Trovare una prenotazione, filtrare l'elenco, esportare e stampare

Prenotazioni è l'elenco completo di tutto ciò che è stato prenotato. È la schermata che usi per rispondere a "dov'è quella prenotazione?", per estrarre un elenco di un periodo e per stampare i documenti di una giornata.

Una volta trovata la prenotazione, tutto ciò che puoi fare su di essa (prolungarla, spostarla, modificarla, annullarla, rimborsarla) è spiegato nella guida su come modificare, spostare o annullare una prenotazione. Per il calendario giorno per giorno di quale unità è fuori, usa Gestione prenotazioni (vedi la guida sulla timeline di Gestione prenotazioni).

Aprire l'elenco Prenotazioni

Scegli Prenotazioni nel menu. Fai clic su una riga qualsiasi per aprire quella prenotazione. Su computer puoi usare anche l'icona a forma di occhio (Visualizza) alla fine della riga.

Ogni riga è un vero link, quindi puoi aprire le prenotazioni in nuove schede e lasciare l'elenco dov'è: Ctrl+clic (Cmd+clic su Mac), clic con il tasto centrale, oppure clic destro e "Apri link in una nuova scheda" del tuo browser. Su telefono, una pressione prolungata su una scheda fa lo stesso. Selezionare il testo di una riga per copiarlo non apre la prenotazione. Indietro su una prenotazione aperta in una nuova scheda ti porta all'elenco Prenotazioni.

L'elenco mostra le prenotazioni della sede scelta nel selettore Sede in cima al menu a sinistra. Per vedere tutte le sedi insieme, attiva Visualizza per tutte le sedi sopra la tabella: compare allora una colonna Sede. Gli utenti partner che gestiscono più account cliente vedono, con questo interruttore attivo, le prenotazioni di tutti quegli account.

Caricare le prenotazioni più vecchie: Intervallo di date e Recupera

L'elenco non contiene tutto lo storico in una volta. Carica un periodo, scelto con due controlli accanto alla casella di ricerca:

Intervallo di date: Attuali (il valore predefinito), l'anno in corso o uno dei due anni precedenti.
Recupera: ricarica l'elenco per quell'intervallo.

Attuali carica le prenotazioni che iniziano da due mesi fa in poi, comprese tutte le prenotazioni future. Un anno carica le prenotazioni che iniziano in quell'anno solare. Quindi se una prenotazione della scorsa estate "manca", quasi sempre l'intervallo è ancora su Attuali: scegli l'anno e premi Recupera.

Le prenotazioni il cui pagamento non è mai stato completato (pagamento In attesa) o è scaduto (Scaduto) non vengono mostrate in questo elenco. Gli utenti partner le vedono.

Le colonne

Colonna	Cosa mostra
Creata	Quando è stata fatta la prenotazione
Nome	Il nome inserito nella prenotazione
N. ordine	Gli ultimi quattro caratteri del numero di prenotazione, mostrati come `...abcd`
Inizio	Inizio del noleggio
Fine	Fine del noleggio
Serratura	Il numero o i numeri di serratura usati dalla prenotazione, oppure — se non ne ha
Canale	Da dove proviene la prenotazione
Valore	Importo totale, con la tua valuta nell'intestazione
Stato del pagamento	Pagato, Non pagato, Pagato in parte, In attesa, Rimborsato, Scaduto o Non riuscito
Stato	Riservata, OK o Annullata
Sede	A quale sede appartiene la prenotazione
Stampata	Sì o No: vedi "Stampare le schede di prenotazione" più sotto

Canale indica Web per le prenotazioni fatte dai clienti nel widget di prenotazione, Admin per quelle fatte da te o da un collega nel pannello di gestione, e Prolungamento per un prolungamento pagato dal cliente stesso. Agli acquisti di abbonamenti viene aggiunto abbonamento, per esempio Web abbonamento. Le prenotazioni più vecchie possono mostrare Search.

