli orari di apertura). Qualsiasi prenotazione si può spostare, comunque sia stata pagata, e il prezzo concordato alla prenotazione resta valido, come per i tuoi spostamenti:
- A un orario più caro: il cliente vede "Pagamento aggiuntivo: …" e paga la differenza con carta nella finestra di prenotazione. Se i pagamenti online sono disattivati per il tuo account, lo spostamento viene fatto subito e la differenza si aggiunge alla prenotazione come Da pagare, da incassare tu.
- A un orario più economico: il cliente vede "Rimborso: …" con l'importo che gli torna indietro. È solo quanto ha pagato oltre il nuovo totale della prenotazione, quindi una prenotazione non interamente pagata riceve meno, o niente. Rentalbuddy lo rimborsa automaticamente dai pagamenti Stripe della prenotazione stessa (dal più alto). Nella Cronologia del pagamento quel rimborso risulta registrato da Cliente.
- Il denaro non arrivato tramite Stripe non viene rimborsato automaticamente. Se la prenotazione è stata pagata in sede, con Swish, con fattura o in un altro modo manuale, Rentalbuddy non può restituire quel denaro e non te lo segnala nemmeno. La prenotazione mostra allora più Pagato del suo Totale (IVA incl.). Restituisci tu il denaro al cliente, poi correggi la riga del pagamento manuale con Modifica pagamento, oppure registra quanto hai restituito come pagamento manuale con importo negativo.
Pagare il resto: se hai inviato un link di pagamento, il cliente lo paga con Paga nella sua pagina di sblocco.

Una differenza molto piccola non viene addebitata. Se il prolungamento di un cliente, o il suo spostamento a un orario più caro, costa meno del pagamento online minimo di Stripe per la tua valuta, non gli viene addebitato e la modifica va a buon fine: il cliente vede un prezzo di 0 o "Nessuna variazione di prezzo", e il totale della prenotazione resta com'era. Il registro modifiche riporta l'importo non addebitato (vedi sotto). Il minimo di Stripe vale ancora quando il cliente paga il resto di una prenotazione: sotto quella soglia vede "Questo importo è troppo basso per essere pagato online. L'importo minimo pagabile online è …"; incassa allora con un pagamento Manuale. Se il tuo account Stripe non ha alcun metodo di pagamento attivo, i clienti vedono "Il pagamento online non è disponibile al momento. Contatta il noleggiatore per completare la prenotazione." (vedi la guida sui metodi di pagamento).

I clienti non possono annullare da soli una prenotazione: non c'è un pulsante di annullamento nella finestra di prenotazione, nelle email o nella pagina di sblocco. Ti contattano, e tu annulli (e rimborsi, se vuoi) dalla prenotazione.

Le modifiche dei clienti compaiono nel registro modifiche come fatte da Cliente.

Creare tu una prenotazione (dal pannello di gestione)

Ci sono due modi:

Il pulsante di prenotazione nella barra superiore. Mostra il testo e lo stile del pulsante di prenotazione della tua sede (BOOK se non ne hai impostato uno) e prenota nella sede scelta nel selettore Sede. Sul telefono apri prima il menu: il pulsante è al suo interno.
Prenota per il cliente nella pagina di un cliente in Clienti. La finestra di prenotazione si apre con quel cliente collegato. Prima devi avere una sede scelta nel selettore Sede in cima al menu a sinistra; altrimenti vedi "Seleziona una sede nella barra prima di prenotare per un cliente."

Poi:

Scegli prodotti e orari nella finestra di prenotazione come farebbe un cliente. La finestra di prenotazione calcola il prezzo normalmente; per dare uno sconto, usa un codice promozionale nella finestra di prenotazione.
Completa la finestra di prenotazione. Arrivi sulla nuova prenotazione.
Se c'è qualcosa da pagare, si apre la finestra Aggiungi pagamento: invia un Link di pagamento Stripe o registra un pagamento Manuale (vedi sopra).
Ti viene chiesto Invia email di conferma. Le prenotazioni che crei non vengono confermate al cliente per email a meno che tu non risponda Sì qui (o invii un link di pagamento, che manda il link per email).