Stato è lo stato della prenotazione in sé: OK è una normale prenotazione attiva, Annullata è annullata e Riservata è una prenotazione non ancora confermata. Non è la stessa cosa di Stato del pagamento, né dello stato del ritiro (Pronto per il ritiro, Ritirato, Riconsegnato) descritto nella guida su ritiro, riconsegna e stati della prenotazione. Un chip Prova accanto allo stato indica una prenotazione di prova fatta con Fai una prenotazione di prova (nella barra in alto della pagina di una sede): è esclusa dai dati della tua panoramica e viene annullata automaticamente 30 minuti dopo essere stata fatta (vedi la guida sulla checklist di configurazione). Le prenotazioni di prova sono nascoste dall'elenco a meno che tu non attivi Mostra prenotazioni di prova ({count}); vedi "Altri interruttori sopra la tabella" più sotto.

Serratura mostra la serratura usata dalla prenotazione. Finché una prenotazione è ancora aperta segue la serratura: se rinumeri o rinomini una serratura, le sue prenotazioni aperte mostrano subito il nuovo numero. Una volta conclusa (riconsegnata, o terminata da più di 30 minuti), la prenotazione conserva per sempre il numero con cui è stata usata, anche se la serratura viene poi rinumerata o eliminata. Se nel frattempo la serratura è stata rinumerata, la pagina della prenotazione mostra entrambi, per esempio 12 (ora 14). Alcune prenotazioni fatte prima di ottobre 2026 possono mostrare — qui.

Stampata è nascosta sui telefoni, e lo è anche Sede, a meno che tu non abbia almeno due sedi e Visualizza per tutte le sedi sia attivo.

Cercare le prenotazioni

La casella di ricerca dice Cerca prenotazioni. Filtra le righe già caricate, non ne recupera altre: se cerchi qualcosa di più vecchio, imposta prima l'Intervallo di date.

Trova corrispondenze su:

nome, cognome, oppure "nome cognome" scritti insieme
il numero di prenotazione, qualsiasi parte, non solo gli ultimi quattro caratteri
il nome della sede
il numero della serratura o il nome della serratura, come mostrato in Serratura
le date di inizio e di fine, e la data di creazione come è scritta nella tabella
lo stato del pagamento, il canale e il testo dello stato
Sì / No della colonna Stampata
l'importo in Valore

Quindi "Pagato", "Web", "Annullata", un numero di serratura o una data funzionano tutti come termini di ricerca, non solo i nomi. L'indirizzo email e il numero di telefono del cliente non vengono cercati qui: cercali invece nella pagina Clienti (vedi la guida sulla gestione dei clienti).

Filtri e intervalli di date

Premi Filtri per aprire il pannello dei filtri. Contiene:

Oggi: un interruttore che restringe l'elenco alle prenotazioni in corso oggi: che iniziano oggi, finiscono oggi o comprendono oggi. Mentre è attivo, gli intervalli di date, Logica dei filtri e Cancella sono disattivati.
Nascondi annullate e scadute: nasconde le prenotazioni annullate e quelle con pagamento scaduto. L'icona informativa spiega: "Escludi le prenotazioni annullate e quelle con pagamento scaduto (questo filtro è usato nella Panoramica)".
Logica dei filtri: E oppure O, vedi sotto.
Cancella: svuota i tre intervalli di date e la casella di ricerca e riporta Logica dei filtri su E. Non disattiva Oggi né Nascondi annullate e scadute.
Tre intervalli di date, ciascuno con una data iniziale e una finale: Inizio, Fine e Data di creazione.

Logica dei filtri decide come si combinano i tre intervalli:

E: una prenotazione deve corrispondere a tutti gli intervalli compilati; quelli vuoti vengono ignorati. È la scelta normale: "iniziata a luglio e creata a giugno".
O: una prenotazione viene mantenuta se corrisponde ad almeno uno degli intervalli. Usalo per "tutto ciò che inizia o finisce questa settimana".

Modificare un intervallo ti riporta alla prima pagina della tabella.

I selettori di data mostrano il calendario nella lingua del tuo pannello di gestione. Se digiti una data, usa la forma YYYY-MM-DD, per esempio 2026-04-06. La settimana nel calendario inizia dal giorno abituale nel paese del tuo account: il Paese nelle impostazioni dell'account, oppure il paese del telefono di contatto dell'account se non è impostato alcun paese, altrimenti lunedì. Quindi un account statunitense o canadese vede settimane che iniziano di domenica, e la maggior parte dell'Europa, il Regno Unito e l'Australia settimane che iniziano di lunedì.

Ordinare l'elenco

Su computer, fai clic sull'intestazione di una colonna per ordinare in base a essa; fai di nuovo clic per invertire l'ordine. Ogni colonna tranne Serratura può essere ordinata, comprese Stato del pagamento, Stato e Stampata. L'elenco parte con le prenotazioni più recenti per Creata.

Altri interruttori sopra la tabella

Righe di prolungamento: attivo per impostazione predefinita. Mostra i prolungamenti come righe espandibili proprie sotto la prenotazione a cui appartengono. Se è disattivato, una prenotazione per cui il cliente sta ancora pagando un prolungamento riceve una piccola icona di attesa accanto al suo stato del pagamento: "Il cliente sta completando il pagamento di un prolungamento."
Mostra prenotazioni di prova ({count}): disattivato per impostazione predefinita, così le prenotazioni di prova fatte con Fai una prenotazione di prova restano fuori dall'elenco. Il numero indica quante prenotazioni di prova corrispondono agli altri filtri; l'interruttore è in grigio quando non ce ne sono. Su telefono si trova in Opzioni.
Includi acquisti di abbonamenti: presente solo se gli abbonamenti sono attivati per il tuo account. Disattivato per impostazione predefinita, così gli acquisti di abbonamenti restano fuori dall'elenco delle prenotazioni.
Visualizza per tutte le sedi: vedi "Aprire l'elenco Prenotazioni" sopra.

Le tue scelte per Righe di prolungamento, Includi acquisti di abbonamenti e Visualizza per tutte le sedi vengono ricordate su questo browser per il tuo accesso, e Includi acquisti di abbonamenti vale anche per lo Storico ordini di un cliente. Mostra prenotazioni di prova viene invece conservato nell'indirizzo della pagina (vedi sotto).

Se hai fatto una prenotazione di prova nell'ultima ora e le prenotazioni di prova sono nascoste, un avviso sopra l'elenco dice "Una prenotazione di prova che hai fatto di recente è nascosta da questo elenco." con un link Mostra prenotazioni di prova. Puoi chiudere l'avviso.

Pagine: Righe per pagina e le frecce in alto

La tabella mostra 25 righe per pagina per impostazione predefinita. Cambia il valore con Righe per pagina: in fondo. Negli elenchi lunghi c'è anche un contatore compatto con frecce sopra la tabella (per esempio "1–25 di 312") così puoi cambiare pagina senza scorrere in basso.

L'elenco ricorda dove eri

La tua ricerca, Intervallo di date, Logica dei filtri, gli intervalli Inizio, Fine e Data di creazione, Oggi, Nascondi annullate e scadute, Mostra prenotazioni di prova, l'ordinamento, la pagina e il numero di righe per pagina vengono conservati nell'indirizzo della pagina. Questo significa che:

Tornando da una prenotazione (con Indietro o con il pulsante Indietro del browser) ritrovi l'elenco esattamente come l'avevi lasciato.
Ricaricando la pagina resta tutto com'è.
Puoi salvare l'indirizzo nei preferiti o inviarlo a un collega, e si apre lo stesso elenco filtrato (per la sede scelta nel suo selettore Sede).
Scegliendo Prenotazioni nel menu l'elenco si apre da zero, senza filtri.

Gli interruttori Righe di prolungamento, Includi acquisti di abbonamenti e Visualizza per tutte le sedi non fanno parte dell'indirizzo; vengono ricordati su questo browser (vedi sopra).