Buono a sapersi:

La prenotazione viene registrata come creata da te, quindi il registro modifiche mostra il tuo nome, sia per i noleggi sia per le prenotazioni di eventi. Solo le prenotazioni di eventi fatte dal pannello di gestione prima che questo venisse aggiunto dicono ancora Prenotazione creata da: Amministratore.
Lingua delle email: la prenotazione prende la lingua che la finestra di prenotazione mostrava quando l'hai completata; vedi il suggerimento in Modifica completa.
Codici: in una sede senza personale la prenotazione riceve i codici delle serrature come qualsiasi altra prenotazione, anche se non pagata, a meno che tu non invii un link di pagamento: in quel caso la pagina di sblocco del cliente gli chiede prima di pagare.
Per tenere libera un'unità per manutenzione per qualche ora, puoi prenotarla tu in questo modo. Per periodi più lunghi, disattiva la serratura: vedi la guida sulle serrature.

Annullare una prenotazione: annullare non è rimborsare

Annullare non restituisce mai denaro. Né per intero né in parte. Il pagamento resta esattamente com'è. Se il cliente deve riavere il denaro, lo rimborsi con un passaggio separato dalla sezione Pagamento, prima o dopo l'annullamento, in qualsiasi ordine. È descritto nella guida su come rimborsare o annullare una prenotazione.

Per annullare:

Apri la prenotazione e premi Annulla in alto.
Conferma Annullare la prenotazione? ("Vuoi davvero annullare questa prenotazione?") con Annulla prenotazione.

Vedi "Prenotazione eliminata". Nonostante il testo, la prenotazione non viene eliminata: resta nel tuo elenco segnata come Annullata.

Cosa fa l'annullamento:

La prenotazione viene segnata come Annullata e le sue unità tornano prenotabili.
La pagina di sblocco del cliente mostra "La tua prenotazione è stata annullata." al posto dei codici.
Le sue email di promemoria pianificate non vengono più inviate. Al cliente non arriva nessuna email di annullamento: avvisalo tu se serve.

Cosa non fa:

Non sposta denaro e non invia alcun rimborso.
Non può ritirare un codice che il cliente ha già. Un codice Igloo di solito può continuare a funzionare nella serratura fino alla fine della sua finestra temporale, perché questi codici non possono essere revocati dalla serratura a distanza.

L'annullamento non può essere revocato dal pannello di gestione. Se è stato un errore, crea una nuova prenotazione per il cliente.

Non annullare solo perché il cliente è tornato prima: segna invece la prenotazione come Riconsegnato, che libera subito l'unità. È spiegato nella guida su ritiro, riconsegna e stati della prenotazione.

Il registro modifiche: chi ha cambiato cosa

Il Registro modifiche della prenotazione elenca ogni modifica, dalla più recente, fino a Prenotazione creata da in fondo. Ogni riga inizia con data e ora.

Chi è scritto dal tuo punto di vista:

un collega del tuo account: solo il suo nome;
un utente di un altro account: "Nome (Azienda)";
un partner che gestisce il tuo account: Partner: seguito dall'azienda (e dal nome della persona tra parentesi);
Personale Rentalbuddy: una modifica fatta dall'assistenza di Rentalbuddy;
Cliente: l'ha fatta il cliente stesso, ad esempio un prolungamento o uno spostamento.

Le righe più vecchie, create prima che i nomi venissero registrati, mostrano invece Amministratore, Cliente, Prolungamento o Sconosciuto.

Cosa è mostrato nelle righe di modifica, sotto Prenotazione aggiornata da:

"Data modificata da … a …", "Data di inizio modificata da …", "Data di fine modificata da …"
"… quantità modificata da … a …", "… è stato aggiunto", "… è stato rimosso"
"Prezzo modificato da … a …"

Quando il prolungamento o lo spostamento di un cliente costava meno del pagamento online minimo di Stripe e non è stato addebitato, lo indica una riga senza nome: "Prolungamento: … non addebitato, sotto il minimo di … per il pagamento online" oppure "Orario di inizio spostato: … non addebitato, sotto il minimo di … per il pagamento online".