Su telefono: Opzioni e Ordina

Su telefono (o in qualsiasi finestra stretta) l'elenco diventa una serie di schede, una prenotazione per scheda, sotto l'intestazione Prenotazioni. Accanto all'intestazione ci sono due pulsanti:

Opzioni: apre gli interruttori (Righe di prolungamento, Mostra prenotazioni di prova ({count}), Includi acquisti di abbonamenti, Visualizza per tutte le sedi), Seleziona le prenotazioni toccandole e i pulsanti Esporta e Stampa.
Ordina: scegli Cresc. o Decresc., poi Creata, Inizio o Fine.

La casella di ricerca, Intervallo di date, Recupera e Filtri restano in cima alla pagina.

Selezionare le prenotazioni: questa pagina o l'intero elenco

Esporta e Stampa agiscono sulle prenotazioni che hai spuntato.

La casella di controllo nell'intestazione spunta solo la pagina corrente. Su telefono, apri Opzioni, attiva Seleziona le prenotazioni toccandole, poi usa Seleziona questa pagina o tocca le schede.
Una riga sopra l'elenco indica allora cosa è spuntato: Selezionate in questa pagina: {count}, Selezionate: {count} oppure Tutte selezionate: {count}.
Seleziona tutte e {count} in quella riga spunta tutte le prenotazioni dell'elenco filtrato, su ogni pagina. Cancella toglie tutte le spunte.
Le righe di prolungamento vengono escluse quando spunti in blocco. Spuntale una per una se ti servono.
Le prenotazioni che escono dall'elenco, per esempio quando cambi un filtro o la ricerca, escono anche dalla selezione. Le prenotazioni di prova nascoste non vengono mai selezionate.

Esportare le prenotazioni in un file

Il pulsante Esporta è in grigio finché non spunti almeno una prenotazione. Il numero di prenotazioni selezionate compare sul pulsante, per esempio Esporta (12).

Spunta le prenotazioni, oppure spunta la casella nell'intestazione e premi Seleziona tutte e {count} per l'intero elenco filtrato.
Premi Esporta. Il file viene creato sul server a blocchi e poi scaricato, quindi non c'è un limite di dimensione; con una selezione grande attendi qualche istante. Se non riesce, vedi "Impossibile esportare le prenotazioni. Riprova."

Il file è un CSV (si apre in Excel o Numbers) con una riga per prenotazione, ordinato per inizio, con intestazioni e parole nella lingua del tuo pannello di gestione. In italiano le colonne sono N. ordine, Creata, Sede, Inizio, Fine, Check-in, Check-out, Nome, Email, Numero di telefono, Prodotti, Serratura, Canale, Stato, Stato del pagamento, Valuta, Totale (IVA incl.), IVA, Sconto, Codice promozionale, Pagato e Da pagare, poi una colonna per domanda per le prenotazioni con risposte al vecchio questionario di riconsegna (domande di valutazione). Le date sono nel formato YYYY-MM-DD HH:mm nel fuso orario della sede, e i numeri di serratura sono compilati per ogni sede. La guida su report ed esportazioni descrive il file in dettaglio.

Una prenotazione su una serratura eliminata, sostituita o rinumerata

Eliminare, sostituire o rinumerare una serratura non elimina mai le prenotazioni. Una serratura che ha ancora prenotazioni future non può essere eliminata affatto (bisogna prima spostarle; vedi la guida su come collegare e gestire le serrature), quindi le prenotazioni rimaste su una serratura eliminata sono prenotazioni concluse. Sostituisci serratura sposta le prenotazioni future sulla nuova serratura, ma alcune possono restare sulla serratura sostituita: le prenotazioni fatte con un prodotto diverso da quello che la nuova serratura prende in carico e quelle che si sovrappongono a prenotazioni già presenti sulla nuova serratura. Il messaggio dopo la sostituzione indica quante sono "ancora sulla vecchia serratura"; spostale in Gestione prenotazioni. Tutte queste prenotazioni restano in Prenotazioni sotto la sede in cui sono state fatte, con il numero di serratura con cui sono state usate in Serratura.