Anche i cambi di serratura vengono registrati, sia che tu abbia usato Modifica Serratura sia che tu abbia trascinato la prenotazione in Gestione prenotazioni: "Serratura cambiata da 12 a 14 per Kayak da: Anna", oppure "Serratura 14 assegnata per Kayak da: Anna" quando la riga prima non aveva una serratura. Le prenotazioni spostate su una nuova serratura con Sostituisci serratura nella scheda Serrature terminano con "tramite sostituzione della serratura".

Il registro annota anche ritiro e riconsegna: "Check-in della prenotazione effettuato da", "Check-out della prenotazione effettuato da", "Stato del ritiro impostato su … da", "Check-in cancellato da", "Check-out cancellato da" e "Check-in e check-out cancellati da", seguiti da chi l'ha fatto e da dove, ad esempio "Check-in della prenotazione effettuato da: Cliente tramite Pagina di sblocco". Cosa significa ciascuno è spiegato nella guida su ritiro, riconsegna e stati della prenotazione.

Riepilogo rapido

Vuoi…	Fai così
Dare più tempo al cliente	Modifica → Prolunga
Spostare una prenotazione a un altro giorno o orario	Modifica → Sposta
Aggiungere o togliere un prodotto, cambiare quantità o dati del cliente	Modifica → Modifica completa
Incassare il denaro in più	Finestra Aggiungi pagamento: Link di pagamento Stripe o Manuale
Restituire denaro dopo una modifica più economica	Rimborsa dalla sezione Pagamento
Correggere un pagamento manuale registrato per errore	Storna pagamento
Mettere una prenotazione su un'altra serratura	Modifica Serratura in Righe d'ordine, o trascina in Gestione prenotazioni (non quando la prenotazione è terminata)
Inviare di nuovo il link di pagamento	Messaggi → Invia nuovo messaggio → Email di pagamento (solo finché un link di pagamento è aperto)
Permettere ai clienti di prolungare o spostare da soli	Flusso cliente → Impostazioni principali (in Impostazioni, o nella sede se è Specifico della sede)
Prenotare per un cliente	Pulsante di prenotazione nella barra superiore, o Prenota per il cliente sul cliente
Impedire che una prenotazione avvenga	Annulla: nessun denaro viene spostato
Liberare un'unità perché il cliente è tornato prima	Imposta lo stato su Riconsegnato

Domande frequenti

Posso modificare una prenotazione dopo che è stata pagata, o posso solo eliminarla? Puoi modificarla: Modifica ti dà Prolunga, Sposta e Modifica completa, e il pagamento già incassato resta sulla prenotazione. L'annullamento serve solo per le prenotazioni che non devono avvenire affatto.

Come sposto una prenotazione pagata a un altro giorno? Premi Modifica, scegli Sposta, scegli la nuova data e l'orario di inizio e premi Conferma il nuovo orario. Se il nuovo orario costa di più, dopo si apre la finestra Aggiungi pagamento.

Il cliente riceve indietro il denaro se sposto la prenotazione a un orario più economico? Non automaticamente quando la sposti tu. Ti viene detto di quanto è più basso il nuovo prezzo, e rimborsi tu la differenza dalla sezione Pagamento.

Un cliente ha spostato la propria prenotazione a un orario più economico. È stato rimborsato? Rentalbuddy rimborsa automaticamente quanto ha pagato oltre il nuovo totale, ma solo tramite i pagamenti Stripe della prenotazione. Il denaro pagato in sede o in un altro modo manuale lo restituisci tu; fino ad allora la prenotazione mostra più Pagato del suo Totale (IVA incl.).

Perché il registro modifiche dice che il prolungamento di un cliente non è stato addebitato? Costava meno del pagamento online minimo di Stripe per la tua valuta. Invece di rifiutare la modifica, Rentalbuddy la concede al cliente senza addebito, e il totale della prenotazione resta com'era. Lo stesso vale per uno spostamento a un orario leggermente più caro.

Perché Sposta è in grigio? La prenotazione è iniziata, è già segnata come Ritirato o Riconsegnato, oppure è annullata. Usa Prolunga per aggiungere tempo a un noleggio in corso, o Modifica completa per altre modifiche.