Per trovarne una:

Scegli la sede in cui è stata fatta la prenotazione nel selettore Sede, oppure attiva Visualizza per tutte le sedi.
Controlla l'Intervallo di date: Attuali copre le prenotazioni che iniziano da due mesi fa in poi; per quelle più vecchie, scegli l'anno e premi Recupera.
Digita il nome del cliente, la data, oppure il vecchio numero o nome della serratura in Cerca prenotazioni.

Se una prenotazione più vecchia mostra — in Serratura, cerca invece il nome del cliente o la data.

Stampare le schede di prenotazione

Anche Stampa agisce sulle prenotazioni spuntate. Crea una scheda di prenotazione per ogni prenotazione selezionata, ciascuna su una nuova pagina, e le invia alla stampante o a un PDF. La scheda è la stessa che ottieni con il pulsante Stampa su una singola prenotazione: il nome della tua azienda, la sede e il logo, il numero di Ordine di vendita con gli orari della prenotazione, Creata, Canale e Informazioni aggiuntive, il Cliente, le Risposte del cliente, le Righe d'ordine, un riepilogo del Pagamento (Stato del pagamento, Totale (IVA incl.), Pagato, Da pagare), e le Risposte prima dello sblocco e le Risposte alla riconsegna. Lo storico dei pagamenti e il registro delle modifiche sono esclusi.

La stampa accetta fino a 500 prenotazioni alla volta. Se ne hai spuntate di più, Stampa è in grigio: "La stampa accetta fino a 500 prenotazioni alla volta. Seleziona pagina per pagina per stampare, oppure usa Esporta per l'intero elenco." Sopra le 200 vedi "Preparazione di {count} prenotazioni per la stampa. Può richiedere un minuto o due e nel frattempo la pagina potrebbe non rispondere." Attendi la finestra di stampa.

La stampa inoltre segna quelle prenotazioni come stampate, per gli utenti che possono modificare le prenotazioni; gli utenti che possono solo visualizzare possono stampare, ma non viene segnato nulla. È ciò che mostra la colonna Stampata, ed è un comodo segno "questa l'ho già preparata?": stampa le prenotazioni della giornata al mattino, poi ordina o cerca su Stampata per vedere cosa resta da fare. Stampare una singola prenotazione dalla sua pagina imposta lo stesso segno. Non c'è un pulsante per togliere il segno di stampata a una prenotazione.

Annullare una prenotazione dall'elenco

Gli utenti che possono annullare le prenotazioni vedono un'icona a forma di cestino (Annulla prenotazione) alla fine di ogni riga. Prima di annullare chiede Annullare la prenotazione?. L'annullamento di per sé non rimborsa nulla: i rimborsi e ciò che viene comunicato al cliente sono spiegati nella guida su come rimborsare o annullare una prenotazione.

Riepilogo rapido

Vuoi…	Fai così
Trovare una prenotazione della scorsa stagione	Intervallo di date → l'anno → Recupera, poi cerca
Trovare una prenotazione per nome del cliente	Digita il nome in Cerca prenotazioni
Trovare una prenotazione per numero d'ordine	Digitane una parte qualsiasi in Cerca prenotazioni
Trovare le prenotazioni di una serratura	Digita il numero o il nome della serratura in Cerca prenotazioni
Aprire una prenotazione senza perdere l'elenco	Ctrl+clic (Cmd+clic) o clic con il tasto centrale sulla riga
Condividere un elenco filtrato con un collega	Copia l'indirizzo della pagina
Trovare una prenotazione per email o telefono	Cerca nella pagina Clienti, apri il cliente, guarda lo Storico ordini
Vedere solo i noleggi di oggi	Filtri → Oggi
Vedere le prenotazioni che iniziano in un periodo	Filtri → l'intervallo Inizio
Togliere il rumore delle annullate	Filtri → Nascondi annullate e scadute
Estrarre un elenco di un periodo	Filtra, spunta la casella nell'intestazione → Seleziona tutte e {count} → Esporta
Stampare i documenti della giornata	Spunta le righe → Stampa
Vedere cosa hai già stampato	La colonna Stampata
Vedere le tue prenotazioni di prova	Attiva Mostra prenotazioni di prova ({count})

Domande frequenti

Non trovo una prenotazione dell'anno scorso. Per impostazione predefinita l'elenco carica Attuali (prenotazioni che iniziano da due mesi fa in poi). Scegli l'anno in Intervallo di date, premi Recupera, poi cerca.

Cosa significano Riservata, OK e Annullata nella colonna Stato? OK è una prenotazione normale, Annullata è annullata e Riservata non è ancora confermata. Il pagamento è in Stato del pagamento, e il ritiro e la riconsegna sono nella prenotazione stessa.

Posso esportare le prenotazioni in Excel per la mia contabilità? Spunta la casella nell'intestazione, premi Seleziona tutte e {count} per prendere tutto l'elenco filtrato, e premi Esporta per ottenere un file CSV che si apre in Excel.

Perché il pulsante Esporta è in grigio? Non hai ancora spuntato nulla. Spunta almeno una prenotazione; su telefono, attiva prima Seleziona le prenotazioni toccandole in Opzioni.

Quando stampo, ogni prenotazione ha una pagina sua: posso stampare un elenco compatto della giornata? Stampa produce sempre una scheda di prenotazione completa per prenotazione, ciascuna su una nuova pagina. Per un elenco compatto, esporta in CSV e stampa da Excel, oppure usa l'elenco in Gestione prenotazioni.

Perché cercando un indirizzo email non trovo la prenotazione? La ricerca di Prenotazioni non considera email né telefono. Cerca nella pagina Clienti e apri lo Storico ordini del cliente.

Perché il calendario del filtro per data inizia la settimana di domenica (o di lunedì)? L'inizio della settimana segue il paese del tuo account (il Paese nelle impostazioni dell'account, altrimenti il paese del telefono di contatto, altrimenti lunedì), non la lingua del pannello di gestione. La settimana che inizia di domenica si usa per esempio negli Stati Uniti e in Canada.

Posso togliere il segno di stampata a una prenotazione? No, il segno di Stampata non può essere reimpostato.

Ho eliminato una serratura: dove sono le prenotazioni che erano su di essa? Sono ancora in Prenotazioni sotto la stessa sede; eliminare una serratura non elimina mai le prenotazioni. Imposta l'Intervallo di date, poi cerca il nome del cliente, la data, oppure il vecchio numero o nome della serratura.

Posso cercare le prenotazioni per numero di serratura? Sì. Cerca prenotazioni trova il numero della serratura e il nome della serratura, come mostrati nella colonna Serratura.

La prenotazione mostra "12 (ora 14)": cosa significa? La prenotazione ha usato la serratura 12, e quella serratura nel frattempo è stata rinumerata in 14. Le prenotazioni concluse conservano il numero di serratura con cui sono state usate.

Posso aprire una prenotazione in una nuova scheda? Sì. Ctrl+clic (Cmd+clic su Mac) o clic con il tasto centrale sulla riga, oppure clic destro e aprila in una nuova scheda.

I miei filtri sono ancora lì quando torno all'elenco: come li cancello? L'elenco conserva i filtri nell'indirizzo della pagina. Premi Cancella in Filtri, oppure scegli Prenotazioni nel menu per aprire l'elenco da zero.

Posso esportare un intero anno per tutte le sedi in una volta? Sì. Spunta la casella nell'intestazione, premi Seleziona tutte e {count} e Esporta; il file viene creato sul server e non ha limiti di dimensione. La stampa è limitata a 500 prenotazioni alla volta.

Perché la casella nell'intestazione spunta solo le prenotazioni di questa pagina? Così una stampa resta di dimensioni ragionevoli. Premi Seleziona tutte e {count} nella riga sopra l'elenco per spuntare l'intero elenco filtrato.

Ho fatto una prenotazione di prova ma non la trovo in Prenotazioni. Le prenotazioni di prova sono nascoste per impostazione predefinita. Attiva Mostra prenotazioni di prova ({count}) sopra l'elenco, oppure usa il link Mostra prenotazioni di prova nell'avviso.