Se annullo, il cliente viene rimborsato automaticamente? No. L'annullamento segna solo la prenotazione come Annullata e libera l'unità. Rimborsa separatamente dalla sezione Pagamento.

Il cliente riceve un'email quando prolungo la sua prenotazione? Quando prolunghi, sposti o modifichi non viene inviata automaticamente nessuna email. Dopo ti viene chiesto Invia email di conferma: premi Sì per inviarla.

Posso cambiare il prezzo di una prenotazione che creo per un cliente? La finestra di prenotazione calcola il prezzo come per qualsiasi prenotazione; usa un codice promozionale nella finestra di prenotazione per uno sconto. La finestra di pagamento ti permette di registrare un altro importo, ma la prenotazione mostra allora quanto resta da pagare.

Perché questo pagamento non ha l'icona della cronologia? L'icona dell'orologio compare solo sui pagamenti con una cronologia registrata. I pagamenti precedenti a settembre 2026, e un pagamento con carta fatto dal cliente al pagamento che non è stato rimborsato né modificato, non ce l'hanno.

Il registro modifiche di una vecchia prenotazione di evento dice Amministratore, non un nome. Perché? Le prenotazioni di eventi create dal pannello di gestione venivano registrate senza nome, quindi quelle più vecchie mostrano Prenotazione creata da: Amministratore. Le prenotazioni di eventi fatte ora mostrano il nome del membro del personale, come per i noleggi.

Chi ha modificato questa prenotazione? Guarda il Registro modifiche della prenotazione: ogni riga indica un collega, un partner, Personale Rentalbuddy o Cliente, e la colonna Registrato da della sezione Pagamento mostra chi ha incassato ogni pagamento.

Perché non posso cambiare la serratura di una prenotazione terminata? Una prenotazione terminata (riconsegnata, o finita da più di 30 minuti) mantiene la serratura usata dal cliente, così la sua cronologia resta corretta. Solo le prenotazioni aperte possono essere spostate su un'altra serratura.

Perché Email di pagamento è in grigio in Messaggi? La prenotazione non ha un link di pagamento Stripe aperto. Premi Nuovo pagamento, scegli Link di pagamento Stripe e registralo; in questo modo il link viene inviato al cliente per email.

Perché non posso inviare un link di pagamento per un importo piccolo? Stripe non accetta pagamenti inferiori al suo importo minimo per la tua valuta. Incassa il denaro in un altro modo e registralo come Manuale.

Dove vedo chi ha spostato una prenotazione su un'altra serratura? Nel Registro modifiche della prenotazione: "Serratura cambiata da … a … da" indica chi l'ha fatto, e "tramite sostituzione della serratura" segna gli spostamenti fatti con Sostituisci serratura.

C'è una prenotazione con un chip Prova: devo annullarla? No. Una prenotazione fatta con Fai una prenotazione di prova viene annullata automaticamente 30 minuti dopo la creazione ed è esclusa dai dati della dashboard. Puoi annullarla tu per terminare prima la prova.

I clienti possono annullare da soli la propria prenotazione? No. Per i clienti non c'è un pulsante di annullamento nella finestra di prenotazione, nelle email o nella pagina di sblocco. Ti contattano, e tu annulli la prenotazione (e la rimborsi, se vuoi) dalla pagina della prenotazione.

Il Personale prenotazioni può modificare e annullare le prenotazioni? Sì. Il Personale prenotazioni vede Modifica (Prolunga, Sposta, Modifica completa) e Annulla, può usare Modifica Serratura e registrare pagamenti o inviare link di pagamento. Non può rimborsare: il pulsante Rimborsa per loro è nascosto.

Quanto costa passare a una sessione più lunga in una sede con fasce fisse? La differenza: il prezzo della sessione più lunga meno il prezzo della sessione già prenotata. Passare da una sessione di 2 ore a 300 a una sessione di 4 ore a 500 costa 200.

Il cliente ha cambiato numero di telefono, ma la prenotazione mostra ancora quello vecchio. La scheda Cliente della prenotazione mostra i recapiti con cui è stata fatta la prenotazione, non i dati più recenti della scheda cliente. Spostare la prenotazione li lascia invariati.